Planification d'un déploiement du mode Exchange mis en cache dans Outlook 2007

Fonctionnalités d'Outlook pouvant réduire l'efficacité du mode Exchange mis en cache

Certaines fonctionnalités d'Outlook réduisent l'efficacité du mode Exchange mis en cache car elles nécessitent un accès réseau ou contournent la fonctionnalité du mode Exchange mis en cache. Le principal avantage de l'utilisation de ce mode est que l'utilisateur est protégé des problèmes de connexion serveur et réseau. Les fonctionnalités basées sur l'accès réseau peuvent occasionner des retards dans la réactivité d'Outlook auxquels les utilisateurs ne seraient pas confrontés en mode Exchange mis en cache.

Certaines fonctionnalités d'Outlook peuvent requérir un accès réseau pour récupérer des informations, telles que la recherche des informations de disponibilité. Ceci peut causer des retards dans les réponses, même si les utilisateurs sont dotés de connexions rapides aux données Exchange. Ces retards peuvent se produire de manière inattendue, et pas uniquement lorsque l'utilisateur utilise la fonctionnalité.

En outre, les fonctionnalités suivantes peuvent reposer sur l'accès réseau et provoquer des retards dans Outlook, sauf si les utilisateurs sont dotés de connexions rapides aux données Exchange :

• Accès délégué, lorsque les dossiers ne sont pas en mémoire cache locale (la mise en cache locale est l'option par défaut).

• Ouverture du calendrier ou d'un dossier d'un autre utilisateur qui ne sont pas en mémoire cache locale (la mise en cache locale est l'option par défaut).

• Utilisation d'un dossier public qui n'est pas en mémoire cache.

Voir Gestion du partage des dossiers Outlook dans Considérations relatives à la synchronisation, à l'espace disque et aux performances plus loin dans cette rubrique.

Dans Office Outlook 2007, les dossiers partagés auxquels les utilisateurs accèdent dans d'autres boîtes aux lettres sont téléchargés et mis en cache dans le fichier OST local de l'utilisateur lorsque le mode Exchange mis en cache est activé. Seuls les dossiers de courrier partagés ne sont pas mis en cache. Par exemple, si un collègue partage un calendrier avec un utilisateur et que ce dernier l'ouvre, Office Outlook 2007 commence à mettre le dossier en mémoire cache locale pour que l'utilisateur puisse y accéder hors connexion et ne subisse aucun problème réseau. Toutefois, si un responsable délègue l'accès à sa boîte aux lettres à un membre de son équipe, l'accès au dossier est une tâche en ligne et peut entraîner des retards de réponse.

Nous vous conseillons de désactiver ou de ne pas mettre en œuvre les fonctionnalités ou combinaisons de fonctionnalités suivantes si vous déployez le mode Exchange mis en cache :

• Fonction de notification avec les signatures numériques des messages électroniques   Outlook doit accéder à un serveur réseau pour vérifier une signature numérique. Par défaut, Outlook affiche une notification contenant une partie du message électronique lorsque de nouveaux messages arrivent dans la boîte de réception d'un utilisateur. Si ce dernier clique sur cette notification pour ouvrir le message signé, Outlook doit accéder au réseau pour vérifier la validité de la signature du message.

• **Conteneurs de carnets d'adresses multiples  ** Le carnet d'adresses contient généralement les dossiers Liste d'adresses globale et Contacts de l'utilisateur. Certaines organisations configurent des sous-ensembles de la liste d'adresses globale, qui apparaissent dans le carnet d'adresses. Ces sous-ensembles peuvent également être intégrés à la liste qui définit l'ordre de recherche des carnets d'adresses. Si c'est le cas, Outlook peut être amené à accéder au réseau pour vérifier ces carnets d'adresses à chaque fois qu'un nom est résolu dans un message électronique rédigé par un utilisateur.

