工作流程連接器和動作

您可以使用 工作流程 ，透過 Microsoft Purview 將某些商務程序自動化。 工作流程中的連接器可讓您連線到不同的系統，並套用一組預先建置的動作和觸發程式。

目前的工作流程連接器和動作

目前，下列連接器和動作適用於 Microsoft Purview 中的工作流程：

開始並等候核准

開始和等候核准連接器會產生核准要求，並將要求指派給個別使用者或 Microsoft Entra 群組。

目前，連接器支援兩種核准類型：

• 第一個回應 – 這表示第一個核准者的結果 (核准/拒絕) 會被視為最終結果。
• 每個人都必須核准 – 這表示身為核准者的每個人都必須核准要求，要求才會被視為已核准。 如果一個核准者拒絕要求，而不論其他核准者為何，要求都會遭到拒絕。

您也可以將提醒設定為定期提醒核准者，直到核准或拒絕為止，或設定核准活動的到期或期限。 當要求到期時，您可以選擇誰會收到到期通知。

核准要求

核准要求會以電子郵件傳送給核准連接器中指定的群組或使用者。 根據您的工作流程和電子郵件用戶端是否符合某些 需求，可能會有兩種類型的核准電子郵件。

• 可採取動作的郵件 - 如果您的工作流程和電子郵件用戶端符合 需求，您的核准者可以收到單一且 匯總 的可採取動作的核准電子郵件，他們可以在 Outlook 中留下批注和拒絕或核准要求。 如需詳細資訊，核准者也可以選取訊息中的核准專案，以在 Microsoft Purview 入口網站中要求詳細數據。

  

  重要事項

  如果您的工作流程或電子郵件用戶端不符合 需求，您的使用者可能會在使用可採取動作的郵件時收到 400/401/403 錯誤。

• Standard 訊息 - 如果您的工作流程和電子郵件用戶端不符合需求，您的核准者將會收到單一和匯總的核准電子郵件，這些電子郵件會引導他們前往 Microsoft Purview 入口網站中的核准體驗。

  

可採取動作的核准需求

您的核准者若要在 Outlook 中使用可採取動作的郵件，Microsoft Purview、工作流程和電子郵件客戶端必須符合下列需求：

• 您的 Microsoft Purview 帳戶必須啟用公用網路存取。
• 當使用者從可採取動作的電子郵件提交核准時，必須登入 Microsoft Purivew 帳戶所在的相同租使用者。
• [開始] 和 [等候核准] 中設定的 [ 指派 ] 連接器必須是不是群組的個人。
• 在 [開始] 和 [等候核准] 中設定的 [指派] 連接器必須在 Outlook.com 上擁有信箱，或在 Office 365 中 Exchange Online。
• 用來開啟核准要求電子郵件的電子郵件客戶端必須是具有下列版本的 Outlook： 可採取動作之郵件的 Outlook 版本需求。
• Microsoft Purview 帳戶不在 Azure Government 和 Azure China 21Vianet 區域中。

傳送電子郵件通知

當您在工作流程中使用傳送電子郵件活動或其他活動傳送電子郵件通知時，預設會將個別電子郵件傳送給指定的每個使用者。 不過，對於某些活動，也有一個選項可匯總要傳送給使用者批次的電子郵件。 這可以大幅減少從活動傳送的電子郵件數目。

這些活動可用於匯總電子郵件：

• 開始並等候核准
• 傳送電子郵件通知
• 建立工作並等候工作完成

如何匯總電子郵件

當您使用其中一個可用的活動並想要匯總電子郵件時，請遵循下列步驟。

1. 選取活動中的省略號按鈕，然後選取 [ 設定 ] 選項，以開啟您的活動設定。

   

2. 選取 [匯總電子郵件 ] 切換開關，將其切換為 [開啟]。

   

3. 選 取 [完成]

4. 完成工作流程所需的任何其他編輯， 然後選取 [儲存] 將變更儲存至您的工作流程。

匯總資訊

當您啟用匯總時，會立即傳送此動作期間傳送的電子郵件。 相反地，個別電子郵件會匯總成一封電子郵件，並傳送給接收者。 匯總會造成電子郵件傳遞稍微延遲 0-3 分鐘。

匯總的電子郵件最多以20個群組分批處理。 也就是說，如果有 110 封電子郵件需要匯總，則會傳送最後 6 封電子郵件。

變數動作

建立、更新和參考您可以在任何支援動態內容之位置的工作流程中參考的自定義變數。 您可以建立這些資料類型的變數：

• 整數
• 浮
• 布林值
• 陣列
• 字串
• 物件

以下是所有可用的動作及其參數和描述：

變數限制

• 每個工作流程 50 個變數
• 數值變數範圍為 [- (2^53-1) ,2^53-1]
• 名稱限制為 46 個字元
• 更新變數值的動作中不允許自我參考：set、increment、decrement、append to array、append to string
• 初始化變數不能用於區域範圍動作，例如「套用至每個」、「條件」或「直到」。
• 設定變數不能用於「套用至每個」動作。

後續步驟

如需工作流程的詳細資訊，請參閱下列文章：

• Microsoft Purview 中的工作流程
• 商務條款的核准工作流程
• 管理工作流程要求和核准