Planifier les personnes et les profils utilisateur

Mise à jour : 2009-02-26

Dans cet article :

• À propos des personnes et des profils utilisateur

• Planifier les connexions aux services de profil

• Planifier les propriétés de profil utilisateur

• Planifier les personnes et les relations

• Planifier les stratégies

• Planifier la recherche de personne

• Planifier une fonctionnalité de personnalisation supplémentaire

• Feuilles

Les informations concernant les utilisateurs de votre organisation sont stockées dans des profils utilisateur au sein de services de profil. Les services de profil sont gérés par un administrateur de services qui dispose d’autorisations supplémentaires dont ne bénéficient pas les administrateurs des fournisseurs de services partagés (SSP, Shared Service Provider). Les administrateurs des services importent des informations sur les utilisateurs à partir des services d’annuaire, tels que le service d’annuaire Active Directory et LDAP (Lightweight Directory Access Protocol).

Lors de la planification du déploiement initial de Microsoft Office SharePoint Server 2007, vous devez planifier les connexions entre les services d’annuaire et les services de profil, les propriétés de profil utilisateur, les stratégies d’affichage et de modification des profils utilisateur, ainsi que la manière dont les profils utilisateur seront utilisés par les autres fonctionnalités de personnalisation, telles que les sites personnalisés.

À propos des personnes et des profils utilisateur

Avant de pouvoir personnaliser les sites et le contenu au sein de votre organisation, vous devez déterminer qui sont les utilisateurs de votre organisation, comment ils travaillent ensemble et ce qu’ils souhaitent connaître les uns des autres.

Les informations sur les utilisateurs peuvent être générées par des produits et technologies Microsoft tels que Microsoft Exchange, Active Directory et Microsoft SQL Server. Elles peuvent être générées par des normes industrielles de suivi de personnes comme LDAP. Elles peuvent également provenir d’applications métiers telles que SAP. Ainsi, vous pouvez rassembler l’ensemble des propriétés de ces diverses sources de données pour créer des profils utilisateur unifiés et cohérents à l’échelle de l’organisation.

Les propriétés et les données provenant de ces sources sont stockées dans les profils utilisateur qui sont gérés par les services de profil. Les profils utilisateur identifient les connexions entre les utilisateurs, tels que les responsables, groupes de travail, appartenance de groupe et sites courants. De cette manière, les relations entre les utilisateurs de votre organisation peuvent être utilisées pour encourager une collaboration plus efficace avec vos collègues et au sein des équipes. Cette collaboration comprend la possibilité pour les utilisateurs de se trouver mutuellement à l’aide des fonctionnalités de recherche spécifiques à l’utilisateur.

Les profils utilisateur et les propriétés de profil utilisateur peuvent également servir à implémenter des fonctionnalités de personnalisation telles que la création de sites Mon site et le ciblage de contenu. Les profils utilisateur ne sont pas uniquement des regroupements de propriétés importées et personnalisées sur les utilisateurs de votre organisation. Les propriétés sont également utilisées dans la page publique de Mon site pour afficher des informations sur les relations de chaque utilisateur avec les autres utilisateurs de votre organisation. Cela inclut également la liste des documents partagés par chaque utilisateur et les stratégies qui définissent le mode d’affichage et de partage des informations sur les utilisateurs.

Le profil public de chaque utilisateur comporte des sections qui possèdent les informations suivantes :

• Propriétés   Certaines de ces propriétés sont publiques et apparaissent sur la page de profil public, mais un grand nombre d’entre elles sont uniquement visibles par les administrateurs. Les administrateurs des fournisseurs de services partagés (SSP) sont les seuls utilisateurs autorisés à consulter et à modifier toutes les propriétés de profil utilisateur au niveau SSP. Les administrateurs de collections de sites peuvent consulter les valeurs des propriétés de niveau SSP de la liste des informations utilisateur dans la collection de sites, mais ne peuvent pas modifier les profils utilisateur et les propriétés réels. Ils peuvent modifier les propriétés au niveau du site qui figurent dans la liste des informations utilisateur, mais ces propriétés ne sont pas ajoutées aux profils utilisateur stockés dans les services de profil.

• Mise en réseau sociale   Ceci inclut les sites, les listes de distribution et les appartenances aux groupes de sécurité de l’utilisateur, et une section distincte répertoriant les collègues actuels de l’utilisateur. Lorsqu’il consulte le profil utilisateur d’une autre personne, l’utilisateur peut également afficher la liste des collègues qu’il a en commun avec celui-ci.

• Documents   Liste des documents partagés de l’utilisateur, y compris les documents de tous les sites dont l’utilisateur est membre, organisée en onglets par site.

• Stratégies   Cette information est uniquement disponible aux administrateurs, à moins que ces derniers n’accordent aux utilisateurs la capacité de remplacer certaines stratégies. Cette section est utilisée pour définir la manière dont les informations contenues dans les autres sections sont affichées et qui est autorisé à les consulter.

