描述紀錄管理
所有類型的組織都需要管理解決方案，來管理其公司資料的法規、法律和業務關鍵記錄。 Microsoft Purview 記錄管理可協助組織看顧其法律義務。 也有助於展示法規的合規性，並透過定期處置不再需要保留、不再具有價值，或不再是商務用途必要的項目，來提高效率。 Microsoft Purview 記錄管理包含以下眾多功能：
- 將內容標記為記錄。
- 在記錄標籤內建立保留和刪除原則。
- 觸發以事件為基礎的保留。
- 檢閱和驗證處置。
- 刪除記錄的證明。
- 匯出已處置項目的相關資訊。
當內容標示為記錄時，使用保留標籤會發生下列情況：
- 將會有限制，以封鎖特定活動。
- 系統會記錄活動。
- 在保留期間結束時，會保留處置證明。
若要讓項目標記為記錄，系統管理員可以設定保留標籤。
然後，您可以根據這些保留標籤，將文件和電子郵件等項目標示為記錄。 項目可能會標示為記錄，但是也可以顯示為法規記錄。 法規記錄提供其他控制項和限制，例如：
- 當項目已標示為法規記錄時，無法移除法規標籤。
- 套用標籤之後，保留期間不能變得較短。
如需比較記錄與法規記錄之間限制的詳細資訊，請參閱本課程模組摘要和資源單元中一文中所連結＜了解記錄管理＞一文中的＜比較允許或封鎖動作的限制＞一節。
最重要的差異是，如果內容已標示為法規記錄，沒有人 (甚至是全域管理員) 可以移除標籤。 將項目標示為法規記錄會導致無法復原的結果，而且只能在必要時使用。 因此，此選項預設為無法使用，而且必須由系統管理員使用 PowerShell 來啟用。
Microsoft Purview 記錄管理的常見使用案例
有不同的方式可在整個組織中使用 Microsoft Purview 記錄管理，包括：
- 讓系統管理員和使用者可以手動套用文件和電子郵件的保留和刪除動作。
- 自動將保留和刪除動作套用至文件和電子郵件。
- 讓網站管理員設定 SharePoint 文件庫、資料夾或文件集中所有內容的預設保留和刪除動作。
- 讓使用者使用 Outlook 規則，自動將保留和刪除動作套用至電子郵件。
為了確保整個組織使用正確的 Microsoft Purview 記錄管理，系統管理員可以與內容建立者合作，將訓練教材組合在一起。 文件應該會說明如何套用標籤以驅動使用方式，並確保一致的理解。