Créer et configurer des stratégies de rétention

Les stratégies de rétention pour Teams prennent en charge les canaux partagés. Lorsque vous configurez les paramètres de rétention pour l'emplacement des messages du canal Teams, si une équipe a des canaux partagés, ils héritent des paramètres de rétention de leur équipe parente.

Les stratégies de rétention prennent également en charge les enregistrements de données d’appel nouvellement créés, qui sont des messages générés par le système qui contiennent des métadonnées pour les réunions et les appels. Tous les enregistrements de données d’appel sont toujours inclus dans l’emplacement des conversations Teams , même les enregistrements de données d’appel pour les messages de canal Teams et les messages de canal privé Teams.

Pour cette configuration, vous pouvez utiliser le portail Microsoft Purview ou vous pouvez toujours utiliser l’ancienne portail de conformité Microsoft Purview.

1. Selon le portail que vous utilisez, accédez à l’un des emplacements suivants :

   • Se connecter au portail> Microsoft PurviewSolutions>Gestion du cycle de vie des> donnéesManifeste>Stratégies de rétention.

   • Connectez-vous à la portail de conformité Microsoft Purview>Solutions>Gestion du cycle de vie des données Stratégies> derétentionMicrosoft 365>.

2. Sélectionnez nouvelle stratégie de rétention pour démarrer la configuration Créer une stratégie de rétention et nommez votre nouvelle stratégie de rétention.

3. Pour la page Attribuer des unités d’administration : si votre organization utilise des unités administratives dans Microsoft Entra ID, la stratégie de rétention peut être automatiquement limitée à des utilisateurs spécifiques en sélectionnant unités administratives. Si des unités administratives ont été affectées à votre compte, vous devez sélectionner une ou plusieurs unités administratives.

   Si vous ne souhaitez pas restreindre la stratégie à l’aide d’unités administratives, ou si votre organization n’a pas configuré d’unités administratives, conservez la valeur par défaut Répertoire complet.

4. Pour choisir le type de stratégie de rétention à créer, sélectionnez Adaptatif ou Statique,en fonction du choix que vous avez effectué à partir des instructions avant de commencer. Si vous n’avez pas encore créé d’étendues adaptatives, vous pouvez sélectionner Adaptive, mais comme il n’y aura aucune étendue adaptative à sélectionner, vous ne pourrez pas terminer la configuration avec cette option.

5. En fonction de l’étendue sélectionnée :

   • Si vous avezchoisi Adaptatif : dans la page Choisir les étendues et les emplacements de stratégie adaptative, sélectionnez Ajouter des étendues et sélectionnez une ou plusieurs étendues adaptatives qui ont été créées. Sélectionnez ensuite un ou plusieurs emplacements. Les emplacements que vous pouvez sélectionner dépendent des types d’étendue ajoutés. Par exemple, si vous avez uniquement ajouté un type d’étendue Utilisateur, vous pouvez sélectionner des conversations Teams , mais pas des messages de canal Teams.

   • Si vous avez choisi Statique : dans la page Choisir des emplacements pour appliquer la stratégie , sélectionnez un ou plusieurs emplacements :

     • Message de canal d'équipe : messages provenant de chats de canal standard et partagé, et de réunions de canal standard et partagé, mais pas de canaux privés qui ont leur propre emplacement de politique.
     • Conversations Teams : Pour Teams, les messages provenant de conversations privées 1:1, de conversations de groupe, de conversations de réunion et de conversation avec vous-même.
     • Messages de canal privé Teams : messages provenant de conversations de canal privé et de réunions de canal privé. Si vous sélectionnez cette option, vous ne pouvez pas sélectionner les autres emplacements Teams dans la même stratégie de conservation.
     • Expériences Copilot : pour les expériences Copilot intégrées et personnalisées, tous les utilisateurs invitent des réponses.
     • Applications IA d’entreprise : pour les applications non-Copilot intégrées ou connectées à votre organisation à l’aide de méthodes telles que l’inscription Entra ou les connecteurs de données, toutes les invites et réponses de l’utilisateur.