Toutes ces fonctionnalités sont destinées à favoriser la collaboration et à renforcer les connexions entre les utilisateurs de votre organisation. Un bref aperçu du profil public permet de savoir qui est une personne, le projet sur lequel elle travaille, et avec qui elle travaille. Il permet également aux administrateurs de décider des personnes autorisées à consulter l’ensemble de ces informations et de la façon de les partager. Une bonne planification des utilisateurs et de la personnalisation consiste à envisager la meilleure méthode pour déployer Office SharePoint Server 2007 de sorte à présenter de manière efficace l’ensemble de ces informations. Ces informations doivent inclure :

• La liste des sources de connexion des profils utilisateur, notamment Active Directory, LDAP et les applications métiers telles que SAP ou Siebel qui assurent le suivi des utilisateurs. Indiquez l’emplacement, le type d’authentification, les comptes et toute autre information nécessaire pour connecter les services de profil à chaque source.

• La liste des caractéristiques des personnes qui sont disponibles dans les profils utilisateur, avec le paramètre de stratégie, la stratégie d’accès par défaut et les stratégies de remplacement et de réplication pour chaque caractéristique.

• La liste des propriétés de profil utilisateur gérée par l’administrateur SSP, avec les mêmes informations de stratégies que celles utilisées pour les caractéristiques. Ajoutez des colonnes pour chaque source de connexion pour enregistrer les mappages de propriété que vous souhaitez utiliser.

• La liste des sites portail et des collections de sites et une note enregistrant la personne qui planifie les propriétés des listes d’informations utilisateur de chaque collection de sites.

• Si l’administrateur du fournisseur de services partagés planifie les propriétés au niveau de la collection de sites, enregistrez la liste des propriétés et décidez s’il est préférable de les stocker dans le profil utilisateur afin qu’elles soient disponibles pour les collections de sites à travers le fournisseur de services partagés, ou de les ajouter ultérieurement à la liste des informations utilisateur pour une collection de sites. Les propriétés des listes d’informations utilisateur d’une collection de sites sont basées sur les propriétés répliquées des profils utilisateur, mais ne sont pas connectées aux profils utilisateur. Les propriétés ajoutées à la liste d’informations ne sont pas stockées dans le profil utilisateur. Ces propriétés n’étant pas importées, vous n’avez pas à vous préoccuper de la planification des mappages de propriétés.

  Action de feuille
  Utilisez la Feuille des personnes, des profils et des stratégies (en anglais) (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=73268&clcid=0x40C) (en anglais) pour enregistrer ces informations.

Planifier les connexions aux services de profil

Les services de profil sont utilisés pour connecter les propriétés utilisateur des sources de données, telles que les applications métiers et les services d’annuaire (principalement Active Directory et LDAP), aux profils utilisateur et aux propriétés qui activent un grand nombre de fonctionnalités d’Office SharePoint Server 2007.

Les services de profil sont disponibles dans les pages d’administration du fournisseur de services partagés. À partir du lien Importer des connexions de la page d’administration Propriétés et profils utilisateur, vous pouvez vous connecter directement à Active Directory ou LDAP pour importer des profils utilisateur à partir de ces sources dans Office SharePoint Server 2007. Les administrateurs des serveurs sélectionnent les propriétés des services d’annuaire pour les importer dans les profils utilisateur.

Vous pouvez également ajouter des propriétés de données métiers contenant des informations sur les utilisateurs aux profils utilisateur existants. Pour ce faire, connectez-vous au catalogue de données métiers, sélectionnez une entité appropriée dans une application de données métiers enregistrée, puis mappez cette entité sur une propriété de profil existante ou ajoutez-la en tant que nouvelle propriété. Ces propriétés augmentent les profils existant importés à partir des services d’annuaire. Vous ne pouvez pas créer ou importer des profils utilisateur entièrement nouveaux à partir du catalogue de données métiers.

Vous pouvez importer les propriétés à partir de toutes ces sources dans les profils utilisateur en vous connectant à la base de données ou au service approprié et en mappant l’identificateur unique de chaque propriété dans le service partagé sur l’identificateur unique de la propriété correspondante dans l’application métier. Ces connexions peuvent être établies indépendamment de la méthode d’authentification utilisée par l’application métier.

Le service gère les connexions avec les applications métiers correspondantes et met à jour les propriétés de profil utilisateur lors des programmations régulières des importations de toutes les sources de données appropriées. Les données ne sont cependant pas exportées, de sorte que la base de données des profils utilisateur ne peut pas écraser les bases de données sources.

La planification des profils utilisateur consiste, sur la base des propriétés par défaut des profils utilisateur d’Office SharePoint Server 2007, à identifier les connexions aux services d’annuaire pour lesquelles vous devez compléter ces propriétés avec les informations sur les utilisateurs dont vous disposez déjà, et à envisager des données métiers supplémentaires pour permettre de connecter les utilisateurs à des applications métiers. Le principe clé de la planification est la cohérence entre les sources de données pour tous les utilisateurs de votre organisation.

Les services de profil vous permettent de recueillir des informations sur les utilisateurs de votre organisation dans les services d’annuaire et les applications métiers de sorte que des informations cohérentes et pertinentes soient toujours disponibles. Les informations sur les utilisateurs sont synchronisées dans le déploiement sur toutes les collections de sites qui utilisent le même fournisseur de services partagés. Ces informations peuvent également être utilisées pour les fonctionnalités de personnalisation pour augmenter la valeur de la collaboration et des relations dans votre organisation.

