基於中繼資料的路由與儲存規劃 (SharePoint Server 2010)

適用版本： SharePoint Server 2010

上次修改主題的時間： 2016-11-30

本文包含的資訊有助於 IT 專業人士規劃如何使用 Microsoft SharePoint Server 2010 中的內容組合管理功能，根據中繼資料路由及儲存內容。如需更多根據中繼資料路由及儲存內容的一般資訊，請參閱＜中繼資料型路由與儲存裝置概觀 (SharePoint Server 2010)＞。

本文內容：

• 規劃中繼資料型的路由與儲存

• 決定內容的送出方式

• 規劃內容組合管理設定

• 規劃內容組合管理規則

• 規劃目標位置屬性

規劃中繼資料型的路由與儲存

許多組織內的使用者都面臨的一項挑戰是在決定儲存他們所製作的文件時，應儲存該文件的位置；而更大的挑戰是如何套用其他屬性或應在文件中執行的動作，例如更多中繼資料標記、權限、原則與工作流程。

SharePoint Server 2010 中開始使用了內容組合管理功能。在為網站啟動內容組合管理功能之後，即可使用內容組合管理對內容進行排序，然後根據中繼資料將內容傳送到不同的容器 (網站、文件庫與資料夾) 中。這些容器或目標位置可以具有每個位置的設定，這些設定會定義容器中內容將繼承的其他屬性，如其他中繼資料、權限、原則與工作流程。

使用內容組合管理時，只能將一或兩個文件或文件集上傳至網站。然後，內容組合管理設定及規則才可以指定這些內容項目將會受到規則的限制，而且會傳送到適當的目標位置。每個網站都可以使用內容組合管理的個別執行個體，如此您即可建立貫穿多個網站的網路路由以及儲存內容。

雖然使用中繼資料標記內容以及使用內容組合管理可以簡化文件在組織內的路由與儲存方式，但請務必要仔細小心，以使其能為組織需求提供最好的處理。透過良好的規劃與實作，您可以更加確認內容管理解決方案，不僅可以最充分地利用 SharePoint 基礎結構，同時還能將系統與使用者效能發揮到極致。

本文提供 Microsoft 下載中心上內容組合管理設定工作表與內容組合管理規則工作表的連結。在規劃如何為使用內容組合管理的組合內容，設定適合的設定值與規則時，可將上述工作表與本文結合使用。

下載工作表

• 內容組合管理設定工作表(可能為英文網頁) (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=189018&clcid=0x404)(可能為英文網頁)

• 內容組合管理規則工作表(可能為英文網頁) (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=189019&clcid=0x404)(可能為英文網頁)

決定內容的送出方式

在開發內容路由與儲存解決方案時，使用者如何送出使用內容組合管理所組合的內容，是一個非常重要的因素。當網站管理員對網站啟動內容組合管理功能，並進行設定與設定規則後，使用者可以透過下列方法之一，上傳文件並將使用者的文件自動路由傳送及發送到正確位置：

• 將內容上傳到暫時擱置的文件庫。系統會在已啟動內容組合管理功能的每個網站中建立暫時擱置的文件庫。

• 在 Word、Excel 及 PowerPoint 用戶端應用程式中使用 [另存新檔]。

• 從其他 SharePoint 網站中手動使用 [傳送到]、作為工作流程的一部分，或作為文件生命週期或文件到期日的一部份。

• 使用 Web 服務物件模型。

• 使用電子郵件暫時擱置區域。您可利用 Exchange 以電子郵件將內容項目傳送至網站。

**工作表動作：**在內容組合管理設定工作表中，記錄將內容上傳或送出至網站的方式。

規劃暫時擱置的文件庫

規劃內容組合管理設定

網站管理員應仔細規劃其網站的內容組合管理設定，將對於其整體中繼資料型的路由與儲存解決方案有何影響，這一點相當重要。而同樣重要的是，在網站中實作解決方案上線之前，應先進行各種設定的測試。本節中所提供的資訊，旨在協助您確認及記錄網站中的內容組合管理設定，如何成為中繼資料型內容路由與儲存解決方案中的有效部分。

提供內容組合管理設定工作表(可能為英文網頁)的目的，旨在協助您規劃網站的設定。請為將啟動內容組合管理功能的每個網站填寫個別的內容組合管理設定工作表。

內容重新導向

您可以利用 [將使用者重新導向至「暫時擱置的文件庫」]設定，指定是否要將使用者重新導向至暫時擱置的文件庫。如果選取了此設定 (預設)，則會將所有上傳內容自動傳送至該規則所指定的目標位置；如果未套用規則，則會將上傳內容置入暫時擱置的文件庫。如果未選取此設定，使用者可以略過規則及暫時擱置的文件庫，將文件上傳至其他文件庫或資料夾。

