Planifier les bibliothèques de documents

Mise à jour : 2009-05-14

Dans cet article :

• Planifier les bibliothèques de documents

• Planifier le flux de contenu

• Promouvoir les bibliothèques de documents à partir de programmes clients Office

Les bibliothèques de documents sont des collections de fichiers sous Microsoft Office SharePoint Server 2007 que vous partagez avec d’autres utilisateurs du site. La plupart des fonctionnalités de la gestion de documents de Microsoft Office SharePoint Server 2007 sont fournies par le biais des bibliothèques de documents. Dans le cadre de la planification de la gestion de documents, vous devez déterminer les bibliothèques de documents qui correspondent le mieux aux besoins de votre organisation.

Lorsque vous identifiez les bibliothèques de documents qui correspondent le mieux aux besoins de votre organisation, il peut apparaître que vous avez besoin de plusieurs sites ou collections de sites. Par exemple, si vous créez du contenu en vue de le publier pour des clients externes, vous pouvez avoir besoin d’un site (et d’une bibliothèque) pour la création et la relecture du contenu et d’un autre site, peut-être dans une installation Office SharePoint Server 2007 distincte, pour sa publication.

Lorsque vous planifiez des bibliothèques de documents sur plusieurs sites, vous pouvez également être amené à planifier le flux du contenu d’un site à un autre, par le biais de processus manuels, de flux de travail ou de solutions personnalisées.

Planifier les bibliothèques de documents

Le tableau suivant répertorie les utilisations courantes des bibliothèques de documents dans Office SharePoint Server 2007.

L’exemple suivant illustre l’utilisation de l’analyse que vous avez réalisée dans l’article Analyser l’utilisation des documents et vous aide à planifier l’organisation des bibliothèques de documents de votre entreprise. Dans cet exemple, Contoso Ltd. fournit le contenu aux clients en fonction d’études de marché. Le contenu est créé principalement par des consultants opérant à distance. Ce processus se déroule selon le cycle suivant :

1. Un partenaire évalue les idées d’engagement et les appels d’offres.

2. Une fois qu’un contrat est établi, un responsable de projet constitue une équipe de consultants et crée un site de travail spécifique aux engagements dans lequel les résultats de la recherche sont enregistrés et le projet mené à bien.

3. Lorsque le projet est terminé, les documents livrables sont publiés sur un site Internet sécurisé, qui permet aux clients d’y accéder.

4. L’équipe écrit des documents de meilleures pratiques et des études de cas basés sur le projet.

5. Les responsables des connaissances collectent, organisent et archivent les meilleures pratiques et autres documents.

6. Les livrables, les contrats et autres enregistrements sont conservés en tant qu’enregistrements d’entreprise.

7. À l’aide du contenu géré par les responsables des connaissances, les partenaires évaluent les opportunités et créent des appels d’offres.

Le tableau suivant illustre une analyse d’utilisation de documents pour ce scénario.

Cette analyse d’utilisation de document suggère les conclusions suivantes :

• Les chefs de projet ont besoin de bibliothèques dans les sites d’équipe pour le stockage des idées d’engagement, des appels d’engagement et des ébauches d’offres.

• Les avocats ont besoin de bibliothèques dans une zone de portail pour le stockage des modèles de contrat et des contrats actifs.

• Les chefs de projet et les collaborateurs ont besoin de bibliothèques dans les sites d’équipe pour la création des résultats de recherche, des livrables et des études de cas.

• Les clients ont besoin de bibliothèques dans un site Internet pour l’affichage des livrables finaux.

• Tous les membres de l’entreprise ont besoin d’accéder à un site Centre de documents pour l’affichage des documents de meilleures pratiques et d’étude de cas.

• Les responsables des enregistrements d’entreprise et les avocats ont besoin d’accéder à un référentiel d’enregistrements d’entreprise pour la conservation des enregistrements d’entreprise.

La figure suivante montre comment ces bibliothèques peuvent être réparties. Les sites sont hébergés dans trois collections de sites : une collection de sites Internet pour l’accès client, une collection de sites extranet pour la création à distance par les membres de l’équipe et une collection de sites intranet pour la maintenance sécurisée du site de gestion des enregistrements.

Planifier le flux de contenu

Le contenu d’une solution de gestion de documents basée sur Office SharePoint Server 2007 est souvent dynamique, passant d’un site à un autre selon les besoins des utilisateurs des documents. Par conséquent, lorsque vous planifiez les bibliothèques de documents, planifiez également le flux de contenu d’une bibliothèque ou d’un site vers un autre. Office SharePoint Server 2007 met à votre disposition les procédures manuelles ou dynamiques suivantes pour le déplacement du contenu :

• Vous pouvez créer des flux de travail personnalisés qui copient ou déplacent le contenu d’un site ou d’une bibliothèque vers un autre. Un flux de travail guide un document tout au long d’un processus de gestion, en affectant des tâches aux participants lorsque leur rôle dans le cycle de vie du document devient actif. Un flux de travail peut être conçu pour déplacer un document d’un site ou d’une bibliothèque vers un autre. Pour plus informations sur la planification des flux de travail, voir Planifier des flux de travail pour la gestion de documents.

• Les auteurs peuvent copier un document dans une bibliothèque au sein de tout site dans lequel ils disposent d’autorisations de création. La relation entre le document source et le document de destination est conservée afin que la copie puisse être actualisée en cas de besoin.