Planifier les propriétés de profil utilisateur

Les profils utilisateur et les propriétés sont disponibles aux administrateurs dans la section Profils utilisateur et Mes sites de la page d’administration des services partagés. Les profils utilisateur peuvent être affichés par tout le monde dans la page de profil public de Mon site de chaque utilisateur.

Tous les sites qui utilisent le même fournisseur de services partagés reçoivent le même jeu de propriétés de base du magasin de profils utilisateurs et les affichent dans la liste des informations utilisateur du site. Les administrateurs de fournisseurs de services partagés peuvent ajouter des propriétés supplémentaires à la liste des informations utilisateur dans toutes les collections de sites qui utilisent le même fournisseur de services partagés. Les administrateurs de chaque collection de sites ne peuvent pas ajouter des propriétés aux profils utilisateur, mais ils peuvent en ajouter à la liste des informations utilisateur pour certains utilisateurs, en fonction de leurs besoins particuliers. Lorsque vous planifiez des profils utilisateur, vous devez prendre en compte plusieurs facteurs :

• Quels sont vos services d’annuaire existants et planifiés ? Ces services constituent le fondement de vos profils utilisateur. Choisissez les propriétés que vous utiliserez pour vos profils utilisateur principaux, en vous basant sur celles qui sont importantes pour votre organisation (ou pour le fournisseur de services partagés dans une organisation qui compte plusieurs ensembles de services partagés). Les propriétés à utiliser pour rechercher des utilisateurs, pour créer des audiences à utiliser lors du ciblage de contenu et pour établir des relations entre des collègues et des groupes de travail sont essentielles. Commencez par consulter la liste des propriétés des services d’annuaire, puis celle des propriétés par défaut fournie par Office SharePoint Server 2007, et modifiez cette liste en fonction de ces considérations.

  Action de feuille
  Utilisez la Feuille des personnes, des profils et des stratégies (en anglais) (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=73268&clcid=0x40C) (en anglais) pour enregistrer les propriétés planifiées.

• Quelles sont les applications métiers que vous utilisez qui possèdent des informations sur les utilisateurs ? Quelles propriétés peuvent être mappées sur les propriétés des services d’annuaire ?

  Action de feuille

  Utilisez la Feuille des personnes, des profils et des stratégies (en anglais) (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=73268&clcid=0x40C) (en anglais) pour enregistrer ces mappages, et notez les mappages devant être prioritaires en cas de conflit. N’oubliez pas d’ajouter les applications métiers à votre liste d’applications métiers à enregistrer dans le catalogue des données métiers, et de les intégrer à la planification décisionnelle.

• En fonction de votre planification décisionnelle, quelles autres propriétés d’applications métiers non liées aux utilisateurs pourraient être utiles pour les utilisateurs de votre organisation ? Vous pouvez utiliser ces propriétés dans des composants WebPart personnalisés pour cibler des données métiers par rapport aux audiences.

  Action de feuille
  Utilisez la Feuille de création de site (en anglais) (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=73138&clcid=0x40C) (en anglais) pour enregistrer ces informations.

• Combien d’enregistrements d’utilisateurs prévoyez-vous d’importer de toutes les sources, et à quelle fréquence souhaitez-vous programmer les importations ? La fréquence de la programmation des importations dépend du nombre d’enregistrements impliqué, de votre degré de sollicitation des fonctionnalités de personnalisation et de la période à laquelle vous pouvez programmer les importations de sorte que celles-ci aient un impact minimal sur les performances et la disponibilité. Transmettez ces informations à vos administrateurs informatiques afin qu’ils les intègrent à leur planification de déploiement.

• Quelles propriétés de profil utilisateur au niveau du site envisagez-vous ? Dans certaines organisations, cette décision peut être imposée par la direction. Dans d’autres organisations, elle peut être confiée à l’administrateur de chaque collection de sites.

  Remarque :
  Le profil public Mon site remplace le profil utilisateur de Windows SharePoint Services 3.0 lorsqu’Office SharePoint Server 2007 est installé. Si votre déploiement initial d’Office SharePoint Server 2007 est installé sur une installation de Windows SharePoint Services 3.0, sachez que vos informations de profils utilisateur seront remplacées et planifiées en conséquence.

Propriétés de profil utilisateur par défaut

• Office SharePoint Server 2007 fournit un ensemble de propriétés par défaut. Vous pouvez consulter ces propriétés et les stratégies qui s’y appliquent avant de décider des modifications à effectuer, des propriétés à conserver ou à supprimer et des propriétés supplémentaires à créer. Pour plus d’informations sur les propriétés de profil utilisateur et les stratégies par défaut, voir Propriétés de profil utilisateur supplémentaires plus loin dans cet article.

Propriétés de profil utilisateur supplémentaires

Les propriétés de profil utilisateur par défaut et les propriétés importées des connexions aux services d’annuaire et applications métiers peuvent être complétées par d’autres propriétés qui assurent le suivi d’informations clés qui ne sont pas disponibles à partir d’autres sources.

