Power BI-Implementierungsplanung: Auditing und Überwachung

In diesem Artikel werden die Artikel zu Auditing und Überwachung von Power BI vorgestellt. Diese Artikel richten sich an mehrere Zielgruppen:

• Power BI-Administrator*innen: Administrator*innen, die für die Überwachung von Power BI in der Organisation verantwortlich sind. Power BI-Administrator*innen müssen möglicherweise mit Informationssicherheitsteams und anderen relevanten Teams zusammenarbeiten.
• Center of Excellence-, IT- und BI-Team: Die Teams, die ebenfalls für die Überwachung von Power BI verantwortlich sind. Sie müssen möglicherweise mit Power BI-Administrator*innen, Informationssicherheitsteams und anderen relevanten Teams zusammenarbeiten.
• Inhaltsersteller und Arbeitsbereichsadministratoren: Benutzer, die sich mit der Verwendung und Einführung der Inhalte vertraut machen müssen, die sie erstellt, veröffentlicht und für andere Personen in der Organisation freigegeben haben.

Die Begriffe Auditing und Überwachung stehen in engem Zusammenhang.

• Auditing: Aktionen, die ergriffen werden, um ein System, seine Benutzeraktivitäten und verwandte Prozesse zu verstehen. Auditingaktivitäten können manuell, automatisiert oder eine Kombination daraus sein. Ein Auditingprozess kann sich auf einen bestimmten Aspekt konzentrieren (z. B. das Auditing der Sicherheit für einen Arbeitsbereich). Oder er kann auf eine End-to-End-Auditinglösung verweisen, die das Extrahieren, Speichern und Transformieren von Daten umfasst, sodass Sie sie analysieren und darauf reagieren können.
• Überwachung: Laufende Aktivitäten, die Sie darüber informieren, was geschieht. Die Überwachung umfasst in der Regel Warnungen und Automatisierung, obwohl die Überwachung auch manuell erfolgen kann. Die Überwachung kann für einen Prozess eingerichtet werden, den Sie für das Auditing ausgewählt haben (z. B. Benachrichtigungen, wenn sich eine bestimmte Mandanteneinstellung ändert).

Der Hauptzweck dieser Reihe von Auditing- und Überwachungsartikeln besteht darin, Ihnen zu vermitteln, wie Power BI zum Überwachen und Steuern Ihrer Power BI-Implementierung verwendet wird.

Problembehandlung und Leistungsoptimierung sind wichtige Komponenten des Auditings und der Überwachung Ihrer Datenressourcen. Die Bereitstellung ausführlicher Anleitungen zur Leistungsoptimierung ist jedoch nicht Zweck dieser Artikel. Außerdem sollen diese Artikel keine vollständige Referenz zu allen Optionen bieten, die Entwicklern zur Verfügung stehen.

Der Wert von Auditing und Überwachung

Die Daten, die durch das Auditing generiert werden, sind aus vielen Gründen extrem wertvoll. Die meisten Menschen betrachten Auditing als Überwachungs- und Kontrollfunktion. Obwohl dies stimmt, können Sie ein Auditing der Daten auch durchführen, um die Benutzererfahrung zu verbessern.

In diesem Artikel werden einige wertvolle Möglichkeiten beschrieben, wie Sie Auditingdaten verwenden können.

Analysieren der Einführungsbemühungen

Wie in der Roadmap zur Fabric-Einführung beschrieben, geht es dabei nicht nur darum, die Technologie regelmäßig zu verwenden, sondern auch darum, sie effektiv zu nutzen. Die Einführung einer Technologie wie Power BI kann aus drei miteinander verbundenen Perspektiven betrachtet werden:

• Einführung auf Organisationsebene: Die Effektivität der Power BI-Governance. Außerdem umfasst sie Datenverwaltungsmethoden, die Business-Intelligence-Bemühungen (BI-Bemühungen) unterstützen und ermöglichen.
• Einführung auf der Benutzerebene: Der Grad, zu dem Power BI-Endbenutzer und Ersteller ihr Wissen kontinuierlich erweitern. Dabei geht es darum, ob diese Personen Power BI aktiv und auf effiziente Weise nutzen.
• Lösungsakzeptanz: Die Auswirkungen und der Geschäftliche Nutzen für einzelne Anforderungen und bereitgestellte Power BI-Elemente (z. B. semantische Modelle und Berichte).

