樣式和音調

寫作的語氣是作家向讀者傳達的態度。 這不一定是你說的，而是你怎麼說的。 音調的目的是在讀者中建立特定的響應或情緒;它會建立可以吸引或驅逐用戶的個性。

注意：與使用者介面文字相關的指導方針會顯示在個別的文章中。

設計概念

Windows 音調

使用 Windows 語氣，藉由準確、鼓勵、深入、客觀和以用戶為主，在個人層級與用戶溝通，以激發信心。 Windows 語氣也努力成為輕、鼓舞人心、直截了當且值得信任的語氣。

不要使用分心、傲慢或傲慢的語氣。 避免「機器」語音的極端（說話者從語言中移除的地方）和“銷售代表”的聲音（寫作試圖賣給我們的東西，歡呼我們，歡呼我們，以掩蓋一切為“簡單”。

Microsoft 的研究表明，在軟體中，通常有：

• 過度使用計算機術語和術語， 許多使用者不瞭解或誤解。
• 術語的使用不一致。
• 使用者難以辨識、經常無意中贊助訊息， 用戶難以破譯。

這些問題讓使用者感到困惑、不直覺、令人沮喪，最終脫離了他們與軟體的體驗。

重新關注訊息品質，包括文字的語氣，表示語言本身是整體客戶滿意度的重要要素。 支援具有不同技術知識層級的使用者，尤其是新手使用者，以利用程式可以執行的所有工作。

如果你只做一件事...

請確定您的文字正確、令人鼓舞、有見解、客觀且以用戶為主。 直截了當且值得信任，並適當地使用淺色和鼓舞人心的語氣。

指導方針

使用 Windows 音調

您程式中的語氣應該是：

• 準確。 用戶應該放心，信息在技術上是正確的。 如果資訊不正確，則使用者使用該特定任務的體驗會遭到破壞，而且他們對從該來源讀取的任何其他協助都失去了信心。
• 鼓勵。 使用語言，傳達軟體可讓用戶執行工作，而不是允許他們做事。 例如，使用 「you can」 而不是 「Windows 可讓您」 或 「此功能可讓您」。（例外狀況：在參考允許或拒絕動作的功能時，可以使用「允許」。
• 深刻。 用戶應該相信您（以及透過延伸模組，您的應用程式）知道特定工作何時複雜，且您將引導他們完成。 同時，將使用者視為碰巧需要特定問題的協助的智慧型手機使用者。
• 目的。 有時候使用者想要更豐富的說明;雖然他們只是想知道他們需要繼續前進的東西。 這需要客觀性—認識到目標（生產力、好奇心、享受）是用戶的目標，而不是作者的目標。 它也需要您舍去任何關於用戶預先公開的概念。
• 以用戶為焦點。 從用戶的觀點撰寫，最好從您可以為使用者執行的動作的觀點來看。 用戶應該覺得他們會找到相關且可供他們存取的資訊。

您可以藉由下列方式進一步開發與使用者的通訊：

• 光。 輕聲感覺容易處理，快速理解。 這不是困難或負擔，它避免緊張，以深刻或嚴重。
• 鼓舞人心。 鼓舞人心的聲音激勵使用者，刺激他們採取行動。 某種熱情標誌著這種聲音，給它一個更吸引人的個性比機器般的語氣用戶經常從他們的電腦期待。
• 簡單。 一個直截了當的聲音是坦率和開放的，沒有假裝或欺騙。
• 值得 信賴。 值得信任的聲音值得信賴、可靠、準確和誠實。 失去使用者信任只需要一些不準確之處，但可能需要很長的時間才能收回該信任。

相比之下，請務必避免下列音調，這更有可能收到負面反應：

• 機器音調。 感覺就像與計算機或機器人進行不個人化、不靈活的交流。
• 公司語氣。 感覺有一個獨白與一個全能的，全知的，不個人公司。
• 執法語氣。 感覺就像被一大串侵入性的問題審訊。
• 律師語氣。 感覺被要求執行一些具有法律意義的行為。
• 銷售代表語氣。 感覺就像被要求購買或嘗試一些東西， 任何擔憂都被掩蓋了。
• 優越、屈從或憤怒的語氣。 感覺軟體會輕視使用者、與使用者交談，或對他們感到不安。 一般而言，這種語氣非常技術化，對用戶的錯誤引起不必要的注意，並感到粗魯。
• 誇耀的語氣。 感覺軟體正在吹噓其成就，否則引起太多關注。
• 翻轉音調。 感覺用戶的目標和情緒不會受到認真對待，或者他們使用該計劃是理所當然的。

