Concevoir le site Centre des enregistrements (Office SharePoint Server)

Mise à jour : 2009-02-26

Dans cet article :

• À propos du site Centre des enregistrements

• Planification des bibliothèques de documents pour la rétention des enregistrements

• Planification des métadonnées

• Planification de la table de routage des enregistrements

Pour gérer des enregistrements dans Microsoft Office SharePoint Server 2007, les concepteurs de site et les responsables des enregistrements planifient et implémentent un site Centre des enregistrements. Ce site, basé sur le modèle de site Centre des enregistrements, contient des fonctionnalités que vous pouvez utiliser pour implémenter votre plan de gestion de fichiers et gérer les enregistrements au cours de leur rétention.

Concevoir le site Centre des enregistrements en quatre étapes :

1. En vous basant sur votre plan de gestion de fichiers, planifiez les bibliothèques de documents nécessaires au stockage de vos enregistrements.

2. Planifiez les métadonnées pour chaque type d’enregistrement et définissez des colonnes dans les bibliothèques de documents pour contenir et afficher les métadonnées.

3. Pour chaque type d’enregistrement, planifiez des stratégies afin de définir les périodes de rétention et les spécifications d’audit qui permettent à votre entreprise de satisfaire aux obligations réglementaires.

4. En vous basant sur l’analyse des contenus actifs qui deviendront des enregistrements, planifiez la table de routage des enregistrements qui mappe chaque type d’enregistrement à la bibliothèque appropriée dans le site Centre des enregistrements. Lorsqu’un enregistrement est envoyé au site Centre des enregistrements, soit par programme, soit via l’interface utilisateur, cette table permet de déterminer comment classer le document dans le plan de gestion de fichiers.

À propos du site Centre des enregistrements

Le modèle du site Centre des enregistrements Office SharePoint Server 2007 est conçu pour implémenter la gestion et la rétention des enregistrements.

En combinant les fonctionnalités Office SharePoint Server 2007 standard et les fonctionnalités de gestion des enregistrements spécialisées, le site Centre des enregistrements fournit les possibilités suivantes :

• Routage des enregistrements    Lorsqu’un document est envoyé au site Centre des enregistrements, en utilisant une méthode par défaut telle que la commande Envoyer au Centre des enregistrements ou à l’aide de l’interface programmable, l’enregistrement est routé vers la bibliothèque de documents adéquate en fonction de son type. Le lien entre les types d’enregistrements entrants et les bibliothèques associées est géré dans la table de routage des enregistrements, comme indiqué plus loin dans cet article dans la section Planification de la table de routage des enregistrements.

  Lorsqu’un enregistrement est envoyé au site Centre des enregistrements, d’autres informations sont envoyées en même temps que l’enregistrement lui-même. Ces informations comprennent l’historique d’audit de l’enregistrement, qui est stocké dans un fichier XML, et toutes ses métadonnées, qui sont stockées à la fois dans un fichier XML et dans les colonnes de métadonnées sur le site Centre des enregistrements.

• Application d’une stratégie   Office SharePoint Server 2007 comprend les fonctionnalités de stratégie suivantes, utiles pour la gestion des enregistrements :

  • Audit    consigne les événements et les opérations effectuées sur les documents. Dans le contexte de la gestion des enregistrements, cette fonctionnalité permet de garder la trace des utilisateurs qui affichent et accèdent aux informations sur le site Centre des enregistrements.

  • Expiration    spécifie la période de rétention des enregistrements et indique l’action à entreprendre lorsque cette période se termine, par exemple, le démarrage d’un flux de travail Approbation de destruction. Dans le contexte de la gestion des enregistrements, la période de rétention démarre généralement lorsque l’enregistrement est stocké dans le site Centre des enregistrements.

  • Codes-barres   associe un code-barres à chaque enregistrement avec un graphique de code-barres unique et une valeur numérique unique. La valeur du code-barres est stockée et indexée en même temps que la version électronique de l’enregistrement. Dans le contexte de la gestion des enregistrements, les codes-barres sont utiles pour conserver et suivre les enregistrements physiques. Lorsque les enregistrements stockés dans une bibliothèque sont assortis d’une copie papier, les codes-barres offrent le moyen d’établir un lien entre les copies papier et leurs équivalents électroniques. Pour plus d’informations sur la planification de la rétention des enregistrements physiques, voir Planification de la rétention d’enregistrements physiques.

