Gestion et maintenance du plan de site (SharePoint Foundation 2010)
S’applique à : SharePoint Foundation 2010
Dernière rubrique modifiée : 2016-11-30
Au fil du temps, les sites Web deviennent encombrés, plus particulièrement lorsque ceux-ci ont plusieurs auteurs. Un examen et un nettoyage réguliers peuvent contribuer au bon fonctionnement de votre site, quelle que soit sa taille. Si, dès le début, vous élaborez un plan de maintenance pour votre ou vos sites, vous serez assuré qu’ils demeurent à jour, utiles et utilisables.
Dans cet article :
Planifier la maintenance des sites
Planifier la gestion des collections de sites
Feuille de calcul
Planifier la maintenance des sites
Votre plan de maintenance de sites sera différent de celui de n’importe quel autre environnement, et il sera constitué d’éléments différents. La maintenance de sites varie selon que les sites sont gérés par un service informatique ou qu’ils sont créés et gérés par des utilisateurs. Toutefois, il existe des meilleures pratiques en matière de maintenance de sites, à savoir :
Recueillir les desiderata des utilisateurs quant au contenu des sites gérés par le service informatique. Effectuer des enquêtes régulières pour savoir ce dont les utilisateurs ont besoin d’y trouver.
Utiliser des journaux et des rapports d’utilisation pour identifier les parties du site les plus utilisées, et rapprocher ces informations des enquêtes utilisateur pour déterminer ce qui peut être amélioré.
Archiver le contenu ou les sites obsolètes. Cependant, si vous prévoyez d’archiver ou de supprimer du contenu ou des sites obsolètes, assurez-vous que les utilisateurs ont compris votre intention et que vous effectuez ces opérations uniquement à des moments prévisibles. Par exemple, publiez un planning qui indique à quel moment vous allez archiver du contenu ou supprimer des sites non utilisés.
Examiner régulièrement les autorisations de site. Par exemple, procédez à un examen trimestriel afin de retirer les autorisations aux utilisateurs qui ont quitté le groupe ou le projet.
Choisir un laps de temps raisonnable pour les activités de maintenance. Par exemple, si vous prévoyez de mener des enquêtes périodiques auprès des utilisateurs, n’en prévoyez pas plus de deux par an (et de préférence, pas plus d’une par an).
Prévoir des sauvegardes régulières du contenu du ou des sites. Cherchez à déterminer à quelle fréquence les sauvegardes et la restauration de contenu doivent être effectuées. Pour plus d’informations sur la planification de sauvegardes et de restaurations, voir Planifier la sauvegarde et la récupération (SharePoint Foundation 2010).
Commencez par créer un plan de maintenance de site dès le début de la phase de planification. Enregistrez votre plan, y compris la fréquence de révision du site et d’archivage du contenu. Soumettez le plan aux membres de votre équipe et à des représentants de votre base d’utilisateurs. Vous pourrez ainsi identifier les problèmes éventuels rencontrés par les utilisateurs, trouver le meilleur moyen de résoudre ces problèmes, et mettre en place un plan de maintenance de site avant la mise en ligne de votre site.
Vous pouvez enregistrer ces informations dans la feuille de calcul de création et de maintenance de site (éventuellement en anglais) (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=193521&clcid=0x40C).
Planifier la gestion des collections de sites
Votre plan de maintenance de site doit prévoir la façon dont la taille et le nombre de collections de sites seront gérés dans votre environnement. Il s’agit du point le plus important si vous autorisez la Gestion de sites libre-service. La plupart des organisations souhaitent pouvoir prédire et contrôler la croissance attendue des sites du fait de son impact sur les ressources de base de données. Par exemple, si une base de données de contenu déterminée contient 100 sites et que l’un de ces sites occupe plus de 50 % de l’espace, il pourra s’avérer judicieux de placer ce site dans sa propre base de données de contenu. Dans ce cas, vous serez assuré de pouvoir faire face à sa croissance en termes d’espace tout en conservant la possibilité de sauvegarder et restaurer les bases de données.
Les deux méthodes de gestion des collections de sites sont les suivantes :
Quotas de collections de sites Utilisez cette méthode pour contrôler la taille maximale potentielle des collections de sites.
Confirmation et suppression de l’utilisation de sites Utilisez cette méthode pour surveiller et supprimer les collections de sites non utilisées.