• **Propriétés personnalisées de l'onglet Général de la boîte de dialogue Propriétés des utilisateurs  ** La boîte de dialogue Propriétés s'affiche lorsque vous double-cliquez sur un nom d'utilisateur (par exemple, dans la ligne À d'un message). Cette boîte de dialogue peut être configurée afin d'inclure les propriétés personnalisées propres à une organisation, comme le centre de coûts d'un utilisateur. Cependant, si vous ajoutez des propriétés à cette boîte de dialogue, nous vous conseillons de ne pas les ajouter sous l'onglet Général. Outlook doit effectuer un appel de procédure distante au serveur pour récupérer les propriétés personnalisées. Comme l'onglet Général s'affiche par défaut lorsque vous ouvrez la boîte de dialogue Propriétés, cet appel serait effectué à chaque ouverture. En conséquence, un utilisateur exécutant Outlook en mode Exchange mis en cache pourrait être confronté à des retards significatifs lorsqu'il ouvre cette boîte de dialogue. Pour pallier ce problème, il convient de créer un nouvel onglet dans la boîte de dialogue Propriétés pour les propriétés personnalisées ou de les inclure sous l'onglet Téléphone/Notes.

L'installation de certains compléments Outlook peut affecter le mode Exchange mis en cache. Certains d'entre eux peuvent accéder aux données Outlook via le modèle objet pour contourner la fonctionnalité prévue du mode En-têtes (Télécharger uniquement les en-têtes) en mode Exchange mis en cache. Par exemple, les éléments Outlook entiers, et pas seulement les en-têtes, sont téléchargés si vous utilisez la technologie Microsoft ActiveSync pour synchroniser un ordinateur de poche, même à travers une connexion lente. Par ailleurs, le processus de mise à jour est plus lent si vous téléchargez les éléments dans Outlook, car les applications uniques utilisent un type de synchronisation moins efficace.

Considérations relatives à la synchronisation, à l'espace disque et aux performances

Il convient de considérer un certain nombre de problèmes lorsque vous déployez le mode Exchange mis en cache. Son mode de fonctionnement pour maintenir une copie locale à jour de la boîte aux lettres et d'autres informations Exchange d'un utilisateur peut affecter d'autres fonctionnalités et comportements d'Outlook. Dans certains cas, vous pouvez améliorer l'interaction du mode Exchange mis en cache avec d'autres fonctionnalités Outlook pour toute votre organisation ou pour un groupe d'utilisateurs (par exemple les utilisateurs à distance).

Considérations relatives au carnet d'adresses hors connexion

Le mode Exchange mis en cache permet à Outlook d'accéder au carnet d'adresses hors connexion local pour obtenir des informations sur les utilisateurs au lieu de demander les données au serveur Exchange Server. L'accès local aux données utilisateur réduit considérablement la nécessité des appels de procédure distants vers Exchange et évite à l'utilisateur la plupart des accès réseau requis dans le mode Exchange en ligne ou dans les versions précédentes d'Outlook.

Une fois le carnet d'adresses hors connexion installé sur l'ordinateur d'un utilisateur, seules des mises à jour incrémentielles du carnet d'adresses sont nécessaires pour réduire le nombre d'appels inutiles au serveur. En mode Exchange mis en cache, Outlook synchronise le carnet d'adresses hors connexion de l'utilisateur avec les mises à jour de la copie Exchange Server du carnet d'adresses toutes les 24 heures. Vous pouvez contrôler la fréquence à laquelle les utilisateurs téléchargent les mises à jour du carnet d'adresses hors connexion en limitant la fréquence à laquelle vous mettez à jour la copie Exchange Server du carnet d'adresses. Si aucune nouvelle donnée ne doit être synchronisée lors de la vérification, le carnet d'adresses hors connexion de l'utilisateur n'est pas mis à jour.

Remarque :

Bien que les utilisateurs dotés d'un carnet d'adresses hors connexion de type Aucun détail puissent utiliser Outlook en mode Exchange mis en cache, il est recommandé d'installer un carnet d'adresses hors connexion de type Tous les détails sur les ordinateurs des utilisateurs. Il est également recommandé que les utilisateurs utilisent le carnet d'adresses hors connexion Unicode. En effet, les fichiers ANSI n'incluent pas certaines propriétés présentes dans les fichiers Unicode. Outlook doit appeler le serveur pour récupérer les propriétés utilisateur requises non disponibles dans le carnet d'adresses hors connexion local, ce qui peut entraîner un temps d'accès au réseau non négligeable lorsque les utilisateurs n'ont pas de carnet d'adresses hors connexion de type Tous les détails au format Unicode.