• Interface programmable   Une solution de gestion complète des enregistrements permet aux enregistrements de circuler dans le système de gestion des enregistrements à partir de toutes les sources d’enregistrement de l’organisation. Les interfaces programmables du site Centre des enregistrements fournissent une méthode pour envoyer un fichier, ses métadonnées associées et son historique d’audit au site Centre des enregistrements dans le cadre d’un processus de gestion. À l’aide de cette méthode, il est possible de configurer le système de gestion des documents de façon à envoyer des fichiers au site Centre des enregistrements. Vous pouvez également ajouter des modules qui étendent la classification des enregistrements entrants, par exemple, pour classer les enregistrements en fonction de la valeur de leurs métadonnées.

  En plus de l’extension de l’interface pour déplacer des enregistrements dans le site Centre des enregistrements, vous pouvez étendre d’autres aspects du site Centre des enregistrements. Par exemple, vous pouvez créer des fonctionnalités de stratégie supplémentaires qui répondent aux besoins spécifiques de votre entreprise.

• Suspension    Le site Centre des enregistrements Office SharePoint Server 2007 permet de suspendre la stratégie d’expiration d’un enregistrement. Il inclut une fonctionnalité de suspension qui permet aux gestionnaires d’enregistrements de créer des suspensions nommées permettant d’empêcher que les enregistrements spécifiés arrivent à échéance ou soient détruits. Par exemple, en cas d’audit interne ou de litige, la mise en attente des enregistrements, que vous pouvez être amené à produire, garantit qu’ils seront disponibles jusqu’à la fin de l’audit ou jusqu’au règlement du litige.

Planification des bibliothèques de documents pour la rétention des enregistrements

La méthode la plus simple pour planifier des bibliothèques de documents pour la rétention des enregistrements, et celle qui est recommandée dans ce guide, consiste à créer une bibliothèque de documents pour chaque type d’enregistrement de votre plan de gestion de fichiers (voir Développer le plan de gestion de fichiers (Office SharePoint Server)). Ainsi, chaque enregistrement dans l’exemple de plan de gestion de fichiers suivant peut être stocké dans une bibliothèque séparée :

Planification des métadonnées

Une fois la planification des bibliothèques de documents terminée pour la rétention des enregistrements, l’étape suivante consiste à déterminer les métadonnées à définir pour chaque bibliothèque. Il existe deux catégories de métadonnées à prendre en compte :

• Métadonnées des enregistrements

• Métadonnées supplémentaires

Planification des métadonnées des enregistrements

Les métadonnées des enregistrements sont les métadonnées qui accompagnent un enregistrement lorsqu’il est envoyé au site Centre des enregistrements. La détermination des métadonnées optimales pour un type d’enregistrement dépend du type d’enregistrement et peut nécessiter des discussions entre les responsables du contenu sur les serveurs actifs. Une fois les métadonnées appropriées générées et stockées pour un type d’enregistrement, vous pouvez configurer la bibliothèque de documents de destination pour ce type d’enregistrement afin de conserver les métadonnées parallèlement à l’enregistrement. Lorsqu’un enregistrement est envoyé à la bibliothèque de documents de destination :

• Les noms et les valeurs de chaque colonne de métadonnées associée sont enregistrés en même temps que l’enregistrement dans un fichier XML dans un dossier masqué _properties, qui est créé dans la bibliothèque de destination.

• Les valeurs des métadonnées sont copiées dans les colonnes correspondantes dans la bibliothèque de destination.

Pour chaque colonne de métadonnées d’un type d’enregistrement, définissez une colonne dans la bibliothèque de documents de destination qui correspond au nom et au type de la colonne entrante. Pour spécifier que la colonne doit être envoyée avec l’enregistrement et qu’une valeur de données doit lui être associée, configurez la colonne dans l’interface utilisateur Office SharePoint Server 2007 pour exiger des données. Pour ce faire, sélectionnez l’option Exiger que cette colonne contienne des informations. Par exemple, si les enregistrements de la source incluent une colonne « Service » de type « Une seule ligne de texte », définissez une colonne avec ce nom et ce type et indiquez la bibliothèque de documents de destination.

Remarque :

Si un enregistrement est envoyé pour être conservé et si des métadonnées requises sont manquantes (soit parce qu’aucune valeur n’est fournie, soit parce que la colonne est entièrement manquante), l’expéditeur est invité à fournir les métadonnées manquantes. Si les métadonnées ne sont pas fournies, la rétention de l’enregistrement n’est pas acceptée. Si le document est envoyé par programme (plutôt qu’à partir de l’interface utilisateur), le fichier est placé dans une zone temporaire de mise en attente et les informations sont renvoyées au programme appelant qui doit être géré par programme pour transmettre la colonne manquante d’informations avant que l’enregistrement ne soit ajouté à la bibliothèque de destination.

