Planifier les types de contenu (Office SharePoint Server)

Mise à jour : 2009-02-26

Dans cet article :

• Description des types de contenu

• Intégration de propriétés à la version 2007 d’Office

• À propos des modèles de colonne

• À propos des types de contenu de dossier

• Planification des types de contenu de document

• Planification des types de contenu de liste

• Planification de la conversion des documents

• Après la planification des types de contenu : étapes suivantes

• Fiches

Cette rubrique décrit les types de contenu et les fonctionnalités connexes et fournit des conseils sur la planification des types de contenu pour votre solution basée sur Microsoft Office SharePoint Server 2007.

Description des types de contenu

Un type de contenu définit les attributs d’un élément de liste, d’un document ou d’un dossier. Chaque type de contenu peut spécifier :

• des propriétés à associer aux éléments de même type ;

• des flux de travail qui peuvent être lancés à partir des éléments de son type ;

• des stratégies de gestion des informations à associer à des éléments de son type ;

• des modèles de document (pour les types de contenu de document) ;

• des conversions de document en vue de les mettre à la disposition des utilisateurs (pour les types de contenu de document) ;

• des fonctionnalités personnalisées.

Vous pouvez associer un type de contenu à une liste ou une bibliothèque. Lorsque vous procédez ainsi, vous indiquez que la liste ou la bibliothèque peut contenir des éléments de ce type de contenu et que la commande Nouveau dans cette liste ou cette bibliothèque permettra aux utilisateurs de créer de nouveaux éléments de ce type.

Remarque :
Les propriétés, les flux de travail, les stratégies et les modèles peuvent également être associés directement à une liste ou une bibliothèque. Toutefois, cette opération limite les associations à la liste ou à la bibliothèque et n’est pas réutilisable dans votre solution.

Les bibliothèques de documents et les listes peuvent contenir plusieurs types de contenu. Par exemple, une bibliothèque peut contenir des documents et des graphiques associés à un projet. Lorsqu’une liste ou une bibliothèque contient plusieurs types de contenu :

• la commande Nouveau dans cette liste ou cette bibliothèque permet aux utilisateurs de créer de nouveaux éléments de tous les types de contenu associés ;

• les colonnes associées à tous les types de contenu disponibles sont affichées.

Les types de contenu personnalisés se définissent dans la galerie de types de contenu d’un site. Un type de contenu personnalisé doit être dérivé, directement ou indirectement, d’un type de contenu de base tel que Document ou Élément. Après avoir été défini dans un site, un type de contenu personnalisé est disponible dans ce site et dans tous ses sous-sites. Pour rendre un type de contenu plus largement accessible, définissez-le dans la galerie de types de contenu du site de niveau supérieur dans une collection de sites.

Par exemple, si votre organisation utilise un modèle de contrat particulier, dans la galerie des types de contenu du site de niveau supérieur dans une collection de sites, vous pouvez créer un type de contenu qui définit les métadonnées pour ce contrat, le modèle du contrat et les flux de travail nécessaires à l’examen et à la réalisation du contrat, les stratégies d’audit des actions liées au contrat, une période de rétention du contrat et des étiquettes à insérer dans les versions imprimées du contrat. Ensuite, toutes les bibliothèques de documents de votre collection de sites auxquelles vous associerez le type de contenu Contrat comprendra toutes ces fonctionnalités et permettra aux auteurs de créer de nouveaux contrats basés sur le modèle.

Dans des sites basés sur Office SharePoint Server 2007, chaque élément de liste ou de bibliothèque par défaut, tel que Contact, Tâche ou Document, possède un type de contenu de base correspondant dans la galerie de types de contenu du site. Lorsque vous planifiez les types de contenu, vous pouvez utiliser ces définitions de type de contenu de base comme points de départ, en basant les nouveaux types de contenu sur des types existants en fonction de vos besoins ou en modifiant les types de base.

Les types de contenu sont organisés selon une hiérarchie qui permet à un type de contenu d’hériter ses caractéristiques d’un autre type de contenu. Ainsi, une même classe de documents peut avoir les mêmes caractéristiques partout dans l’organisation, chaque service étant ensuite libre d’adapter ces caractéristiques en fonction des sites ou des listes.