Gestion du comportement d'Outlook face à des connexions lentes perçues

Outlook est configuré pour déterminer la vitesse de connexion d'un utilisateur en vérifiant la vitesse de la carte réseau de son ordinateur, telle qu'elle est fournie par le système d'exploitation. Si la vitesse signalée est inférieure ou égale à 128 Ko, la connexion est considérée comme étant lente.

Quand Outlook détecte une connexion lente au serveur Exchange d'un utilisateur, il l'aide à améliorer son utilisation en réduisant le volume des informations moins importantes synchronisées avec le serveur Exchange. Outlook apporte les modifications suivantes au processus de synchronisation lorsqu'il est confronté à des connexions lentes :

• il passe au téléchargement des en-têtes uniquement ;

• il ne télécharge pas les mises à jour du carnet d'adresses hors connexion ;

• il télécharge le corps d'un élément et les pièces jointes associées uniquement à la demande de l'utilisateur.

Outlook continue à synchroniser les assistants numériques personnels et certaines règles côté client peuvent être exécutées.

Remarque :
Il est déconseillé de synchroniser les PDA avec l'option En-tête uniquement du mode Exchange mis en cache. Lorsque vous synchronisez un ordinateur de poche, via ActiveSync par exemple, les éléments entiers sont téléchargés dans Outlook et le processus de synchronisation est moins efficace que les synchronisations Outlook standard avec les ordinateurs des utilisateurs.

Le mode de synchronisation En-têtes uniquement est conçu pour les utilisateurs Outlook dotés de connexions distantes ou sans fil cellulaires afin de réduire le trafic réseau lorsque la connexion est lente ou chère.

Dans certaines circonstances, la vitesse de la carte réseau ne reflète pas exactement le débit de données des utilisateurs. Par exemple, si l'ordinateur d'un utilisateur est connecté à un réseau local pour accéder rapidement aux serveurs de fichiers locaux, la vitesse de la carte réseau est signalée comme étant rapide car l'utilisateur est connecté au réseau LAN. Toutefois, l'accès de l'utilisateur à d'autres emplacements du réseau d'une entreprise, y compris le serveur Exchange, peut utiliser une connexion plus lente, comme une connexion ISDN. Pour un tel scénario, où le débit de données réel est lent bien que les cartes réseau signalent une connexion rapide, vous pouvez définir une option permettant de modifier ou verrouiller le comportement d'Outlook. Vous pouvez par exemple désactiver le basculement automatique vers le téléchargement des en-têtes uniquement et configurer Outlook pour télécharger uniquement les en-têtes. De la même manière, Outlook peut avoir désigné une connexion comme étant lente alors que le débit des données est élevé. Dans ce cas, vous pouvez également désactiver le basculement automatique vers le téléchargement des en-têtes uniquement.

Le paramètre à configurer pour modifier le comportement d'Outlook en matière de vitesse de connexion signalée est la case à cocher Sur les connexions lentes, télécharger uniquement les en-têtes. Vous pouvez configurer cette option dans l'OPO ou la verrouiller à l'aide d'une stratégie de groupe. Pour plus d'informations sur la personnalisation de ce paramètre, voir Configurer le mode Exchange mis en cache dans Outlook 2007.

Options de mise en œuvre par étapes d'un déploiement du mode Exchange mis en cache

Étalez le processus dans le temps si vous prévoyez de mettre à niveau un groupe important d'utilisateurs d'un déploiement d'Outlook sans mode Exchange mis en cache (Outlook XP ou version antérieure, ou Outlook 2003 sans mode Exchange mis en cache) vers Office Outlook 2007 avec le mode Exchange mis en cache activé. Ceci aide les serveurs Exchange de votre organisation à gérer les exigences liées à la création ou à la mise à jour des fichiers OST des utilisateurs.

