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Die Vorlage zur Ausgabenrückerstattung installieren und einrichten

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Unternehmensvorlagen für Power Platform sind für Unternehmen geeignete Lösungen, die von einem zentralisierten Team in Ihrer Organisation installiert, angepasst, bereitgestellt und verwaltet werden sollen, um allgemeine Governance- und Sicherheitspraktiken zu unterstützen.

Richten Sie ein zentralisiertes Team aus wichtigen Stakeholdern, Produktbesitzenden, Entwicklungsfachkräften und Power Platform-Administrierenden ein. Sehen Sie sich unbedingt die Best Practices für Power Platform und die Links zu Administrationsressourcen an und entwickeln Sie Pläne, die den Anforderungen Ihrer Organisation entsprechen.

Weitere Informationen:

Um die Vorlage für die Ausgabenrückerstattung zu installieren und einzurichten, gehen Sie als Microsoft Power Platform-Administrierender wie in diesem Artikel beschrieben vor.

Schritt 1: Prüfen der Voraussetzungen

Stellen Sie sicher, dass Sie über die erforderliche Lizenz sowie eine Umgebungs- und Datenrichtlinie verfügen, bevor Sie beginnen.

Lizenz überprüfen

Stellen Sie sicher, dass Ihre Organisation über die erforderliche Lizenz zur Verwendung der Enterprise-Vorlagen verfügt. Power Apps-Nutzungsrechte, die in Microsoft 365- und Office 365-Lizenzen enthalten sind, reichen nicht aus. Weitere Lizenzdetails finden Sie im Microsoft Power Platform Lizenzierungshandbuch. Sie benötigen einen der folgenden Power Apps Pläne:

  • Power Apps Premium
  • Power Apps pro App
  • Power Apps nutzungsbasierte Bezahlung pro App
  • In Dynamics 365-Lizenzen enthaltene Power Apps-Nutzungsrechte

Tipp

Ein kostenloser Power Apps-Entwicklerplan ist eine hervorragende Möglichkeit, die Vorlage zu Evaluierungszwecken zu installieren.

Umgebung und Datenrichtlinien erstellen

Es ist wichtig, eine kohärente Umgebung und Datenrichtlinie zu haben und sicherzustellen, dass die erforderlichen Ressourcen vorhanden sind.

Schritt 2: Erstellen von Verbindungen

Cloud-Flows benötigen spezifische Verbindungsreferenzen, um ordnungsgemäß zu funktionieren. Verbindungsreferenzen sind in der Lösung enthalten, Konnektoren müssen jedoch häufig manuell eingerichtet werden. Sie müssen drei neue Verbindungen für die Spesenerstattungs-App einrichten.

Am besten erstellen Sie die Verbindungen vor dem Import der Lösung. Wenn Sie die Verbindungen beim Import erstellen, müssen Sie zwischen den Browserfenstern hin- und herspringen.

  1. Melden Sie sich bei Power Apps an.

  2. Gehen Sie zu Verbindungen und wählen Sie + Neue Verbindung aus, um neue Verbindungen mit jedem dieser Konnektoren zu erstellen:

Erfahren Sie, wie Sie Verbindungen in Canvas-Apps verwalten.

Schritt 3: Genehmigungsdatenbank erstellen

Die Lösung für Ausgabenrückerstattungen nutzt Power Automate-Genehmigungen, um Anträge zu genehmigen oder abzulehnen.

Standardmäßig Power Platform werden Umgebungen nicht mit der für Genehmigungen erforderlichen Datenbank eingerichtet. Die Datenbank wird erstellt, wenn ein Flow mit dem Genehmigungskonnektor zum ersten Mal in dieser Umgebung von einem Administrator ausgeführt wird.

Führen Sie die folgenden Schritte aus, um die Datenbank für Genehmigungen zu erstellen:

  1. Wechseln Sie zum Power Automate Maker Portal und wählen Sie Ihre gewünschte Bereitstellungsumgebung aus.
  2. Wählen Sie + Erstellen aus.
  3. Wählen Sie Cloud-Direktflow unterhalb des Abschnitts Ohne Vorlage erstellen aus.
  4. Wählen Sie Manuell einen Flow auslösen und dann Erstellen aus.
  5. Wählen Sie + Neuer Schritt aus.
  6. Suchen Sie nach Genehmigungen und wählen Sie Genehmigung erstellen.
  7. Geben Sie im Schritt Eine Genehmigung erstellen die folgenden Eigenschaften ein:
    • Genehmigungstyp: Genehmigen/ablehnen – erste Antwort
    • Titel: Test
    • Zugewiesen zu: Wählen Sie Ihre E-Mail-Adresse aus
  8. Wählen Sie Speichern.
  9. Wählen Sie die Option Manuell testen und dann wieder Testen aus.
  10. Wählen Sie Weiter und dann Flow ausführen, gefolgt von Fertig aus.
  11. Löschen Sie den von Ihnen erstellten Flow, da er nicht mehr benötigt wird.

Erhalten Sie Informationen zu den ersten Schritten mit Power Automate-Genehmigungen.

