Gérer les quotas et les sites Web inutilisés
Mise à jour : 2010-01-07
Dans cet article :
Déterminer les paramètres de modèle de quota
Déterminer les paramètres de la Corbeille
Supprimer automatiquement les sites inutilisés
La page Paramètres généraux de l'application Web du site Web Administration centrale de SharePoint contient plusieurs paramètres qui permettent de gérer la croissance des données et l'organisation du contenu actuel dans les sites d'équipe au sein de votre environnement. Ces paramètres sont appliqués à tous les sites au sein d'une application Web. Vous devez envisager d'implémenter au minimum les paramètres suivants, chacun d'eux étant traité plus loin dans cet article :
définir et appliquer le modèle de quota par défaut pour limiter la taille maximale des sites d’équipe ;
activer les Corbeilles du site et utiliser la Corbeille secondaire ;
supprimer automatiquement les sites inutilisés.
Déterminer les paramètres de modèle de quota
Il n'existe aucun modèle de quota par défaut pour les sites d'équipe dans un environnement Microsoft Office SharePoint Server 2007. Toutefois, nous vous recommandons les paramètres suivants comme point de départ :
Un message électronique est envoyé automatiquement à un propriétaire de site lorsque la taille du site atteint 450 mégaoctets (Mo).
Les utilisateurs ne peuvent pas télécharger de documents supplémentaires lorsque la taille d’un site atteint 500 Mo.
Ces paramètres peuvent fonctionner correctement pour votre organisation, mais vous devez évaluer la taille et le nombre d'éléments que vous attendez que les utilisateurs stockent dans les sites d'équipe. Vous devez également ajuster ces paramètres de manière appropriée pour vous assurer que les sites d'équipe sont utilisés conformément aux besoins de votre organisation.
Si une équipe ou un groupe particulier de votre organisation a, du point de vue de l’entreprise, besoin de stocker un volume de contenu supérieur sur son site d’équipe, vous pouvez ajuster les limites de quota d’une collection de sites spécifique. Pour ce faire, dans la page Quotas et verrous de collection de sites, sélectionnez la collection de sites qui correspond à l’équipe ou au groupe. Affectez au modèle de quota actuel la valeur Quota individuel, puis spécifiez les limites appropriées.
Lors de la planification des modèles de quota, choisissez des limites qui fonctionnent pour la plupart des sites d’équipes de votre organisation. Pour faciliter la gestion, ajustez les quotas collection de sites par collection de sites lorsqu’il est nécessaire de répondre à un besoin de l’entreprise.
Déterminer les paramètres de la Corbeille
Un moyen simple pour faciliter la gestion des sites d’équipes consiste à activer la Corbeille. La Corbeille permet aux propriétaires de sites de récupérer des éléments supprimés, sans nécessité d’une intervention administrative (autrement dit, une restauration à partir de bandes de sauvegarde).
La Corbeille secondaire stocke les éléments que les utilisateurs ont supprimés de leur Corbeille. Seuls les administrateurs de collections de sites peuvent restaurer les éléments à partir de la Corbeille secondaire. La taille spécifiée pour la Corbeille secondaire augmente la taille totale du site d’équipe. Par exemple, si la limite du site d’équipe est de 500 Mo et la Corbeille secondaire est définie sur 50 pour cent, le montant total utilisable par le site est de 750 Mo. Par conséquent, planifiez la capacité de vos bases de données en conséquence.
Comme dans le cas de la Corbeille, les éléments dans la Corbeille secondaire sont automatiquement supprimés lorsque la période de conservation spécifiée des éléments supprimés est atteinte (30 jours par défaut). Toutefois, lorsque la limite de taille de la Corbeille secondaire est atteinte, les éléments sont automatiquement supprimés de celle-ci, du plus ancien au plus récent. Les administrateurs de collections de sites peuvent également vider la Corbeille secondaire manuellement.
Lorsque vous utilisez la fonctionnalité Corbeille, vous devez absolument déterminer s’il est nécessaire de recourir à la Corbeille secondaire et évaluer la quantité d’espace à allouer à celle-ci. Envisagez d’allouer au moins une petite quantité d’espace (telle que 10 %) à la Corbeille secondaire pour répondre aux situations où un utilisateur supprime par erreur un document important, un dossier dans une bibliothèque de documents ou une colonne dans une liste.
Supprimer automatiquement les sites inutilisés
Vous pouvez augmenter la valeur du contenu des sites d'équipe en supprimant automatiquement les sites qui ne sont pas utilisés. Cela peut également vous aider à contrôler la croissance générale des sites d'équipe. Si des sites d'équipe sont hébergés dans une application Web distincte, vous pouvez gérer les sites d'équipe inutilisés séparément des sites personnels en conférant aux sites d'équipe une durée de vie plus longue avant de commencer à interroger les sites Web inutilisés.
Vous pouvez spécifier des paramètres appropriés à votre organisation. Cela est dû au fait que cette fonctionnalité fonctionne par le biais de confirmations et non par suivi de l'utilisation réelle du site. Vous devez tenir compte de l'absence non prévue des propriétaires du site et ne pas définir de délais trop courts d'expiration et de suppression pour les sites. En outre, veillez à avoir toujours plusieurs administrateurs de collection de sites pour disposer d'un administrateur de sauvegarde pour confirmer l'utilisation du site si l'administrateur de la collection de sites principale n'est pas disponible pendant une longue période.
La suppression automatique de site peut vous aider à contrôler l'environnement d'Office SharePoint Server 2007 au risque de perdre des données stratégiques pouvant être stockées dans un site ayant été supprimé automatiquement. Pour réduire ce risque, vous vous recommandons les principes suivants :
Exigez un contact secondaire pour tous les sites. De la sorte, si le propriétaire du site n’est pas disponible ou quitte votre organisation, un contact reste en mesure de confirmer l'utilisation d'un site. Si vous ne disposez pas d’un contact secondaire et réduisez le nombre de jours ou d’avis émis avant de supprimer un site inutilisé, vous risquez de supprimer accidentellement un site nécessaire. Pour mettre en œuvre cette recommandation, activez Gestion de sites libre-service, ou sous forme de processus métier pour créer des collections de sites à l'aide de l’Administration centrale.
Archivez les sites avant qu'ils ne soient automatiquement supprimés. De nombreuses organisations qui implémentent la suppression automatique de sites inutilisés investissent également dans le développement d'un outil qui archive tous les sites avant leur suppression automatique. Cela les aide à restaurer facilement les sites si ceux-ci contiennent des informations stratégiques ou s'ils souhaitent stocker les bases de données de contenu pour une plus longue durée, de sorte qu'un site qui a été supprimé peut être restauré à l'avenir.
Pour gérer les quotas et les sites Web inutilisés, vous pouvez effectuer l'une des procédures suivantes de ce chapitre :
Voir aussi
Concepts
Créer, supprimer et afficher des collections de sites et des sous-sites
Gérer la propriété d'une collection de sites
Analyser l'utilisation d'un site
Configurer les paramètres des sites
Gérer les administrateurs de collections de sites (Office SharePoint Server 2007)