Configurer Liaison académique

L’application Liaison académique dans Microsoft Teams (mobile) permet aux parents et aux tuteurs d’impliquer, de soutenir et de surveiller l’apprentissage de leurs étudiants à l’école. Au quotidien, les parents et les tuteurs peuvent :

• Consultez les affectations à venir, récemment terminées ou en retard.
• Lisez les commentaires sur les devoirs, les notes ou les commentaires de rubrique.
• Affichez les insights du mois dernier sur l’activité numérique de ses étudiants, les résultats des devoirs et la progression de la lecture.
• Contactez la liste des enseignants à partir de l’annuaire de classe de leur étudiant par e-mail.

Liaison académique est une solution sécurisée qui est facile à déployer et fournit aux tuteurs les informations dont ils ont besoin pour lancer des conversations significatives avec leurs étudiants sur leur apprentissage. Liaison académique permet également de gagner du temps aux enseignants et d’approfondir le partenariat entre les enseignants et les tuteurs.

Avant de commencer à utiliser Liaison académique

Les données de classe affichées aux tuteurs (comme les notes et les commentaires des enseignants) sont une copie des données de votre locataire partagées en dehors de la limite de données de votre locataire. Par conséquent, il est considéré comme du contenu client qui appartient au tuteur.

Liaison académique est en disponibilité générale (GA) pour toutes les régions à l’exception de l’Europe, du Moyen-Orient et de l’Afrique (EMEA). La disponibilité générale pour ces pays sera disponible plus tard. Pour accéder à Liaison académique dans ces régions, remplissez le formulaire d’intérêt et nous vous contacterons pour le configurer en préversion privée. Les clients de l’Union européenne (UE) n’auront pas tous les stockages et le traitement des données dans l’UE pendant la période de préversion privée.

Les administrateurs de locataires doivent s’assurer que toutes les actions effectuées concernant les données client sont conformes aux lois et réglementations applicables dans tous les pays/régions. Il s’agit de l’obligation du locataire de répondre aux demandes d’accès ou de suppression des données personnelles que le locataire contrôle.

Configuration requise pour Liaison académique

Pour tirer le meilleur parti de Liaison académique, les enseignants doivent utiliser Teams pour l'éducation et la fonctionnalité Devoirs. Aucun travail supplémentaire n’est nécessaire pour les enseignants à utiliser Liaison académique.

Les parents et tuteurs peuvent accéder à Liaison académique à l’aide de leur numéro de téléphone ou de leur ID de messagerie personnel, comme Outlook.com, Hotmail.com, Gmail, Yahoo ou d’autres fournisseurs. Les e-mails professionnels ne sont pas pris en charge pour Liaison académique.

Il existe trois façons de renseigner les informations de contact du tuteur de chaque étudiant. Vous pouvez sélectionner l’un d’eux :

1. School Data Sync : vous pouvez ingérer les informations de contact via des fichiers CSV ou via la synchronisation d’API. Pour savoir comment procéder, consultez Synchroniser les contacts parents et tuteurs dans SDS. Si vous souhaitez tirer parti des fichiers CSV pour remplir les contacts, notez que V2.1 est le format de fichier CSV préféré dans SDS et que vous avez besoin de quatre fichiers CSV : orgs.csv, users.csv, roles.csv et relationships.csv. Les détails sont disponibles ici : Format de fichier CSV SDS v2.1. Si vous souhaitez obtenir une vue d’ensemble de SDS à la place, consultez Vue d’ensemble de School Data Sync.
2. Application parents : vous pouvez sélectionner cette méthode si vous n’avez pas configuré SDS. Un enseignant peut ajouter ou modifier des informations de contact parent/tuteur par le biais d’une entrée basée sur un formulaire pour chaque étudiant et demander l’approbation de son administrateur scolaire. Une fois que l’administrateur a approuvé la demande, les coordonnées sont mises à jour. Pour plus d’informations, consultez Mettre à jour manuellement les informations de contact parent.
3. Microsoft Graph : les informations de contact peuvent être mises à jour dans le « type de ressource relatedContact » et l’API « Mettre à jour » peut être utilisée pour renseigner les informations de contact parent/tuteur pour chaque étudiant. Apprenez-en davantage ici.