Attention :

Si la plupart des utilisateurs sont mis à jour en même temps pour utiliser le mode Exchange mis en cache et qu'ils démarrent Outlook simultanément (par exemple, un lundi matin après une mise à niveau effectuée le week-end), les serveurs Exchange peuvent être confrontés à de sérieux problèmes de performances. Ces derniers peuvent parfois être limités ; par exemple, si la plupart des utilisateurs de votre organisation disposent de fichiers OST à jour. Mais d'une manière générale, il est recommandé d'étaler dans le temps le déploiement du mode Exchange mis en cache.

Les scénarios suivants présentent des exemples de déploiements du mode Exchange mis en cache permettant d'éviter un impact initial important sur les performances des serveurs Exchange et dans certains cas, de minimiser le temps d'attente des utilisateurs lors de la première synchronisation :

• **Conserver les fichiers OST Outlook tout en déployant le mode Exchange mis en cache.  ** Puisque les fichiers OST existants sont simplement mis à jour avec les informations de boîte aux lettres les plus récentes au premier démarrage d'Outlook en mode Exchange mis en cache, la conservation de ces fichiers lors du déploiement du mode Exchange mis en cache peur aider à réduire la charge sur les serveurs Exchange de votre organisation. Les utilisateurs ayant déjà des fichiers OST auront moins de données Outlook à synchroniser avec le serveur. Ce scénario est adapté lorsque la plupart des utilisateurs possèdent déjà des fichiers OST qui ont été récemment synchronisés avec Exchange Server. Pour conserver les fichiers OST lors du déploiement d'Outlook en mode Exchange mis en cache, ne mentionnez aucun nouveau serveur Exchange lorsque vous personnalisez les informations de profil Outlook dans l'OPO. Vous pouvez aussi, au moment où vous personnalisez les profils Outlook, désactiver la case à cocher Remplacer les paramètres Exchange existants en cas de connexion Exchange (ne s'applique que pour la modification du profil). (Si vous mentionnez un serveur Exchange lorsque vous configurez et déployez Outlook avec cette option activée, Outlook remplace le fournisseur de services Exchange dans le profil MAPI, ce qui supprime l'entrée du profil pour les fichiers OST existants.)

• **Fournir des fichiers OST de base aux utilisateurs distants, puis déployer le mode Exchange mis en cache une fois que les utilisateurs ont installé les fichiers OST fournis.  ** Si la plupart des utilisateurs de votre organisation n'ont aucun fichier OST ou n'utilisent pas le mode Exchange mis en cache, vous pouvez déployer Office Outlook 2007 avec le mode Exchange mis en cache activé. Puis, avant la date prévue pour le déploiement du mode Exchange mis en cache, vous fournissez des fichiers OST de base à chaque utilisateur avec un instantané de sa boîte aux lettres ; par exemple, en donnant ou en envoyant par la poste un CD-ROM contenant le fichier accompagné des instructions d'installation. Vous pouvez également fournir une version récente du carnet d'adresses hors connexion avec tous les détails de votre organisation. Vous configurez et déployez ensuite le mode Exchange mis en cache lorsque les utilisateurs ont confirmé qu'ils ont installé les fichiers.

Remarque :
Pour plus d'informations sur la création de fichiers OST de base, voir Distribution d'un fichier OST de base pour un déploiement du mode Exchange mis en cache d'Outlook (en anglais) . L'article décrit la création de fichiers OST de base pour Microsoft Office Outlook 2003 ; le processus est le même pour Office Outlook 2007.

Lorsque vous mettez à jour votre déploiement Outlook pour utiliser ultérieurement le mode Exchange mis en cache, le serveur Exchange met à jour les fichiers OST existants des utilisateurs et le volume de données à synchroniser est bien moins important que si vous deviez créer un nouveau fichier OST et un nouveau carnet d'adresses hors connexion pour chaque utilisateur. La création de CD individuels pour chaque utilisateur peut demander du temps : il convient donc de réserver cette procédure à des groupes précis d'utilisateurs distants qui passeraient autrement beaucoup de temps à attendre la synchronisation initiale de leur boîte aux lettres et de leur carnet d'adresses hors connexion, pour un coût parfois élevé, en fonction de leur scénario de connexion à distance.

