Planifier les bibliothèques de biens numériques (SharePoint Server 2010)

Article
02/05/2017

S’applique à : SharePoint Server 2010

Dernière rubrique modifiée : 2016-11-30

Cet article décrit les tâches impliquées dans la planification d’une solution de bibliothèque de biens numériques dans Microsoft SharePoint Server 2010.

La bibliothèque de biens SharePoint Server 2010, qui est un genre de bibliothèque de documents, est une collection de fichiers multimédias, tels que des fichiers image, audio et vidéo, que vous partagez avec les autres utilisateurs du site. Dans un premier temps, cet article présente brièvement la bibliothèque de biens, puis indique comment la planifier. Ensuite, il décrit des tâches supplémentaires associées à la planification des différents aspects de la gestion des biens numériques dans une entreprise.

Pour plus d’informations sur la gestion des biens numériques, voir Vue d’ensemble de la gestion de biens numériques (SharePoint Server 2010).

Dans cet article :

Vue d'ensemble des bibliothèques de biens
Planifier les bibliothèques de biens
Planifier les autorisations et la sécurité
Planifier le stockage et les performances
Planifier les métadonnées et la recherche
Planifier les composants WebPart et les pages Web
Planifier la prise en charge des clients

Vue d’ensemble des bibliothèques de biens

Les bibliothèques de biens sont des collections de fichiers multimédias, tels que des fichiers image, audio et vidéo, sur SharePoint Server 2010, que vous partagez avec les autres utilisateurs du site. Dans le cadre de la planification de la gestion de biens numériques, vous devez déterminer la bibliothèque de biens qui répond le mieux aux besoins de l’organisation. Étant donné que la bibliothèque de biens n’est rien d’autre qu’une bibliothèque SharePoint Server avec des types de contenu spécialisés pour les biens numériques, les méthodes utilisées pour planifier une solution de biens numériques sont en grande partie les mêmes que celles permettant de planifier une solution de gestion de documents.

Vous pouvez utiliser une bibliothèque de biens de deux façons :

En tant que bibliothèque de documents générale pour les biens numériques au niveau de l’équipe Il peut s’agir tout simplement d’un emplacement de stockage pour les fichiers image, audio et vidéo destinés à être utilisés par votre équipe. Vous pouvez accorder à tous les membres de l’équipe des autorisations pour télécharger, organiser et gérer les biens ou vous pouvez réserver la tâche d’organisation et de gestion des biens à un petit sous-ensemble de personnes au sein de votre équipe.

Notes

SharePoint Server 2010 ne prend pas en charge la diffusion dynamique de contenu audio ou vidéo.
En tant que référentiel centralisé pour les biens numériques de l’organisation Dans cette situation, vous utilisez l’approbation de contenu et un flux de travail pour tous les biens ajoutés à la bibliothèque, et différentes personnes dotées de rôles spécifiques peuvent être responsables d’étapes distinctes du processus d’approbation. Par exemple, les graphistes et les producteurs audio/vidéo peuvent télécharger les biens vers la bibliothèque. En revanche, un responsable de contenu peut être chargé du triage des biens entrants et de leur approbation pour publication, en plus de l’affectation de métadonnées supplémentaires aux biens.

Planifier les bibliothèques de biens

Le processus de planification des bibliothèques de biens pour votre solution de biens numériques se compose des étapes principales suivantes :

Identifier les rôles pour la gestion des biens numériques
Analyser l’utilisation des biens
Planifier l'organisation des bibliothèques de biens
Planifier les types de contenu
Planifier la gouvernance de contenu pour les biens numériques
Planifier les flux de travail
Planifier les stratégies
Autres utilisations d'une bibliothèque de biens

Identifier les rôles pour la gestion des biens numériques

Comme pour la planification d’une bibliothèque de documents, la première étape de la planification d’une bibliothèque de biens numériques consiste à déterminer les personnes qui prendront part à votre solution. Cela vous permettra de répondre à des questions telles que les suivantes : quelle est la personne chargée de créer les biens numériques dans votre organisation, quels types de biens crée-t-elle, quelle est la personne chargée de gérer les biens et quelle est celle chargée de gérer les serveurs sur lesquels les biens sont stockés ? Pour plus d’informations et pour un classeur permettant d’enregistrer les données que vous rassemblez, voir Identifier les utilisateurs et analyser l’utilisation des documents.