Lors de l’ingestion des numéros de téléphone parents et tuteurs, vérifiez qu’ils sont au format E.164 :

• Par exemple, mettez en forme les numéros de téléphone en tant que +[indicatif de pays][indicatif régional][numéro de téléphone], comme +12223334444.

Pour toute requête, contactez-nous chez Microsoft Parent Solutions et nous sommes heureux de vous aider.

Activer Liaison académique

Une fois School Data Sync configuré, Liaison académique peut être déployé en deux étapes.

Étape 1 : Activer Liaison académique dans le Centre d’administration Teams

1. Connectez-vous au Centre d’administration Teams avec un compte disposant d’autorisations d’administrateur général.
2. Accédez à Paramètres éducation Paramètres>parent et tuteur.
3. Recherchez le bouton bascule Liaison académique et activez-le.
   1. Si nécessaire, vous pouvez bloquer les classes dans cette étape.
4. Sélectionnez Enregistrer.

Une fois que vous avez enregistré, la propagation des modifications (accès ou révocation) peut prendre jusqu’à une heure.

Considérations relatives à l’activation des Liaison académique

Une fois que vous avez activé Liaison académique, tous les contacts guardian que vous avez synchronisés peuvent se connecter à l’application mobile Microsoft Teams et ajouter leurs étudiants à leur profil. Pour plus d’informations sur cette action, consultez Étape 2 : Inviter les parents et les tuteurs à Liaison académique.

Si vous apportez des modifications aux contacts du tuteur ou aux étudiants auxquels ils correspondent, l’accès sera accordé ou révoqué en conséquence. La propagation de cette opération peut prendre jusqu’à une heure.

Liaison académique affiche uniquement les classes qui ne sont pas archivées, qui ont été activées et qui ne sont pas incluses dans la liste de blocage. Assurez-vous d’effectuer régulièrement une bonne hygiène SIS.

Voici quelques conditions à prendre en compte :

• Si votre établissement scolaire utilise SDS pour créer vos équipes de classe, ces classes ne sont pas activées par défaut. Les équipes de classe deviennent actives et n’apparaissent dans Liaison académique qu’après avoir été activées par l’enseignant respectif.
• Si votre établissement scolaire crée des équipes de classe en dehors de SDS, vous devez définir l’attribut isMembershipLimitedToOwners sur true pour exclure les classes que vous approvisionnez de Liaison académique jusqu’à ce qu’elles soient activées par un enseignant.
• Si votre établissement scolaire permet aux enseignants de créer et d’activer eux-mêmes des équipes de classe, ces équipes de classe sont activées par défaut.
• Les enseignants peuvent archiver et annuler l’archivage des équipes de classe en fonction des besoins.

Lorsque vous activez Liaison académique, le Portail Azure crée une unité administrative dans le locataire. Recherchez cette unité administrative en vous connectant au Portail Azure et en filtrant la liste des unités administratives pour SchoolConnection.

• Toute modification de cette unité administrative en dehors de l’ajout ou de la suppression de classes peut perturber votre déploiement Liaison académique. Si vous devez remplir la liste de blocage avec un grand nombre de classes, utilisez PowerShell. Pour plus d’informations, consultez Ajouter des utilisateurs, des groupes ou des appareils à une unité administrative.

Étape 2 : Inviter les parents et les tuteurs à Liaison académique

En tant qu’administrateur scolaire, vous pouvez partager le lien https://aka.ms/gotoSchoolConnection avec les parents et les tuteurs pour les intégrer à l’application Liaison académique dans Microsoft Teams (mobile).