Vous devez planifier d’ajouter des propriétés au niveau du fournisseur de services partagés ou de la collection de sites en fonction des besoins de l’entreprise que vous avez identifiés dans une planification antérieure. Pour répondre aux besoins clés de l’entreprise, il suffit souvent de créer de nouvelles propriétés qui associent les utilisateurs aux processus d’entreprise importants. Pour chacun des principaux concepts de votre architecture des informations, estimez si une propriété personnalisée peut être ajoutée aux profils utilisateur pour relier les utilisateurs de votre organisation aux informations concernant ce concept. Ces propriétés peuvent ensuite être utilisées par la recherche pour rechercher des utilisateurs, ou par les fonctionnalités de personnalisation pour cibler du contenu aux utilisateurs. Les propriétés n’ont pas besoin d’être visibles dans les profils publics ou Mes sites, et elles peuvent être utiles pour la recherche ou la personnalisation sans être affichées dans les profils publics ou Mes sites.

Pour limiter l’étendue de votre planification, hiérarchisez les possibilités les plus importantes d’améliorer les profils utilisateur. Limitez-vous à ajouter des propriétés qui répondent aux besoins ou aux scénarios clés de l’entreprise pour chaque collection de sites. Si la propriété se rapporte à un processus métier moins central pour la collection de sites, ou si elle semble pertinente, mais ne correspond à aucun scénario spécifique, attendez qu’un besoin spécifique soit identifié au cours d’opérations normales au lieu de planifier l’ajout de la propriété pendant le déploiement initial. Il est possible que vous n’ayez même pas besoin d’ajouter beaucoup de propriétés, mais ceci est important à prendre en compte, en cas de besoins évidents.

Configurer des listes de choix de propriété

Les listes de choix de propriété permettent aux administrateurs des services de profil de suggérer des valeurs acceptables ou de limiter les valeurs d’une propriété en répertoriant les choix suggérés ou approuvés qui sont affichés ensuite pour les utilisateurs dans la liste des valeurs de la propriété. Les listes de choix de propriété permettent, soit de laisser le choix à l’utilisateur, soit de définir une liste de choix qui peut être ajoutée manuellement ou importée à partir (ou exportée à destination) d’un fichier délimité par des virgules. Ce dernier type de listes de choix de propriété, la liste de choix de propriété définie, est un excellent moyen de suggérer des valeurs utiles pour une propriété personnalisée. Vous pouvez également décider d’empêcher l’inclusion des valeurs non pertinentes en limitant les choix à la liste définie.

Vous avez également la possibilité d’utiliser des listes de choix de propriété pour permettre aux utilisateurs de sélectionner plusieurs valeurs pour une même propriété. De nombreux types d’informations concernant les utilisateurs impliquent plusieurs valeurs. Par exemple, vous pouvez utiliser une liste de choix de propriété pour permettre à des employés de dresser la liste de leurs diplômes et qualifications professionnelles, qui s’affichent tous en tant que valeurs de la propriété.

À titre d’exemple d’utilisation d’une liste définie pour faciliter la recherche d’informations et promouvoir la collaboration, imaginez une organisation qui ajoute une propriété personnalisée pour des domaines d’expertise. L’administrateur de fournisseur de services partagés identifie les 10 principaux domaines d’expertise les plus importants pour les utilisateurs dans la collection de sites qui utilise le fournisseur de services partagés. Ces zones sont enregistrées en tant que valeurs dans une liste de choix de propriété définie pour la propriété de domaine d’expertise. Les mêmes propriétés sont mappées sur les propriétés gérées par l’administrateur de recherche, et les administrateurs de chaque collection de sites peuvent ensuite identifier les meilleurs résultats associés aux mots clés de chaque domaine d’expertise. Ainsi, lorsque les utilisateurs effectueront une recherche sur des mots clés courants, les experts correspondant à chaque domaine approprié s’afficheront au début des résultats de la recherche.

Pour plus d’informations sur l’utilisation des propriétés de profil utilisateur par la recherche, voir Planifier la recherche (Office SharePoint Server).

Planifier les personnes et les relations

Les relations entre les différents utilisateurs des sites de votre organisation sont affichées dans la page de profil public de chaque utilisateur, et également dans la page d’accueil du site personnel de chaque utilisateur. Les administrateurs de fournisseurs de services partagés peuvent aussi consulter les informations sur ces relations dans les profils utilisateur stockés dans les services de profil. Ces informations sont les suivantes :

• l’appartenance aux sites (affichage global de toutes les appartenances de chaque utilisateur) ;

• l’appartenance aux listes de distribution ;

• l’appartenance aux groupes de sécurité (y compris aux groupes par défaut activés par messagerie uniquement) ;

• les collègues (ceux qui utilisent à la fois le composant WebPart Mes collègues et le composant WebPart En commun avec).

Lors de la planification de la structure de vos collections de sites, l’un des éléments clés de votre planification est l’appartenance à chaque site. Les utilisateurs sont ajoutés en tant que membres par l’ajout ou le regroupement dans un groupe de membres pour chaque site. Les sites doivent être fournis pour tous les processus d’entreprises et divisions clés et inclure les utilisateurs appropriés.

