Gérer des propositions de facture pour un projet

S’applique à : Project Operations pour les scénarios selon les ressources/produits hors stock

Les propositions de facture de projet peuvent être traitées par votre service de facturation lorsque les deux conditions suivantes sont remplies :

• Le chef de projet confirme la facture pro forma dans Microsoft Dataverse.
• Toutes les transactions de vente non facturées de temps et de matières qui sont incluses dans la facture pro forma sont validées à l’aide de la feuille Intégration de Project Operations de Dynamics 365.

Utilisez les étapes suivantes pour terminer une proposition de facture de projet dans Dynamics 365 Finance.

1. Consultez les informations de facturation pour les transactions de temps et de matières et enregistrez la feuille Intégration Project Operations.
2. Consultez les informations de facturation pour les jalons de facturation à prix fixe.
3. Vérifiez et mettez en forme la proposition de facture de projet.
4. Validez et imprimez les factures du projet.

Gérez les informations de facturation dans le journal d’intégration de Project Operations

Les projets réels créés dans Dataverse sont examinés et publiés dans Finance par le comptable du projet. Pour plus d’informations sur l’utilisation du journal d’intégration, voir Journal d’intégration de Project Operations.

Les coûts réels et les ventes réelles non facturées sont ajoutés au journal d’intégration en tant que lignes distinctes :

• Le prix de revient unitaire et le montant du coût sur le coût réel par défaut de la transaction de coût réel du projet dans Dataverse.
• Le prix de vente unitaire et le montant des ventes sur la transaction de vente non facturée sont par défaut de la transaction de vente réelle non facturée du projet dans Dataverse.

Facturation de la taxe

Le calcul de la taxe pour la facturation est déterminé par la combinaison de champs Groupe de taxes de facturation et Groupe de taxes des éléments de facturation sur un enregistrement de vente non facturé sur la ligne de journal Intégration de Project Operations. Le système définit par défaut ces valeurs de champ en fonction des paramètres de l’onglet Finances sur la page Gestion de projet et paramètres comptables.

• Méthode de groupe de taxes détermine la logique de facturation par défaut du groupe de taxes :

  • Projet : Définit toujours par défaut le groupe de taxes de facturation du projet. Vous pouvez consulter ou modifier le groupe de taxes de facturation par défaut sur un projet en sélectionnant Afficher la comptabilité par défaut sur la page Tous les projets.
  • Contrat du projet : Définit toujours par défaut le groupe de taxes de facturation du contrat du projet. Vous pouvez consulter ou modifier le groupe de taxes par défaut sur un contrat de projet en sélectionnant Afficher la comptabilité par défaut sur la page Contrats de projets.
  • Client : Définit toujours par défaut le groupe de taxes de facturation du client.
  • Recherche : Recherchera dans toutes les entités ci-dessus et sélectionnera la première valeur disponible. La recherche commence par l’entité Projet, puis l’entité Contrat de projet et enfin l’entité Client.

• Méthode de groupe de taxes d’article détermine la logique de facturation par défaut du groupe de taxes d’article :

  • Pour les types de transactions de temps, de dépenses et de frais, le groupe de taxes de l’article de facturation sera toujours par défaut l’entité Catégorie de projet.
  • Pour les types de mouvement matières, le groupe de taxes d’article de facturation est défini par défaut en fonction du paramètre Méthode de groupe de taxes d’article dans Gestion de projet et paramètres comptables. Le numéro d’article définit par défaut le groupe de taxes d’article de l’entité Produit sorti. La catégorie définit par défaut le groupe de taxes d’article de l’entité Catégorie de projet.

Dimensions financières

Les dimensions financières des enregistrements de ventes non facturées dans le journal Intégration de Project Operations par défaut dans l’entité Projet. Les dimensions financières peuvent être examinées et ajustées en sélectionnant Ventiler les montants. Si vous devez modifier les dimensions financières de l’enregistrement des ventes non facturées après la validation du journal d’intégration mais avant la confirmation de la facture pro forma, accédez à Tous les projets>Gestion>Transactions validées, sélectionnez la transaction, puis sélectionnez Traiter>Ajuster la comptabilité.

Taux de change

La devise de la transaction non facturée dans Dataverse est utilisée comme devise de transaction dans Finance et convertie dans la devise comptable de la société en utilisant les taux de change définis dans Finance.