• Les pages Web et les sites Web entiers peuvent être mis en attente et publiés à partir d’un site vers un autre, soit manuellement, soit automatiquement sur la base d’une planification.

• Le contenu peut être envoyé vers le site de gestion des enregistrements par le biais de l’interface utilisateur d’Office SharePoint Server 2007, d’un flux de travail ou d’une solution personnalisée basée sur le modèle objet Windows SharePoint Services 3.0.

• À l’aide de dossiers Web ou de Favoris réseau, un auteur peut manuellement copier ou déplacer le contenu d’une bibliothèque de documents depuis une bibliothèque ou un site vers un autre.

Pour en revenir à notre exemple, l’illustration suivante montre comment appliquer certaines de ces techniques de flux de contenu. Notez que le site Internet mis en attente a été ajouté au site portail de création.

• À l’aide des fonctionnalités de publication, les pages Web sont publiées sur le site Internet.

• À l’aide de la commande Copier, les documents sont copiés dans le site Centre de documents.

• À l’aide d’un flux de travail personnalisé, les documents sont copiés dans des bibliothèques de documents sur le site Internet.

• À l’aide la commande Envoyer au référentiel des enregistrements, les contrats sont envoyés au référentiel d’enregistrements d’entreprise.

Promouvoir les bibliothèques de documents à partir de programmes clients Office

Vous pouvez personnaliser les boîtes de dialogue Office system 2007Ouvrir et Enregistrer pour encourager les membres de l’organisation à utiliser les bibliothèques de documents comme emplacements de stockage. En ajoutant la barre Mon environnement à côté des boîtes de dialogue Ouvrir et Enregistrer, vous permettez aux utilisateurs d’accéder d’un simple clic aux emplacements auxquels ils doivent stocker leurs documents. Les membres de l’équipe peuvent ainsi interagir avec les bibliothèques de documents dans le cadre des opérations d’enregistrement à partir des programmes clients Office system 2007, ce qui leur évite de se connecter directement au serveur pour transférer leurs documents.

Pour promouvoir l’utilisation des sites dans les boîtes de dialogue Ouvrir et Enregistrer, vous pouvez publier ceux-ci à l’aide d’un service Web Microsoft Office SharePoint Server 2007. Ce service fournit la liste des sites destinés à des utilisateurs spécifiques en fonction de leur rôle ou des sites dont ils sont membres. Un programme client Office system 2007 peut découvrir automatiquement ce service Web par le biais des sites SharePoint de l’utilisateur. D’autres produits serveurs peuvent également implémenter ce service Web et fournir l’emplacement du service au client Office. Une fois cette configuration effectuée, Office system 2007 ajoute une entrée à la barre Mon environnement et la remplit avec les emplacements définis par le service Web.

Les administrateurs ont également la possibilité de définir des clés de Registre pour ajouter des sites spécifiques à la barre Mon environnement dans les boîtes de dialogue Ouvrir et Enregistrer Office. Les clés de Registre sont déployées à l’aide de la stratégie de groupe et d’un modèle de service d’annuaire Microsoft Active Directory fourni dans le kit de ressources Office system 2007.

Vous pouvez limiter les emplacements auxquels les membres de l’organisation peuvent effectuer des opérations d’enregistrement à l’aide de la boîte de dialogue Enregistrer Office. Par exemple, vous pouvez limiter la possibilité d’enregistrer les fichiers sur le Bureau et obliger les utilisateurs à enregistrer le contenu dans une bibliothèque de documents. Dans Office system 2007, vous pouvez contrôler les emplacements auxquels les utilisateurs peuvent accéder pour enregistrer leurs documents et les amener ainsi à effectuer l’opération dans des emplacements approuvés. Notez que cela ne garantit pas que les utilisateurs n’enregistreront pas les fichiers sur leurs ordinateurs locaux ou à d’autres emplacements non approuvés. Il existe de nombreuses façons de stocker les fichiers sur un ordinateur et une personne motivée peut contourner la plupart des restrictions. Toutefois, en limitant l’accès à ces emplacements via la boîte de dialogue Enregistrer Office, vous pouvez considérablement réduire le nombre de membres de l’équipe qui utilisent ces emplacements non approuvés.

Pour limiter les emplacements disponibles dans la boîte de dialogue Enregistrer Office, à l’aide de la stratégie de groupe, définissez les clés de Registre appropriées afin d’activer ce paramètre et définissez les emplacements locaux, réseau ou serveur approuvés. Lorsque ce paramètre est activé, tout emplacement non défini de cette manière, y compris les liens standard vers le Bureau et les Favoris réseau, est supprimé de la barre Mon environnement.

La liste des emplacements approuvés peut être limitée à une ou plusieurs applications Office. Par exemple, un administrateur peut limiter les emplacements d’enregistrement dans Microsoft Office Access 2007 tout en autorisant les autres applications Office à effectuer des opérations d’enregistrement en tout point.

Télécharger ce livre

Cette rubrique est incluse dans le livre téléchargeable suivant pour une lecture et une impression plus faciles :

• Planification et architecture pour Office SharePoint Server 2007, partie 1

Vous trouverez la liste complète des livres disponibles sur Livres à télécharger pour Office SharePoint Server 2007.

Voir aussi

Concepts

Planifier les types de contenu (Office SharePoint Server)