L’appartenance aux listes de distribution et aux groupes de sécurité existera pour toutes les organisations, sauf les plus récentes. La période de planification d’Office SharePoint Server 2007 est un moment parfait pour passer en revue les autorisations utilisateur et de groupe afin de vous assurer que les utilisateurs disposent des niveaux d’autorisation appropriés à leur travail. Les planificateurs des fonctionnalités de personnalisation peuvent communiquer avec les planificateurs de sécurité afin d’intégrer les modifications dans leur propre planification.

C’est également le moment idéal pour vérifier les listes de distribution et les réorganiser afin qu’elles reflètent la planification de l’architecture des informations. Des listes de distribution redondantes peuvent être discontinues, et de nouvelles listes de distribution peuvent être créées pour répondre à des besoins supplémentaires.

Les collègues incluent automatiquement toutes les personnes au sein du groupe de travail immédiat de chaque utilisateur (c’est-à-dire son responsable, ses homologues et ses supérieurs hiérarchiques directs), si bien qu’aucune planification spécifique n’est nécessaire. Dans les organisations dans lesquelles des relations clés croisent des groupes de travail, les responsables ou d’autres utilisateurs peuvent souhaiter ajouter des personnes à la liste Mes collègues de certains groupes de travail. Les administrateurs de fournisseurs de services partagés et les administrateurs de collections de sites doivent encourager les responsables à effectuer ces modifications après le déploiement initial, ou leur autoriser un accès antérieur au déploiement initial pour qu’ils puissent vérifier la hiérarchie d’organisation et effectuer les modifications dans les services d’annuaire.

La planification des utilisateurs et des relations commence par la planification de l’appartenance aux sites, aux listes de distribution et aux groupes SharePoint sur la base des facteurs de sécurité, de votre hiérarchie d’organisation et des rôles des personnes et des équipes d’utilisateurs dans votre organisation.

Examinez la manière dont les utilisateurs collaborent actuellement, en fonction des responsables ou des tâches courantes dans les groupes de travail, puis envisagez des méthodes permettant d’améliorer cette collaboration en utilisant de nouvelles listes ou de nouveaux groupes de distribution, ou en ajoutant des utilisateurs en tant que collègues. Tenez compte d’autres fonctionnalités qui reposent sur l’appartenance dans ces groupes. Par exemple, l’appartenance peut être utilisée pour cibler du contenu vers des audiences spécifiques. Vous pouvez ensuite déterminer la quantité d’informations à partager et le mode de partage en planifiant des stratégies.

Planifier les stratégies

Lors de la planification de vos sites portail, étudiez soigneusement la disponibilité des informations sur les utilisateurs de votre organisation. La consultation de toutes les informations n’est pas appropriée à tout le monde. Certaines informations doivent uniquement être disponibles aux utilisateurs et aux administrateurs afin de préserver la confidentialité. D’autres informations peuvent et doivent être librement partagées pour favoriser la collaboration. Le choix des informations à partager est une prise de décision importante qui dépend des besoins spécifiques à chaque organisation.

Office SharePoint Server 2007 fournit un jeu de stratégies configurables afin que les administrateurs des services de profil puissent rendre disponibles les informations appropriées pour répondre aux besoins de leur organisation. Les stratégies pouvant varier entre les différents fournisseurs de services partagés, il est recommandé que l’équipe de planification analyse les besoins en collaboration de l’organisation pour développer un plan de mise en œuvre de la combinaison de stratégies appropriée.

Toutes les fonctionnalités de personnalisation et propriétés exposées dans les profils utilisateurs et les sites personnels possèdent une stratégie par défaut recommandée qui peut être personnalisée en fonction des besoins de chaque organisation. Chaque stratégie est composée de deux parties :

• Paramètre de stratégie   Certaines fonctionnalités de personnalisations fournissent des informations qui sont essentielles aux processus d’entreprise clés d’une organisation. D’autres informations peuvent être inappropriées au partage au sein d’une organisation. Certaines d’entre elles seront intéressantes à partager par un petit nombre d’utilisateurs, mais pas par tous, si bien que différentes stratégies sont nécessaires pour différents utilisateurs. L’équipe de planification peut décider de modifier les stratégies par fonctionnalité ou par propriété pour répondre aux besoins de leur organisation. Les options spécifiques sont les suivantes :

  • Activée   La fonctionnalité est visible par les utilisateurs qui ne sont pas administrateurs de fournisseurs de services partagés, en fonction du paramètre d’accès par défaut.

  • Obligatoire   Cette propriété doit contenir des informations et ces informations sont partagées sur la base de l’accès par défaut. Les formulaires contenant ces fonctionnalités ou ces propriétés ne peuvent pas être envoyés tant que les informations obligatoires ne sont pas fournies. Par exemple, la propriété Responsable est souvent obligatoire afin de pouvoir être utilisée pour fournir des informations à la fonctionnalité Mon groupe de travail et aux audiences selon la hiérarchie d’une organisation.