Un contrat de projet peut exiger l’utilisation d’un taux de change constant (fixe) pendant toute la durée de l’accord. Dans certains cas, une entente à taux fixe peut être exigée pour répondre à des exigences contractuelles ou réglementaires. Le taux de change fixe est ensuite appliqué lorsque les montants des ventes dans la devise configurée sont convertis en entrées de revenus pour la devise comptable de la société.

Vue d’ensemble de la fonction de taux de change fixe

À partir de la version 10.0.41, la fonction Permettre l’utilisation d’accords à taux de change fixe Project pour les déploiements de ressources/hors stock est disponible pour prendre en charge cette exigence. Une fois cette fonction activée, le volet Action sur la page Contrats de projet dans l’architecture des finances et des opérations comprend un bouton qui peut être utilisé pour configurer un accord à taux fixe. De plus, une devise de vente, un taux de change et un numéro de contrat de référence facultatif peuvent être saisis pour activer un accord à taux fixe.

Par défaut, si un accord à taux fixe n’est pas configuré pour un contrat de projet donné, le système utilise le taux de change configuré pour l’entité juridique.

Les documents suivants peuvent être utilisés avec les accords à taux fixe :

• Journaux
• Entrées de temps
• Journaux d’utilisation du matériel
• Jalons et provisions
• Dépenses
• Rapports de dépenses
• Factures fournisseur
• Estimations telles que les heures, le temps et les matériaux

Exemple de scénario

Contoso est basé aux États-Unis et utilise le dollar américain (USD) comme devise comptable. Il fournit un projet pour Coho Winery, qui est basé au Royaume-Uni. La livre sterling (GBP) est utilisée comme monnaie de vente des contrats. Les taux de change de GBP vers USD fluctuent régulièrement entre 1,2 et 1,4. Par conséquent, les entreprises ont convenu d’un taux fixe de 1,25 pour leurs transactions commerciales pendant toute la durée du contrat et du projet.

Dans Project Operations, un contrat de projet est établi. Pour ce contrat de projet, un accord à taux fixe est configuré qui utilise la devise GBP et un taux de change de 1,25. Contoso a configuré un projet Temps et matériel avec du temps et des dépenses qui provisionnent des revenus pour générer des écritures financières de travaux en cours (WIP).

Sur le projet, des tâches sont créées pour planifier les différentes étapes du projet. Julia Funderburk s’occupera de la première tâche, la collecte des besoins. Cette tâche a une durée estimée de sept heures. Vous pouvez ouvrir la page Tous les projets dans l’infrastructure Finance and Operations, sélectionner le projet, puis sélectionner Prévisions horaires dans l’onglet Plan du volet Action. La page montre l’entrée pour la prévision de sept heures. Sélectionnez Aperçu de la comptabilité. L’onglet Vue d’ensemble affiche les coûts estimés et une ligne pour 2 187,50 GBP de revenus pour le type de validation Projet - Revenu facturé. Sélectionnez l’onglet Général pour afficher la répartition des ventes. Cette répartition montre sept heures d’effort et le prix de vente de 250. Le montant total des ventes de 1 750 est calculé à l’aide d’un taux de change de 125.

Le chiffre d’affaires de Contoso dans sa devise comptable est calculé de la manière suivante :

7 heures × prix de 250 GBP × taux de change de 1,25 = 2,187.50 USD

Une fois le projet commencé, Julia enregistre son temps pour les quatre premières heures de travail sur la première facture du projet. Le 27 août, elle crée une entrée de temps pour quatre heures par rapport à la tâche de collecte des besoins. Une fois cette entrée approuvée, elle est créée en tant que journal d’intégration lors du prochain traitement de l’importation depuis la table intermédiaire. Le journal d’intégration comporte deux lignes : une pour les coûts et une pour les ventes. Le tableau suivant montre à quoi ressemblent ces lignes.

Pour la ligne de coût, le coût reste dans la devise de l’entreprise (USD). Par conséquent, aucun taux de change n’est appliqué. Pour la ligne de vente, le taux de change du prix reflète le taux de change fixe.