Analyser l’utilisation des biens

Après avoir identifié les personnes qui travaillent sur les biens, déterminez les types de biens en question et la façon dont ceux-ci seront utilisés. Cette analyse vous permettra de déterminer des informations importantes relatives, par exemple, à la façon dont vous devrez structurer les bibliothèques de biens, au nombre de bibliothèques requises, aux types de contenu à utiliser pour les biens et aux stratégies de gestion d’informations à appliquer aux bibliothèques de biens. Étant donné que la taille de la plupart des biens numériques sera largement supérieure à celle des documents standard, vous devez également planifier la capacité de stockage. Pour obtenir des informations supplémentaires et récupérer une feuille permettant d’enregistrer les données que vous collectez, voir Identifier les utilisateurs et analyser l’utilisation des documents.

Planifier l’organisation des bibliothèques de biens

Lorsque vous planifiez les bibliothèques de biens, vous devez prendre des décisions au sujet des bibliothèques, notamment l’emplacement auquel les créer, leur utilisation, le nombre de bibliothèques requises et leur organisation. Pour planifier les bibliothèques de biens, vous utilisez les mêmes méthodes que pour les bibliothèques de documents. Cette section met l’accent sur certains points à prendre en compte lors de la planification des bibliothèques de biens :

déterminer le nombre de bibliothèques de biens requises ;
choisir l’emplacement auquel créer la bibliothèque de biens ;
choisir entre une bibliothèque fixe et une bibliothèque collaborative ;
choisir l’organisation de la bibliothèque de biens.

Déterminer le nombre de bibliothèques de biens requises Cette évaluation, comme dans les étapes d’analyse et de planification précédentes, dépend également de la façon dont les bibliothèques de biens seront utilisées. Par exemple, si des équipes spécifiques doivent utiliser des bibliothèques de biens pour la collaboration et recourir à une gouvernance de contenu, telle que la gestion des versions, pendant qu’elles travaillent sur les biens, vous pouvez créer une bibliothèque de biens pour chaque site d’équipe nécessitant une bibliothèque de biens. Vous pouvez ensuite laisser les équipes gérer leurs propres biens. Si vous souhaitez que la bibliothèque de biens serve de référentiel centralisé à grande échelle destiné à de nombreuses équipes, vous pouvez créer une seule bibliothèque de biens et régler les autorisations de manière à définir les personnes habilitées à utiliser, gérer et explorer la bibliothèque. Pour plus d’informations, voir Planification de bibliothèque de documents (SharePoint Server 2010).

Notes

Si vous activez le cache disque pour une application Web, chaque collection de sites dans celle-ci utilise le cache. Si le cache disque n’est pas nécessaire pour la plupart des sites, vous pouvez placer dans une application Web distincte seulement les collections de sites contenant une bibliothèque de biens qui requiert le cache disque.

Choisir l’emplacement auquel créer la bibliothèque de biens L’emplacement auquel vous créez la bibliothèque de biens dépend de la façon dont vous envisagez d’utiliser celle-ci. Dans le cas d’une bibliothèque de biens générale qui sera utilisée au niveau de l’équipe, vous pouvez la créer au niveau du site. Dans le cas d’un référentiel centralisé, vous pouvez créer la bibliothèque de biens au niveau de la collection de sites. Si la bibliothèque de biens est destinée à être utilisée avec un site Web de publication, placez-la dans la même collection de sites que le site de publication afin que les fichiers de biens utilisés par les pages de publication soient disponibles pour le site de publication. Utilisez votre analyse des biens pour déterminer qui crée et utilise les biens et la façon dont ceux-ci sont utilisés. Cela vous permettra de déterminer les endroits auxquels des bibliothèques de biens sont nécessaires dans l’entreprise.

Choisir entre une bibliothèque fixe et une bibliothèque collaborative Suivant votre scénario, la bibliothèque de biens sera essentiellement une bibliothèque fixe, accessible en lecture seule et dans laquelle les biens achevés sont archivés, ou un environnement collaboratif, dans lequel la gestion des versions est activée pour la bibliothèque et les utilisateurs disposant des autorisations appropriées peuvent effectuer des opérations de lecture et d’écriture sur les biens existants.

Choisir l’organisation de la bibliothèque de biens Vous pouvez envisager de stocker tous les biens à la racine de la bibliothèque de biens et utiliser des vues personnalisées pour présenter les biens aux utilisateurs de la bibliothèque en fonction de certains critères. Vous pouvez également utiliser des dossiers pour le stockage des biens en fonction de critères définis par vos soins. Par exemple, vous pouvez placer toutes les vidéos dans un dossier et tous les fichiers audio dans un autre, ou créer des dossiers en fonction des produits et placer dans chacun d’eux tous les biens correspondants. Consultez votre analyse des biens pour déterminer les scénarios d’utilisation des biens les plus courants dans votre organisation.