Par exemple, tous les documents des éléments livrables aux clients dans une entreprise peuvent nécessiter un ensemble de métadonnées telles que le numéro de compte, le numéro de projet et le responsable de projet. En créant un type de contenu de niveau supérieur Élément livrable au client, dont tous les autres types de documents d’éléments livrables aux clients tirent leurs caractéristiques, vous avez la garantie que les informations obligatoires, telles que les numéros de compte et les numéros de projet, seront associées à toutes les variantes de documents d’éléments livrables aux clients dans votre organisation. Notez que si une autre colonne requise est ajoutée au type de contenu de niveau supérieur Élément livrable au client, le propriétaire du type de contenu peut propager les modifications vers tous les types de contenu qui héritent de celui-ci, ce qui se traduira par l’ajout de la nouvelle colonne dans tous les documents d’éléments livrables aux clients.

Intégration de propriétés à la version 2007 d’Office

Dans Microsoft Office System 2007, lorsqu’un utilisateur modifie un document sur un serveur de gestion de documents Office SharePoint Server 2007, le Panneau Informations sur le document s’affiche en haut du document. Celui-ci affiche un formulaire modifiable qui reflète les propriétés du document sur le serveur..

Office SharePoint Server 2007 facilite la personnalisation du formulaire de propriétés pour un type de contenu. Lorsque vous configurez un type de contenu, vous pouvez démarrer Microsoft Office InfoPath 2007, lequel génère un formulaire de propriétés par défaut en fonction des propriétés du type de contenu. Le formulaire par défaut inclut les mêmes contrôles, dispositions et schémas qui seraient utilisés par Office system 2007 si aucun formulaire personnalisé n’était défini. Vous pouvez ensuite personnaliser et déployer le formulaire comme tout autre formulaire Office InfoPath 2007. Par exemple, vous pouvez ajouter le logo de votre société, des polices et un jeu de couleurs à un formulaire ; le connecter à une source de données personnalisée ; ajouter une logique conditionnelle ; et concevoir des fonctionnalités de formulaire disponibles pour les utilisateurs selon leurs rôles.

Parallèlement à la modification des propriétés dans le Panneau Informations sur le document, les auteurs qui utilisent Microsoft Office Word 2007 peuvent insérer des propriétés définies sur le serveur dans leurs documents. Par exemple, si les propriétés du document incluent le nom d’un avocat, ce nom peut être inséré dans la page de titre, le pied de page ou à un autre emplacement auquel le nom est utilisé dans le document. Si un nouvel avocat est affecté à un cas spécifique, la propriété Nom de l’avocat peut être mise à jour sur le serveur de gestion des documents ; cette mise à jour sera reflétée dans chaque instance de cette propriété insérée dans un document.

À propos des modèles de colonne

Chaque élément de métadonnées associé à un type de contenu constitue une colonne, qui est un emplacement dans une liste destiné au stockage d’informations. Les listes ou les bibliothèques dans Office SharePoint Server 2007 sont souvent affichées sous forme graphique en tant que colonnes d’informations. Toutefois, en fonction de l’affichage associé à la liste, les colonnes peuvent apparaître différemment, par exemple sous la forme de jours dans un affichage de type calendrier. Dans les formulaires associés à une liste ou à une bibliothèque, les colonnes sont affichées en tant que champs.

Vous pouvez définir des colonnes à utiliser dans plusieurs types de contenu. Pour ce faire, vous devez les créer dans une galerie de modèles de colonne. Il existe une galerie de modèles de colonne dans chaque site d’une collection de sites. Comme dans le cas des types de contenu, les colonnes définies dans une galerie de modèles de colonne d’un site sont disponibles dans ce site et dans tous ses sous-sites.

À propos des types de contenu de dossier

Les types de contenu de dossier définissent les métadonnées associées à un dossier dans une liste ou une bibliothèque. Lorsque vous appliquez un type de contenu de dossier à une liste ou une bibliothèque, la commande Nouveau dans cette liste ou cette bibliothèque inclut le type de contenu de dossier, ce qui permet aux utilisateurs de créer des dossiers de ce type.