已啟動內容組合管理功能的每個網站，都會建立一個暫時擱置的文件庫。送出內容時預設會對文件套用規則，然後將其傳送至它的目標位置。如果未套用規則，則該項目會放入暫時擱置的文件庫，並會對規則管理員發送電子郵件通知。然後，規則管理員會對這些項目套用其他中繼資料以符合規則，並會允許將文件傳送至其目標位置。暫時擱置的文件庫使用計時器工作，以指定何時處理文件庫中的項目。如果規則管理員在暫時擱置的文件庫中對項目套用了其他中繼資料，則下次執行計時器工作時，會套用該規則並將該項目傳送至目標位置。

上傳文件時，會顯示暫時擱置文件庫的文件屬性視窗。然後可以選取中繼資料屬性，並完成送出程序。送出之後，將會套用內容組合管理規則，以將文件傳送至其目標位置。使用者之後會看到該項目的 URL。該 URL 包括一個由文件識別碼功能所建立的永久連結，如此即使再次移動該項目，之前提供的 URL 也會一律連結至該項目。如果未套用規則，則會將文件置入暫時擱置的文件庫，並透過電子郵件通知規則管理員。

精心設計的中繼資料型路由與儲存解決方案，會使用內容組合管理規則，將送出至暫時擱置文件庫的每個文件都傳送到其應位於的目標位置。然後，暫時擱置的文件庫中應只包括已送出但不符合任何規則的項目。保留在暫時擱置文件庫中的文件，可讓規則管理員識別不符合任何規則的文件，然後建立規則或加上其他要套用的中繼資料標記。

將使用者重新導向至暫時擱置的文件庫時，使用者必須了解特定暫時擱置文件庫的用途，並知道屬性視窗中顯示的內容將會反映網站目錄內自訂的內容類型，而且不一定是他們目前所使用文件庫中的內容類型。

**工作表動作：**在內容組合管理設定工作表上，記錄是否要將使用者重新導向至到暫時擱置的文件庫。

傳送至其他網站

如果核取此設定，則可建立規則將上傳至目前網站的內容，路由傳送至也啟動內容組合管理功能的其他網站。建立新規則時，在規則設定頁面中，下拉式清單會顯示可接收傳送內容的所有目標位置。若要新增未納入在該清單中的新目標，您必須使用管理中心內的 [設定 [傳送至] 連線] 頁面，新增網站設定資訊。

文件與記錄中心的清單維護方式以每個 Web 應用程式為基準進行。例如，如果您有個網站位於連接埠 80，但想新增一個目標文件庫而此目標文件庫位於連線埠 81 上的 Web 應用程式中，則需將該文件庫的 Official File Web 服務 URL，新增至連接埠 80 上 Web 應用程式的 [傳送至連線] 清單中。您可在路由器 URL 編輯方塊中輸入該 Web 服務 URL，格式為 http://myserver/mysubsite/_vti_bin/OfficialFile.asmx。您不能新增未啟動內容組合管理功能的網站。

**工作表動作：**在內容組合管理設定工作表中，記錄您是否允許規則將其他網站指定為目標位置。

資料夾分割

在 SharePoint Server 2010 中沒有限制資料夾可以包含的項目數。但是，在檢視資料夾內容時，對清單檢視可以顯示的項目數，則有一定的限制，此項限制稱之為「清單檢視臨界值」，預設為 5000 個項目。您可以使用內容組合管理，指定資料夾超出指定項目數上限時的結果，實際上，在標準清單檢視中，資料夾太大會變得沒有意義。

使用 [內容組合管理設定] 中的 [資料夾分割] 設定，可以指定在目標位置過大時應建立子資料夾。此設定預設會指定當目標位置超過 2500 個項目時，建立新的資料夾。每個子資料夾都會繼承其衍生來源的目標位置之屬性。因此，如果您有一個名為 "Resumes" 的資料夾，且該資料夾具有檢視及編輯其中項目的特殊權限，則從 Resumes 資料夾建立的子資料夾，將會繼承相同的權限需求。

了解網站或文件庫的整體資料夾結構非常重要。資料夾的主要目的是組織內容，以符合網站或文件庫的預期功能。在建立整體資料夾結構時 (或甚至是建立之後)，均應仔細考慮 [資料夾分割] 設定。