La validation du journal d’intégration génère les éléments suivants :

• Comptabilisation du coût du projet
• Entrée dans le projet – Travaux en cours – Valeur des ventes
• Entrée dans le produit à recevoir du projet pour les travaux en cours en utilisant le taux de change fixe

Lorsque la proposition de facture est générée, elle comporte une seule ligne pour les quatre heures à un prix de vente de 250, pour un montant total de vente de 1 000 GBP. La facture client est en GBP.

La validation de la proposition de facture entraîne une facture client contenant les éléments suivants :

• Contrepassation dans le projet - Travaux en cours - Valeur des ventes
• Contrepassation dans le produit à recevoir du projet pour les travaux en cours en utilisant le taux de change fixe
• Saisie du produit facturé en utilisant le taux de change fixe
• Saisie pour le solde du client en utilisant le taux de change fixe

4 heures × prix de 250 GBP × taux de change de 1,25 = 1 250 GBP

Gérer les attributs financiers des jalons de facturation

Les lignes de contrat de projet utilisant la méthode de facturation à prix fixe sont facturées via les Jalons de prix fixe. Le comptable du projet peut consulter les étapes de facturation dans Finance en accédant à Gestion de projet et comptabilité>Tous les projets>Gestion>Transactions en compte.

Facturation de la taxe

Les valeurs Groupe de taxes et Groupe de taxes d’article par défaut des paramètres lorsqu’un nouveau jalon de facturation est créé dans Dataverse. Le système définit par défaut les valeurs de ces champs en fonction des paramètres de l’onglet Finance sur la page Gestion de projet et paramètres comptables.

• La Méthode de groupe de taxes détermine la logique de valeur par défaut de la Facturation du groupe de taxes :

  • Projet définit toujours par défaut le groupe de taxes de facturation du projet. Vous pouvez consulter ou modifier le groupe de taxes par défaut sur un projet en sélectionnant Afficher la comptabilité par défaut sur la page Tous les projets.
  • Contrat du projet définit toujours par défaut le groupe de taxes de facturation du contrat du projet. Vous pouvez consulter ou modifier le groupe de taxes par défaut sur un contrat de projet en sélectionnant Afficher la comptabilité par défaut sur la page Contrats de projets.
  • Client définit toujours par défaut le groupe de taxes de facturation du client.
  • Recherche recherchera dans toutes les entités de cette liste et sélectionnera la première valeur disponible. La recherche commence par l’entité Projet, puis l’entité Contrat de projet, puis l’entité Client.

• Groupe de taxe d’article de jalon à prix fixe est utilisé comme valeur par défaut dans le champ Groupe de taxe d’article pour le jalon de facturation. Le comptable peut vérifier et modifier cette valeur sur la page Transactions en compte. Le système utilise la valeur de la transaction en compte lors de la création d’une ligne de proposition de facture de projet.

Dimensions financières

Les dimensions financières par défaut pour le jalon de facturation à prix fixe sont définies sur les lignes de contrat de projet. Accédez à Contrats de projet>Afficher la comptabilité par défaut et sur l’onglet Lignes de contrat, sélectionnez Ligne de contrat de prix, puis définissez les valeurs de dimension financière que vous souhaitez utiliser par défaut.

Le comptable du projet peut modifier les informations sur la taxe et les dimensions financières sur les jalons de la facture jusqu’à ce que la proposition de facture du projet soit créée.

Créer des propositions de facture pour un projet

Les propositions de facture de projet peuvent être consultées dans le module Gestion de projet et comptabilité en accédant à Factures de projet>Propositions de facture de projet.

L’en-tête de proposition de facture de projet est créé dans Finance lorsque la facture pro forma est confirmée dans Dataverse. Pour un rapprochement plus facile, le système définit le numéro de proposition de facture projet dans Finance sur le même numéro que l’ID de facture pro forma dans Dataverse. Étant donné que les factures pro forma ne sont pas nécessairement confirmées dans le même ordre dans lequel elles ont été créées, la souches de numéros de proposition de facture de projet dans Finance doit permettre des modifications de nombres de plus en plus élevés. Configurez les souches de numéros en suivant les étapes suivantes :

1. Dans Finance, accédez à Administration d’organisation>Souches de numéros>Souches de numéros.

2. Dans le filtre Domaine, sélectionnez Projets.

3. Dans le filtre Référence, sélectionnez Proposition de facture.

4. Utilisez le champ Entreprise pour filtrer chaque entité juridique avec l’intégration Project Operations Dataverse activée.