Planifier les quotas de collection de sites
Les quotas permettent de suivre et limiter le stockage de site. Vous pouvez envoyer un message électronique d’avertissement aux administrateurs de collections de sites dès que le stockage de site atteint une taille déterminée (en mégaoctets), puis empêcher l’ajout de tout contenu supplémentaire à un site dès que le stockage de site atteint une taille maximale. Au moment de planifier la capacité des bases de données et des serveurs, déterminez quelles tailles limites (le cas échéant) vous souhaitez imposer. La liste suivante explique comment exploiter au mieux les quotas :
Créez différents modèles de quotas pour différents types de sites. Par exemple, vous pouvez appliquer différents quotas aux différentes divisions, aux différents types de clients ou aux différents chemins d’accès (ainsi, les sites situés sous le chemin d’accès /sites obtiendront-ils uniquement 100 Mo par collection de sites, quand les situes situés sous /vip bénéficieront d’une capacité de 300 Mo par collection de sites). Chaque fois que vous créez une collection de sites à partir de l’Administration centrale, vous pouvez indiquer le modèle de quota sur lequel elle est basée. Notez que les sites créés à l’aide de la Gestion de sites libre-service utilisent le quota par défaut de l’application Web. Pour plus d’informations, voir Créer, modifier et supprimer des modèles de quota (SharePoint Foundation 2010).
Prévoyez suffisamment d’espace pour les sites afin de parer à leur croissance (dans les limites du raisonnable). Les besoins en espace de stockage peuvent varier considérablement selon la fonction de chaque site. Par nature, les sites croissent au fil du temps à mesure qu’ils sont utilisés. Il est peu plausible qu’une limite de quota de 50 Mo puisse constituer un espace de stockage de départ suffisant pour la plupart des sites, surtout s’ils sont destinés à durer dans le temps.
Prévoyez une marge raisonnable entre le moment où le message électronique d’avertissement est envoyé et où le site est verrouillé pour dépassement de son quota. Par exemple, ne fixez pas la limite d’avertissement à 80 Mo et la limite de stockage de site à 85 Mo. Les utilisateurs n’apprécieront guère d’être interrompus au beau milieu du téléchargement de plusieurs fichiers volumineux s’ils ne disposent pas d’une marge suffisante.
Planifier la confirmation et suppression de l’utilisation de sites
Vous devez prévoir la façon dont seront traités les sites qui deviennent inactifs à la fin d’un projet, ou les sites que des utilisateurs ont créés à des fins expérimentales, puis abandonnés. La confirmation et suppression de l’utilisation de sites contribuent à préserver la propreté d’un environnement en aidant à déterminer le moment où les sites ne sont plus utiles. Cette fonctionnalité envoie automatiquement un message électronique au propriétaire d’un site pour déterminer s’il le considère comme actif. Si le propriétaire ne répond pas au message électronique (après un nombre de messages et un délai spécifiés), le site peut être supprimé.
Pour planifier la confirmation et suppression de l’utilisation de sites, décidez-vous quant aux points suivants :
Délai d’attente avant vérification de l’activité d’un site. Le délai par défaut pour les sites d’équipe ou de projet est de 90 jours à compter de leur création, mais vous devrez probablement accorder un délai plus long aux propriétaires. Pour un site de test ou un site personnel, un délai de 90 jours est probablement trop long. En règle générale, entre le moment où un site est créé, où il est utilisé activement et où il est prêt à être supprimé ou archivé, il s’écoule au moins six mois et probablement quelques années avant de boucler ce cycle de vie. Des rappels semestriels s’avèrent très utiles en pareilles situations.
Fréquence d’envoi de messages électroniques aux propriétaires de sites inactifs. Si l’administrateur d’un site ne répond pas au premier message électronique, vous pouvez poursuivre l'envoi d’avis supplémentaires à intervalles réguliers (jour, semaine ou mois).
Suppression automatique des sites non utilisés. Si l’administrateur d’un site ne répond pas aux divers messages électroniques, le site doit-il être supprimé automatiquement ? Il est recommandé dans un premier temps d’en créer une sauvegarde. Pour ce faire, vous devez vous assurer que des sauvegardes régulières sont effectuées. Vous pouvez vous reporter au portail pour développeurs SharePoint 2010 sur MSDN (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=178818&clcid=0x40C) pour savoir comment personnaliser cette fonctionnalité de sorte qu’elle crée automatiquement une sauvegarde du site avant sa suppression, mais il ne s’agit pas du comportement par défaut.
Si vous optez pour la suppression automatique des sites non utilisés, combien de messages électroniques envisagez-vous d’envoyer aux propriétaires de sites avant la suppression ? Par défaut, quatre avis hebdomadaires sont envoyés avant la suppression d’un site, mais vous pouvez augmenter ou diminuer ce nombre en fonction de vos besoins.
Pour plus d’informations, voir Gérer les sites Web inutilisés (SharePoint Foundation 2010).
Feuille de calcul
Utilisez la feuille de calcul suivante pour planifier la maintenance et la gestion de site :