Fase et – Vision

I første fase af ibrugtagningsstrukturen identificerer og prioriterer du scenarier, mens du får overblik over de tilgængelige ressourcer, når du planlægger implementeringen. Denne fase er kritisk for dit forløb, fordi du angiver forretningsmål til måling af succes.

De vigtigste trin i fasen Vision er:

• Samle teamet
• Definere forretningsstrategi
• Fastslå parathed

Vælg dette link for at hente en PDF-version af ibrugtagningsvejledningen til Dynamics 365.

Samle teamet

Du skal afgøre, hvem der skal være involveret i dit ibrugtagningsarbejde. Transformeringen til denne nye arbejdsmåde kræver accept og support fra hele virksomheden. Vi har identificeret fire nøglegrupper, der kan danne bro mellem teknologi og forretningsresultater, der har betydning for organisationen.

Hver gruppe har en bestemt rolle i implementeringen og bør inddrages tidligt og ofte. I dette afsnit beskrives de specifikke roller, som disse teammedlemmer spiller:

• Sponsorer i ledelsen
• Succesejer
• Medarbejdere, der har startet ibrugtagningen tidligt
• Champions

Sådan skaber sponsorer i ledelsen succes i projektet

Sponsorer i ledelsen skal:

• Hjælpe projektteamet med at identificere og prioritere de vigtigste forretningsbehov.
• Spille en rolle med at kommunikere visionen til ledere i hele organisationen.
• Aktivt deltage i og bruge Dynamics 365-funktionerne til at hjælpe med at fremme og forstærke ibrugtagningen.
• Fremme ibrugtagningsprocessen. Undersøgelser viser, at 87 procent af vellykkede transformationsprojekter havde et synligt engagement fra sponsorer i ledelsen.

Sikre, at sponsorerne i ledelsen forstår punkterne i ABC:

• A – Aktiv og synlig deltagelse.
• B – Opbygge en koalition med deres kolleger i ledelsen.
• C – Kommunikere direkte med medarbejderne.

Succesejere, og hvorfor er de vigtige

Succesejere sikrer, at forretningsmålsætninger realiseres, ved at de hjælper medarbejderne med at bruge få værdi fra den nye Dynamics 365-løsning.

Succesejere skal:

• Identificere og inddrage de relevante interessenter.
• Oversætte organisationens angivne forretningsmål til Dynamics 365-scenarier.
• Oprette en ibrugtagningsplan for at fremme brugen af Dynamics 365 og skabe værdi.
• Sikre, at kommunikation og uddannelse implementeres korrekt.

Hvem er medarbejdere, der har startet ibrugtagningen tidligt?

Det er vigtigt at vælge de rette deltagere til programmet for medarbejdere, der starter ibrugtagningen tidligt, for at få værdifuld indsigt og oplysninger til lanceringen i hele organisationen.

Denne liste beskriver de typer medarbejdere, der skal medtages i programmet:

• Brugere fra forskellige forretningsområder og afdelinger, helst dem, der arbejder sammen på et projekt eller en forretningsproces.
• Sandsynligvis champions eller ledere, der bliver fortalere under den brede lancering i hele virksomheden.
• Brugere, der typisk har problemer med teknologi. Det er vigtigt at forstå og håndtere deres behov under lanceringen.
• Teammedlemmer i it og helpdesk, der skal understøtte brugere under lanceringen.

Hvem er champions?

Champions missionerer og hjælper med til at uddanne deres teams i den nye måde at arbejde på. De opbygger kendskab, forståelse og engagement i hele community'et.

Champions skal:

• Skabe den stigende entusiasme, der understøtter ibrugtagningen.
• Opbygge en cirkel af indflydelse mellem deres teams.
• Sætte liv i de nye arbejdsmetoder på tværs af teams.
• Identificere forretningsmæssige udfordringer og mulige løsninger.
• Give feedback til projektteamet og sponsorerne.
• Reducere belastningen af kerneprojektteamet gennem aktivt, løbende engagement.

Andre teammedlemmer, der skal medtages

Mange personer i organisationen vil have vigtige ansvarsområder i forbindelse med lanceringen af en ny teknologi. Tabellen nedenfor viser en oversigt over disse roller. Vi har oprettet en skabelon, så du kan identificere og dokumentere dit team i Projektmappen til ibrugtagningsplanlægning.

