E-Belege im Kaufprozess verwenden

Sie können konfigurierte elektronische Belege (E-Belege) mit den Einkaufsbelegen verwenden.

Die folgenden Einkaufsbelege können mit der E-Belege-Funktionalität verwendet werden:

• Einkaufsrechnungen
• Bestellungen (ab Version 24.0)
• Einkaufsgutschriften
• Fibu Buch.-Blätter

E-Belege im Einkauf

Der Eingang von E-Belegen in Dynamics 365 Business Central kann als Batchauftrag oder manuell durchgeführt werden.

So richten Sie Kreditoren für die Arbeit mit verschiedenen Einkaufsbelegen ein

Gehen Sie wie folgt vor, um Kreditoren so zu konfigurieren, dass sie mit eingehenden elektronischen Rechnungen richtig funktionieren:

1. Wählen Sie das Symbol aus, geben Sie Kreditoren ein und wählen Sie dann den entsprechenden Link aus.

2. Wählen Sie den Kreditor aus, den Sie konfigurieren möchten.

3. Suchen Sie im Inforegister Empfangen das Feld E-Beleg empfangen an, um den Standardeinkaufsbeleg anzugeben, der aus dem empfangenen E-Beleg generiert werden soll.

   Notiz

   Im Feld E-Beleg empfangen an können Benutzende entweder eine Einkaufsrechnung oder eine Bestellung auswählen, je nachdem, was aus der empfangenen E-Rechnung erstellt werden soll. Diese Auswahl hat keine Auswirkungen auf die Erstellung von Korrekturbelegen. In beiden Fällen generiert das System eine Gutschrift.

   Notiz

   Wenn Benutzende die Option Bestellung im Feld E-Beleg empfangen an auswählen, versucht das System, eine der vorhandenen Bestellungen zu aktualisieren. Falls die Bestellung für einen Kreditor im empfangenen E-Beleg jedoch nicht existiert, erstellt Business Central eine neue Bestellung und verwendet dabei den gleichen Ansatz wie beim Erstellen der neuen Einkaufsrechnungen, der weiter unten auf dieser Seite erläutert wird.

4. Wählen Sie eine der Optionen aus, die Sie für den ausgewählten Kreditor verwenden möchten.

5. Schließen Sie die Seite.

Um mit Einkaufsrechnungen zu arbeiten

Stapelverarbeitung ausführen

Jedes Mal, wenn eine Aufgabenwarteschlange ausgewählt wird und der externe Dienst über eingehende Rechnungen verfügt, die von Ihrem Kreditor gesendet wurden, sammelt und importiert das System diese Rechnungen. Gehen Sie wie folgt vor, um den Vorgang abzuschließen:

1. Nachdem die Ausführung des Batchauftrags abgeschlossen ist, werden die neu importierten Rechnungen zusammen mit ihren grundlegenden detaillierten Informationen auf der Seite E-Beleg aufgelistet.

2. Um weitere Details anzuzeigen, öffnen Sie einen bestimmten E-Beleg.

3. Wenn im E-Beleg keine Fehler oder Probleme aufgetreten sind, ordnet das Feld Datensatz die Belegnummer der Einkaufsrechnung zu, wenn dies auf der Seite Kreditorenkarte, die das System automatisch erstellt hat, konfiguriert ist. Wählen Sie den Link aus, um den Beleg zu öffnen.

   Notiz

   Dieser vom System erstellte Beleg ist nicht der gebuchte Beleg.

4. Um direkt zum Einkaufsbeleg zu gelangen, wählen Sie das Feld Datensatz aus. Nachdem Sie die Seite Einkaufsrechnung geöffnet haben, überprüfen Sie den Beleg. Wenn alles korrekt ist, buchen Sie den Beleg.

5. Wenn Sie den Einkaufsbeleg buchen, wird das Feld Datensatz auf dem E-Beleg von Rechnung auf Einkaufsrechnung aktualisiert und die Nummer des gebuchten Einkaufsbelegs ist verfügbar. Sie können die Nummer auswählen, um die gebuchte Einkaufsrechnung zu öffnen.

Details zu Protokollen sind die gleichen wie im Verkaufsprozess für E-Belege.

Da Fehler im Verkaufsprozess meist mit der Verfügbarkeit des Dienstes zusammenhängen, kann der eingehende Beleg mehrere Ursachen enthalten. Der häufigste Grund für einen Fehler ist, dass das System die Zeilen im E-Beleg, den Sie von Ihrem Kreditor erhalten haben, nicht erkennen kann. Daher können keine Zeilen in Ihre Einkaufsrechnung eingegeben werden.

