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Créer des types de contenu pour les documents actifs

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Mise à jour : 2008-03-28

Les documents actifs sont les documents en cours d’utilisation, par exemple les messages électroniques de la boîte de réception d’un travailleur de l’information, les spécifications de produit imprimées présentes sur un bureau ou les documents d’une bibliothèque de documents. En général, les documents actifs changent en permanence et sont copiés, partagés et déplacés dans l’ensemble de l’entreprise.

Les documents actifs peuvent être déclarés en tant qu’enregistrements s’ils servent de preuve d’une activité ou d’une transaction effectuée par votre entreprise. Par exemple, si votre organisation fournit un service qui prévoit la fourniture d’un contenu à un client, ce contenu devient alors un enregistrement de la livraison du service et il peut être nécessaire de conserver une copie du document.

À l’inverse, certains types de documents actifs ne deviendront jamais des enregistrements. Par exemple, vous ne pouvez pas déclarer comme enregistrement un courrier électronique envoyé entre collègues pour décider du lieu de rencontre pour le déjeuner.

Un type de contenu définit les attributs d’un élément de liste, d’un document ou d’un dossier. Il est indispensable de créer de nouveaux types de contenu pour les documents actifs, de sorte que les documents puissent être acheminés vers la bibliothèque de documents appropriée dans le centre des enregistrements. Chaque type de contenu peut spécifier :

  • des propriétés à associer aux éléments de même type ;

  • des flux de travail qui peuvent être démarrés à partir des éléments de son type ;

  • des stratégies de gestion des informations à associer à des éléments de son type ;

  • des modèles de document (pour les types de contenu de document) ;

  • des conversions de document en vue de les mettre à la disposition des utilisateurs (pour les types de contenu de document) ;

  • des fonctionnalités personnalisées.

Vous pouvez associer un type de contenu à une liste ou une bibliothèque. Lorsque vous procédez ainsi, vous indiquez que la liste ou la bibliothèque peut contenir des éléments de ce type de contenu et que la commande Nouveau de cette liste ou bibliothèque doit permettre aux utilisateurs de créer de nouveaux éléments de ce type. Lorsque des enregistrements sont acheminés vers le centre des enregistrements, le type de contenu du document actif est mis en correspondance avec le type de contenu correspondant dans le centre des enregistrements et acheminé en conséquence.

Exigences relatives à la tâche

Pour créer des types de contenu pour les documents actifs, vous pouvez effectuer les procédures suivantes dans l’ordre que vous souhaitez :

Voir aussi

Concepts

Configuration d’un site de documents actifs pour la gestion des enregistrements
Préparer des batteries de serveurs en vue de l’envoi d’enregistrements à un site du centre des enregistrements
Configurer les flux de travail pour le transport des enregistrements