  • Facultative   La propriété est créée et sa valeur peut ou non être fournie automatiquement. Chaque utilisateur décide s’il convient de fournir des valeurs pour la propriété ou de laisser la propriété vide. Par exemple, le numéro de téléphone d’un utilisateur est souvent laissé vide, et chaque utilisateur peut décider ou non de fournir un numéro de téléphone visible par les autres utilisateurs. La fonctionnalité Mes collègues est facultative, mais plutôt que d’être vide la liste des collègues qui inclut tout le monde dans le groupe de travail actuel est visible par défaut par les utilisateurs qui disposent d’un accès. Les utilisateurs peuvent décider d’annuler la liste en supprimant les collèges de la liste, ou de développer la liste en ajoutant des collègues supplémentaires.

  • Désactivée   La fonctionnalité ou la propriété n’est visible par personne d’autre que l’administrateur de fournisseur de services partagés. Elle n’apparaît pas dans les sites personnalisés ou dans les composants WebPart et ne peut pas être partagée.

  • Modifiable par l’utilisateur   Les propriétés pour lesquelles l’option Modifiable par l’utilisateur est sélectionnée autorisent les utilisateurs à modifier les stratégies d’accès par défaut pour les propriétés de profil utilisateur. Lorsque cette option est sélectionnée, chaque utilisateur peut décider quelles sont les personnes autorisées à afficher les valeurs qu’il a entrées pour cette propriété. Lorsqu’elle n’est pas sélectionnée, seuls les administrateurs peuvent modifier les paramètres d’accès par défaut.

  • Réplicable   Les propriétés et fonctionnalités pour lesquelles l’option Réplicable est sélectionnée peuvent être répliquées dans d’autres sites SharePoint, mais uniquement si l’accès par défaut est défini à Tout le monde et si l’option Modifiable par l’utilisateur n’est pas sélectionnée.

• Paramètre de confidentialité par défaut   Le paramètre de confidentialité détermine qui peut afficher les informations pour une fonctionnalité de personnalisation particulière. Les paramètres disponibles sont les suivants :

  • Tout le monde   Tous les utilisateurs qui disposent d’autorisations d’affichage sur le site peuvent afficher les informations appropriées.

  • Mes collègues   Tous les utilisateurs de la liste Mes collègues de cet utilisateur peuvent afficher les informations de cet utilisateur.

  • Mon groupe de travail   Tous les collègues du groupe de travail de l’utilisateur peuvent afficher les informations.

  • Mon responsable   Uniquement l’utilisateur et son responsable direct peuvent afficher les informations.

  • Moi seul   Uniquement l’utilisateur et l’administrateur du site peuvent afficher les informations.

Planifier des stratégies pour les caractéristiques des personnes

Certaines organisations autorisent des administrateurs de fournisseurs de services partagés à configurer des stratégies, et d’autres organisations préfèrent implémenter une stratégie cohérente dans l’ensemble de l’organisation. En définissant vos attentes en matière de stratégies au cours de la planification initiale, vous éviterez toute confusion, toute surprise et tout malentendu ultérieurement. Quelle que soit votre décision, vous devez clairement expliquer les stratégies aux utilisateurs de votre organisation lorsqu’ils commencent à utiliser Office SharePoint Server 2007, afin de les prévenir que certaines informations personnelles et professionnelles les concernant seront disponibles pour d’autres personnes.

Les stratégies peuvent varier en fonction de l’objectif des sites de votre fournisseur de services partagés. Envisagez la planification de l’architecture des informations et la hiérarchie des sites lorsque vous choisissez les stratégies à utiliser. Par exemple, un site axé sur la collaboration aura tendance à avoir un jeu de stratégies moins restrictif qu’un site conçu comme un référentiel de documents.

Pensez également aux personnes qui utilisent vos sites. Les sites exposés aux clients sont soumis à des facteurs de stratégie totalement différents des sites de collaboration, et un site portail central pour une organisation de grande taille peut avoir des besoins moins importants en matière de partage des informations qu’un site de département. La plupart de ces problèmes seront traités dans le cadre de la planification de la sécurité, mais les stratégies de confidentialité et les considérations de sécurité étant suffisamment proches, il est conseillé de les envisager ensemble.

Des stratégies moins restrictives signifient que les utilisateurs afficheront les profils publics plus fréquemment, ce qui a une incidence sur la fréquence de mise à jour des profils utilisateur et la compilation des audiences. Dans des organisations qui possèdent un grand nombre d’utilisateurs, cela peut affecter les performances et la planification de la capacité.

Les administrateurs de sites et de fournisseurs de services partagés doivent partager les décisions de stratégie avec les professionnels de l’informatique de l’organisation. Certains problèmes susceptibles d’affecter la planification informatique sont notamment :

• la fréquence attendue de mise à jour des informations de profils utilisateur ;

• la fréquence attendue de compilation des audiences ;

• l’effet sur les performances et la capacité des serveurs exécutant les services de profil ;

• l’effet sur la planification de la sécurité.

Pour plus d’informations sur les stratégies par défaut et les paramètres de stratégie disponibles, voir Stratégies pour les services de profil.

Planifier des stratégies pour les propriétés de profil utilisateur

Les propriétés, telles que le nom de compte, le nom par défaut, le numéro de téléphone professionnel, le service, le titre et l’adresse de messagerie professionnelle, sont obligatoires par défaut, car dans la plupart des organisations elles représentent des éléments clés pour permettre la collaboration et le développement des relations d’organisation. La plupart d’entre elles sont également utilisées par Office SharePoint Server 2007 pour activer d’autres fonctionnalités, telles que les collègues et les audiences.