• Déployer Outlook en mode Exchange mis en cache pour tout un groupe d'utilisateurs à la fois.   Vous pouvez équilibrer la charge de travail de vos serveurs Exchange et du réseau local en mettant à niveau les groupes d'utilisateurs en mode Exchange mis en cache au cours d'une période de temps. Le trafic réseau et la tâche très consommatrice de ressources du serveur consistant à renseigner les fichiers OST avec des éléments de boîte aux lettres des utilisateurs et à télécharger le carnet d'adresses en mode hors connexion sont atténués par le déploiement par étapes de la nouvelle fonctionnalité. La manière suivant laquelle vous créez et déployez des groupes d'utilisateurs dépend des méthodes de déploiement habituelles de votre organisation. Par exemple, vous pouvez créer des groupes d'utilisateurs dans Microsoft Systems Management Server (SMS) et déployer ensuite sur eux un package SMS afin de mettre à jour Outlook pour utiliser le mode Exchange mis en cache. Vous déployez SMS sur chaque groupe au cours d'une période de temps. Pour équilibrer la charge autant que possible, choisissez des groupes d'utilisateurs dont les comptes sont répartis entre plusieurs groupes de serveurs Exchange.

Mise à niveau des utilisateurs actuels du mode Exchange mis en cache vers Office Outlook 2007

La mise à niveau des utilisateurs vers Office Outlook 2007 avec le mode Exchange mis en cache activé dans Outlook 2003 est directe. Si vous ne modifiez pas les paramètres du mode Exchange mis en cache, ils sont appliqués tels quels dans Office Outlook 2007. Aucune modification n'est apportée au format de fichier OST ou OAB, et vous n'avez pas à recréer ces fichiers lors de la mise à niveau.

La possibilité de partager des dossiers extérieurs à la messagerie est une nouvelle fonctionnalité activée par défaut dans le mode Exchange mis en cache dans Office Outlook 2007. Ce paramètre est activé dans les profils existants en mode Exchange mis en cache lors de la mise à niveau des utilisateurs. Ceci peut poser problème si :

• les utilisateurs de votre organisation utilisent des fichiers OST ANSI ;

• la taille des fichiers OST des utilisateurs approche de la limite autorisée ;

• votre organisation partage un volume important de données.

Lorsque tous ces facteurs sont réunis, le téléchargement de dossiers extérieurs à la messagerie peut entraîner, entre autres, des problèmes de performances.

Vous pouvez désactiver cette option lorsque vous déployez Outlook pour éviter tout problème avec le téléchargement des dossiers extérieurs à la messagerie.

En outre, considérez le fait que la mise en cache des dossiers extérieurs à la messagerie diffère des autres mises en cache du mode Exchange mis en cache. Avec les dossiers partagés extérieurs à la messagerie, la réplication vers le fichier OST local démarre uniquement quand l'utilisateur clique sur le dossier partagé. Une fois que la mise en cache du dossier a été activée en cliquant dessus, Outlook le met à jour de la même manière que les dossiers Outlook sont synchronisés en mode Exchange mis en cache. Cependant, si l'utilisateur n'accède pas au dossier au moins une fois tous les 45 jours (valeur par défaut), les données locales ne sont plus mises à jour tant qu'il ne clique pas une nouvelle fois sur le dossier.

Vous pouvez configurer l'option Synchronisation des données dans les dossiers partagés dans la stratégie de groupe ou utiliser l'OPO pour modifier le nombre de jours avant qu'Outlook n'arrête la mise en cache des dossiers extérieurs à la messagerie inactifs. Pour plus d'informations sur ce paramètre, voir Configurer le mode Exchange mis en cache dans Outlook 2007.

Déploiement du mode Exchange mis en cache auprès des utilisateurs ayant déjà des fichiers OST

Certains utilisateurs de Microsoft Outlook qui se connectent à Microsoft Exchange en mode en ligne ont peut-être déjà des fichiers OST. Plusieurs problèmes sont à prendre en compte lorsque vous configurez le mode Exchange mis en cache pour ces utilisateurs :

• **Utilisateurs avec des boîtes aux lettres Exchange volumineuses  ** Si les utilisateurs avec des fichiers OST ont des boîtes aux lettres Exchange volumineuses, ils peuvent être confrontés à des erreurs quand Outlook tente de synchroniser leurs boîtes aux lettres avec leurs fichiers OST. Pour pallier ce problème, configurez d'abord un paramètre de stratégie de groupe qui oblige les nouveaux fichiers Outlook à avoir le format Unicode car ce format n'est pas limité à une taille de 2 Go, au contraire des fichiers ANSI Outlook.