Planification de métadonnées supplémentaires

Parallèlement à l’affichage des colonnes de métadonnées associées aux enregistrements conservés, vous pouvez ajouter d’autres colonnes d’informations à afficher dans vos bibliothèques de documents de gestion des enregistrements. Par exemple, vous pouvez ajouter une colonne « Responsables des enregistrements » pour afficher le nom de la personne qui, dans votre équipe, est chargée de gérer les enregistrements stockés dans la bibliothèque de documents. Notez que, tout comme pour les colonnes envoyées avec les enregistrements, si vous spécifiez que ces colonnes supplémentaires sont obligatoires, l’expéditeur de l’enregistrement sera invité à fournir les métadonnées manquantes et l’enregistrement ne sera pas accepté tant que ces métadonnées ne seront pas fournies. Si vous ne souhaitez pas inviter l’expéditeur à fournir les valeurs des métadonnées supplémentaires, configurez les colonnes de sorte que les données ne soient pas obligatoires.

Remarque :
Vous pouvez définir des colonnes à utiliser dans plusieurs bibliothèques de documents. Pour ce faire, vous pouvez les créer dans la galerie Modèles de colonne associée au site Centre des enregistrements.

Planification des stratégies

Une stratégie de gestion des informations est un ensemble de règles pour un type de contenu. Chaque règle d’une stratégie est une « fonctionnalité de stratégie ». Par exemple, une fonctionnalité de stratégie de gestion des informations peut spécifier la durée pendant laquelle un type de contenu doit être conservé ou les actions effectuées sur le contenu qui doivent être auditées. Les stratégies de gestion des informations permettent de contrôler qui peut accéder aux informations de l’entreprise, les opérations autorisées et la durée de rétention. Dans un système de gestion des enregistrements, les stratégies doivent être configurées par les responsables des enregistrements afin de refléter les obligations réglementaires de l’entreprise.

Microsoft Office SharePoint Server 2007 inclut les fonctionnalités de stratégie suivantes qui sont utiles pour la gestion des enregistrements dans le site Centre des enregistrements :

• Audit, pour démontrer que les enregistrements sont gérés correctement.

• Expiration, pour contrôler la durée de rétention des enregistrements dans le site Centre des enregistrements.

• Codes-barres, pour effectuer le suivi des enregistrements physiques.

En fonction de vos besoins en gestion des enregistrements, vous pouvez également vous procurer ou développer vos propres fonctionnalités de gestion des enregistrements basées sur des stratégies, qui ne sont pas incluses dans Office SharePoint Server 2007, telles que les stratégies qui signent numériquement les enregistrements ou les convertissent dans un format fixe.

Deux options sont recommandées pour planifier les stratégies pour la gestion des enregistrements :

• Si les mêmes stratégies s’appliquent à plusieurs types d’enregistrements, par exemple, parce qu’ils appartiennent à une même catégorie d’enregistrements, créez une stratégie de collection de sites distincte pour chaque ensemble de types d’enregistrements. Associez chaque stratégie de collection de sites aux bibliothèques de documents appropriées.

  Action de feuille

  Dans la rubrique Développer le plan de gestion de fichiers (Office SharePoint Server), vous avez déterminé les catégories d’enregistrements à l’aide de la feuille de catégories d’enregistrements (en anglais) (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=73300&clcid=0x40C) (en anglais). Pour chaque catégorie d’enregistrements qui nécessite une stratégie, créez et configurez la stratégie dans la galerie de stratégies de collection de sites en ajoutant des fonctionnalités de stratégie et en les configurant. Pour plus d’informations sur les stratégies et leur planification, notamment sur les liens vers les feuilles de planification des stratégies, voir Planifier des stratégies de gestion des informations.

• Si un type d’enregistrement nécessite un jeu unique de paramètres de stratégie, associez les fonctionnalités de stratégie adéquates directement dans la bibliothèque de documents pour ce type d’enregistrement et configurez les fonctionnalités de stratégie de manière appropriée pour cette bibliothèque.

  Action de feuille

  Dans la feuille de bibliothèque de documents pour la rétention des enregistrements (en anglais) (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=73298&clcid=0x40C) (en anglais) pour une bibliothèque, enregistrez vos décisions concernant la configuration de stratégie : Pour associer une stratégie de collection de sites à la bibliothèque de documents en se basant sur la catégorie d’enregistrements du contenu stocké dans la bibliothèque de documents, dans la section Stratégie de la feuille, enregistrez le nom du modèle de stratégie pour cette catégorie d’enregistrements. Pour associer des fonctionnalités de stratégie uniques directement avec la bibliothèque de documents, dans la section Stratégie de la feuille, entrez chaque fonctionnalité de stratégie accompagnée de remarques sur sa configuration.