Es gibt zwei häufige Fehler:

• Wenn Sie diese bestimmte Zeile aus Ihrer Kreditorenrechnung verwenden möchten, die direkt auf das Hauptbuchkonto (Sachkonto) gebucht wurde, müssen Sie den Wert Zuordnungstext korrekt konfigurieren. Um diesen Fehler zu umgehen, wenn Sie Sachkonten verwenden möchten, wählen Sie Text zu Konto zuordnen aus, um eine spezifische Zuordnung des Werts Zuordnungstext mit dem Wert Sollkontonr. zu erstellen, die Sie verwenden möchten.
• Wenn Sie den Lagerbestand verfolgen und Zeilen aus Ihrer Kreditorenrechnung zum Ausfüllen der Artikel in Ihren Belegzeilen verwenden möchten, müssen Sie den Wert Artikelreferenz-Nr. konfigurieren. Um diesen Fehler zu umgehen, ordnen Sie den externen Artikel mithilfe der Artikelreferenzliste Ihren Artikelnummern zu. Erfahren Sie mehr unter Artikelreferenzen verwenden.

Nachdem Sie die Fehler und Warnungen behoben haben, können Sie manuell festlegen, wann das System basierend auf Ihren Einstellungen eine Einkaufsrechnung erstellen soll, indem Sie Beleg erstellen auswählen.

Rechnungen manuell importieren

Um externe E-Belege manuell zu importieren, gehen Sie wie folgt vor:

1. Wählen Sie das Symbol aus, geben Sie E-Beleg-Dienst ein und wählen Sie dann den entsprechenden Link aus.
2. Wählen Sie auf der Seite E-Beleg – Dienst den aktiven Dienst aus.
3. Wählen Sie Eingang und laden Sie die E-Beleg-Datei hoch, die Sie vom Kreditor erhalten haben.
4. Wenn eine Fehlermeldung auftritt, öffnen Sie den E-Beleg, um die Probleme zu beheben.
5. Wenn Sie die Probleme fertig behoben haben, wählen Sie in der Gruppe Manuell importieren die Option Beleg erstellen aus.
6. Nachdem der Beleg in Business Central erstellt wurde, ändert sich Ihre Anzeige durch die Verwendung eines Batchauftrags nicht.

E-Belege mit Bestellungen

Bestellungen mit empfangenen E-Belegen verknüpfen

Wenn bei Ihrem Kreditor das Feld E-Beleg empfangen an für die Arbeit mit Bestellungen konfiguriert ist, geht Business Central, sobald der elektronische Beleg (manuell oder von einem externen Endpunkt aus) in Business Central erstellt ist, wie folgt vor:

1. Wenn die Bestellung für diesen bestimmten Kreditor existiert und eine Bestellnummer in der empfangenen E-Beleg-Datei vorhanden ist, verknüpft Business Central diesen E-Beleg automatisch mit der genannten Bestellung. Der Belegstatus dieses E-Belegs ist auf In Bearbeitung und der Status des E-Belegs auf der Unterseite Dienststatus auf Bestellung verknüpft eingestellt. Diese Verknüpfung wird im Feld Beleg dieses speziellen E-Belegs angezeigt. Wenn Sie die automatisch verknüpfte Bestellung ändern müssen, können Sie dies mit der Aktion Bestellungslink aktualisieren tun und manuell eine der vorhandenen Bestellungen für diesen Kreditor auswählen. Dies ist nur möglich, bevor Sie die Zeilen zwischen E-Beleg und Bestellung abgleichen.

2. Wenn die Bestellung für diesen bestimmten Kreditor existiert, es aber keine Bestellnummer in der eingegangenen E-Beleg-Datei gibt, bietet Business Central die Möglichkeit, eine der vorhandenen Bestellungen auszuwählen, falls Sie diesen Beleg manuell hochgeladen haben. Diese Bedingung öffnet die Liste Bestellungen mit Bestellungen nur für den Kreditor, von dem Sie den E-Beleg erhalten haben. Sie müssen die gewünschte Bestellung und dann OK auswählen. Wenn Sie nicht die richtige Bestellung ausgewählt haben oder der E-Beleg automatisch von einem externen Endpunkt über die Aufgabenwarteschlange abgerufen haben, wird ein neuer E-Beleg nicht mit einem Einkaufsbeleg verknüpft. Der Belegstatus steht dann auf Fehler und der Status des E-Belegs auf der Unterseite Dienststatus steht ebenfalls auf Fehler bei der Verarbeitung des importierten Belegs. Um die Verknüpfung mit der Bestellung abzuschließen, wählen Sie die Aktion Bestellungslink aktualisieren und wählen Sie eine der vorhandenen Bestellungen für diesen Kreditor aus.