Anmerkung

Es kann einige Minuten dauern, bis die Datenbankbereitstellung abgeschlossen ist, und Sie werden diese Verzögerung bemerken, wenn Sie diesen Flow zum ersten Mal ausführen. Sobald Sie diese erstmalige Flowausführung abgeschlossen haben, werden nachfolgende Genehmigungsflows schneller ausgeführt.

Schritt 4: Lösungsdateien installieren

Sie haben zwei Möglichkeiten, die Vorlage für die Ausgabenerstattung zu installieren:

Tipp

Gehen Sie zur GitHub-Projektwebsite Templates-for-Power-Platform, um Ihre Fragen oder Probleme zu melden und Support für die Vorlage zur Ausgabenrückerstattung zu erhalten.

Aus AppSource installieren

AppSource ist ein digitales Microsoft-Schaufenster. Gehen Sie wie folgt vor, um den AppSource-Installationsprozess durchzuführen:

  1. Gehen Sie zur Vorlage zur Ausgabenrückerestattung in AppSource und wählen Sie Jetzt abrufen aus.

  2. Wählen Sie im Fenster Ausgabenrückerstattung installieren im Power Platform Admin Center die Entwicklungsumgebung aus, die Sie im Schritt zur Überprüfung der Voraussetzungen vorbereitet haben.

  3. Stimmen Sie den Vertragsbedingungen und den Datenschutzbestimmungen zu, wenn Sie dazu aufgefordert werden.

  4. Wählen Sie Installieren aus. In Ihrer Umgebung werden zwei Lösungen installiert.

    • Basislösung für die Mitarbeitererfahrung
    • Ausgabenrückerstattung.

    Im Übersichtsartikel zur Ausgabenrückerstattung erfahren Sie mehr über die beiden Lösungen.

Wichtig

Zwei Lösungen sind in Ihrer Umgebung immer installiert:

  • Basislösung für die Mitarbeitererfahrung. Enthält gemeinsame Grundkomponenten, die alle Personallösungen (HR) verwenden. Derzeit ist dies auf Komponenten beschränkt, die Lokalisierungsfunktionen ermöglichen. Durch die lösungsübergreifende gemeinsame Nutzung können gemeinsame Zeichenfolgen einmal in der Basislösung lokalisiert werden und alle abhängigen Lösungen profitieren davon.
  • Ausgabenrückerstattung. Enthält alle Komponenten, die für die Implementierung des Spesenerstattungsprogramms in einer Organisation erforderlich sind.

Die Lösungsdateien herunterladen und manuell installieren

Verwaltete und nicht verwaltete Lösungsdateien können Sie herunterladen und manuell installieren. Gehen Sie wie folgt vor, um die Lösungen herunterzuladen und direkt in die Entwicklungsumgebung zu importieren, die Sie im Schritt zur Überprüfung der Voraussetzungen dafür vorbereitet haben.

  1. Laden Sie die Lösungsdateien herunter.

  2. Melden Sie sich in Power Apps an, und wählen Sie die Umgebung aus, die Sie im Schritt Voraussetzungen prüfen vorbereitet haben.

1. Wählen Sie Lösungen aus.

  1. Klicken Sie auf Lösung importieren. Suchen Sie dann die Datei mpa_EmployeeExperienceBase, die Sie heruntergeladen haben, und wählen Sie diese aus.

  2. Wählen Sie Weiter und dann Importieren aus.

  3. Nachdem Sie die Meldung erhalten haben, dass der Import erfolgreich war, wiederholen Sie die Schritte 4 und 5, um die Datei mpa_ExpenseReimbursement zu importieren, die Sie heruntergeladen haben.

  4. Wählen Sie Weiter und dann wieder Weiter aus.

  5. Wählen Sie für jede der aufgeführten Verbindungen die Verbindung aus, die in den vorherigen Schritten erstellt wurde.

  6. Wählen Sie Weiter.

  7. Überspringen Sie vorerst die Einrichtung der Umgebungsvariable. Die erforderlichen URL-Werte werden erst verfügbar, nachdem die Apps in die Umgebung importiert wurden.

  8. Um mit dem Importieren der Lösung zur Ausgabenrückerstattung zu beginnen, wählen Sie Importieren aus.

Schritt 5: Sicherheitsrollen zuweisen

Die Spesenerstattungslösung enthält zwei Sicherheitsrollen.

  • Administrator: Weisen Sie diese Rolle Benutzern zu, die Zugriff auf die Spesenerstattungsdaten in der modellgesteuerten Verwaltungs-App benötigen. Administratoren können:

    • Spesenerstattungsdaten anzeigen
    • Spesenerstattungen verarbeiten
    • Neue Rückerstattungskategorien und -programme erstellen
    • Spesenerstattungsdaten löschen

  • Benutzer: Weisen Sie diese Rolle allen Benutzern zu, die Ausgaben über die Canvas-App „Ausgabenrückerstattung“ anzeigen und einreichen.

Allen lizenzierten Benutzern, ob sie Mitglieder einer Sicherheitsgruppe sind oder nicht, muss eine Sicherheitsrolle zugewiesen sein. Verfügen Benutzer nicht über eine Sicherheitsrolle, erhalten beim Versuch, die App auszuführen, den Fehler „Datenzugriff verweigert”. Benutzende können erst auf Umgebungen zugreifen, wenn ihnen mindestens eine Sicherheitsrolle für diese Umgebung zugewiesen ist.