Definere løsningsstrategi

I dette trin skal du samarbejde med dit kerneteam for at indsnævre dine målsætninger, identificere vigtige forretningsmål og udfordringer og begynde at identificere områder, hvor der er mulighed for at forbedre arbejdsprocesserne. Du skal være vært for et workshop, hvor I ser nærmere på de aktuelle udfordringer, strategier og mål. Denne workshop skal omfatte afdelingsledere, forretningsområder, it og andre interessenter, der kan hjælpe med i en brainstorm om, hvordan Dynamics 365 kan bruges i organisationen.

Du bør overveje disse spørgsmål for at kunne styre samtalen:

• Hvordan relaterer løsningen sig til organisationens bredere strategi, mål og målsætninger?
• Hvordan påvirker det den oplevelse og det arbejde, der er leveret af interessenterne?
• Hvordan er den inkluderet i de bredere holistiske processer og produkt- eller kundelivscyklus?

Identificer dine scenarier

Scenarier dækker de måder, som dine medarbejdere bruger Dynamics 365 på til at håndtere forretningsmæssige udfordringer og opnår organisatoriske, kulturelle, håndgribelige eller individuelle resultater af ibrugtagningen.

Hvorfor er scenarier vigtige?

• De giver teams mulighed for at forstå, hvordan Dynamics 365 kan hjælpe dem med at opnå mere.
• De fungerer som input og validering af beskeder om Dynamics 365-bevidsthed.
• De understøtter bevidstheds- og parathedsaktiviteter ved at sætte produkter ind i sammenhæng. Så medarbejderne ved, hvornår og hvordan de skal bruges.

Oprette scenarier til flere teams og afdelinger

Du kan bruge billedet nedenfor som en hjælp til at dokumentere forretningsscenarier for bestemte afdelinger og derefter hente dine scenarier i Projektmappen til ibrugtagningsplanlægning.

Definere dine succeskriterier

Champions missionerer og hjælper med til at uddanne deres teams i den nye måde at arbejde på. De opbygger kendskab, forståelse og engagement i hele community'et. Champions skal:

• Identificere nøgletal, der skal forbedres, baseret på ibrugtagningen af forskellige forretningsscenarier.
• Fastlæge nøgletalsbenchmarks og brugernes Dynamics 365-viden.
• Vælge kriterier, der kan hjælpe med at vise organisationens ledelse den påvirkning, din Dynamics 365-løsning har.
• Efter implementering skal du bruge slutbrugerundersøgelser til at måle tilfredshed og fremskridt i forhold til din benchmark.

Få vist eksempelnøgletal i Projektmappen til ibrugtagningsplanlægning.

Fastlægge nøgletalsbenchmarks

Vælge kriterier for at vise virkningen af din Dynamics 365-implementering i forhold til de enkelte succesmålinger. Vi har angivet ideer nedenfor og scorecard-skabeloner i Projektmappen til ibrugtagningsplanlægning, så du effektivt kan spore og rapportere succes.

Fastslå parathed

Parathed er dine brugeres og din organisations en villighed og vilje til at flytte til Dynamics 365.

Hvorfor er scenarier vigtige her?

• Alle organisationer griber ændringer an på forskellige måder, afhængigt af region, arbejdsstil, faglig profil og andre elementer i organisationen.
• Bestem, hvor modtagelige (eller ej), det er sandsynligt, at brugerne vil være til at ændre den måde, de arbejder på, og indføre ny teknologi.
• Du skal oprette en implementeringsplan, der afspejler din organisations parathed.

Modstand er normalt. Forudse det, og planlæg fremad!

Parathedsfaktorer

Disse er nøglefaktorer, der kan hjælpe dig med at forstå, hvor forberedt organisationen er til overgang til Dynamics 365:

• Klar vision for skiftet for virksomheden.
• Klar vision for skiftet for den enkelte.
• Det krævede antal overordnede ændringer.
• Ledelsens justering.

Brug Projektmappen til ibrugtagningsplanlægning til at vurdere organisationen.

Næste trin

Fase to – Onboarding

Se også

• Ibrugtagningskontrolliste
• Projektmappe til ibrugtagningsplanlægning
• Champions-vejledning
• Vejledning til teammedlemmer