3. Wenn die Bestellung für diesen bestimmten Kreditor bei der Erstellung des neuen E-Belegs noch nicht vorliegt, erstellt Business Central eine neue Bestellung und verwendet dabei dasselbe Erstellungsmodell wie für neue Einkaufsrechnungen. Der Belegstatus dieses E-Belegs ist dann auf Verarbeitet und der Status des E-Belegs auf der Unterseite Dienststatus auf Importierter Beleg erstellt gestellt. Danach wird diese Verknüpfung im Feld Beleg dieses speziellen E-Belegs angezeigt.

Zeilen des empfangenen E-Belegs mit der Bestellung abgleichen

Sie können Ihre empfangenen elektronischen Belege von zwei verschiedenen Orten aus mit den Zeilen der Bestellungen abgleichen: von der Seite E-Beleg aus oder über die Seite Bestellung. Der einfachste Weg, die bereits verknüpften Bestellungen zu finden, ist die Kachel Verknüpfte Bestellungen unter den E-Beleg-Aktivitäten. Alle nicht verlinkten Belege finden Sie über die Kachel Wartende E-Einkaufsrechnungen. Hier finden Sie eine Liste von E-Belegen, die Sie durchgehen müssen. Die E-Beleg-Aktivitäten mit diesen beiden Kacheln finden Sie im folgenden Rollencenter : Bewertung durch Geschäftsführung, Geschäftsführung, Buchhaltung, Lagerverwaltung sowie Versand und Wareneingang.

Zeilen aus einer Bestellung abgleichen

Sie können die Zeilen aus der Liste Bestellungen oder aus einer der geöffneten Bestellung abgleichen. Gehen Sie wie folgt vor, um diesen Prozess zu beginnen:

1. Wählen Sie die Kachel Verknüpfte Bestellungen in Ihrem Rollencenter aus, wenn dort eine Nummer vorhanden ist.

2. Entscheiden Sie sich für eine der beiden Möglichkeiten für den Abgleich:

   • Wenn Sie die Zeilen aus der Liste Bestellungen abgleichen, wählen Sie die Bestellzeile, die Sie abgleichen möchten, und die Aktion E-Belegzeilen zuordnen aus.
   • Wenn Sie zuerst die Bestellung öffnen wollen, öffnen Sie den Beleg und wählen Sie dann die Aktion E-Belegzeilen zuordnen aus.

3. Da der Prozess für beide Optionen derselbe ist, öffnet sich die Seite Bestellabgleich mit folgendem Inhalt:

   1. In der Kopfzeile finden Sie folgende Angaben, die Ihnen das Zuordnen der Zeilen eventuell erleichtern:

      Name des Felds	Beschreibung
      Kreditorenname	Gibt den Namen des Kreditors des elektronischen Belegs an.
      E-Beleg-Nr.	Gibt die Nummer des verknüpften elektronischen Belegs an.
      Datum des E-Belegs	Gibt das Datum des verknüpften elektronischen Belegs an.
      E-Belegbetrag	Gibt den Gesamtbetrag des verknüpften E-Belegs ohne MwSt. an.

   2. In den Zeilen finden Sie die importierten Zeilen aus der E-Beleg-Datei auf der linken Seite und die Zeilen aus den vorliegenden Bestellungen auf der rechten.

   3. Alle Zeilen auf beiden Seiten enthalten Artikelnummern und Beschreibungen sowie den EK-Preis und den Zeilenrabatt %.

   4. Auf der Seite Importierte Zeilen finden Sie außerdem das Feld Menge als Gesamtmenge aus der E-Rechnung und das Feld Abgeglichene Menge, das die Menge angibt, die bereits mit den Bestellzeilen übereinstimmt.

   5. Auf der Seite Bestellzeilen finden Sie außerdem die Verfügbare Menge als die Menge, die dieser Zeile zugeordnet werden kann (erhaltene, aber nicht in Rechnung gestellte Menge) und die Zu fakturierende Menge, wobei es sich um die Menge handelt, die dieser Zeile bereits zugeordnet wurde.

