Ajouter des inspections aux ordres de travail

Créez des inspections et ajoutez-les aux bons de travail que les techniciens de service sur le terrain peuvent remplir en ligne. Pour en savoir plus, consultez Présentation des inspections.

Cet article fournit un exemple de création d’une inspection en utilisant une liste de contrôle de maintenance sur un actif client.

Conditions préalables

• Dynamics 365 version 9.1.0000.15015+.

• La connaissance de l’ordre de travail types d’incident et tâches de service est encouragée.

• Le rôle Administrateurs Field Service peut créer des modèles d’inspection et les associer à des types de tâches de service.

• Le rôle Répartiteur Field Service peut ajouter des tâches de service avec des inspections aux ordres de travail.

• Le rôle Ressource Field Service peut afficher les ordres de travail auxquels ils sont affectés, ainsi que les tâches de service des ordres de travail et les inspections associées.

Créer une inspection

Créez une inspection qui peut être réutilisée et ajoutée à plusieurs ordres de travail. Nous vous déconseillons de laisser des pages vierges sans questions lors d’une inspection, car cela peut entraîner des erreurs de désérialisation dans les flux prêts à l’emploi.

1. Dans Field Service, modifiez pour la zone Paramètres.

2. Accédez à Ordres de travail>Modèles d’inspections et sélectionnez Nouveau.

   

3. Fournissez un Nom pour le modèle d’inspection et ajoutez une description facultative. Vous ne pouvez pas modifier le nom une fois le modèle publié.

4. Sélectionnez Avancé et choisissez l’apparence de l’inspection du point de vue du technicien.

   • Afficher le titre et la description : affichez ou masquez le titre et la description de l’inspection.
   • Densité de la disposition : pour afficher les zones de réponse sous les questions, sélectionnez Confortable. Pour afficher les zones de réponse à droite des questions, sélectionnez Compact.
   • Afficher les numéros des questions : affichez ou masquez les numéros des questions dans l’inspection.

5. Sélectionnez Boîte à outils et complétez les questions de l’inspection :

   • Entrez les types de questions.
   • Utilisez le bouton à bascule Obligatoire pour rendre la question d’inspection obligatoire.
   • Pour ajouter plus de détails pour une question d’inspection, sélectionnez l’icône Engrenage et complétez les détails.

6. Pour regrouper des questions de manière organisée, ajoutez des pages à partir du menu déroulant Page . Vous pouvez également utiliser des pages pour faciliter l’ajout d’une logique à plusieurs questions à la fois.

7. Dans la section Aperçu, testez l’inspection du point de vue d’un technicien.

8. Dans la section Concepteur, apportez des modifications si nécessaire. Puis, sélectionnez ensuite Enregistrer. L’inspection est à l’état de brouillon afin que vous puissiez continuer à apporter des modifications et ajouter une logique. Lorsque vous pensez que l’inspection est prête, passez à l’étape suivante.

9. Pour ajouter l’inspection au processus de l’ordre de travail, un type de tâche de service doit lui être associé.

   Pour créer automatiquement le type de tâche de service, sélectionnez Publier et générer un nouveau type de tâche de service, puis confirmez.

   

   Pour associer l’inspection à un service existant de type tâche ou créer manuellement le service de type tâche, Sélectionner Publiez, confirmez, puis associez l’inspection à un service de type tâche.

Types de question

Ajoutez une question à l’inspection en double-cliquant ou en faisant glisser un type de question depuis le côté droit.

• Zone de texte : permet aux techniciens de saisir du texte à partir de leur clavier sous une forme libre réponse. Il y a une option dans le panneau avancé pour agrandir la zone de texte et permettre les réponses sur plusieurs lignes. Dans la version en accès anticipé, une zone de texte peut être remplie avec une valeur par défaut et peut également être en lecture seule.

• Case à cocher, Groupe de cases d’option, Menu déroulant : permettent aux techniciens de choisir une réponse parmi les options prédéfinies. Les types de questions Case à cocher, Groupe de cases d’option et Menu déroulant sont similaires. Le type de question Case à cocher est à sélection multiple, alors que Groupe de cases d’option et Menu déroulant permettent une seule réponse. La différence entre Groupe de cases d’option et Menu déroulant est esthétique, faites votre choix en fonction de l’expérience utilisateur souhaitée.

• Recherche d’entité : permet aux techniciens de choisir un enregistrement Dynamics 365. Dans l’interface du concepteur d’inspection, les administrateurs doivent sélectionner une entité et un champ à afficher. Pour une entité choisie, le champ Nom et les champs obligatoires sont les attributs d’entité qui peuvent être affichés dans la recherche. Lorsque l’utilisateur effectue une saisie, les 50 premiers enregistrements commençant par la chaîne de recherche apparaissent dans la liste déroulante. Les premiers résultats peuvent ne pas contenir toutes les correspondances, continuez à ajouter des éléments à la chaîne de recherche jusqu’à ce que le résultat correspondant commence à s’afficher en haut. La recherche d’entité respecte les rôles de sécurité de l’utilisateur connecté, ce qui signifie que certaines entités et certains enregistrements peuvent ne pas être affichés.