Alle Arten von Auditingdaten können auf vielfältige Weise verwendet werden, um Maßnahmen zu bewerten und jeden Aspekt der Einführung verbessern.

Grundlegendes zu Nutzungsmustern

Bei der Analyse von Nutzungsmustern geht es in erster Linie darum, die Benutzeraktivitäten in Ihrem Power BI-Mandanten zu verstehen.

Es ist hilfreich, über diese Daten zu verfügen, um herauszufinden, ob das tatsächliche Benutzerverhalten den Erwartungen entspricht. Beispielsweise kann ein Vorgesetzter den Eindruck haben, dass eine Reihe von Berichten kritisch ist, während die Auditingdaten zeigen, dass nicht regelmäßig auf die Berichte zugegriffen wird.

In den folgenden Abschnitten werden einige der häufigsten Verwendungsmuster beschrieben, die Sie kennen sollten.

Inhaltsnutzung

Es ist wertvoll zu verstehen, in welchem Umfang Inhalte verwendet werden. Hierzu können Sie beispielsweise folgende Fragen stellen:

• Welche Inhalte werden am häufigsten angezeigt?
• Welche Inhalte werden von den meisten Benutzern angezeigt?
• Welche Inhalte gelten basierend auf ihren Nutzungsmustern als kritisch (und sind daher für die Organisation von entscheidender Bedeutung)?
• Welche Inhalte werden häufig von Führungskräften und von der Geschäftsleitung genutzt?
• Welche Inhalte erfordern die meiste Stabilität und Unterstützung (aufgrund einer hohen Nutzung oder der Nutzung durch eine kritische Benutzergruppe)?
• Welche Inhalte sollten basierend auf ihren Nutzungsmustern unterstützt (zertifiziert oder hochgestuft) werden?
• Welcher Prozentsatz von Inhalten wird unterstützt (zertifiziert oder hochgestuft)?
• Werden häufig nicht zertifizierte Berichte angezeigt?
• Welche Inhalte haben eine konsistente Nutzung im Vergleich zu sporadischer Nutzung?
• Welche Inhalte werden wann und von welchen Benutzern am häufigsten aktualisiert?
• Welche Inhalte werden nicht verwendet und bieten das Potenzial, eingestellt zu werden? (Weitere Informationen zum Erstellen eines Bestands von Datenressourcen finden Sie unter Zugriff auf Mandanteninventurdaten.)
• Welche Gerätetypen werden zum Anzeigen von Berichten verwendet?
• Gibt es unerwartete oder unregelmäßige Nutzungsmuster, die Bedenken aufwerfen?

Benutzeraktivitäten

Es ist nützlich zu verstehen, welche Benutzer am aktivsten sind. Hierzu können Sie beispielsweise folgende Fragen stellen:

• Welche Inhaltsbenutzer sind am aktivsten?
• Welche Inhaltsersteller sind am aktivsten?
• Welche Inhaltsersteller veröffentlichen die meisten Inhalte?
• Welche Inhaltsersteller veröffentlichen die Inhalte, die von den meisten Inhaltsbenutzern verwendet werden?
• Wie viele unterschiedliche (lizenzierte) Benutzer gibt es? Welcher Prozentsatz dieser Benutzer ist aktiv?
• Gibt es Inhaltsersteller, denen eine Power BI Pro- oder Power BI Premium-Einzelnutzerlizenz (PPU-Lizenz) zugewiesen ist, diese Lizenz jedoch nicht aktiv verwenden?
• Sind die aktivsten Benutzer Mitglieder Ihres Power BI-Champions-Netzwerks?