**工作表動作：**在內容組合管理設定工作表上，記錄當目標位置的項目數超出限制時是否建立子資料夾，以及應使用資料夾分割所建立之子資料夾的資料夾名稱格式。

重複送出

在任何大型組織中，通常很有可能會出現將具有相同名稱及中繼資料的多個文件送出至網站的情況。如果文件庫中已啟用版本設定，則內容組合管理預設將會使用 SharePoint 版本設定，以區分相同名稱的項目。在 [內容組合管理設定] 中，有兩個可用於處理重複送出動作的選項。首先，預設會使用 SharePoint 版本設定。若要使用 SharePoint 版本設定，必須為文件庫啟用版本設定。如需如何規劃版本設定的詳細資訊，請參閱＜版本設定、內容核准與取出規劃 (SharePoint Server 2010)＞。第二個選項是指定內容組合管理，在重複的文件名稱結尾處附加獨特的字元。如果沒有為目標文件庫啟用版本設定，則不論選取何種設定，內容組合管理都會為重複送出的項目附加獨特的字元。請務必記住，附加到檔案名稱中的獨特字元，可能無法以任何特定方式識別該項目。當有太多文件使用相同名稱時，使用者將無法正確識別所需文件，但新增至名稱的獨特字元並不會提供任何有意義的識別形式。

**工作表動作：**在內容組合管理設定工作表上，記錄是否要使用 SharePoint 版本設定 (預設)，或是要在重複檔名的結尾處附加獨特的字元。

保留內容

若核取此設定，對於包含原始稽核記錄檔與屬性的文件，其內容會一併保留並與文件一起儲存。如果要保留有關文件 (例如，傳送到「記錄中心」網站的文件) 的所有歷史資訊，此功能相形重要。保留內容時，使用者可從項目的 [檢視屬性] 頁面按一下 [更新狀態詳細資料]。

**工作表動作：**在內容組合管理設定工作表上，記錄是否要為已送出至此網站的文件，儲存原始稽核記錄與屬性。

規則管理員

您可以指定能夠建立及編輯規則的使用者。規則管理員必須具有管理網站的權限，才可建立及編輯規則；規則管理員必須熟悉您的中繼資料字詞組與字詞，才能夠建立可最有效實作您中繼資料型路由與儲存解決方案的規則。此外，規則管理員還必須確定所建立之規則的廣泛含義；例如，組織中的所有規則管理員，都應決定在資料夾太滿時應採取何種適當的動作。

在大多數的情況下，建立規則的人員將會成為規則管理員，但在某些情況下 (如建立一系列的新規則時)，可能要指定其他規則管理員來負責，以確保規則符合最初的目標。如果您指定當送出內容與規則不相符，或者當內容留在暫時擱置的文件庫中時，以電子郵件傳送通知給規則管理員，則可能要指定數個規則管理員，以免原規則管理員無法提供服務。規則管理員有權可編輯暫時擱置文件庫中的所有項目，以輸入為使文件與規則相符所需之遺漏或不正確的中繼資料。

**工作表動作：**在內容組合管理設定工作表上，記錄將作為該網站之規則管理員的使用者或群組。

規劃內容組合管理規則

內容組合管理規則是根據中繼資料路由與儲存內容的核心。規則中的條件決定是否應將規則套用於項目，如果規則中的所有條件均成立，則由目標位置指定傳送項目的位置。

建立規則時，需要考慮一些重要的事項。例如，最好要建立一般的規則；對特定中繼資料欄的每項唯一值，建立並傳送到獨特的資料夾。建立能夠處理所有可能送出之內容的規則。您可為此建立一個套用至特定內容類型的簡單規則，或建立多項以多種任意複雜方式傳送的規則。如果暫時擱置的文件庫中包含許多與任何規則皆不相符的項目，即必須對這些項目進行驗證，以確認未套用任何規則的原因。如果在標記文件時，規則未反映可供使用者使用的中繼資料屬性，即可能發生這種情況。

本節中所提供的資訊，旨在協助您將規則規劃成中繼資料型路由與儲存解決方案的有效部分。提供內容組合管理規則工作表(可能為英文網頁)的目的，旨在協助您規劃規則。請為您規劃建立的每個新規則，填寫單獨的工作表。

確定規則名稱

網站內容及檔案計畫報告中會使用規則名稱。確定規則命名慣例，可讓報告和內容組合管理規則清單中的特定規則更易於辨識。規則名稱應儘可能說明規則的目標、規則所分類的文件類型，及/或規則條件特殊之處。

**工作表動作：**在內容組合管理規則工作表上，記錄規則名稱。

確定規則狀態與優先順序

建立規則時，可以指定規則處於作用中或是非作用中。如果規則處於作用中，可將優先順序從 1 (最高優先順序) 指定到 9 (最低的優先順序)。如果有多個規則與條件相符，會先套用優先順序最高的規則。