Par défaut, les utilisateurs ne peuvent pas modifier ces propriétés, car il est important pour les administrateurs des services de profil qui accèdent à ces informations que celles-ci restent cohérentes et prévisibles.

Par défaut, la plupart des propriétés sont visibles par tout le monde, mais les informations sensibles, telles que les numéros de téléphones non professionnels, sont limitées aux utilisateurs qui ont été sélectionnés en tant que collègues. Quelques autres propriétés sont d’ordre privé uniquement.

Différentes organisations peuvent avoir différents besoins. Par exemple, pour une société dont la plupart des employés sont toujours en déplacement, il peut être important que tout le monde puisse afficher les informations de téléphone mobile. D’autres organisations peuvent conserver tous les numéros de téléphone non professionnels complètement privés. Les organisations centrées sur la collaboration de petite équipe peuvent souhaiter limiter davantage de propriétés à un groupe principal de collègues.

Lorsque vous planifiez le paramètre de stratégie pour une propriété, tenez compte des facteurs suivants :

• Envisagez de définir une propriété comme obligatoire si :

  • la propriété est utilisée par des fonctionnalités utilisateur clés ;

  • la propriété est associée à des données d’entreprise clés pour des applications du catalogue des données métiers ;

  • la propriété sert à créer des audiences ;

  • les administrateurs des services de profil prévoient des valeurs cohérentes et significatives pour la propriété.

• Envisagez de désactiver une propriété si :

  • La propriété sera rarement utilisée.

  • La propriété créera une confusion avec des propriétés plus importantes. Notez, toutefois, que vous pouvez modifier les paramètres d’affichage des propriétés de sorte à les masquer aux utilisateurs dans les profils publics, la page Modifier les détails ou le composant WebPart Mes collègues.

  • Envisagez l’option facultative si vous décidez de fournir les valeurs par défaut des propriétés, tout en souhaitant que les utilisateurs soient en mesure de supprimer les informations, ou si vous voulez autoriser chaque utilisateur à fournir la valeur appropriée à la propriété.

Lors de la planification de la stratégie d’accès par défaut, tenez compte des facteurs suivants :

• Si vous souhaitez utiliser la propriété dans la recherche pour que les utilisateurs puissent être retrouvés dans les recherches de propriété, définissez la stratégie d’accès par défaut à Tout le monde. Les propriétés ayant un accès plus restrictif ne seront pas utilisées par la recherche.

• Si la propriété est utile dans les groupes de travail et dans les autres divisions de votre organisation, et si elle ne contient pas d’informations sensibles, envisagez de la rendre visible par tout le monde.

• Si la propriété est principalement utile à la collaboration dans un groupe de travail immédiat ou dans un groupe particulier de collègues sélectionnés individuellement, envisagez de la rendre visible uniquement par vos collègues.

• Si la propriété est de nature confidentielle ou sensible, envisagez de la rendre visible uniquement par le responsable direct, ou, dans certains cas, uniquement par l’utilisateur. Ce qui est considéré comme des données confidentielles peut varier d’une organisation à l’autre.

Lorsque vous décidez s’il faut autoriser les utilisateurs à modifier les stratégies pour les propriétés, tenez compte des facteurs suivants :

• Configurez les propriétés de profil utilisateur clés qui ont besoin de valeurs cohérentes et d’un contrôle clair de la part de l’administrateur de sorte que les utilisateurs ne puissent pas les remplacer. Le remplacement doit uniquement être autorisé lorsque l’accès à une propriété ne concerne pas les besoins de l’organisation.

• Les utilisateurs doivent être en mesure de remplacer la stratégie d’accès pour une propriété si la sensibilité des informations peut varier entre différents utilisateurs, et si l’administrateur ne peut pas prévoir une stratégie unique pour tous les utilisateurs. Par exemple, la date d’embauche peut être considérée comme une information confidentielle par un employé et comme un point d’honneur par un autre.

• Les utilisateurs doivent être en mesure de remplacer des propriétés susceptibles de concerner différents groupes d’utilisateurs au fil du temps, en modifiant la stratégie d’accès par défaut.

• Pour plus d’informations sur les stratégies par défaut et les paramètres de stratégie disponibles, voir Stratégies pour les services de profil.

Réplication de stratégie

Vous devez tenir compte d’un autre facteur, à savoir déterminer les informations qui seront répliquées du fournisseur de services partagés vers les listes d’informations sur les sites SharePoint. Vous pouvez limiter la réplication des informations en créant des stratégies plus restrictives, ou en limitant les informations répliquées. Seules les propriétés peuvent être répliquées. Les propriétés pour lesquelles l’option Réplicable est sélectionnée sont répliquées dans les autres sites SharePoint, mais uniquement si l’accès par défaut est défini à Tout le monde et si l’option Modifiable par l’utilisateur n’est pas sélectionnée.

