Vue d'ensemble de la gestion des documents d'entreprise
Microsoft Office SharePoint Server 2007 fournit un ensemble de services de document client et serveur pour aider les utilisateurs à gérer et utiliser les volumes de contenu en constante augmentation générés par les processus métiers actuels.
Contrôle
Office SharePoint Server 2007 intègre plusieurs fonctionnalités qui améliorent le contrôle d'accès et de version des documents :
**:**Office SharePoint Server 2007
Extraction en local Cette fonctionnalité permet à un utilisateur d'extraire un document et de l'ouvrir afin de le modifier sur l'ordinateur client en utilisant un bouton d'option.
Versions mineures Office SharePoint Server 2007 prend en charge les versions mineures. Selon les paramètres spécifiés par l'administrateur de site, les utilisateurs peuvent aussi choisir d'incrémenter la version majeure ou mineure lorsqu'ils archivent un document modifié dans une bibliothèque de documents. En outre, les utilisateurs peuvent ajouter des commentaires spécifiques à la version lorsqu'ils archivent le document.
Panneaux Informations sur le document
Il est souvent demandé aux utilisateurs de systèmes de gestion des documents, généralement lorsqu'ils enregistrent leurs documents, de fournir des métadonnées (propriétés) pour leurs documents. Dans de nombreux cas, les utilisateurs n'accordent aucune considération à cette demande, peut-être en raison de l'emplacement ou du minutage de la demande. Les panneaux Informations sur le document permettent aux utilisateurs de spécifier les propriétés d'un document en une seule fois, à un seul emplacement et à tout moment lorsqu'ils utilisent ce document.
Un panneau Informations sur le document est un formulaire disponible dans l'application cliente et qui contient des champs pour les métadonnées du document. Les panneaux Informations sur le document permettent aux utilisateurs d'entrer des métadonnées importantes sur le fichier à tout moment, sans devoir quitter l'application cliente Microsoft Office System.
Pour plus d'informations, voir Présentation du panneau Informations sur le document.
Réutilisation et distribution du contenu
Office SharePoint Server 2007 intègre des fonctionnalités de prise en charge de la distribution et réutilisation du contenu
Le concept de copies en direct, entre autres, est particulièrement important. Une copie en direct est un document qui a été copié par un utilisateur dans un autre emplacement de site SharePoint, mais qui conserve un pointeur vers le document d'origine. Lorsque le document d'origine est modifié, Office SharePoint Server 2007 avertit l'utilisateur, qui a la possibilité de mettre à jour cette copie avec les modifications.
En outre, Office SharePoint Server 2007 prend en charge le rendu, ce qui permet aux utilisateurs de localiser un même contenu enregistré dans un autre format de fichier.
Convertisseurs de documents
Vous pouvez proposer du contenu dans différents formats à l'aide des convertisseurs de documents.
Un convertisseur de documents est un fichier exécutable personnalisé qui accepte un type de document, et génère une copie de ce fichier dans un autre type. Microsoft Office SharePoint Server 2007 fournit une structure extensible qui permet d'activer vos propres convertisseurs de documents personnalisés pour les bibliothèques de documents d'une application donnée.
Pour plus d'informations, voir Vue d'ensemble des convertisseurs de documents.
Sécurité des éléments de brouillon
La sécurité des éléments de brouillon permet à un administrateur de site de réviser le contenu avant de le rendre visible sur le site. Cette fonctionnalité utilise le contrôle de version désormais offert par Office SharePoint Server 2007 : les administrateurs peuvent choisir de réviser le contenu envoyé en tant que version mineure ou majeure avant de le rendre visible.
Ajout de formats de fichier gérés par des droits personnalisés
L'architecture extensible d'Office SharePoint Server 2007 permet aux développeurs de créer leurs propres convertisseurs de gestion des droits pour des formats de fichier supplémentaires à ceux pris en charge en mode natif par Office SharePoint Server 2007. Office SharePoint Server 2007 prend en charge les formats de fichier gérés par des droits pour Microsoft Office Word, Microsoft Office Excel et Microsoft Office PowerPoint.
À l'aide de cette architecture extensible, les développeurs peuvent créer des convertisseurs de gestion des droits enfichables qui convertissent des types de fichier personnalisés en formats de gestion des droits lorsque l'utilisateur les télécharge, puis reconvertissent ces fichiers aux formats de fichier non chiffrés lorsque l'utilisateur les charge afin de les stocker dans la bibliothèque de documents.
L'implémentation de la gestion des droits nécessite deux éléments :
Un format de fichier dans lequel la gestion des droits est intégrée.
Une application qui comprend la gestion des droits et affiche le format de fichier avec les différents niveaux d'accès déterminés par la gestion des droits.
Conservation du contenu avec les fonctionnalités de gestion des enregistrements
Les gestion des enregistrements concerne la conservation des informations les plus importantes d'une société de la façon la plus organisée. La technologie de l'information crée une abondance d'informations, et nous devons inventer de nouvelles façons pour gérer ces documents électroniques. Nous devons nous assurer que nous disposons de tout ce qui est nécessaire et que nous nous débarrassons de tout ce qui est inutile.