Weitere Informationen zum Power BI-Aktivitätsprotokoll finden Sie unter Zugriff auf Benutzeraktivitätsdaten. Weitere Informationen zu vorab erstellten Berichten finden Sie unter Was ist der Arbeitsbereich für die Administratorüberwachung?.

Grundlegendes zu veröffentlichten Elementen

Es ist hilfreich, über eine Bestandsaufnahme der Inhalte in Ihrem Power BI-Mandanten zu verfügen. Während sich der vorherige Abschnitt mit Benutzeraktivitäten befasst hat, geht es in diesem Abschnitt um einen Mandantenbestand.

Ein Mandantenbestand ist eine Momentaufnahme von Metadaten zu einem bestimmten Zeitpunkt. Darin wird beschrieben, was im Power BI-Dienst veröffentlicht wurde, und der Bestand aller Arbeitsbereiche, Berichte, Semantikmodelle und mehr aufgelistet. Er kann auch Metadaten für Datenquellen oder unterstützende Ressourcen wie Gateways und Kapazitäten enthalten.

Ein Mandantenbestand ist für Folgendes hilfreich:

• Verstehen, wie viele Inhalte Sie haben und wo: Da der Mandantenbestand alle veröffentlichten Elemente enthält, stellt er einen vollständigen Bestand zu diesem Zeitpunkt dar. Sie können ihn verwenden, um zu ermitteln, wo Inhalte veröffentlicht werden, welche Abhängigkeiten sie haben und woher sie stammen.
• Untersuchen des Verhältnisses von Semantikmodellen zu Berichten: Sie können Herkunftsinformationen aus dem Mandantenbestand verwenden, um den Umfang der Datenwiederverwendung zu bestimmen. Wenn Sie beispielsweise viele doppelte Semantikmodelle feststellen, kann dies eine Benutzerschulung für freigegebene Semantikmodelle rechtfertigen. Sie können auch entscheiden, dass ein Konsolidierungsprojekt zur Verringerung der Anzahl von Semantikmodellen gerechtfertigt ist.
• Verstehen von Trends zwischen den Zeitpunkten: Sie können mehrere Momentaufnahmen vergleichen, um Trends zu identifizieren. So können Sie beispielsweise feststellen, dass jeden Monat eine große Anzahl neuer Elemente veröffentlicht wird. Oder Sie könnten feststellen, dass Benutzer einen neuen Bericht (mit einem anderen Berichtsnamen) jedes Mal erneut veröffentlichen, nachdem er geändert wurde. Diese Arten von Erkenntnissen sollten Sie anregen, das Benutzertraining zu verbessern.
• Überprüfen von Benutzerberechtigungen: Sie können wertvolle Einblicke in die Zuweisung von Benutzerberechtigungen erhalten. Sie können beispielsweise routinemäßig analysieren, welche Benutzer Zugriff auf welche Inhalte haben. Sie können weitere Untersuchungen durchführen, um festzustellen, ob Ressourcen übermäßig geteilt werden. Ein möglicher Ansatz besteht darin, bestimmte Vertraulichkeitsbezeichnungen (z. B. stark eingeschränkt) mit einer hohen Anzahl von Benutzerberechtigungszuweisungen zu korrelieren.
• Verstehen der Herkunft und Suchen nach stark verwendeten Datenquellen und Gateways: Indem Sie die Herkunftsinformationen aus dem Mandantenbestand mit Benutzeraktivitäten korrelieren, können Sie die am häufigsten verwendeten Datenquellen und Gateways identifizieren.
• Auffinden nicht verwendeter Inhalte: Sie können Ihren Mandantenbestand mit dem Aktivitätsprotokoll vergleichen, um nicht verwendete (oder nicht genutzte) Inhalte zu finden. Ein Beispiel: Es gibt 20 Berichte in einem Arbeitsbereich, aber nur 12 Berichte enthalten aktuelle Daten im Aktivitätsprotokoll. Sie können untersuchen, warum die anderen acht Berichte nicht verwendet werden und ob sie eingestellt werden sollten. Die Ermittlung nicht verwendeter Inhalte kann Ihnen helfen, Power BI-Lösungen zu erkennen, die weiter entwickelt werden müssen, da sie aktuell nicht nützlich sind.