Weisen Sie Sicherheitsrollen im Power Platform Admin Center zu.

  1. Melden Sie sich beim Power Platform Admin Center an.

  2. Wählen Sie Umgebungen.

  3. Wählen Sie die Umgebung aus, in der die Lösung installiert ist.

  4. Wählen Sie Benutzer>Alle anzeigen aus.

  5. Wählen Sie die Benutzer aus, wählen Sie Sicherheitsrollen verwalten und dann die entsprechenden Rollen für jeden Benutzer aus.

  6. Wählen Sie Speichern.

Möchten Sie mehr über das Einrichten und Verwalten von Benutzern erfahren? Starten Sie hier:

Schritt 6: Cloud-Flows aktivieren

Stellen Sie sicher, dass die Cloud-Flows in der neu installierten Lösung für die Kostenerstattung aktiviert sind. Aktivieren Sie alle Flows, die noch nicht auf Ein festgelegt sind.

  1. Wählen Sie in Power Apps die Option Lösungen aus.

  2. Wählen Sie die Lösung zur Ausgabenrückerstattung aus.

  3. Wählen Sie Cloud-Flows.

  4. Wählen alle vier Flows aus, und stellen Sie sicher, dass sie aktiviert sind.

Schritt 7: Teilen der Apps

Geben Sie die Ausgabenrückerstattungs-App an die Benutzenden in Ihrer Organisation frei.

Tipp

Geben Sie die App zuerst an die Führungskräfte des Ausgabenrückerstattungsprogramms weiter, damit diese die App an die Anforderungen Ihrer Organisation anpassen können. Nachdem diese Konfiguration abgeschlossen ist, geben Sie die App in der gesamten Organisation frei.

  1. Gehen Sie zu Power Apps und wählen Sie die Umgebung aus, welche die Lösung enthält.

  2. Wählen Sie Lösungen aus.

  3. Wählen Sie Ausgabenrückerstattung aus.

  4. Wählen Sie Apps aus.

  5. Wählen Sie die Ausgabenrückerstattungs-Canvas-App und dann Weitere Aktionen (...) >Freigeben aus.

  6. Suchen Sie die Sicherheitsgruppe bzw. die Personen, die Zugriff auf die App benötigen, und wählen Sie sie aus. Sie können hier auch Benutzersicherheitsrollen überprüfen.

  7. Fügen Sie eine optionale E-Mail-Nachricht ein.

  8. Wählen Sie Teilen aus.

Erfahren Sie, wie Sie eine Canvas-App in Ihrer Organisation freigeben.

Anmerkung

Wenn die Spesenerstattungs-App nicht für Sie freigegeben ist und Sie nicht direkt Power Apps darauf zugreifen können, wenden Sie sich an Ihren Administrator.

Schritt 8: Copilot aktivieren (optional)

Copilot für modellgesteuerte Apps in Power Apps ist ein KI-Assistent der nächsten Generation, mit dem App-Benutzende durch eine Unterhaltung in natürlicher Sprache Einblicke in die Daten in ihren Apps erhalten. Als Administrator oder Prüfer eines Spesenerstattungsprogramms können Sie Copilot nutzen, um Einblicke in die Spesenerstattungsdaten zu erhalten und gleichzeitig Maßnahmen zu ergreifen. Gehen Sie wie folgt vor, um Copilot in Ihrer Umgebung zu aktivieren:

  1. Gehen Sie zum Power Platform Admin Center.
  2. Wählen Sie Umgebungen und dann die Umgebung aus, in der die Lösung installiert wurde.
  3. Stellen Sie sicher, dass der Releasekanal der Umgebung auf Monatlich festgelegt ist. Halten Sie sich dazu an die Anleitung Releasekanäle für modellgesteuerte Apps ändern.
  4. Wählen Sie Einstellungen aus.
  5. Erweitern Sie den Abschnitt Produkt, und wählen Sie Funktionen aus.
  6. Ändern Sie unter dem Abschnitt Copilot die Option Ermöglichen Sie Benutzenden die Analyse von Daten mithilfe eines KI-gestützten Chat-Erlebnisses in Canvas- und modellgesteuerten Apps auf Ein.

Erfahren Sie, wie Sie Copilot-Chat in modellgesteuerten Apps verwenden

Schritt 9: Aktivieren der Überwachung (optional)

Die Überwachung ist nicht erforderlich. Dennoch empfehlen wir, sie zu aktivieren, damit Sie leicht erkennen können, wer in Zukunft Datensätze erstellt und aktualisiert.

  1. Wechseln Sie zum Power Platform Admin Center, und wählen Sie die Umgebung aus, in der die Lösung installiert ist.

  2. Wählen Sie Einstellungen und dann Überprüfung starten aus.

Nächster Schritt

Erfahren Sie, wie Sie die Spesenerstattungs-App verwalten.

Siehe auch

Die App zur Ausgabenrückerstattung verwenden