Gestion d’eDiscovery
Dernière modification : jeudi 7 octobre 2010
S’applique à : SharePoint Server 2010
Dans cet article
eDiscovery partout
Modèle de programmation eDiscovery
Rapports de suspension
Recherche dans eDiscovery
Séparation du contenu suspendu et du contenu non suspendu
eDiscovery (découverte électronique) est le processus par lequel les organisations recherchent, conservent et préservent les documents liés à un dossier juridique particulier. On utilise parfois le terme de « suspensions » pour faire référence à cette fonctionnalité. Dans Microsoft SharePoint Server 2010, eDiscovery peut être activée comme fonctionnalité de site sur n’importe quel site. Vous pouvez l’utiliser pour ajouter des éléments à suspendre pour la découverte électronique sur l’ensemble de la collection de sites, ainsi que pour gérer les suspensions et rechercher du contenu dans un référentiel qui couvre plusieurs collections de sites. Vous pouvez spécifier une requête de recherche et planifier tous les éléments que vous souhaitez ajouter à une suspension, ou encore ajouter individuellement chaque élément à une suspension.
eDiscovery partout
Certains dossiers juridiques requièrent la capacité à effectuer des recherches dans différents emplacements, et le Centre des enregistrements n’est pas une archive à long terme. En conséquence, vous souhaiterez peut-être utiliser le Centre des enregistrements pour stocker tous les documents importants, mais recourir à un modèle de site personnalisé pour un espace de collaboration, et ainsi utiliser eDiscovery dans l’espace de collaboration. La gestion des enregistrements à l’aide de plusieurs solutions à plusieurs emplacements crée la nécessité d’une solution eDiscovery capable de rechercher des enregistrements partout dans l’entreprise : eDiscovery partout. eDiscovery est activée partout par la fonctionnalité d’infrastructure de suspension interne.
La fonctionnalité d’infrastructure de suspension interne est activée par défaut dans chaque site SharePoint Server 2010. Lorsqu’elle est activée, toutes les fonctionnalités du site sont prêtes pour que des éléments soient placés en suspension. Les éléments suivants peuvent effectuer des actions spécifiques en rapport avec la suspension :
Le travail de recherche et de traitement peut ajouter un élément à une suspension.
Le travail d’annulation de suspension peut supprimer un élément d’une suspension.
Vous pouvez ajouter les données de suspension en rapport avec des éléments et ajouter ou supprimer des éléments d’une suspension.
La fonctionnalité d’infrastructure de suspension étant partout activée par défaut, vous pouvez effectuer une recherche dans une collection de sites entière et placer les résultats en suspension sans activer la fonctionnalité Hold dans le sous-site Web.
Une fonctionnalité Hold vous permet de définir et de gérer les suspensions dans le site Web où la fonctionnalité est activée.
Modèle de programmation eDiscovery
Les API utilisées pour la plupart des tâches de développement eDiscovery résident dans l’espace de noms Microsoft.Office.RecordsManagement.Holds.
Rapports de suspension
Les rapports de suspension sont créés et gérés par des classes et membres dans l’espace de noms Microsoft.Office.RecordsManagement.Reporting. Les objets Report de suspension répertorient les nouvelles données et celles qui ont changé. Chaque suspension pouvant être associée à plusieurs rapports, il existe un rapport par collection de sites dans le référentiel de plusieurs collections de sites. S’il y a de nombreux éléments suspendus, il est nécessaire de fractionner le rapport en plusieurs parties.
Le rapport de suspension à l’emplacement de destination inclut les résultats de la recherche qui a été exécutée sur l’emplacement source. Lorsqu’une opération search and send to another site est traitée par le travail du minuteur, elle appelle le service Web et passe des données en rapport avec la requête qu’elle a exécutée, telles que les sites consultés, la requête exécutée et la date d’exécution de cette requête. La fonctionnalité de suspension publique opère au niveau du site, ce qui permet aux utilisateurs de créer une liste de suspensions hiérarchiques multiples dans une collection de sites (objet SPSiteCollection). Une fois la liste créée, la fonctionnalité extrait des données de toutes les listes de suspensions dans la chaîne parente du site.
Un objet Report de suspension est généré même en l’absence de contenu sur la suspension sélectionnée. Si un rapport est vide de contenu, SharePoint Server 2010 lève une exception ReportEmptyException.
Recherche dans eDiscovery
Les recherches basées sur des propriétés d’éléments de listes, telles que des dates, sont typiques dans les scénarios d’eDiscovery. Par exemple, il se peut que vous souhaitiez rechercher tous les contrats qui ont été signés avant une date spécifique. Par ailleurs, SharePoint Server 2010 prend en charge les scénarios de distribution de contenu dans lesquels le contenu est moins centralisé et plus étendu, d’où l’importance accrue de pouvoir spécifier des requêtes et une portée précises pour les recherches eDiscovery. La recherche pour eDiscovery a été conçue de façon à répondre aux exigences en matière de portée, d’évolutivité, d’extensibilité, de réutilisation de requête et de capacité à effectuer des recherches dans plusieurs collections de sites. Ainsi, vous pouvez :
définir la portée d’une recherche eDiscovery à des sites spécifiques ;
définir l’échelle des cibles : placer un résultat de recherche à 10 000 éléments suspendus ;
utiliser des moteurs de recherche autres que SharePoint Server Search, tels que FAST, pour effectuer des recherches eDiscovery ;
accéder à une liste de requêtes de recherche effectuées pour une suspension spécifique :
lire les requêtes avec davantage de facilité. Les requêtes sont lisibles et faciles à reproduire.