使用真實世界語言

• 使用日常文字，當你可以和避免你不會親自對別人說的話。 如果您要說明複雜的技術概念或動作，這會特別有效。 想像自己看一下使用者的肩膀，並說明如何完成工作。

  可以接受：

  使用此程式來變更您的密碼。

  更好：

  請遵循下列步驟來變更密碼。

• 盡可能使用簡短的純文字。 較短的文字更具交談性、節省螢幕上的空間，而且更容易掃描。

  可以接受：

  此外，本節會顯示您...

  數位相機採用小型微晶片...

  數字相機利用微小微晶片...

  更好：

  本節也會顯示您...

  數位相機使用微小微晶片...

• 請勿發明單字或將新意義套用至標準單字。 假設使用者更熟悉某個字組的既定意義，而不是技術產業賦予它的特殊意義。 需要產業詞彙時，請提供內容內定義。 請避免行話，但請記住，計算機使用方式特有的一些表達式—駭客、燒毀CD等等——已經是日常語音的一部分。

  不正確：

  您可以使用資料夾來將我的最愛貯體化。

  正確：

  您可以使用資料夾來分類我的最愛。

• 請勿使用符號作為簡單單字的替代專案。

  不正確：

  用戶和計算機

  users + computers

  domain / workgroup

  # of users

  正確：

  用戶和計算機

  網域或工作組

  用戶數目

精確

• 選擇具有清楚意義的單字。

  可以接受：

  由於您已建立數據表，因此您可以變更數據表。

  保持防火牆開啟，因為關閉防火牆可能會造成安全性風險。

  更好：

  因為您已建立數據表，所以您可以變更數據表。

  讓防火牆保持開啟，因為關閉防火牆可能會造成安全性風險。

• 省略不需要的話—當一個字會執行時，請勿使用兩或三個單字。

  詳細資訊：

  請遵循下列步驟來變更密碼：

  更好：

  若要變更您的密碼：

• 避免不必要的敵人。

  不正確：

  變更密碼並不容易。

  正確：

  變更密碼並不容易。

• 選擇多字動詞動詞的單字動詞。

  可以接受：

  當您鎖定電腦時,...

  更好：

  當您鎖定電腦時,...

• 不要將動詞轉換成名詞，將名詞轉換成動詞。

  不正確：

  若要密碼保護您的電腦...

  若要建立連線...

  正確：

  若要使用密碼保護您的電腦...

  若要連線...

保持一致

• 一致的術語可促進學習，並進一步了解技術概念。 不一致會強制使用者找出不同的單字和動作是否代表同一件事。

  範例：

  switch， toggle

  start， run， launch， boot， execute

  啟用、啟用、開啟

  burn、copy

• 一致的語法有助於設定使用者的期望。 設定這些預期之後，使用者就可以更快速地剖析使用一致語法的文字。 例如，如果指令一律以命令式形式撰寫，使用者將會瞭解如何更仔細地注意命令式句子。

簡寫

• 收縮提供了較短的，快照，更多的對話節奏寫作。 請視方式使用它們，並在內容中使用。 請勿將合約與產品名稱或其他適當的名詞搭配使用。

口語、慣用語和俚語

• 請考慮只在特殊情況下使用口語或俚語，例如產品導覽、設定畫面或不會當地語化的內容。 最近的研究表明，用戶喜歡意想不到的單字或熟悉的片語。 請記住，使用口語和俚語可以很難和昂貴地有效地翻譯，因此這種語言最好是明智地使用。

  範例：

  另一方面，登錄中有某些值不應該變更。

  使用 SDSL 時，線路專用於您的因特網使用，因此您不會在因特網上遇到高峰時段的交通堵塞，因為您可能會使用纜線服務。

個人

• 以直接或間接方式處理使用者。

• 使用第二個人（您，您的）告訴使用者該怎麼做。 通常隱含第二個人。

  範例：

  選擇您想要列印的圖片。

  選擇客戶。 （隱含）

• 使用第一個人（我，我，我的）讓用戶告訴程式該怎麼做。

  範例：

  在我的相機上列印相片。

• 明智地使用。 第一人稱複數可以建議令人生畏的公司存在。 不過，最好是使用應用程式的名稱。 建議使用 ，而不是建議使用。

• 避免第三人稱（使用者） ，因為他們創造了更正式、較不個人語氣的語氣。

語音

• 使用作用中的語音， 強調執行動作的人或事情。 它比被動的聲音更直接和個人，這可能令人困惑或聲音正式。

  可以接受：

  圖示可以依名稱依字母順序排列。

  當個人數位助理 （PDA） 或膝上型電腦插入時...