Planifier les types de contenu

Les types de contenu inclus dans une bibliothèque de biens sont les types image, audio et vidéo. Vous pouvez utiliser ces types de contenu ou créer vos propres types de contenu personnalisés à partir de ceux-ci, suivant les critères de classification de votre organisation. Par exemple, vous pouvez créer deux types de contenu distincts pour les affiches et les logos de produits, et dériver du type de contenu image les caractéristiques de base de ces nouveaux types de contenu. Cette organisation vous permet d’associer des propriétés distinctes pour les deux nouveaux types de contenu, de spécifier différents flux de travail ou de définir différentes stratégies de gestion d’informations en fonction des types de contenu. Pour plus d’informations, voir Planifier les types de contenu et les flux de travail (SharePoint Server 2010).

Planifier la gouvernance de contenu pour les biens numériques

Vous planifiez le degré de contrôle approprié de chaque type de contenu et emplacement de stockage pour les biens numériques. Par exemple, si la bibliothèque de biens est une solution collaborative, vous pouvez utiliser le contrôle de version pour stocker des itérations successives de biens dans la bibliothèque et pouvez faire en sorte que les utilisateurs archivent les biens et les extraient avant de travailler dessus. Vous pouvez également spécifier un processus d’approbation selon lequel les biens doivent être approuvés avant d’être mis à la disposition d’une audience. Pour plus d’informations, voir Contrôle de version, approbation du contenu et planification de l’extraction (SharePoint Server 2010).

Planifier les flux de travail

Les flux de travail vous permettent d’effectuer des tâches de gestion sur les biens stockés dans la bibliothèque de biens, à l’image des documents stockés dans une bibliothèque de gestion de documents. Vous devez résoudre des questions importantes, notamment celles-ci : les biens doivent-ils être révisés et approuvés avant d’être utilisés par les consommateurs de biens ? Quelle est la personne responsable de la gestion de l’expiration de biens ? Les biens sont-ils conservés ou supprimés après leur expiration ? Pour plus d’informations, voir Planifier les types de contenu et les flux de travail (SharePoint Server 2010).

Planifier les stratégies

Pour chaque type de contenu à utiliser dans votre bibliothèque de biens, vous devez planifier les stratégies de gestion d’informations qui déterminent comment les biens sont audités, conservés et libellés. Pour plus d’informations, voir Planification des stratégies de gestion des informations (SharePoint Server 2010).

Important

SharePoint Server 2010 n’applique pas automatiquement la protection de la Gestion des droits relatifs à l’information (IRM) au contenu audio ou vidéo stocké dans une bibliothèque de biens SharePoint Server 2010. En outre, lorsque des biens audio ou vidéo stockés dans SharePoint Server 2010 sont affichés par un utilisateur, des copies de ces biens peuvent être stockées dans le cache de navigateur local de l’utilisateur. Le lecteur multimédia SharePoint Server 2010 prend en charge la lecture des formats audio et vidéo protégés par IRM dans les cas où la protection DRM a été appliquée par un fournisseur IRM externe pris en charge par Microsoft Silverlight 3 ou des versions ultérieures. Pour plus d’informations, voir Gestion des droits numériques (DRM) (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=154933&clcid=0x40C).

Autres utilisations d’une bibliothèque de biens

Le tableau suivant recense d’autres utilisations d’une bibliothèque de biens dans SharePoint Server 2010.