Vous pouvez définir, dans une liste ou une bibliothèque, des affichages disponibles uniquement dans les dossiers d’un type de contenu particulier. Cela est utile lorsque vous souhaitez qu’un dossier contienne un type particulier de document et que les affichages dans ce dossier ne présentent que les colonnes pertinentes pour le type de document contenu dans ce dossier.

À l’aide du modèle objet Office SharePoint Server 2007, vous pouvez personnaliser la commande Nouveau pour un type de contenu de dossier de sorte que, lorsqu’un utilisateur crée un nouveau dossier de ce type, le dossier comporte déjà plusieurs fichiers et documents basés sur les modèles stockés sur le serveur. Cela est utile, par exemple, pour implémenter un type de document composé qui nécessite l’exploitation de plusieurs fichiers pour l’élaboration d’un document d’élément livrable unique.

Planification des types de contenu de document

Planifiez les types de contenu de document pour votre solution à l’aide de la fiche relative à l’analyse de l’utilisation des documents, que vous avez remplie dans la rubrique Analyser l’utilisation des documents. Utilisez cette fiche pour enregistrer les décisions que vous prenez au sujet de chaque nouveau type de contenu.

Chaque type de contenu de document doit hériter ses paramètres directement du type de contenu de document de base ou d’un type de contenu issu du type de contenu du document. Cela garantit la présence des colonnes de base pour vos types de documents, telles que Titre et Créé par, et la possibilité d’associer un modèle au type de contenu.

La première étape de planification des types de contenu de document consiste à examiner chaque type de document recensé dans la fiche relative à l’analyse de l’utilisation des documents afin de déterminer si un type de contenu est disponible pour les documents de ce type. Si un type de contenu de base (tel que Document) est suffisant, entrez le nom du type de contenu dans la colonne Type de contenu de la fiche relative à l’analyse de l’utilisation des documents.

Après avoir examiné votre liste de types de documents afin de déterminer ceux qui peuvent utiliser les types de contenu de base, planifiez les nouveaux types de contenu de document en procédant comme suit. Pour chaque type de contenu que vous planifiez, renseignez une fiche de planification de type de contenu distincte.

1. Entrez le type de document indiqué dans la fiche relative à l’analyse de l’utilisation des documents.

2. Entrez l’URL de site à laquelle le nouveau type de contenu sera défini. Gardez à l’esprit que les types de contenu sont disponibles dans le site dans lequel ils sont définis et dans tous ses sous-sites.

3. Déterminer le type de contenu parent Entrez le type de contenu parent dans le champ Type de contenu parent de la fiche de planification d’un type de contenu. Il s’agit soit d’un type de contenu de base, soit d’un type de contenu personnalisé que vous avez déjà planifié.

4. Déterminer les colonnes Dans le tableau de planification des colonnes de la fiche de planification d’un type de contenu, procédez comme suit :

   1. Entrez chaque colonne héritée du type de contenu parent. Dans la colonne Nouveau, tapez Non pour chaque entrée.

   2. Pour chaque colonne supplémentaire, entrez le nom d’une colonne prédéfinie ou d’une colonne que vous allez créer. Gardez à l’esprit que le nom d’une colonne est important, car il peut indiquer la finalité de la colonne. Par conséquent, même si une colonne d’un type dont vous avez besoin est déjà définie dans la galerie des colonnes de collection de sites, vous pouvez décider de définir une colonne similaire avec un nom plus pertinent pour votre application. Outre les noms des colonnes supplémentaires, entrez leurs types et indiquez si elles sont nouvelles.

5. Déterminer le modèle. Dans la section « Plan Template » (Modèle de plan) de la fiche, entrez le nom du modèle à associer à ce type de contenu, ainsi que son type, tel que .Docx, et une description brève de l’objectif du modèle. Si le modèle n’est pas hérité du type de contenu parent, dans le champ Nouveau, tapez « Non ».