   6. Um Zeilen abzugleichen, wählen Sie auf beiden Seiten die Zeilen aus, die Sie abgleichen möchten, und wählen Sie dann die Aktion Manuell abgleichen aus. Die übereinstimmenden Zeilen sind grün gekennzeichnet.

   7. Es ist möglich, eins zu eins abzugleichen, es ist jedoch auch möglich, viele zu eins oder eins zu vielen abzugleichen, indem Sie mehrere Zeilen auf der einen oder anderen Seite auswählen, bevor Sie die Aktion Manuell abgleichen auswählen.

   8. Sie können auch die Aktion Automatisch abgleichen auswählen, um alle Zeilen, bei denen Typ, Nummer, VK-Preis, Rabatt und Einheit gleich sind, automatisch abzugleichen.

   9. Wenn Ihnen ein Fehler unterläuft, können Sie die Aktion Zuordnung entfernen auswählen, um die abgeglichenen Zeilen auf der Bestellseite zu entfernen, oder die Aktion Zuordnung zurücksetzen, um alle Zuordnungen zurückzusetzen.

   10. Wenn Ihr E-Beleg viele Zeilen hat, können Sie die Aktion Ausstehende Zeilen anzeigen während des Abgleichvorgangs auswählen, um alle E-Belegzeilen zu entfernen, wenn sie bereits vollständig abgeglichen wurden. Wenn Sie sich alle Zeilen ansehen müssen, können Sie jederzeit die Aktion Alle Zeilen anzeigen auswählen.

4. Wenn Sie den Abgleich abgeschlossen haben, müssen Sie die Aktion Auf Bestellung anwenden auswählen.

5. Nachdem Sie den Abgleich auf die Bestellung anwenden, aktualisiert Business Central die folgenden Felder:

   1. Die Kred.-Rechnungsnr. und das Belegdatum im Belegkopf werden mit Werten aus dem elektronischen Beleg aktualisiert, den Sie erhalten und verknüpft haben.
   2. Die Zu fakturierende Menge in den Zeilen wird mit den Werten aus der Spalte Zu fakturierende Menge der Seite Bestellabgleich aktualisiert, je nachdem, welchen Abgleich Sie vorgenommen haben.
   3. Sie können den Beleg jetzt über die Aktion Buchen buchen.
   4. Sobald Sie den Beleg buchen, ändert sich der Wert im Feld Beleg auf der Seite E-Beleg und bezieht sich dann auf die Gebuchte Einkaufsrechnung.
   5. Schließen Sie die Seite.

Wenn Sie etwas Toleranz hinzufügen und Unterschiede zwischen den Zeilen in der E-Rechnung und der Bestellung zulassen möchten, gehen Sie wie folgt vor:

1. Wählen Sie das Symbol aus, geben Sie Kreditoren & Einkauf Einr. ein und wählen Sie dann den entsprechenden Link aus.
2. Sie möchten im Feld E-Beleg-Abgleichsdifferenz % eine Toleranz zulassen und den maximal zulässigen Prozentsatz der Kostendifferenz beim Abgleich einer eingehenden E-Belegzeile mit der Bestellzeile angeben.
3. Diese Einstellung gilt für alle übereinstimmenden Zeilen, berücksichtigt jedoch erneut die Toleranz für den Gesamtbetrag, wie für den EK-Preis zusammen mit dem angewandten Zeilenrabatt %.
4. Schließen Sie die Seite.

Zeilen aus E-Belegen abgleichen

Sie können die Zeilen auf der Seite E-Beleg abgleichen. Gehen Sie wie folgt vor, um zu beginnen:

1. Wählen Sie das Symbol aus, geben Sie E-Belege ein und wählen Sie dann den entsprechenden Link aus.
2. Wählen Sie die E-Belege aus, die Sie abgleichen möchten.
3. Wählen Sie die Aktion Bestellung abgleichen um die Seite Bestellabgleich zu öffnen.
4. Wiederholen Sie die Schritte, die Sie verwendet haben, als Sie mit dem Abgleichen von Bestellungen begonnen haben.

Übersicht über die Status von E-Belegen

Um einen besseren Überblick über alle E-Belege im Unternehmen zu erhalten, können Sie das Buchhalter-Rollencenter auswählen, in dem die Status des E-Belegs vorhanden sind. Dort finden Sie E-Beleg-Aktivitäten mit folgenden Status:

• Eingehende E-Belege:
  • Verarbeitet
    • In Bearbeitung
    • Fehler

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