  更好：

  您可以依圖示名稱依字母順序排列圖示。

  當您插入任何個人數位助理 （PDA） 或膝上型電腦時...

• 僅使用被動語音來避免單字或尷尬的建構：當動作而非 doer 是句子的焦點時;當主旨未知時;或在錯誤訊息中，當使用者是主旨時，如果使用作用中的語音，可能會感到受到錯誤指責。

  正確：

  新的圖示應該會出現在左上角。

  必須先下載並安裝 更新 才能運作。

• 正格式的片語句，並強調使用者可以完成的工作，而不是他們無法完成的工作。

對用戶的態度

• 禮貌、支持和鼓勵。 用戶不應該感到屈辱、指責或恐嚇。

  可以接受：

  無法刪除新文字檔：拒絕存取。

  更好：

  此檔案受到保護，且在未經特定許可權的情況下無法刪除。

• 取得正確的平衡：在不太親密或太像商業的情況下，對用戶溫暖。 假設您第一次説明朋友使用該產品。 這個人不是你最好的朋友或重要的其他，而是鄰居或家庭朋友。 使用程式時，用戶應該感到自在且在家，但語言不應該感到假設或過於熟悉。

• 請限制以某種方式給用戶帶來不便的情況， 例如：

  • 系統會要求使用者執行不方便的事情，例如等候、重複工作或更新程式。

    正確：

    請稍候 Windows 將檔案複製到您的電腦。

  • 用戶無法完成工作，因為缺少功能、設計缺陷或程序錯誤。

    正確：

    無法使用指定的格式儲存。 請選取其他格式。

  • 使用者已脫離其説明的方式，就像參與客戶意見反應計劃或提出錯誤報告一樣。

    正確：

    若要改善 Fabrikam 備份體驗，請參與 Fabrikam 客戶意見反應計劃。

  您也應該使用，每當其缺席將被視為捲曲。

  

  在此範例中，內嵌錯誤訊息將會是 curt，而不需要。

• 只有在導致使用者 嚴重問題的錯誤訊息中使用抱歉（例如，數據遺失、使用者無法繼續使用計算機，或用戶必須取得技術代表的協助）。 如果程式正常運作期間發生問題，請勿道歉（例如，如果使用者需要等候找到網路連線）。

  正確：

  很抱歉，Fabrikam 備份偵測到無法復原的問題，且已關閉。

句子結構和長度

• 因為使用者經常掃描文字， 因此請計算每個字數。 簡單、簡潔的句子（和段落）不僅節省螢幕上的空間，而且是傳達想法或動作最重要的有效方法。 使用你最好的判斷 — 讓句子緊緊， 但不是那麼緊， 語氣似乎突然和不友好。

• 避免重複。 檢閱每個視窗，並排除重複的單字和語句。 不要避免重要的文字—必要時明確—但不要重複，也不解釋不說的話。

• 如有需要，請使用句子片段。 句子片段是短而衝動的，而且，當他們通常採取審訊形式時，他們是直接吸引使用者的好方法。

  正確：

  將變更儲存至「我的相片」？

  曾經儲存盤案，然後不記得儲存盤案的位置？

• 如有需要，請以結合 （和， 但或） 開始句子。

• 替代複雜句子的清單和數據表。 清單（編號或點符）和數據表較清楚且更容易掃描。

• 使用平行文法建構。 平行處理原則要求具有相同函式的單字和片語具有相同的形式。 每當您表達相同權數的想法，以及函式中平行的 UI 元素時，請使用平行語言（例如標題、標籤、清單或頁面標題）。

  正確：

  接聽

  觀看

  共用

  收集

  這些專案是平行的，因為它們都是單字命令動詞。

  不正確：

  音樂

  影片

  共用

  接聽

  這些專案不是平行的，因為音樂和視訊是名詞，但共用和接聽是動詞。