5. Ouvrez Détails de la souche de numéros. Dans l’onglet Général, définissez les valeurs suivantes :

   • Autoriser les modifications utilisateur : vers un nombre inférieur = Oui
   • Autoriser les modifications utilisateur : vers un nombre supérieur = Oui

Les lignes de proposition de facture de projet sont ajoutées par le système à l’aide du processus périodique Importer depuis la table de préparation (Gestion de projet et comptabilité>Périodique>Intégration de Project Operations>Importer depuis la table de préparation). Ce processus peut être exécuté manuellement ou en utilisant une planification périodique. Le système n’ajoutera pas de lignes au document de proposition de facture tant que toutes les lignes ne seront pas prêtes à être facturées. Les transactions de temps et de matières ne sont prêtes à être facturées que lorsqu’elles sont validées à l’aide du journal Intégration de Project Operations.

Mettre en forme et imprimer les propositions de facture

Le comptable de projet peut personnaliser une impression de facture de projet en utilisant la page Mettre en forme la proposition de facture et les capacités de gestion des impressions.

Mettre en forme les propositions de facture

La page Mettre en forme les propositions de facture permet d’afficher les transactions de regroupement personnalisées dans la facture du projet client.

1. Sur la page Proposition de facture de projet, sélectionnez Imprimer>Mettre en forme la proposition de facture.

2. Sélectionnez Nouveau pour créer un regroupement pour l’impression de la facture du projet.

3. Dans le champ Détail/Résumé, sélectionnez les options de ce regroupement :

   • Sélectionnez Détail pour imprimer les détails de la transaction de la facture client.
   • Sélectionnez Synthèse pour imprimer la synthèse de la transaction de la facture client.

• Sélectionnez les lignes de transaction à inclure dans cette section sur l’onglet Transactions disponibles et sélectionnez Inclure les transactions pour les déplacer vers l’onglet Opérations sélectionnées.
• Sélectionnez Déplacer vers le haut et Descendre pour changer l’ordre des sections.
• Sélectionnez Aperçu avant impression pour prévisualiser la facture formatée.

Gestion d’impression

La gestion de l’impression utilise différents fichiers de rapport pour imprimer, spécifier les destinations et personnaliser le texte du pied de page de la facture. La gestion de l’impression peut être configurée au niveau du module, mais ces paramètres peuvent être remplacés pour un client, un contrat ou une proposition de facture spécifique. Pour accéder à cette fonction sur la page Proposition de facture de projet, sélectionnez Imprimer>Gestion d’impression.

La configuration de la gestion de l’impression est affichée sous la forme d’une arborescence, où chaque niveau de nœud affiche les documents disponibles à ajuster. Vous pouvez affecter des impressions personnalisées au niveau du module, du client, du contrat ou du document de proposition de facture. Pour modifier l’impression du document d’origine, développez le nœud souhaité et sélectionnez Article d’origine. Dans le champ Format de rapport, sélectionnez le format de rapport à utiliser pour l’impression. Vous pouvez utiliser des formats de rapport personnalisés en utilisant Cadre de gestion des documents commerciaux.

Valider les propositions de facture

Une fois que la facture a été examinée et modifiée et que les lignes de proposition de facture sont satisfaisantes, vérifiez les totaux de la facture et la taxe. Dans le groupe Détails, sélectionnez Totaux puis sélectionnez Valider pour valider la facture.

Pour afficher la facture avant la validation, décochez Validation. Pro forma sera imprimé sur la facture pour indiquer qu’il s’agit d’un exemple de facture. Pour imprimer la facture, cochez Imprimer la facture.

En plus de la page Proposition de facture, les propositions de facture peuvent également être publiées en exécutant le travail périodique, Valider les propositions de facture. Pour trouver cette tâche, accédez à Gestion de projet et comptabilité>Périodique>Factures de projet>Publier des propositions de facture.

Cette page affiche toutes les propositions de facture prêtes à être validées. Vous pouvez planifier la validation des propositions de facture en sélectionnant Lot. Définissez Paramètre de traitement par lots sur Oui et définissez la récurrence du traitement par lots en sélectionnant Récurrence.