  Ensuite, lorsqu'Outlook est déployé en mode Exchange mis en cache, il crée un nouveau fichier OST Unicode pour les utilisateurs ayant des fichiers OST ANSI. Les fichiers OST et OAB existants des utilisateurs ne sont pas supprimés.

• **Utilisateurs sans carnet d'adresses hors connexion avec tous les détails  ** Un carnet d'adresses hors connexion avec tous les détails est téléchargé pour les utilisateurs qui n'en ont pas, lorsque le mode Exchange mis en cache effectue la première synchronisation. Les fichiers OAB existants, notamment les fichiers du carnet d'adresses hors connexion sans détails, ne sont pas supprimés. En fonction de plusieurs facteurs, dont la version d'Exchange Server utilisée, les paramètres Unicode de votre serveur Exchange et du client Outlook, les nouveaux fichiers OAB peuvent être au format Unicode.

  Si des fichiers OAB Unicode sont créés et si les utilisateurs ont des fichiers OAB ANSI (avec ou sans détails), ces derniers ne sont pas supprimés.

Si la version et les paramètres d'Exchange Server prennent en charge le format Unicode, vous pouvez demander à ce que les nouveaux fichiers Outlook aient ce format. Pour plus d'informations sur la définition du format Unicode par défaut pour les nouveaux fichiers Outlook, voir « Pour spécifier Unicode pour les nouveaux fichiers Outlook » dans Configurer le mode Exchange mis en cache dans Outlook 2007.

Utilisation de la stratégie de groupe pour appliquer les paramètres du mode Exchange mis en cache

À l'aide de la stratégie de groupe, vous pouvez empêcher les utilisateurs d'activer le mode Exchange mis en cache dans Outlook, appliquer des options de téléchargement pour le mode Exchange mis en cache ou configurer d'autres options du mode Exchange mis en cache.

Vous pouvez par exemple indiquer les intervalles de temps par défaut entre les synchronisations du serveur Exchange quand les données changent sur un serveur Exchange. Ces modifications sont ensuite téléchargées. Vous pouvez également indiquer les intervalles de temps par défaut pour la modification des données sur l'ordinateur client. Ces modifications sont ensuite téléchargées. Vous pouvez configurer ces options comme valeurs par défaut à l'aide de la page Modifier les paramètres utilisateur de l'Outil de personnalisation Office, ou verrouiller les paramètres à l'aide de la stratégie de groupe.

Pour verrouiller des paramètres à l'aide de la stratégie de groupe, suivez la procédure décrite dans Configurer le mode Exchange mis en cache dans Outlook 2007.

Ressources supplémentaires

Consultez les ressources répertoriées ci-dessous pour en savoir plus sur la planification d'un déploiement du mode Exchange mis en cache.

• Si vous utilisez Microsoft Office Outlook 2003 ou 2007 avec des systèmes Microsoft Exchange Server, vous pouvez utiliser le mode Exchange mis en cache pour améliorer les problèmes d'utilisation du produit, tels que des temps de latence élevés, les pertes de connectivité réseau et une bande passante réseau limitée. Téléchargez le livre blanc sur le trafic réseau client avec Exchange 2003 pour en savoir plus sur ces améliorations.

• Vous pouvez modifier votre configuration de façon à améliorer l'utilisation du produit dans des domaines tels que les temps de latence élevés, les pertes de connectivité et une bande passante limitée. Pour plus d'informations, téléchargez le livre blanc relatif à l'amélioration de l'expérience client avec Outlook 2003 (en anglais) .

• Office Outlook 2007 inclut la possibilité de configurer automatiquement les comptes des utilisateurs. Téléchargez le livre blanc sur la configuration automatique des comptes Outlook (en anglais) pour apprendre comment les mécanismes de découverte fonctionnent et comment modifier un fichier XML pour configurer la découverte automatique pour votre organisation.