Planification de la table de routage des enregistrements

La table de routage des enregistrements est une liste figurant dans le site Centre des enregistrements qui répertorie chaque type d’enregistrement susceptible d’être envoyé au site Centre des enregistrements et qui spécifie la bibliothèque dans laquelle le stocker. Lorsque les fichiers sont envoyés à ce site à l’aide de la commande Envoyer au Centre des enregistrements ou de l’interface programmable, cette liste est utilisée pour router le fichier entrant vers son emplacement approprié.

Chaque entrée de la table de routage des enregistrements est un élément d’une liste de série d’enregistrements qui spécifie :

• Le titre et la description de la série d’enregistrements. Le nom d’une série d’enregistrements indique un type d’élément susceptible d’être envoyé au centre des enregistrements pour la série d’enregistrements actuelle. Si les fichiers sont envoyés au site Centre des enregistrements à partir d’un serveur Office SharePoint Server 2007 ou Windows SharePoint Services 3.0, le nom doit correspondre à un nom de type de contenu de la bibliothèque contenant l’enregistrement actif. Si les fichiers sont envoyés à partir d’une autre source, le nom doit correspondre au type de document qui peut être envoyé à partir de cette source de fichiers à l’aide de l’interface programmable.

• L’emplacement (une bibliothèque de documents) dans lequel enregistrer les enregistrements de la série d’enregistrements actuelle.

• La liste des types d’enregistrements, appelée alias. Il s’agit des autres noms attribués aux enregistrements susceptibles d’être envoyés au site Centre des enregistrements pour cette série d’enregistrements. Par exemple, si votre entreprise compte plusieurs services qui utilisent des noms différents pour le même type d’enregistrement sous-jacent (tels que « contrats » et « accords »), vous pouvez définir des alias pour chaque nom utilisé pour le même type d’enregistrement.

  Si les enregistrements sont envoyés au site Centre des enregistrements à partir d’un serveur Office SharePoint Server 2007 ou Windows SharePoint Services 3.0, les alias sont les types de contenu. Si les enregistrements proviennent d’une autre source de fichiers, les alias doivent correspondre aux types qui peuvent être spécifiés pour cette source d’enregistrements dans l’interface programmable.

Dans la table de routage des enregistrements, une série d’enregistrements doit spécifier la bibliothèque de documents par défaut. Lorsqu’un site Centre des enregistrements reçoit un fichier qui ne correspond pas à un alias de la liste de routage des enregistrements, le fichier est déplacé vers l’emplacement par défaut spécifié, dans lequel il peut être classé manuellement par le responsable des enregistrements. Le modèle de site Centre des enregistrements comprend une bibliothèque de documents d’enregistrements non classés et une série d’enregistrements en tant qu’emplacement par défaut initial. Nous vous recommandons de conserver cette série d’enregistrements par défaut.

Méthode conseillée pour la planification de votre table de routage des enregistrements :

1. Pour chaque bibliothèque de documents que vous avez créée dans votre site Centre des enregistrements, prévoyez de créer une entrée dans la table de routage des enregistrements.

2. Attribuez à une série d’enregistrements le même titre que le type principal de l’enregistrement à conserver à l’aide de cette série d’enregistrements.

3. En vous basant sur l’analyse des documents actifs de votre entreprise, générez la liste de tous les types de contenu ou autres types d’enregistrements qu’il est possible d’envoyer pour la série d’enregistrements actuelle. Ils doivent être répertoriés dans votre plan de gestion de fichiers, et seront les alias de la série d’enregistrements. Par exemple, si, dans un site Centre des enregistrements du service des ressources humaines, vous décidez de conserver les caisses de retraite, les régimes d’assurance et les régimes de retraite dans une bibliothèque de documents nommée Systèmes d’indemnité des employés, vous devez spécifier tous ces types d’enregistrements en tant qu’alias dans l’entrée de la série d’enregistrements de la bibliothèque de documents Systèmes d’indemnité des employés.

4. Déterminez la série d’enregistrements à utiliser comme valeur par défaut.

Feuilles

Aidez-vous des feuilles suivantes et de cet article pour planifier votre déploiement :

• Feuille relative à la bibliothèque de documents destinée à la conservation des enregistrements (en anglais) (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=73298&clcid=0x40C) (en anglais)

• Feuille relative aux catégories d’enregistrements (en anglais) (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=73300&clcid=0x40C) (en anglais)

• Feuille relative à la table de routage des enregistrements (en anglais) (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=73303&clcid=0x40C) (en anglais)

Télécharger ce livre

Cette rubrique est incluse dans le livre téléchargeable suivant pour une lecture et une impression plus faciles :

• Planification et architecture pour Office SharePoint Server 2007, partie 1

Vous trouverez la liste complète des livres disponibles sur Livres à télécharger pour Office SharePoint Server 2007.

Voir aussi

Concepts

Conception de l’architecture du centre des enregistrements