Planifier la gestion des versions, l’approbation de contenu et les extractions

Mise à jour : 2009-02-26

Dans cet article :

• Planifier la gestion des versions

• Planifier l’approbation de contenu

• Planifier l’archivage et l’extraction

• Feuille

Microsoft Office SharePoint Server 2007 inclut des fonctions qui vous permettent de contrôler l’accès au contenu. Vous configurez les paramètres des fonctionnalités de contrôle de contenu décrites dans cet article dans les bibliothèques de documents. Pour partager ces paramètres dans l’ensemble des bibliothèques de votre solution, vous pouvez créer des modèles de bibliothèques de documents comprenant vos paramètres de contrôle de contenu ; ainsi, les nouvelles bibliothèques reflèteront les décisions que vous prenez en matière de contrôle de contenu.

Planifier la gestion des versions

La gestion des versions est la méthode qui permet de numéroter et d’enregistrer les nouvelles versions successives d’un document. Office SharePoint Server 2007 propose trois options de gestion des versions :

• Aucune   Spécifie qu’aucune version précédente de documents n’est enregistrée. Lorsque la gestion des versions n’est pas en cours d’utilisation, les versions précédentes des documents ne sont pas récupérables et l’historique des documents est également perdu, car les commentaires qui accompagnent chaque nouvelle version d’un document ne sont pas enregistrés. Utilisez cette option pour les bibliothèques de documents contenant une quantité importante de contenu ou un contenu qui ne changera jamais.

• Versions principales uniquement   Spécifie que les versions numérotées des documents sont conservées à l’aide d’un schéma de gestion des versions simple (tel que 1, 2, 3). Pour contrôler l’impact sur l’espace de stockage, vous pouvez spécifier le nombre de versions précédentes à conserver, en incluant la version actuelle.

  Dans cette option de gestion des versions, à chaque fois qu’une nouvelle version d’un document est enregistrée, tous les utilisateurs disposant d’autorisations sur la bibliothèque de documents peuvent afficher son contenu. Utilisez cette option si vous n’avez pas besoin de distinguer les versions temporaires des versions publiées des documents. Par exemple, dans une bibliothèque de documents utilisée par un groupe de travail d’une organisation, la gestion des versions principales est un choix approprié si tous les membres de l’équipe doivent pouvoir afficher toutes les nouvelles versions de chaque document.

• Versions principales et secondaires   Spécifie que les versions numérotées des documents sont conservées en utilisant un schéma de gestion des versions principales et secondaires (tel que 1.0, 1.1, 1.2, 2.0, 2.1). Les versions se terminant par .0 sont des versions principales et les autres sont des versions secondaires. Les versions principales et secondaires précédentes des documents sont enregistrées avec les versions actuelles. Pour contrôler l’impact sur l’espace de stockage, vous pouvez spécifier le nombre de versions principales précédentes à conserver, en incluant la version actuelle. Vous pouvez également indiquer pour combien de versions principales les versions secondaires doivent être conservées. Par exemple, si vous spécifiez que les versions secondaires doivent être conservées pour deux versions principales et que la version principale en cours est 4.0, toutes les versions secondaires à partir de 3.1 seront conservées.

  Dans la gestion des versions principales et secondaires, tous les utilisateurs disposant d’une autorisation de lecture peuvent afficher les versions principales des documents. Vous pouvez indiquer les utilisateurs qui sont autorisés à afficher les versions secondaires. En règle générale, accordez aux utilisateurs qui peuvent modifier des éléments l’autorisation d’afficher et de travailler avec les versions secondaires, et limitez les utilisateurs disposant d’une autorisation de lecture à afficher uniquement les versions principales.

  Utilisez la gestion des versions principales et secondaires si vous avez besoin de faire la différence entre un contenu publié qui peut être affiché par un public et un contenu temporaire qui n’est pas encore prêt pour la publication. Par exemple, dans un site Web de ressources humaines décrivant les avantages de l’organisation, utilisez la gestion des versions principales et secondaires pour interdire l’accès des employés aux descriptions des avantages lorsque les descriptions sont en cours de révision.

Planifier l’approbation de contenu

L’approbation de contenu est la méthode qui permet aux membres du site disposant de l’autorisation approbateur de contrôler la publication du contenu. Un brouillon de document en attente d’approbation est dans l’état En attente. Lorsqu’un approbateur examine le document pour approuver son contenu, il devient disponible pour être affiché par les utilisateurs du site disposant de l’autorisation de lecture. Un propriétaire de bibliothèque de documents peut activer l’approbation de contenu pour une bibliothèque de documents et éventuellement associer un flux de travail à la bibliothèque pour exécuter le processus d’approbation.

Utilisez l’approbation de contenu pour formaliser et contrôler le processus de mise à disposition de contenu à un public. Par exemple, une entreprise qui publie du contenu comme l’un de ses produits ou services peut exiger un contrôle juridique et une approbation avant la publication du contenu.