Tous les sites qui font appel au fournisseur de services partagés utilisent les propriétés réplicables des listes d’informations utilisateur. Les propriétés définies à Tout le monde qui ne sont pas réplicables peuvent être affichées dans le profil public, mais elles ne figurent pas dans les listes d’informations utilisateur. Si une propriété n’est pas répliquée, ses valeurs restent dans les listes d’informations utilisateur des sites SharePoint, mais les modifications ne sont plus répliquées et doivent être effectuées par l’administrateur de la collection de sites.

Planifier la recherche de personne

Office SharePoint Server 2007 permet aux utilisateurs de rechercher d’autres utilisateurs en fonction de leur expertise et de leur rôle dans l’organisation. Par défaut, les méthodes suivantes de recherche de personne sont activées :

• Étendue de la recherche de personne   L’étendue de recherche fournie limite les résultats de la recherche aux profils publics du magasin de profils utilisateur du fournisseur de services partagés. Quels que soient les termes de recherche utilisés, seuls les utilisateurs correspondant à ces termes figurent dans les résultats de la recherche.

• Onglet Personnes du site Centre de recherche   L’onglet Personnes du site Centre de recherche fournit des options pour la recherche d’utilisateurs. Vous pouvez rechercher des utilisateurs par nom ou sujet connexe, ou par propriétés liées aux utilisateurs, telles que le titre ou le service.

• Recherche avancée   Vous pouvez rechercher des utilisateurs par des recherches avancées qui effectuent la recherche sur les valeurs des propriétés de profil utilisateur. Tous les profils utilisateur qui correspondent à la valeur du profil sélectionné figurent dans les résultats de la recherche.

• À partir des valeurs des propriétés de profil utilisateur   Vous pouvez rechercher des utilisateurs sans effectuer une recherche explicite, en cliquant sur les valeurs des utilisateurs pour trouver d’autres utilisateurs qui possèdent la même valeur de propriété. Ces propriétés peuvent être affichées dans les profils utilisateur, les listes d’informations utilisateur, les listes SharePoint ou dans les résultats de recherche généraux.

• Recherches affinées   Vous pouvez affiner les résultats de la recherche d’une personne pour inclure uniquement les résultats des utilisateurs qui possèdent une valeur spécifique dans leur profil utilisateur.

• Regrouper par distance sociale   Par défaut, toutes les recherches d’utilisateurs sont regroupées par distance sociale. C’est-à-dire que les utilisateurs qui travaillent le plus étroitement avec l’utilisateur qui consulte les résultats de la recherche sont regroupés en premier, et les utilisateurs plus éloignés sont affichés ensuite.

Quelle que soit la méthode de recherche utilisée, les résultats de la recherche de personne contiennent des liens vers les profils publics de chaque utilisateur et des liens permettant de les contacter par courrier électronique ou par programmes de messagerie.

Lors de la planification des utilisateurs, vous pouvez envisager de compléter l’étendue de recherche et l’onglet Centre de recherche par défaut par des étendues de recherche et des onglets personnalisés pour des groupes d’utilisateurs plus spécifiques.

Les administrateurs de fournisseurs de services partagés souhaiteront consulter l’architecture des informations et la hiérarchie des sites pour identifier les concepts d’entreprise clés pouvant être liés à des groupes d’utilisateurs spécifiques et susceptibles d’être recherchés par les utilisateurs sur les sites. Ils pourront ensuite collaborer avec l’administrateur du fournisseur de services partagés de la recherche afin d’élaborer des étendues de recherche et des onglets de recherche de personne pour ces groupes spécifiques. Ils pourront également mettre à profit leurs connaissances des profils utilisateur qu’ils gèrent pour identifier d’autres groupes d’utilisateurs utiles et créer des étendues de recherche et des onglets de recherche spécifiques supplémentaires pour ces groupes.

Les administrateurs de collections de sites peuvent créer des étendues de recherche au niveau des sites pour les utilisateurs qui sont membres de leur collection de sites.

La planification de la recherche de personne se répercute également dans la planification des profils utilisateur. La planification initiale peut révéler des personnes ou des groupes d’utilisateurs dont vous souhaitez faciliter la recherche, mais pour lesquels il est possible qu’il n’existe pas de propriété appropriée permettant de les rechercher facilement.

Planifier une fonctionnalité de personnalisation supplémentaire

Les services de profil sont utilisés pour fournir des informations personnalisées à Mes sites et à d’autres pages à l’aide de composants WebPart d’audiences et ciblés.

Pour plus d’informations sur la planification des audiences, voir Planifier les audiences.

Pour plus d’informations sur Mes sites, voir Planifier les sites Mon site.

Pour plus d’informations sur les composants WebPart ciblés en général, voir Planifier des composants WebPart personnalisés.

Feuilles

Utilisez les feuilles suivantes pour planifier les personnes et les profils utilisateur :

• Feuille relative aux personnes, profils et stratégies (en anglais) (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=73268&clcid=0x40C) (en anglais)

• Feuille relative à la création de site (en anglais) (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=73138&clcid=0x40C) (en anglais)

Télécharger ce livre

Cette rubrique est incluse dans le livre à télécharger suivant pour une lecture et une impression plus faciles :

• Planification et architecture pour Office SharePoint Server 2007, partie 1

Vous trouverez la liste complète des livres disponibles sur Livres à télécharger pour Office SharePoint Server 2007.