6. Déterminer les flux de travail Les flux de travail associent une logique métier aux documents et éléments de liste dans Microsoft Office SharePoint Server 2007. Vous pouvez associer n’importe quel flux de travail disponible à un type de contenu. Le flux de travail peut ensuite être exécuté sur n’importe quel document de ce type de contenu. Pour une description complète de la planification des flux de travail, voir Planifier des flux de travail pour la gestion de documents. Après avoir examiné les flux de travail et déterminé ceux qui sont disponibles, entrez chaque flux de travail à associer au type de contenu dans le tableau « Plan Workflows » de la fiche de planification d’un type de contenu. Si le flux de travail n’est pas hérité du type de contenu parent, entrez cette information dans la colonne New?.

7. Déterminer la stratégie   Une stratégie est un ensemble de règles pour un type de contenu. Elle est composée de fonctionnalités de stratégie qui fournissent les détails de chaque règle, tels que la possibilité ou non d’imprimer les éléments du type de contenu ou les actions de l’élément à auditer. Vous pouvez appliquer une stratégie à n’importe quel type de contenu personnalisé. Notez que vous ne pouvez pas appliquer une stratégie à un type de contenu de base. Pour plus d’informations sur la planification des stratégies, voir Planifier des stratégies de gestion des informations. Après avoir examiné les stratégies et déterminé les fonctionnalités et modèles de stratégie disponibles, dans la section Plan a Policy (Planification d’une stratégie) de la fiche de planification d’un type de contenu, effectuez les opérations suivantes :

   1. Si le type de contenu parent possède des paramètres de stratégie, ils seront appliqués tels quels dans le nouveau type de contenu. Cela garantit que les stratégies, une fois définies, sont appliquées dans tous les types de contenu pertinents. Si le type de contenu actuel hérite ses paramètres de stratégie de son type parent, dans la section relative à la planification d’une stratégie dans la fiche de planification d’un type de contenu, répondez Oui à la question « La stratégie est-elle définie dans le type de contenu parent ? Oui/Non. »

   2. Si le type de contenu actuel hérite une stratégie en fonction du type de contenu parent, dans le champ Record the Policy Name (Enregistrer le nom de la stratégie) de la section de planification d’une stratégie, tapez le nom du modèle de stratégie. De la même façon, si le type de contenu parent n’hérite pas une stratégie et que vous souhaitez appliquer un modèle de stratégie, dans ce même champ, tapez le nom du modèle de stratégie.

   3. Si le type de contenu actuel hérite une ou plusieurs fonctionnalités de stratégie individuelles du type de contenu parent, entrez chaque fonctionnalité de stratégie dans le tableau Feature, dans la section de planification d’une stratégie de la fiche. Au contraire, si le type de contenu parent n’hérite pas d’une stratégie et que vous souhaitez associer des fonctionnalités de stratégie au type de contenu actuel, entrez ces fonctionnalités dans le tableau Feature. Notez que vous ne pouvez pas associer des fonctionnalités de stratégie individuelles et une stratégie par nom à un type de contenu.

8. Déterminer la conversion des documents Office SharePoint Server 2007 prend en charge l’installation de composants de conversion de documents sur le serveur qui convertissent les documents d’un format à un autre. Pour une vue d’ensemble de la conversion des documents, voir Planification de la conversion des documents, ci-dessous.

   Vous pouvez associer un ou plusieurs convertisseurs de documents à un type de contenu. Par exemple, si un type de contenu est associé à un modèle de type .docx, vous pouvez associer au type de contenu le convertisseur D’un document Word vers une page Web inclus dans Office SharePoint Server 2007. Cela permet aux auteurs de rédiger des documents de ce type de contenu dans Microsoft Office Word 2007 et de les convertir en pages Web pour les publier.

Remarque :
Dans les pages Administration centrale d’Office SharePoint Server 2007, les administrateurs peuvent activer un convertisseur de documents afin de le rendre disponible dans n’importe quelle bibliothèque de documents dans une application Web. Si un convertisseur est activé de cette façon, il n’est pas nécessaire de l’associer à des types de contenu dans les sites de l’application Web.

Dans la section de planification des conversions de document de la fiche de planification d’un type de contenu, enregistrez chaque convertisseur de documents à associer au type de contenu, indiquez si le convertisseur est nouveau (et nécessite une installation) et ajoutez éventuellement des remarques.