  • Ajoutez des filtres pour évaluer les enregistrements affichés dans les options de recherche d’entité. Par exemple, une question d’inspection de recherche d’entité créée pour le type d’enregistrement de la ressource réservable. Vous pouvez filtrer la liste des ressources réservables par celles dont le type de ressource est défini sur Utilisateur pour supprimer les sous-traitants et les machines de la liste.

• Nombre : limite la saisie à une valeur numérique ou renvoie une erreur. Représente généralement une valeur de mesure ou d’évaluation numérique.

• Date et heure : permet aux techniciens de saisir une date et une heure.

• Fichier : permet aux techniciens de télécharger un fichier, de prendre une photo ou de choisir plusieurs photos dans leur liste Caméra.

• Scan de code-barres : permet aux techniciens de remplir le champ avec le numéro de code-barres en scannant un code-barres avec le Caméra de leur appareil. Choisissez le type de question « Zone de texte », puis sélectionnez Code-barres pour le type d’entrée dans la section Avancé.

• Matrice (dynamique) : Ajoute un grille de questions. Il est possible d’ajouter plus de lignes dynamiquement lors de l’inspection. Voir la capture d’écran suivante pour un exemple.

  

Associer l’inspection à un service de type tâche

Associez l’inspection à un type de tâche de service. Cette association est nécessaire, car les inspections ne s’ajoutent pas directement aux ordres de travail ; elles sont ajoutées dans le cadre des Tâches de service de l’ordre de travail.

1. Dans Paramètres, sélectionnez Types de tâches de service.

2. Sélectionnez un type de tâche de service existant ou créez-en un.

3. Saisissez les informations suivantes :

   • A une inspection : définissez sur Oui.

   • Modèle d’inspection : sélectionnez l’inspection que vous avez créée. Le formulaire d’inspection apparaît.

4. Sélectionnez Enregistrer et fermer.

Il est courant d’ajouter des types de tâche de service aux types d’incident afin de regrouper le travail. Cependant, cela n’est pas obligatoire, car vous pouvez ajouter des tâches de service individuelles aux ordres de travail.

Ajoutez l’inspection à un ordre de travail

1. Créez un nouvel ordre de travail et sélectionnez Enregistrer.

2. Sélectionnez la section Tâches et sélectionnez Ajouter une tâche.

3. Pour Type de tâche, sélectionnez le type de tâche de service que vous avez créé et auquel est associée une inspection.

4. Sélectionnez Enregistrer et fermer. L’inspection ne peut pas être complétée tant que la tâche n’est pas enregistrée. Une fois que le technicien a terminé l’inspection, l’inspection terminée apparaît.

   

Sinon, votre tâche de service d’inspection peut être ajoutée à l’ordre de travail via un type d’incident de l’ordre de travail.

Effectuer des inspections sur mobile

Les techniciens peuvent visualiser et effectuer des inspections sur l’ Dynamics 365 Field Service application mobile, même en mode hors ligne. Les inspections inactives et leurs tâches de service ordre de travail associées ne sont pas disponibles en mode hors ligne.

1. Connectez-vous et accédez à l’ordre de travail attribué.

2. Sélectionnez la tâche de service avec l’inspection associée.

3. Trouvez le formulaire d’inspection et entrez les réponses. Si une question d’inspection est requise, vous devez y répondre, sinon vous ne pouvez pas marquer la tâche comme terminée.

   

4. Si nécessaire, les techniciens peuvent charger des fichiers, prendre des photos ou charger des photos à partir de l’appareil photo du téléphone. Lors du chargement d’un fichier ou d’une image, sélectionnez l’icône de légende pour ajouter un commentaire. Les pièces jointes sont limitées à 3 Mo par fichier, sauf si un Administrateur modifie la limite. Les inspections avec un grand nombre de fichiers prennent du temps à charger.

5. Une fois terminé, sélectionnez Marquer comme terminé ou définissez % accompli sur 100.

6. Saisissez un Résultat pour faire un rapport sur l’inspection globale :

   • Réussite
   • Échec
   • Réussite partielle
   • N/A

7. Entrez la durée réelle de la tâche à terminer.

8. Sélectionnez Enregistrer et fermer.

Si nécessaire, vous pouvez sélectionner Plus>Effacer les réponses pour recommencer et supprimer définitivement toutes les réponses pour cette inspection de la tâche de service.

Afficher les réponses

Dans l’application web Field Service, un répartiteur peut voir les réponses à l’inspection en affichant la tâche dans l’ordre de travail. Les répartiteurs ne peuvent pas supprimer les pièces jointes individuelles lors d’une inspection réponse. Le rôle prêt à l’emploi Field Service-Dispatcher n’a pas la possibilité de supprimer les pièces jointes d’inspection. Cependant, ils peuvent Effacer les réponses et Effacer les fichiers, ce qui efface toutes les pièces jointes. Si un répartiteur souhaite supprimer des pièces jointes individuelles d’une inspection, il doit disposer de privilèges de suppression pour l’entité Notes .