     Par défaut, toutes les équipes et tous les utilisateurs sont sélectionnés. Vous pouvez toutefois affiner cette sélection grâce aux options Choisir et Exclure.

     Actuellement, lorsque vous sélectionnez Expériences Copilot ou Applications IA d’entreprise, toutes les sous-catégories disponibles sont sélectionnées amd ne peut pas être désélectionnée.

6. Pour Décider si vous souhaitez conserver le contenu, supprimez-le ou les deux pages, spécifiez les options de configuration pour conserver et supprimer le contenu.

   Vous pouvez créer une stratégie de rétention qui conserve uniquement le contenu sans le supprimer, conserve puis supprime le contenu après une période donnée, ou supprime simplement le contenu après une période donnée. Si vous souhaitez en savoir plus, voir Paramètres pour la conservation et la suppression du contenu.

7. Terminez l’assistant pour enregistrer vos paramètres.

Pour obtenir des conseils permettant de déterminer quand utiliser les stratégies de rétention pour Teams et comprendre l’expérience de l’utilisateur final, voir Gérer les stratégies de rétention pour Microsoft Teams dans la documentation Teams.

Pour plus d’informations techniques sur le fonctionnement de la rétention pour les données Teams et Copilot, y compris les éléments de messages pris en charge pour les informations de rétention et de minutage avec des exemples de procédures pas à pas, consultez En savoir plus sur la rétention pour Microsoft Teams et En savoir plus sur la rétention pour Copilot.

Problèmes de configuration connus pour les stratégies de rétention Teams

• Bien que vous puissiez sélectionner l’option pour démarrer la période de rétention lorsque les éléments ont été modifiés pour la dernière fois, la valeur Lorsque les éléments ont été créés est toujours utilisée. Pour les messages qui sont modifiés, une copie du message d’origine est enregistrée avec son timestamp d’origine pour identifier les cas où ce message avant modification a été créé, et le message après modification dispose d’un timestamp plus nouveau.

• Lorsque vous sélectionnez Modifierpour l’emplacement des conversations Teams, vous devriez voir les invités et utilisateurs qui n’utilisent pas de boîte aux lettres. Les stratégies de rétention ne sont pas conçues pour ces utilisateurs. Ne les sélectionnez pas.

• Pour inclure les enregistrements de données d’appel nouvellement créés pour les messages de canal Teams et les messages de canal privé Teams, vous devez sélectionner l’emplacement des conversations Teams , au lieu des messages de canal Teams et des messages de canal privé Teams .

Stratégie de rétention supplémentaire requise pour la prise en charge de Teams

Teams n’est pas seulement des conversations et des messages de canaux. Si vous avez des équipes créées à partir d’un groupe Microsoft 365 (anciennement Office 365 groupe), vous devez également configurer une stratégie de rétention qui inclut ce groupe Microsoft 365 à l’aide des boîtes aux lettres du groupe Microsoft 365 & emplacement des sites. Cette stratégie de rétention s’applique au contenu de la boîte aux lettres, du site et des fichiers du groupe. Les fichiers incluent des enregistrements de réunion Teams et des transcriptions de réunions de canal.

Pour conserver ou supprimer des enregistrements de réunion Teams avec leurs transcriptions des conversations utilisateur, vous avez besoin d’une stratégie de rétention qui inclut le compte OneDrive de l’organisateur comme emplacement.

Si vous avez des sites d’équipe qui ne sont pas connectés à un groupe Microsoft 365, qui inclut des sites pour les canaux partagés Teams et les canaux privés Teams, vous avez besoin d’une stratégie de rétention qui inclut les sites classiques et de communication SharePoint ou les emplacements de comptes OneDrive pour conserver et supprimer des fichiers dans Teams :

• Les fichiers partagés dans une conversation sont stockés sur le compte OneDrive de l’utilisateur qui a partagé le fichier.