Ce lien Liaison académique peut être partagé sur n’importe quel moyen de communication que votre établissement utilise déjà pour partager une annonce avec tous les parents et tuteurs, comme un e-mail, un SMS ou l’affichage de ce lien sur le site web officiel de votre établissement scolaire. Les parents/tuteurs peuvent simplement appuyer sur ce lien sur leur appareil mobile pour commencer à utiliser Liaison académique sur leur application mobile Microsoft Teams.

Une fois qu’un tuteur a terminé cette étape, il peut s’impliquer dans l’expérience Liaison académique. Pour les parents, nous avons rassemblé une liste de FAQ sur ce lien où ils peuvent en savoir plus sur Liaison académique.

Expérience des parents et tuteurs dans Liaison académique

Voici les étapes à suivre pour les parents et les tuteurs à intégrer à Liaison académique :

1. Les parents/tuteurs doivent appuyer sur le lien https://aka.ms/gotoSchoolConnection sur leur appareil iOS ou Android pour lancer Liaison académique dans Microsoft Teams (mobile).
   1. Cela les redirige vers l’application mobile Microsoft Teams sur leur appareil mobile (si l’application est déjà installée).
   2. Si l’application mobile Teams n’est pas déjà installée sur leur appareil mobile, elle les dirige d’abord vers la page de l’App Store pour terminer l’installation.
2. Ensuite, ils doivent se connecter à l’aide d’un compte Microsoft gratuit qui correspond au numéro de téléphone ou à l’e-mail personnel qu’ils ont enregistré auprès de l’établissement scolaire.
   1. S’ils n’ont pas encore de compte Microsoft personnel, ils peuvent facilement en créer un gratuitement sur l’application mobile Microsoft Teams ou ici. Suivez les étapes à l’écran pour vous inscrire à un nouveau compte.
3. Une fois qu’ils ont terminé le processus d’inscription, ils accèdent à l’écran « Bienvenue » pour Liaison académique. L’étape suivante consiste à ajouter des étudiants à leur profil en spécifiant l’adresse e-mail émise par chaque étudiant.

Dans les scénarios où un parent/tuteur souhaite utiliser son adresse e-mail pour s’inscrire et non son numéro de téléphone, notez qu’il peut s’agir de n’importe quel ID de messagerie existant, tel que Outlook.com, Hotmail.com, Gmail, Yahoo ou d’autres fournisseurs, mais pas d’un compte professionnel Microsoft Entra ID, car Microsoft Entra ID messagerie professionnelle n’est pas prise en charge par Liaison académique. En outre, la création d’un e-mail n’est pas obligatoire pour créer un compte Microsoft personnel : ils peuvent utiliser leur adresse e-mail personnelle existante ou leur numéro de téléphone.

Pour la première inscription, il est recommandé de parcourir le lien https://aka.ms/gotoSchoolConnection . Une fois qu’un parent/tuteur se connecte à l’application mobile Microsoft Teams, il peut activer l’application Liaison académique en la sélectionnant dans Paramètres. Cette épingle Liaison académique pour eux dans Teams, et ils peuvent facilement le trouver à côté de leurs autres applications Teams (par exemple, Conversation, Activité).

Les parents et tuteurs peuvent en savoir plus sur Liaison académique en consultant ce lien.

Les parents et tuteurs peuvent ajouter des étudiants à leur profil uniquement si les trois conditions suivantes sont remplies :

• Ils utilisent un numéro de téléphone ou un e-mail personnel pour se connecter à l’application mobile Microsoft Teams (et non à un e-mail professionnel).
• Ce même numéro de téléphone ou adresse e-mail est répertorié comme contact parent/tuteur avec l’école de l’étudiant.
• Liaison académique est activé par l’école dans teams Administration Center.

Si l’une de ces conditions n’est pas remplie, le tuteur reçoit une erreur.

Si un tuteur a des étudiants dans plusieurs écoles, il peut ajouter tous les étudiants au même profil.

Les données des étudiants appartiennent au organization scolaire. Toutes les demandes liées à l’exportation des informations des étudiants doivent être envoyées directement à l’établissement scolaire.

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