Planification des types de contenu de liste

Les éléments d’un type de contenu de liste comprennent les colonnes de métadonnées associées au type de contenu ainsi que les flux de travail pouvant s’exécuter sur les éléments de ce type de contenu de liste. Utilisez un type de contenu de liste pour définir un type d’élément de liste propre à votre solution. Par exemple, dans une solution de centre d’appels, dans laquelle le personnel en charge du support examine et résout les problèmes techniques rencontrés par les clients, un type de contenu de liste peut être utilisé pour normaliser les données de chaque incident signalé et prendre en charge le suivi de l’incident à l’aide d’un flux de travail.

Planification de la conversion des documents

Office SharePoint Server 2007 prend en charge l’installation de composants de conversion de documents sur le serveur qui convertissent les documents d’un format à un autre. Les conversions peuvent être exécutées à partir de l’interface utilisateur ou par programme, tel qu’un flux de travail personnalisé. La relation entre les documents sources et leurs homologues convertis est conservée. Office SharePoint Server 2007 inclut des convertisseurs qui créent des pages Web à partir de documents Microsoft Office Word 2007 et de formulaires Microsoft Office InfoPath 2007.

Outre la fourniture de l’infrastructure sur le serveur pour installer et exécuter des convertisseurs de documents, Microsoft Office SharePoint Server 2007 inclut un service d’équilibrage de charge que vous pouvez configurer afin d’optimiser l’utilisation de vos ressources serveur. Une partie de la planification de la conversion des documents consiste à configurer votre batterie de serveurs afin d’optimiser l’équilibrage de la charge au fur et à mesure que les documents sont convertis.

Pour être disponible aux utilisateurs, un convertisseur doit être installé sur la batterie de serveurs et activé par un administrateur de serveur. Une fois qu’un convertisseur est activé pour un serveur, il est disponible pour s’exécuter sur des documents sources sur ce serveur.

Pour configurer des convertisseurs de documents, procédez comme suit :

1. Dans l’analyse relative à l’utilisation des documents effectuée dans Analyser l’utilisation des documents, identifiez les candidats pour la conversion (documents écrits dans un format mais qui doivent être publiés ou archivés dans un autre format).

2. Pour chaque conversion nécessaire, recherchez les convertisseurs afin d’implémenter les conversions nécessaires sur vos serveurs.

3. Le cas échéant, installez les convertisseurs sur les serveurs d’applications (niveau intermédiaire) dans votre batterie.

4. Configurez les services de lancement et d’équilibrage de charge, sur les serveurs Web ou sur les serveurs d’applications (niveau intermédiaire).

5. Identifiez les points dans votre flux de documents auxquels la conversion a lieu.

6. Identifiez comment les conversions sont implémentées, manuellement ou à l’aide de solutions personnalisées qui les exécutent.

Après la planification des types de contenu : étapes suivantes

Après avoir planifié les types de contenu de document et de liste, vous pouvez, si vous le souhaitez, suivre les étapes ci-après :

• Si ce n’est déjà fait, dans la colonne Content Type (Type de contenu) de la fiche relative à l’analyse de l’utilisation des documents, enregistrez chaque type de contenu que vous avez planifié.

• Triez les fiches de planification d’un type de contenu par URL de site et identifiez les nouvelles colonnes à définir pour chaque site.

• Identifiez les nouveaux modèles à concevoir.

• Identifiez les nouveaux flux de travail à planifier et installer.

• Identifiez les nouveaux modèles de stratégie à planifier et les nouvelles fonctionnalités de stratégie à planifier et installer.

Fiches

Utilisez les fiches suivantes pour enregistrer les informations traitées dans cet article :

• Feuille relative à l’analyse de l’utilisation des documents (en anglais) (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=73284&clcid=0x40C) (en anglais)

• Feuille relative au type de contenu (en anglais) (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=73288&clcid=0x40C) (en anglais)

• Feuille relative à la planification d’un type de contenu (en anglais) (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=73292&clcid=0x40C) (en anglais)

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Cette rubrique est incluse dans le livre à télécharger suivant pour une lecture et une impression plus faciles :

• Planification et architecture pour Office SharePoint Server 2007, partie 1

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