La manière dont les documents sont soumis à approbation varie en fonction des paramètres de gestion des versions dans la bibliothèque de documents :

• Aucune   Si aucune gestion des versions n’est en cours d’utilisation et les modifications apportées à un document sont enregistrées, l’état du document passe à En attente. Office SharePoint Server 2007 conserve la version précédente du document, de sorte que les utilisateurs disposant de l’autorisation de lecture peuvent continuer à l’afficher. Une fois les modifications en attente approuvées, la nouvelle version du document est mise à la disposition des utilisateurs disposant de l’autorisation de lecture pour l’affichage, et la version précédente est ignorée.

  Si aucune gestion des versions n’est en cours d’utilisation et un nouveau document est téléchargé dans la bibliothèque de documents, celui-ci est ajouté à la bibliothèque dans l’état En attente et il ne peut pas être affiché par les utilisateurs disposant de l’autorisation de lecture tant qu’il n’a pas été approuvé.

• Versions principales uniquement   Si la gestion des versions principales est en cours d’utilisation et les modifications apportées à un document sont enregistrées, l’état du document passe à En attente et la version principale précédente du document est mise à la disposition des utilisateurs disposant de l’autorisation de lecture pour l’affichage. Une fois les modifications du document approuvées, une nouvelle version principale du document est mise à la disposition des utilisateurs du site disposant de l’autorisation de lecture, et la version précédente est enregistrée dans la liste de l’historique du document.

  Si la gestion des versions principales est utilisée et un nouveau document est téléchargé dans la bibliothèque de documents, celui-ci est ajouté à la bibliothèque dans l’état En attente et il ne peut pas être affiché par les utilisateurs disposant de l’autorisation de lecture tant qu’il n’a pas été approuvé en tant que version 1.

• Versions principales et secondaires   Si la gestion des versions principales et secondaires est en cours d’utilisation et les modifications apportées à un document sont enregistrées, l’auteur a la possibilité d’enregistrer une nouvelle version secondaire du document en tant que brouillon ou de créer une nouvelle version principale, auquel cas l’état du document passe à En attente. Une fois les modifications du document approuvées, une nouvelle version principale du document est créée et mise à la disposition des utilisateurs du site disposant de l’autorisation de lecture. Dans la gestion des versions principales et secondaires, les versions principales comme secondaires des documents sont conservées dans la liste de l’historique du document.

  Si la gestion des versions principales et secondaires est en cours d’utilisation et un nouveau document est téléchargé dans la bibliothèque de documents, celui-ci peut être ajouté à la bibliothèque dans l’état Brouillon en tant que version 0.1, ou l’auteur peut immédiatement demander son approbation, auquel cas l’état du document passe à En attente.

Planifier l’archivage et l’extraction

Vous pouvez exiger que les utilisateurs archivent et extraient les documents d’une bibliothèque de documents avant de les modifier. Cette pratique est recommandée. L’impératif d’archivage et d’extraction offre les avantages suivants :

• Amélioration du contrôle de la date de création des versions de documents. Lors de l’extraction d’un document, l’auteur peut enregistrer le document sans l’archiver. Les autres utilisateurs de la bibliothèque de documents ne pourront pas voir ces modifications et aucune nouvelle version ne sera créée. Une nouvelle version (visible par les autres utilisateurs) est uniquement créée si l’auteur archive le document. Cela lui procure davantage de souplesse et de contrôle.

• Amélioration de la capture des métadonnées. Lors de l’archivage d’un document, l’auteur peut écrire des commentaires décrivant les modifications apportées au document. Ceci facilite la création d’un enregistrement continu de l’historique des modifications apportées au document.

Si votre solution impose que les utilisateurs extraient et archivent les documents lorsqu’ils les modifient, vous pouvez recourir aux programmes clients Microsoft Office System 2007, qui incluent des fonctionnalités prenant en charge ces actions. Les utilisateurs peuvent extraire des documents, annuler des extractions et archiver des documents à partir des programmes clients Office system 2007.

Lorsqu’un document est extrait, il est enregistré dans le dossier Mes documents de l’utilisateur, dans un sous-dossier nommé « Brouillons SharePoint ». Ce dossier s’affiche dans Microsoft Office Outlook 2007. Tant que le document est extrait, l’utilisateur peut uniquement enregistrer les modifications dans ce dossier local. Lorsque l’utilisateur est prêt à archiver le document, le document est enregistré à l’emplacement serveur d’origine.

À partir des programmes clients Office system 2007, les utilisateurs peuvent éventuellement choisir de laisser les documents extraits sur le serveur en modifiant les options d’édition de contenu.

Feuille

La feuille suivante facilite la planification de la gestion des versions, de l’approbation de contenu et des extractions :

• Feuille relative aux bibliothèques de documents (en anglais) (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=73306&clcid=0x40C) (en anglais)

Télécharger ce livre

Cette rubrique est incluse dans le livre téléchargeable suivant pour une lecture et une impression plus faciles :

• Planification et architecture pour Office SharePoint Server 2007, partie 1

Vous trouverez la liste complète des livres disponibles sur Livres à télécharger pour Office SharePoint Server 2007.

Voir aussi

Concepts

Planifier les bibliothèques de documents