**工作表動作：**在內容組合管理規則工作表上，記錄規則優先順序。

確定內容類型

規則至少要定義一個中繼資料屬性：內容類型。從該內容類型中，您可以選取將用於規則之條件內的其他屬性。如果內容類型在其他網站中具有替代名稱或別名，即可將其指定於此處。可使用的內容類型群組是目前位於網站集合中或位於目錄網站中的內容類型群組。當文件的內容類型別名與規則相符時，會依據規則的內容類型 (而非內容類型別名) 組織文件。可用的類型是僅適用於所選內容類型群組的類型。

透過選取 [此內容類型在其他網站有替代名稱] 並在 [新增替代名稱] 中輸入 *，可以建立將套用至未知內容類型之文件的規則。

可使用的內容類型群組與類型 (預設)

您也可以建立將會套用至自訂內容類型之規則，而該內容類型衍生自作為父內容類型的預設內容類型 (於上表中)。

**工作表動作：**在內容組合管理規則工作表上，記錄其他網站中的內容類型群組、類型與替代名稱。

規劃條件

規則係根據屬性式條件而套用。單一規則中最多可定義 6 個條件。必須符合所有條件，才能套用規則，並將項目傳送至其目標位置。您可在條件中使用的屬性，是與內容類型相關聯的屬性。由於至少必須指定一種內容類型，因此將至少會存在一項條件。當您指定一種內容類型但未定義其他任何屬性型的條件時，該規則將只會根據該內容類型以組織所有的項目。

定義條件時，為使該條件成立，值必須是屬性搭配運算子的組合。您不能將萬用字元指定為條件的值。如果值與條件不相符，就不會套用規則且項目會保留在暫時擱置的文件庫中。

**工作表動作：**使用 [內容組合管理規則] 頁面可確定所選內容類型可用的屬性，然後在內容組合管理規則工作表中，記錄該規則的條件。

規劃目標位置

每項規則都必須指定目標位置，而與該規則相符的項目會傳送至該處。目標位置可以是其他網站、文件庫或資料夾。規則還可指定在目標位置中為特定屬性的每項獨特值建立新資料夾。指定其他文件庫時，該文件庫必須包括規則中所指定的內容類型。

您可以指定新資料夾名稱的格式。新資料夾命名格式預設為 "%1 - %2"，其中 %1 將替換為屬性名稱，而 %2 會替換為屬性的值。例如，如果您使用 Report Status 屬性並收到 Report Status 值為 Complete 的新項目，即會建立一個名為 "Report Status - Complete" 的資料夾。如果將會建立多個獨特的屬性以及許多新的資料夾，請確認指定的資料夾名稱格式對組織中的使用者而言具有意義。

在選取為每項獨特屬性建立新的資料夾時，請務必要考慮可在每個新資料夾中填入的項目數，當此類項目分組有意義時，可考慮根據獨特屬性建立資料夾。當存在數百個甚至數千個獨特屬性時，為每項獨特屬性建立新的資料夾，可能會產生令人混亂且不必要的資料夾數，因而難以在標準清單檢視中進行導覽。

**工作表動作：**在內容組合管理規則工作表中，記錄目標位置、是否自動為屬性的每項獨特值建立新的資料夾，以及新資料夾名稱的格式。

規劃目標位置屬性

將內容項目傳送到其目標位置後，即可套用適用於該位置中所有項目的新屬性與設定。例如，「人力資源」庫中所有項目皆具有受限的檢視權限。如果指定要從目標位置建立新的子資料夾，這些資料夾將會繼承父目標位置的屬性。您可在 [網站設定] 中 (網站層級) 以及在 [文件庫設定] 中 (文件庫層級)，指定其他屬性及設定。

其他屬性

• **權限：**透過根據中繼資料將內容路由傳送至目標位置，可以指定具有獨特權限的目標位置，實際上是使用中繼資料套用權限。

• **版本設定：**經由根據中繼資料將內容路由傳送至目標位置，該目標位置可以指定特定文件版本歷程記錄 (版本設定)。

• **中繼資料：**透過根據中繼資料將內容路由傳送至目標位置，該目標位置可以套用其他中繼資料以及企業關鍵字。

• **保留原則與內容類型原則：**透過根據中繼資料將內容路由傳送至目標位置，該目標位置中的內容可以遵從保留原則，因而確保會儲存內容。

• **工作流程：**透過根據中繼資料將內容路由傳送至目標位置，該目標位置中的內容可遵從工作流程。

**工作表動作：**在內容組合管理規則工作表中，記錄將在目標位置上套用的其他屬性。

See Also

Concepts

規劃受管理的中繼資料 (SharePoint Server 2010)
中繼資料型路由與儲存裝置概觀 (SharePoint Server 2010)
中繼資料導覽概觀 (SharePoint Server 2010)