共用方式為

文檔庫和 OneDrive 的版本歷程記錄限制概觀

  • 發行項

版本歷程記錄限制可控制版本如何儲存在 SharePoint 文件庫或 OneDrive 帳戶中。 您可以在組織、網站、文檔庫或 OneDrive 使用者帳戶層級設定限制，讓系統管理員和網站擁有者能夠更妥善地管理內容復原和稽核需求。 Microsoft 365 中的全域和 SharePoint 系統管理員可以在組織層級設定版本歷程記錄限制。 無論現有或新的 SharePoint 網站，以及新 OneDrive 網站上的預設連結庫上，這些設定都會普遍套用至所有新的連結庫。 網站擁有者可以為其擁有的 網站設定版本設定 ，以覆寫組織層級版本設定。 網站擁有者可以藉由設定其擁有之連結 庫和清單的版本設定 ，覆寫組織或網站設定。

下表摘要說明管理文件庫版本歷程記錄限制的各種方式：

區域 它的運作方式為何？
設定預設組織版本歷程記錄限制 默認的組織版本歷程記錄限制會在所有跨現有和新 SPO 網站建立的新文檔庫上設定。
設定網站或文檔庫層級版本歷程記錄限制 如有需要，網站管理員可以中斷個別網站或文檔庫的默認組織限制繼承。
網站上版本記憶體的報告 執行報告來分析現有版本的版本記憶體使用方式、瞭解版本限制在設定限制之前如何運作，或在排程修剪作業之前分析修剪現有版本的影響。
修剪現有版本 網站管理員可以選擇藉由將定時器工作排入佇列來執行修剪，來修剪現有的版本。

如何套用版本歷程記錄限制

版本歷程記錄限制會以下列方式套用：

  • 默認組織限制： 組織預設設定會套用至在未設定網站層級設定的網站上建立的所有新連結庫。
  • 網站限制： 您可以藉由設定月臺的版本歷程記錄限制來中斷月台的繼承。 在站臺上設定版本限制時，設定會套用至網站上建立的所有新連結庫。
  • 連結庫限制： 您可以在連結庫層級中斷繼承，以定義儲存在連結庫中檔案的版本限制。

在下列範例中，預設的組織限制會套用至在行銷和銷售網站上建立的新連結庫，因為這些網站未套用網站層級限制。 法律網站已套用網站層級限制，且組織默認繼承中斷。 在合法網站中建立的連結庫會遵循法律網站層級所套用的限制。

如何套用版本歷程記錄限制的螢幕快照。

下圖顯示在新的文件庫上套用版本限制的工作流程。 建立新的連結庫時，會執行網站層級設定檢查。 如果未定義網站設定，則會將組織預設設定套用至新的連結庫。

新連結庫的版本限制圖表。

版本限制的類型

系統管理員可以使用兩個版本歷程記錄設定，為組織中建立的所有新連結庫設定版本限制：

自動設定

建議將自動設定用於優化版本記憶體。 它結合了版本歷程記錄所提供的數據復原優點，同時優化其記憶體。 對於系統管理員而言，此設定提供最佳的記憶體選項，而不需要估計所需的版本計數或存留期限制，以符合用戶的多樣化需求。
如需詳細資訊，請參閱 自動限制下的版本記憶體。

手動設定

手動設定可讓系統管理員設定主要版本數目的計數限制，或設定到期和計數限制。 選取此選項時，系統管理員可以透過下列方式進行設定。

  • 到期期間的主要版本限制：版本會在超過主要版本的設定數目或設定期間之後刪除。 例如，如果您將連結庫設定為儲存 500 個主要版本，且 365 天到期，系統會儲存不超過 500 個版本，並自動刪除任何早於 365 天的版本。

  • 沒有到期期間的主要版本限制：版本超過主要版本的設定數目之後，就會刪除。 例如，如果連結庫設定為儲存500個主要版本，則每個檔案或專案不會儲存超過500個版本。

    如需詳細資訊，請 參閱判斷正確的計數或到期版本限制。

注意事項

  • UI 不允許設定小於 100 個主要版本或少於 30 天的到期時間限制，但可以使用公用 API 將系統設定為儲存較少的版本。 為了可靠性，不建議任何小於100個版本或少於30天到期時間限制的值，而且可能會導致用戶活動造成意外的數據遺失。

  • 如果在連結庫上設定了時間版本歷程記錄限制，則檔案版本到期日會在建立時於版本上加上戳記。 檔案版本上設定的到期日是從版本的 SnapshotDate 決定，也就是版本成為歷程記錄版本的日期。 如果版本是在 2023 年 1 月 1 日之前建立快照集，則可能會估計 SnapshotDate。

版本記憶體行為

SharePoint 中的版本記憶體是由數個因素所決定，包括連結庫上設定的限制、使用者刪除活動或保留原則。 下表列舉各種案例和預期的版本儲存行為：

下表列舉案例和預期的版本儲存行為：

案例 版本調整行為
使用者會從檔案的版本歷程記錄中刪除版本。 當使用者從檔案的版本歷程記錄中刪除版本時，已刪除的版本會移至網站的回收站，並可復原一段時間。 要了解更多資訊，請參看從資源回收筒中還原從 SharePoint 或 Teams 中刪除的項目。
版本超過文檔庫上套用的設定。 當版本超過連結庫設定的限制時，符合準則的版本會標示為永久刪除。 此版本刪除工作流程會略過一般回收站，且已刪除的版本無法從回收站復原。
定時器工作排程要修剪連結庫或網站上的現有版本。 使用排程工作刪除的版本會永久刪除。 此版本刪除工作流程會略過一般回收站，而刪除的版本無法從回收站復原。
受限於保留原則或電子檔探索保留之專案上的版本記憶體。 對於受限於保留原則 (或電子檔探索保留) 的專案，會忽略文檔庫的版本控制限制。 此豁免會繼續執行，直到達到檔的保留期限 (或電子檔探索保留) 發行為止。 如需詳細資訊， 請參閱保留如何與檔版本搭配運作。
修剪已鎖定網站 () 的網站上現有的版本。 在保留期或保留中的站臺上修剪過期的版本，會暫停，直到網站解除鎖定為止。
在已套用保留標籤的項目上刪除版本。 當內容不受保留原則 (或電子檔探索保留) 限制時，具有保留卷標的專案會遵守版本控制限制。 符合限制準則的版本會自動刪除以容納新版本，但使用者仍無法刪除版本。
在標示為記錄的專案上刪除版本。 已封鎖在標示為記錄的檔上刪除版本。 如需詳細資訊，請 參閱在 SharePoint 或 OneDrive 中使用記錄版本設定。

稽核版本控制事件

稽核事件可在 Microsoft Purview 合規性入口網站 上取得，以協助您監視版本歷程記錄活動。 稽核事件會針對下列活動記錄：

  • 對組織版本歷程記錄限制所做的變更。
  • 對月臺版本歷程記錄限制所做的變更。
  • 對連結庫版本歷程記錄限制所做的變更。
  • 使用者將作業排入佇列，以產生版本記憶體使用量報告。
  • 使用者將作業排入佇列，以更新網站所有連結庫的版本歷程記錄限制。
  • 使用者將作業排入佇列，以大量刪除文檔庫或網站上的檔案版本歷程記錄。
  • 使用者會從檔案的版本歷程記錄中刪除版本。
  • 過期或大量刪除時刪除的版本。