La gestion des enregistrements aborde le stockage à long terme et la gestion des éléments de valeur d'une société. Dans ce contexte, un enregistrement représente quelque chose d'important pour la société, qu'il s'agisse d'un document, d'une liste ou d'un autre élément d'information.
Définition de stratégies de gestion du contenu
Une stratégie de gestion des informations est un ensemble de règles pour un certain type de contenu important. Une stratégie permet aux administrateurs de contrôler et d'évaluer les personnes pouvant accéder aux informations, le délai de conservation des informations, ainsi que le respect de cette stratégie. Les créateurs et les personnes chargées de l'application de stratégie les plus courant sont les déontologues, les gestionnaires d'enregistrements, le personnel informatique, et les membres de professions similaires.
Office SharePoint Server 2007 vous permet d'appliquer des stratégies de gestion de contenu selon vos processus métiers. Office SharePoint Server 2007 intègre plusieurs fonctionnalités de stratégie que vous pouvez personnaliser à votre convenance, ainsi qu'une kyrielle d'outils d'extensibilité qui vous permettent de créer, personnaliser et déployer vos propres stratégies et fonctionnalités de stratégie.
Parmi les fonctionnalités de stratégie prédéfinies intégrées à Office SharePoint Server 2007, citons :
Rétention
Audit
Codes-barres des documents
Étiquettes des documents
Pour plus d'informations sur la structure des stratégies de gestion des informations, voir Introduction à la stratégie de gestion des informations.
Stockage des documents à l'aide du centre d'enregistrements
Windows SharePoint Services fournit un environnement robuste et intuitif pour la collaboration et le stockage des documents. Cependant, nombres d'entreprises ont des exigences en matière de gestion et de conformité à la réglementation qui nécessitent le maintien de serveurs distincts utilisés pour gérer les enregistrements officiels de l'entreprise et d'autres documents très réglementés. Cela constitue un défi pour les gestionnaires d'enregistrements : comment déplacer facilement et de façon cohérente des documents de sites de collaboration SharePoint vers l'environnement contrôlé de façon plus stricte d'un serveur de référentiel d'enregistrements ? Windows SharePoint Services intègre des fonctionnalités permettant aux gestionnaires d'enregistrements d'automatiser le processus de déplacement des documents dans un référentiel d'enregistrements.
Office SharePoint Server 2007 fournit de puissants outils pour aider les gestionnaires d'enregistrements à déplacer les documents importants et les métadonnées associées dans un centre d'enregistrements contrôlé :
Service Web du Centre d'enregistrement Les gestionnaires d'enregistrements peuvent utiliser le services Web Centre d'enregistrements pour automatiser le déplacement des documents de sites SharePoint dans un centre d'enregistrements, qu'il s'agisse d'un autre site SharePoint contrôlé de façon plus stricte ou d'un référentiel tiers.
Modèle de site Centre des enregistrements Le modèle de site Centre d'enregistrements fournit aux gestionnaires d'enregistrements une solution de centre d'enregistrements dans Office SharePoint Server 2007. Ce modèle de site implémente entièrement le service Web Centre d'enregistrements et est personnalisé pour être utilisé en tant que centre d'enregistrements.
Traitement des documents à l'aide de Recherche et processus
Les opérations Recherche et processus vous permettent d'utiliser Office SharePoint Server 2007 pour effectuer une requête de recherche, puis une action personnalisée spécifique sur chaque élément de la liste retournée par la requête. Par exemple, vous pouvez avoir à identifier un jeu de documents, en fonction de métadonnées de document spécifiques, puis à déplacer ces documents dans un référentiel d'enregistrements.
En outre, vous pouvez spécifier une liste de personnes auxquelles un message électronique est envoyé avec les résultats de l'opération Recherche et processus.
Pour plus d'informations, voir Présentation de Recherche et processus.
Outils de création de rapports de gestion des enregistrements
Office SharePoint Server 2007 fournit des outils pour la création de rapports d'audit et de stratégie. Les rapports d'audit vous permettent de suivre les événements qui se produisent sur des documents d'un site. Par exemple, vous pouvez suivre quel utilisateur a supprimé un fichier donné. Les rapports de stratégie vous permettent de recueillir des informations sur l'implémentation des stratégies dans un site. Les rapports de stratégie examinent un site entier et retournent des informations sur les stratégies utilisées et le pourcentage d'utilisation de chacune d'elles. Vous pouvez ensuite comparer ces informations avec l'utilisation prévue de la stratégie ou comparer qui utilise les stratégies dans différents pourcentages des moyennes globales.
Voir aussi
Autres ressources
Présentation du panneau Informations sur le document
Flux de travail dans Office SharePoint Server 2007
Vue d'ensemble des convertisseurs de documents
Présentation de Recherche et processus
Guide sur les fonctionnalités SharePoint Server