Fonctionnalité	Description
Baladiffusion	Grâce aux nouveaux types de contenu audio et vidéo inclus avec les bibliothèques de biens, le flux RSS des bibliothèques peut être utilisé pour la baladiffusion. Les utilisateurs peuvent récupérer l’URL du flux RSS des bibliothèques et l’entrer dans leur application de baladiffusion pour recevoir des mises à jour lorsque de nouveaux fichiers audio et vidéo sont ajoutés à la bibliothèque de biens. Pour savoir comment télécharger des fichiers audio et vidéo, voir Configurer une bibliothèque pour stocker des fichiers image, audio ou vidéo (éventuellement en anglais).
Emplacements de navigateur de contenu suggérés	Lors de l’utilisation d’un site de publication, l’URL d’une bibliothèque de biens dans un site distinct peut être ajoutée à la liste Emplacements de navigateur de contenu suggérés associée au site de publication. Cela permet aux créateurs de contenu d’accéder à la bibliothèque de biens lorsqu’ils insèrent des biens dans des pages Web dans SharePoint Server 2010 ou dans les applications de la suite Microsoft Office 2010, telles que Microsoft Word.
Organisateur de contenu	Lorsque vous utilisez une bibliothèque de biens en guise de référentiel centralisé, envisagez de recourir à la fonctionnalité Organisateur de contenu pour automatiser le routage des biens téléchargés vers la bibliothèque par les utilisateurs. Lorsque la fonctionnalité Organisateur de contenu est démarrée dans Paramètres du site, une nouvelle bibliothèque appelée Bibliothèque de remise est automatiquement créée. Cela permet de créer des règles définissant la façon dont les biens ajoutés à cette bibliothèque sont routés vers d’autres bibliothèques, telles que la bibliothèque de biens. Par exemple, vous pouvez acheminer tous les biens audio vers un dossier de la bibliothèque de biens, tandis que tous les biens vidéo sont stockés dans un autre dossier. Un avantage de l’utilisation de l’Organisateur de contenu est que certains champs de métadonnées peuvent être configurés de manière à recevoir une entrée utilisateur lorsque de nouveaux biens sont ajoutés. Cela permet de contrôler les emplacements auxquels différents types de biens sont placés et réduit le travail qui, sinon, serait réalisé par les responsables de contenu chargés d’administrer la bibliothèque de biens et de gérer les biens qu’elle contient.
Liens publiés	Les administrateurs peuvent ajouter des liens vers les sites et listes SharePoint à partir des applications clientes des suites Microsoft Office 2010 telles que Word, Microsoft Excel et Microsoft PowerPoint. Ces liens apparaissent sous l’onglet Mes sites SharePoint des boîtes de dialogue Ouvrir, Enregistrer et Enregistrer sous lorsque vous ouvrez et enregistrez des documents à partir de ces applications. Les utilisateurs peuvent ajouter manuellement des liens vers leurs listes de liens publiés en accédant à une bibliothèque et en cliquant sur Se connecter à Office. Pour plus d’informations, voir Ajouter ou supprimer des liens vers les applications clientes Office (SharePoint Server 2010).

Planifier les autorisations et la sécurité

La planification des autorisations et de la sécurité dans une bibliothèque de biens est similaire à la planification des autorisations et de la sécurité dans une bibliothèque de documents. Pour plus d’informations sur les groupes et les niveaux d’autorisation par défaut disponibles, ainsi que sur les situations dans lesquelles il convient d’utiliser des groupes ou des niveaux personnalisés, voir Déterminer les niveaux d’autorisation et les groupes à utiliser (SharePoint Server 2010).

Planifier le stockage et les performances

Étant donné qu’une bibliothèque de biens est un type spécialisé de bibliothèque de documents, la détermination des contraintes de stockage pour les biens numériques s’apparente à la détermination des contraintes de stockage pour les documents. La principale différence est que les bibliothèques de biens contiennent moins de biens que les bibliothèques de documents. Toutefois, les biens dans une bibliothèque de biens sont plus volumineux que ceux dans une bibliothèque de documents. Lorsque vous planifiez le stockage, analysez le contenu afin de déterminer le nombre de biens qui seront stockés dans la bibliothèque de biens et la taille moyenne de ces biens. Par exemple, si vous possédez 50 000 biens et que la taille de fichier moyenne est 10 mégaoctets (Mo), vous devez disposer au minimum de 500 gigaoctets (Go) d’espace de stockage sur le serveur de bases de données. Si vous envisagez d’utiliser le cache BLOB disque, vous devez également vous assurer que le serveur Web frontal dispose de suffisamment d’espace disque pour le stockage des fichiers mis en cache.

Suivant le type de fichiers de biens numériques à stocker dans votre bibliothèque de biens, vous pouvez être amené à activer le cache BLOB disque et la limitation de la vitesse de transmission afin que les utilisateurs bénéficient de performances plus élevées. Il est généralement conseillé d’activer le cache BLOB disque. Lorsque le cache BLOB est activé, il stocke des types de fichiers spécifiques sur le serveur Web frontal pour réduire la charge placée sur le serveur de bases de données lorsque ces fichiers sont demandés et fournis aux utilisateurs.

