針對 Microsoft 365 之外的數據建立主體權利要求表單和範本, (預覽)
在 Microsoft 365 (預覽) 之外,有兩種方式可以建立新的數據主體權利要求。 其中一種方法是透過貴組織建立及發佈的要求表單,讓數據主體可以直接向您提出要求。 另一種方法是組織中的用戶 手動要求建立 。
無論其建立方式為何,所有要求都仰賴範本來概述如何完成要求的需求。 您的組織會使用引導程式來填寫個別要求的詳細數據,來建立範本。 隱私權人員最有可能是貴組織中同時建立要求表單和範本的人員。
重要
我們建議建置要求窗體以探索功能,但請等到產品通常能在外部網站上託管要求表單。
建立範本
範本可讓貴組織針對其履行主體權利要求的方式建立需求。 範本會決定滿足需求,例如回應期限、相關的接收表單,以及儲存空間和工作流程需求。
請依照下列指示建立範本:
在新的 Microsoft Priva 入口網站 (預覽) 中,選取 [主體權利要求]。
在左側導覽的 [ Microsoft 365 以外的數據] 底下,選 取 [要求窗體和範本]。
在 [ 範本] 索引標籤 上,選取 [ 新增]。 [新增範本建立器] 隨即開啟。
輸入表單的基本詳細數據,包括 名稱、 描述,以及使用此範本建立要求的一或多位 聯繫人。
輸入完成要求的期限,然後選取 [ 下一步]。
在 [ 整合] 中,從 [ 要求 窗體] 下拉功能表中選取表單,將範本連線到您已建立的要求表單。 完成後,選取 [下一步]。
注意事項
只有一個要求表單可以連線到一個範本,而不能連線到任何其他範本。
匯 出套件 e 欄位會識別要儲存要求匯出套件的位置。 當此解決方案處於預覽狀態時,此欄位會預設為您的租使用者。 選取 [下一步]。
在 工作流程中, 身分識別驗證 選取範圍預設為傳送 OTP 至數據主體。 您也可以選取 [手動身分識別驗證 工作] 來建立工作,並將工作指派給組織中的使用者,以驗證數據資產中數據主體的身分識別。 (如果工作結果為找不到數據主體的數據,您可以此時停止要求,並回復找不到任何數據的數據主體,然後關閉要求。) 完成後,選取 [下一步]。
在 [檢閱並完成] 中,檢閱範本的詳細數據。 完成後,選取 [ 儲存並關閉]。
表單建立器隨即關閉,而您會抵達您所建立窗體的詳細數據頁面。 選取右上角的 [提交]。 範本經過系統驗證后,就可以發佈。
選取右上角的 [發佈 ]。 發佈範本時,表示該範本已準備好在系統內使用。 這並不表示範本是公開發佈於某處。
注意事項
發佈範本之後,範本詳細數據頁面上的 隱私權入口網站 URL 就會超連結。 這是範本連線之要求表單的連結。
檢視範本
所有範本都會列在 [要求表單和範本] 頁面的 [範本] 索引標籤上。 從數據表中選取範本名稱以查看範本的詳細數據頁面,其中包含使用範本之要求處理方式的所有參數。
建立要求表單
要求窗體是公開的 Web 窗體,數據主體可以填寫並提交給貴組織,以提出主體權利要求。 您可以使用簡單的引導程式建立表單,並包含滿足要求並以貴組織的品牌自定義所需的問題。
在要求表單中提交的信息組合,可用來尋找及識別貴組織數據位置中的數據主體。 提交要求表單時,有兩種形式的驗證:
一次性 PIN (OTP) 會傳送至要求表單上提供的電子郵件位址,以驗證電子郵件帳戶是否為使用中,且由提交要求表單的人員擁有。 一旦數據主體收到 OTP,並在您的要求表單上顯示的 [身分識別 驗證 ] 視窗中輸入 OTP 後,就會驗證其身分識別,並開始在數據對應中搜尋數據主體的資訊。
您可以建立手動身分識別驗證工作,以在貴組織的數據中確認數據主體的身分識別
當您針對 Microsoft 365 以外的數據使用主體權利要求時,必須建立要求表單。 不過,您不需要發佈或將其公開。 建立建立要求的標準化程式,不論是由外部個人發起,還是由貴組織中的用戶內部發起,都能協助提升整體要求完成程序的執行效率。
請依照下列步驟建立要求表單:
在新的 Microsoft Priva 入口網站 (預覽) 中,選取 [主體權利要求]。
在左側導覽中,選取 [Microsoft 365 以外的數據 ] 底下的 [要求窗體和範本]。
在 [要求窗體] 索引卷標上,選取 [新增]。新的要求表單建立器隨即開啟。
輸入表單的基本詳細數據,包括 [名稱]、 [描述] 及一或多位聯繫人,這些 聯繫人擁有來自合併窗體的要求。
在 公司隱私權聯繫人中,輸入貴組織隱私權聯繫人的電子郵件位址。
在 公司隱私聲明中,輸入貴組織隱私聲明的安全 URL。 URL 的開頭必須是
https://
。 然後選取 [下一步]。在 [ 版面配置] 中,選取移轉窗體同意模型,然後選取 [ 下一步]。
在 [ 版面配置屬性] 中,輸入公司名稱和標誌的 URL。 URL 的開頭必須是
https://
。在 問卷中,我們提供窗體的建議問題。 您可以自定義問題,並決定是否要設定問題。 使用 [ 新增 ] 下拉功能表新增更多問題,以協助識別數據中的數據主體;例如,電話號碼或出生日期。 選取 [分類] 以新增問題,以提供出現在 Microsoft Purview 資料對應 (查看支援分類清單) 的任何分類或機密資訊類型。 然後選取 [下一步]。
在第二個 問卷 頁面上,輸入簡 介 和 總結 區段的文字,以及提交按鈕的文字。 然後選取 [下一步]。
提交 成功時,輸入窗體提交者成功提交窗體時會看到的文字,然後選取 [ 下一步]。
提交 失敗時,輸入窗體提交者無法提交窗體時會看到的文字。 提交者必須重新輸入其在窗體上的資訊,並重新提交。
在 [預覽] 中,檢閱您的窗體,並選取 [ 上一個 ] 並流覽回必要的步驟,進行任何編輯。 當您滿意時,請選取 [ 完成]。
表單建立器隨即關閉,而您會抵達您所建立窗體的詳細數據頁面。 下一個步驟是在右上角選取 [標示為完成],將要求 標 示為完成。 要求窗體必須具有 [完成 ] 狀態,才能與範本相關聯,並用來收集主體權利要求。
下一個步驟是定義在組織內處理公開要求窗體的方式範圍。 這是使用範本完成的。
後續步驟
瞭解如何 建立和管理要求。