Weitere Informationen zum Mandantenbestand finden Sie unter Zugriff auf Mandantenbestandsdaten.

Schulen und Unterstützen von Benutzern

Das Auditing von Daten ermöglicht es Ihnen, ein umfassendes Verständnis dafür zu erhalten, wie Benutzer in Ihrer Organisation Power BI verwenden. Im Gegenzug kann sich Ihre Fähigkeit, Benutzer zu schulen und zu unterstützen, erheblich verbessern.

Basierend auf tatsächlichen Benutzerdaten finden Sie hier einige Beispiele für die Arten von Aktionen, die Sie ausführen können.

• Bereitstellen hilfreicher Informationen für Benutzer: Wenn Sie eine Aktivität zum ersten Mal sehen (z. B. wenn ein Benutzer einen Bericht zum ersten Mal veröffentlicht), können Sie diesem eine E-Mail mit Informationen zu Ihren internen bewährten Methoden für Arbeitsbereiche und Sicherheit senden.
• Vermitteln einer besseren Methode an Benutzer: Wenn Sie bestimmte Aktivitäten sehen, die Sie betreffen (z. B. eine große und wiederkehrende Anzahl von Berichtsexporten), können Sie den Benutzer kontaktieren. Sie können dann die Nachteile ihrer Aktionen erläutern und ihnen eine bessere Alternative bieten.
• Aufnehmen in die Bürozeiten: Basierend auf den letzten Aktivitäten können Sie während der Bürozeiten ein relevantes Thema besprechen.
• Verbesserung des Trainingslehrplans: Um neue Benutzer besser vorzubereiten (und Fehler zu vermeiden, die Sie bei Benutzern sehen), können Sie Ihre Trainingsinhalte verbessern oder erweitern. Sie können auch einige übergreifende Trainingssitzungen für Ihr Supportteam durchführen.
• Verbessern des zentrale Portals: Um die Konsistenz zu verbessern, können Sie Zeit investieren, indem Sie die in Ihrem zentralen Portal verfügbaren Anleitungen und Ressourcen hinzufügen oder diese ändern.

Risikominderung

Das Auditing von Daten hilft Ihnen zu verstehen, was in Ihrem Power BI-Mandanten geschieht. Mithilfe dieser Daten können Sie Risiken auf verschiedene Weise mindern.

Das Auditing von Daten hilft Ihnen bei folgenden Aktionen:

• Steuern des Power BI-Mandanten: Finden Sie heraus, ob Benutzer Ihre Governance-Leitlinien und -Richtlinien befolgen. Zum Beispiel können Sie über eine Governancerichtlinie verfügen, die erfordert, dass alle Inhalte, die in einem bestimmten Arbeitsbereich veröffentlicht werden, zertifiziert werden. Oder Sie haben möglicherweise Leitlinien dafür, wann Gruppen (anstelle von Benutzern) für die Sicherheit verwendet werden sollen. Das Aktivitätsprotokoll, Ihr Mandantenbestand (oben beschrieben) und Administrator-APIs sind hilfreiche Ressourcen, um Ihren Power BI-Mandanten zu steuern.
• Überprüfen der Sicherheit: Ermitteln Sie, ob Sicherheitsbedenken vorliegen. Beispielsweise kann es zu einer übermäßigen Nutzung der Freigabe in einem persönlichen Arbeitsbereich kommen. Oder Sie sehen nicht verwandte Inhalte, die in einem einzelnen Arbeitsbereich veröffentlicht werden (was zu einer komplizierteren Sicherheit für die Elemente in einem so allgemein definierten Arbeitsbereich führt). Das Aktivitätsprotokoll, Ihr Mandantenbestand (oben beschrieben) und die Administrator-APIs sind für die Sicherheitsüberwachung hilfreich.
• Minimieren von Sicherheitsproblemen: Verwenden Sie die Aktivitätsprotokolldaten, um die Auswirkungen von Sicherheitsproblemen zu vermeiden oder zu minimieren. Sie können z. B. feststellen, dass ein organisationsweiter Freigabelink unerwartet verwendet wurde. Wenn Sie dieses Ereignis kurz nach dem Auftreten im Aktivitätsprotokoll feststellen, können Sie Maßnahmen ergreifen, um das Problem zu beheben, bevor der Link unangemessen verwendet wird.
• Überwachen von Änderungen an Mandanteneinstellungen: Verwenden Sie die Aktivitätsprotokolldaten, um zu bestimmen, wann sich eine Mandanteneinstellung geändert hat. Wenn Sie feststellen, dass eine unerwartete Änderung aufgetreten ist oder dass sie von einem unerwarteten Benutzer vorgenommen wurde, können Sie schnell reagieren, um die Einstellung zu korrigieren oder zu rückgängig machen.
• Überprüfen von Datenquellen: Bestimmen Sie, ob unbekannte oder unerwartete Datenquellen von Semantikmodellen, Dataflows oder Datamarts verwendet werden. Sie können auch bestimmen, welche Datenquellentypen verwendet werden (z. B. Dateien oder Datenbanken). Sie können auch überprüfen, ob Dateien an einem geeigneten Speicherort (z. B. OneDrive für Arbeit oder Schule) gespeichert sind.
• Informationsschutz: Überprüfen Sie, wie Vertraulichkeitsbezeichnungen verwendet werden, um das Risiko von Datenlecks und Missbrauch von Daten zu verringern. Weitere Informationen finden Sie in der Artikelreihe zu Informationsschutz und Verhinderung von Datenverlusten.
• Mentoring und Benutzeraktivierung: Ergreifen Sie Maßnahmen, um das Benutzerverhalten bei Bedarf zu ändern. Wenn Sie mehr Wissen darüber erhalten, was Benutzer benötigen und welche Aktionen sie ergreifen, können Sie Mentoring- und Benutzeraktivierungsaktivitäten beeinflussen.
• Überwachen von Änderungen an Mandanteneinstellungen: Verwenden Sie die Aktivitätsprotokolldaten, um zu bestimmen, wann sich eine Mandanteneinstellung geändert hat. Wenn Sie feststellen, dass eine unerwartete Änderung aufgetreten ist oder dass sie von einem unerwarteten Benutzer vorgenommen wurde, können Sie schnell reagieren, um die Einstellung zu korrigieren oder rückgängig zu machen. Sie können auch die REST-API Abrufen von Mandanteneinstellungen verwenden, um regelmäßig eine Momentaufnahme der Mandanteneinstellungen zu extrahieren.

Verbessern der Compliance

Das Auditing von Daten ist wichtig, um Ihren Compliancestatus zu stärken und auf formale Anforderungen in verschiedenen Szenarien zu reagieren.

Die folgende Tabelle enthält einige Beispiele.

Verwalten von Lizenzen und Kosten

Da Auditingdaten Informationen zu tatsächlichen Benutzeraktivitäten enthalten, können Sie die Kosten auf verschiedene Weise verwalten.

Sie können die Auditingdaten für Folgendes verwenden:

• Verstehen der Kombination von Benutzerlizenzen: Um Kosten zu senken, sollten Sie erwägen, nicht verwendete Benutzerlizenzen (Pro oder PPU) anderen Benutzern neu zuzuweisen. Möglicherweise können Sie auch einen Benutzer einer kostenlosen Benutzerlizenz neu zuweisen. Wenn viele Benutzer nur Inhalte anzeigen, kann es kostengünstiger sein, eine Power BI Premium-Kapazität (P SKU) oder Fabric F64 oder höhere Kapazität mit kostenlosen Benutzerlizenzen (als unbegrenzte Inhaltsverteilung bezeichnet) zu verwenden.
• Bewerten der Verwendung von Kapazitätslizenzen: Bewerten Sie, ob eine Power BI-Kapazität (die mit einer P-SKU, einer EM-SKU oder einer SKU erworben wurde) entsprechend Ihren Workload- und Nutzungsmustern dimensioniert ist. Um Kosten mit dezentralisierten Verwaltungsanforderungen in Einklang zu bringen, können Sie die Verwendung mehrerer dezentraler Kapazitäten in Betracht ziehen (z. B. drei P1-Kapazitäten, die jeweils von einem anderen Team verwaltet werden). Um Kosten zu senken, können Sie eine größere Kapazität bereitstellen (z. B. eine P3-Kapazität, die von einem zentralisierten Team verwaltet wird).
• Überwachen der Verwendung der automatischen Kapazitätsskalierung: Ermitteln Sie, ob die Autoskalierung (mit Power BI Premium verfügbar) kosteneffizient eingerichtet ist. Wenn die Autoskalierung zu häufig aufgerufen wird, kann es kostengünstiger sein, auf eine höhere P-SKU hochzuskalieren (z. B. von einer P1-Kapazität zu einer P2-Kapazität). Oder Sie können auf mehr Kapazitäten hochskalieren (z. B. eine andere P1-Kapazität bereitstellen).
• Durchführen von verbrauchsbasierter Kostenzuteilung: Führen Sie unternehmensinterne verbrauchsbasierte Kostenzuteilungen von Power BI-Kosten basierend darauf durch, welche Benutzer den Dienst verwenden. In dieser Situation sollten Sie bestimmen, welche Aktivitäten im Aktivitätsprotokoll wichtig sind, und diese Aktivitäten mit Geschäftseinheiten oder Abteilungen korrelieren.
• Testversionen anzeigen: Das Aktivitätsprotokoll zeichnet auf, wenn sich Benutzer für eine PPU-Testversion registrieren. Mithilfe dieser Informationen können Sie sich auf den Erwerb einer Volllizenz für diese Benutzer vorbereiten, bevor ihr Testzeitraum endet.

Leistungsüberwachung

Bestimmte Arten von Überwachungsdaten enthalten Informationen, die Sie als Eingabe für Leistungsoptimierungsaktivitäten verwenden können.

Mit Überwachungsdaten können Sie Folgendes überwachen:

• Die Ebenen der Semantikmodellnutzung mit Zeitpunkt und Benutzer*innen.
• Die Abfragen, die von Benutzern gesendet werden, die Berichte zur Liveverbindung öffnen.
• Welche zusammengesetzten Modelle von einem freigegebenen Semantikmodell abhängen.
• Details zur Datenaktualisierung.
• Wann ein Datengateway für Abfragen oder Datenaktualisierungsvorgänge verwendet wird.
• Welche Datenquellen wie häufig und von welchen Benutzern verwendet werden.
• Ob die Zwischenspeicherung von Abfragen für Semantikmodelle aktiviert ist.
• Wann das Query Folding nicht erfolgt.
• Die Anzahl der aktiven DirectQuery-Verbindungen für Datenquellen.
• Der von Semantikmodellen verwendete Datenspeichermodus.

Weitere Informationen finden Sie unter Auditing auf Datenebene.

Zugehörige Inhalte zur Implementierungsplanung

Der Rest des Auditing- und Überwachungsinhalts ist in den folgenden Artikeln organisiert.

• Auditing auf Berichtsebene: Techniken, die Berichtsersteller verwenden können, um zu verstehen, welche Benutzer die Berichte verwenden, die sie erstellen, veröffentlichen und freigeben.
• Auditing auf Datenebene: Methoden, mit denen Datenerstellende die Leistungs- und Nutzungsmuster von Datenressourcen nachverfolgen können, die sie erstellen, veröffentlichen und freigeben.
• Auditing auf Mandantenebene: Wichtige Entscheidungen und Aktionen, die Administratoren ergreifen können, um eine End-to-End-Auditinglösung zu erstellen.
• Überwachung auf Mandantenebene: Taktische Aktionen, die Administratoren ergreifen können, um den Power BI-Dienst, Updates und Ankündigungen zu überwachen.

Zugehöriger Inhalt

Im nächsten Artikel dieser Serie erfahren Sie etwas über das Auditing auf Berichtebene.