• Les fichiers chargés dans les canaux sont stockés sur le site SharePoint associé à l’équipe.

Il est possible qu’une stratégie de conservation appliquée aux groupes Microsoft 365, sites SharePoint ou comptes OneDrive supprime un fichier référencé dans une conversation ou un message de canal Teams avant la suppression de ces messages. Dans ce scénario, le fichier s’affiche encore dans le message Teams, mais lorsque les utilisateurs sélectionnent le fichier, un message d’erreur « fichier introuvable » s’affiche. Ce comportement n’est pas spécifique aux stratégies de rétention et peut également se produire si un utilisateur supprime manuellement un fichier à partir de SharePoint ou de OneDrive.

Pour cette configuration, vous pouvez utiliser le portail Microsoft Purview ou vous pouvez toujours utiliser l’ancienne portail de conformité Microsoft Purview.

1. Selon le portail que vous utilisez, accédez à l’un des emplacements suivants :

   • Se connecter au portail> Microsoft PurviewSolutions>Gestion du cycle de vie des> donnéesManifeste>Stratégies de rétention.

   • Connectez-vous à la portail de conformité Microsoft Purview>Solutions>Gestion du cycle de vie des données Stratégies> derétentionMicrosoft 365>.

2. Sélectionnez Nouvelle stratégie de rétention pour créer une stratégie de rétention.

3. Pour la page Attribuer des unités d’administration : si votre organization utilise des unités administratives dans Microsoft Entra ID, la stratégie de rétention peut être automatiquement limitée à des utilisateurs spécifiques en sélectionnant unités administratives. Si des unités administratives ont été affectées à votre compte, vous devez sélectionner une ou plusieurs unités administratives.

   Si vous ne souhaitez pas restreindre la stratégie à l’aide d’unités administratives, ou si votre organization n’a pas configuré d’unités administratives, conservez la valeur par défaut Répertoire complet.

4. Pour choisir le type de stratégie de rétention à créer, sélectionnez Adaptatif ou Statique,en fonction du choix que vous avez effectué à partir des instructions avant de commencer. Si vous n’avez pas encore créé d’étendues adaptatives, vous pouvez sélectionner Adaptive, mais comme il n’y aura aucune étendue adaptative à sélectionner, vous ne pourrez pas terminer la configuration avec cette option.

5. En fonction de l’étendue sélectionnée :

   • Si vous avezchoisi Adaptatif : dans la page Choisir les étendues et les emplacements de stratégie adaptative, sélectionnez Ajouter des étendues et sélectionnez une ou plusieurs étendues adaptatives qui ont été créées. Sélectionnez ensuite un ou plusieurs emplacements. Les emplacements que vous pouvez sélectionner dépendent des types d’étendue ajoutés. Par exemple, si vous avez uniquement ajouté un type d’étendue Utilisateur, vous pouvez sélectionner Viva Engage messages utilisateur, mais pas Viva Engage messages de la communauté.

   • Si vous avez choisi Statique : dans la page Choisir des emplacements pour appliquer la stratégie, activez l’un des emplacements ou les deux pour Viva Engage : Viva Engage message de la communauté et Viva Engage messages utilisateur.

     Par défaut, tous les utilisateurs et communautés sont sélectionnés, mais vous pouvez les affiner en spécifiant les groupes et les utilisateurs à inclure ou à exclure.

     Pour Viva Engage messages utilisateur :

     • Si vous conservez la valeur par défaut à Tous les utilisateurs invités B2B Azure ne sont pas inclus.
     • Si vous sélectionnez Modifier pour la colonne Inclus, vous pouvez appliquer une stratégie de rétention pour les utilisateurs externes si vous connaissez leur compte.

6. Pour Décider si vous souhaitez conserver le contenu, supprimez-le ou les deux pages, spécifiez les options de configuration pour conserver et supprimer le contenu.