Si vous envisagez d’utiliser la bibliothèque de biens pour fournir des fichiers audio et vidéo aux utilisateurs, il est recommandé d’activer systématiquement le cache BLOB et d’activer la limitation de la vitesse de transmission sur le serveur. La limitation de la vitesse de transmission contrôle la vitesse à laquelle les fichiers audio et vidéo sont téléchargés sur le client de manière à ce que les performances globales sur le site ne soient pas affectées. En outre, la limitation de la vitesse de transmission permet aux utilisateurs de télécharger et d’afficher ces biens progressivement. Pour plus d’informations sur le cache disque, voir Planifier la mise en cache et les performances (SharePoint Server 2010). Pour plus d’informations sur l’activation et la configuration de la limitation de la vitesse de transmission, voir Document Lisezmoi sur la limitation de la vitesse de transmission (éventuellement en anglais) (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=154962&clcid=0x40C) (éventuellement en anglais).

Planifier les métadonnées et la recherche

L’ajout de métadonnées qui permettent de décrire le type et le contenu d’un bien numérique améliore sensiblement la détectabilité de contenu dans une bibliothèque de biens. Lorsque vous planifiez une bibliothèque de biens, gardez à l’esprit que les fichiers multimédias enrichis ne sont pas automatiquement disponibles pour une opération de recherche, car ils ne contiennent pas de texte qu’un moteur de recherche peut indexer. Les métadonnées utilisées pour décrire les biens numériques peuvent inclure des informations telles que le titre, la description, l’auteur, le copyright et les mots clés gérés qui fournissent des détails supplémentaires sur les biens. Certaines métadonnées, telles que la taille et les dimensions d’une image, sont automatiquement entrées lorsque le bien est téléchargé vers la bibliothèque de biens. D’autres métadonnées, telles que la description d’une image, sont ajoutées manuellement par le créateur du bien, lorsque celui-ci est téléchargé, ou par le responsable de la bibliothèque, lors du triage des biens entrants ou de la réalisation de tâches d’administration, telles que l’ajout de mots clés ou de statut d’approbation aux biens de la bibliothèque.

Planifier les composants WebPart et les pages Web

SharePoint Server 2010 possède de nombreux composants WebPart et contrôles de champs qui ont été ajoutés ou mis à jour afin que vous puissiez tirer parti des nouveaux types de contenu inclus dans le cadre d’une bibliothèque de biens. Les composants WebPart sont ajoutés aux zones Web des pages de composants WebPart par les propriétaires de contenu, tandis que les contrôles de champs sont ajoutés aux pages de publication par les développeurs et les concepteurs de site. Pour plus d’informations sur les composants WebPart et les contrôles de champs, voir Présentation des contrôles de champs et des composants WebPart des sites de publication SharePoint Server 2007 (éventuellement en anglais). Citons quelques exemples de composants WebPart et de contrôles de champs permettant d’afficher les biens numériques :

Contrôle de champ et composant WebPart multimédia Permet d’afficher une vidéo incorporée dans une page Web.
Contrôle de champ et composant WebPart Image Permet d’afficher des images dans une page Web.
Composant WebPart de requête de contenu Permet d’afficher des éléments de tous les sites d’une collection de sites, d’un site ou sous-site sélectionné ou d’une liste ou bibliothèque spécifique. La requête peut être configurée pour retourner la liste des éléments en fonction de types de liste et de contenu et peut être filtrée et ciblée vers une audience spécifique.

Lorsque vous concevez des pages Web pour des sites, déterminez les champs à exposer aux utilisateurs dans les pages Web et dans les composants WebPart afin que les utilisateurs puissent rechercher facilement les biens dont ils ont besoin. Pour personnaliser les informations qui apparaissent lorsqu’un utilisateur positionne le pointeur sur un bien dans la bibliothèque de biens, vous pouvez modifier l’affichage Miniatures dans la page Paramètres de la bibliothèque.

Planifier la prise en charge des clients

Si vous souhaitez que les utilisateurs de votre entreprise tirent parti de l’expérience multimédia enrichie que peut procurer SharePoint Server 2010, installez Silverlight 3 ou les versions ultérieures sur tous les ordinateurs clients qui accéderont à vos sites Web. Vous devez planifier les modalités et le calendrier de l’installation de Silverlight 3. Par exemple, tous les utilisateurs accéderont-ils à la bibliothèque de biens et le lecteur Silverlight 3 doit-il être installé sur l’ordinateur de chacun d’eux ? L’organisation exigera-t-elle un déploiement géré du client Silverlight 3 sur tous les ordinateurs de bureau ou laisserez-vous les utilisateurs installer le client en fonction de leurs besoins ? Pour plus d’informations sur Silverlight 3, voir Vue d’ensemble de Silverlight (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=154002&clcid=0x40C).