La recherche peut englober plusieurs collections de sites. Cela inclut la capacité à définir une liste de suspensions pour toutes les collections de sites concernées par la recherche, à ajouter à une suspension les résultats de recherche de plusieurs collections de sites, et à définir la portée d’une recherche à une collection de sites dans le référentiel de plusieurs collections de sites.
Séparation du contenu suspendu et du contenu non suspendu
Les fonctionnalités d’eDiscovery et de suspension offrent la possibilité de séparer le contenu suspendu du contenu non suspendu. Vous pouvez copier des résultats de recherche dans un Centre des enregistrements, où ils sont routés et placés avec d’autres enregistrements. Vous pouvez également configurer la fonctionnalité de manière à copier des résultats de recherche dans le Centre des enregistrements et à les séparer des enregistrements existants.
Pour séparer le contenu suspendu du contenu non suspendu, vous pouvez configurer un Centre des enregistrements distinct dédié à eDiscovery ou créer un routeur personnalisé qui examine les propriétés de suspension entrantes et les achemine vers une bibliothèque spéciale en fonction de la valeur de propriété.
La création d’un Centre des enregistrements distinct dédié à eDiscovery permet de séparer le contenu suspendu et les enregistrements d’entreprise, mais le contenu n’est pas acheminé vers un emplacement spécial en fonction de la suspension sous laquelle il est placé. En outre, cette approche présente l’autre inconvénient de nécessiter un Centre des enregistrements distinct pour chaque type de propriété que vous souhaitez conserver à part.
Référentiels de plusieurs collections de sites
En tant que fonctionnalité d’infrastructure générale, SharePoint Server 2010 offre un moyen de grouper des collections de sites en un abonnement. Les abonnements répondent à la plupart des besoins en matière de regroupement des collections de sites à des fins d’eDiscovery. Par conséquent, nous avons créé un sous-type d’abonnement appelé référentiel de plusieurs collections de sites qui partage des fonctionnalités avec les abonnements mais procure également la fonctionnalité unique requise par eDiscovery.
Le référentiel de plusieurs collections de sites inclut une API d’énumération de la collection de site, un site pour la configuration des paramètres qui englobent le référentiel de plusieurs collections de sites entier, une méthode permettant de passer des ID de groupes à un service partagé par plusieurs groupes qui peuvent être partitionnés, et un moyen d’effectuer la distinction entre un référentiel de plusieurs collections de sites et des collections de sites multiples regroupées pour d’autres raisons (par exemple un environnement hébergé).
La page Paramètres d’abonnement contient un lien vers Paramètre de découverte et de blocage, page servant à la configuration des paramètres d’eDiscovery et de suspension pour l’abonnement actif. Si le document et les Centres des enregistrements englobent plusieurs collections de sites pour prendre en charge eDiscovery, choisissez de regrouper toutes les collections de sites en un référentiel unique. Cela permet de disposer d’une liste de suspension centralisée, d’une bibliothèque de rapports et d’une page de recherche pour l’abonnement entier. Vous pouvez également spécifier les éléments suivants :
s’il faut effectuer une recherche dans l’abonnement entier ;
la collection de sites où réside la liste de suspensions maître ;
la portée dans le service de recherche enregistré utilisée pour afficher un aperçu de la recherche.
Une fois que vous avez désigné le groupe de sites comme référentiel de plusieurs collections de sites et activé les suspensions dans le concentrateur, vous avez terminé de configurer le référentiel de plusieurs collections de sites.
Extension d’eDiscovery de façon à englober un référentiel de plusieurs collections de sites
Vous pouvez étendre eDiscovery de façon à prendre en charge les opérations de recherche et de suspension qui englobent plusieurs sites. Vous pouvez spécifier que vous souhaitez rechercher dans toutes les collections de sites disponibles, interroger cette portée et placer une suspension sur tous les résultats de recherche à partir de la portée de collections à plusieurs sites.
Pour englober plusieurs collections de sites, SharePoint Server 2010 crée un élément de travail asynchrone sur chaque collection de sites dans le référentiel de plusieurs collections de sites, puis passe la requête de recherche et la suspension à ces éléments de travail. Chaque collection de sites traite la demande de suspension séparément et envoie un message électronique distinct contenant les résultats pour chaque collection de sites dans la portée.
L’architecture de création de rapports est distribuée de manière semblable : chaque collection de sites génère un objet Report concernant les objets suspendus dans cette collection de sites. Ces rapports sont stockés dans la collection de rapports de suspension dans le concentrateur central.
Pour activer les recherches eDiscovery dans le référentiel de plusieurs collections de sites, chaque site reconnaît s’il fait partie d’un ensemble de collections de sites. En outre, chaque recherche et ajout à une page de suspension dans le référentiel de plusieurs collections de sites reconnaît la liste de toutes les collections de sites qui s’y trouvent et la liste de toutes les suspensions qui s’y trouvent, et peut limiter les aperçus de résultats à ceux compris dans le référentiel de plusieurs collections de sites.
Recherche dans un référentiel de plusieurs collections de sites
Comme mentionné précédemment, SharePoint Server 2010 verrouille page Rechercher et ajouter à la suspension de sorte que seuls les administrateurs de collection de sites puissent y accéder. Lorsque la portée est étendue à plusieurs collections de sites, ce niveau de contrôle d’accès n’est pas suffisant : un administrateur d’une collections de site ne peut pas afficher tout le contenu d’une autre collection de sites. Si un administrateur de clients choisit de manière explicite d’activer les recherches dans un référentiel de plusieurs collections de sites, l’élévation des privilèges est acceptable. Cependant, SharePoint Server 2010 signale à la personne qui active eDiscovery dans le référentiel de plusieurs collections de sites que tout administrateur de collection de sites sur le site avec la liste de suspensions maître peut accéder à tous les éléments dans l’abonnement.