   Vous pouvez créer une stratégie de rétention qui conserve uniquement le contenu sans le supprimer, conserve puis supprime le contenu après une période donnée, ou supprime simplement le contenu après une période donnée. Si vous souhaitez en savoir plus, voir Paramètres pour la conservation et la suppression du contenu.

7. Terminez l’assistant pour enregistrer vos paramètres.

Pour plus d’informations techniques sur le fonctionnement de la rétention pour les Viva Engage, y compris les éléments de messages pris en charge pour les informations de rétention et de minutage avec des exemples de procédures pas à pas, consultez En savoir plus sur la rétention pour Viva Engage.

Problèmes de configuration connus pour les stratégies de rétention Viva Engage

• Bien que vous puissiez sélectionner l’option pour démarrer la période de rétention lorsque les éléments ont été modifiés pour la dernière fois, la valeur Lorsque les éléments ont été créés est toujours utilisée. Pour les messages qui sont modifiés, une copie du message d’origine est enregistrée avec son timestamp d’origine pour identifier les cas où ce message avant modification a été créé, et le message après modification dispose d’un timestamp plus nouveau.

• Lorsque vous sélectionnez Modifier pour l’emplacement des messages utilisateur Viva Engage, vous pouvez voir des invités et des utilisateurs non-boîte aux lettres. Les stratégies de rétention ne sont pas conçues pour ces utilisateurs. Ne les sélectionnez pas.

Stratégies de rétention supplémentaires nécessaires pour prendre en charge Viva Engage

Viva Engage est plus qu’un simple message de la communauté et des messages privés. Pour conserver et supprimer les messages électroniques de votre réseau Viva Engage, configurez une stratégie de rétention supplémentaire qui inclut tous les groupes Microsoft 365 utilisés pour Viva Engage, en utilisant les boîtes aux lettres de groupe Microsoft 365 & l’emplacement des sites.

Cet emplacement inclut également les fichiers qui sont chargés dans Viva Engage communautés. Ces fichiers sont stockés dans le site SharePoint connecté au groupe pour la communauté Viva Engage.

Il est possible qu’une stratégie de rétention appliquée aux sites SharePoint supprime un fichier référencé dans un message Viva Engage avant la suppression de ces messages. Dans ce scénario, le fichier s’affiche toujours dans le message Viva Engage, mais lorsque les utilisateurs sélectionnent le fichier, ils obtiennent une erreur « Fichier introuvable ». Ce comportement n’est pas spécifique aux stratégies de rétention et peut également se produire si un utilisateur supprime manuellement un fichier à partir de SharePoint.

Utilisez les instructions suivantes pour les stratégies de rétention qui s’appliquent ces services:

• Exchange: Email et dossiers publics
• SharePoint : Sites et conteneurs SharePoint Embedded
• OneDrive: Comptes
• Groupes Microsoft 365
• Skype Entreprise

Pour cette configuration, vous pouvez utiliser le portail Microsoft Purview ou vous pouvez toujours utiliser l’ancienne portail de conformité Microsoft Purview.

1. Selon le portail que vous utilisez, accédez à l’un des emplacements suivants :

   • Se connecter au portail> Microsoft PurviewSolutions>Gestion du cycle de vie des> donnéesManifeste>Stratégies de rétention.

   • Connectez-vous à la portail de conformité Microsoft Purview>Solutions>Gestion du cycle de vie des données Stratégies> derétentionMicrosoft 365>.

2. Sélectionnez nouvelle stratégie de rétention pour démarrer la configuration Créer une stratégie de rétention et nommez votre nouvelle stratégie de rétention.

3. Pour la page Attribuer des unités d’administration : si votre organization utilise des unités administratives dans Microsoft Entra ID, une stratégie de rétention qui n’inclut pas de sites SharePoint ou de dossiers publics Exchange peut être automatiquement limitée à des utilisateurs spécifiques en sélectionnant des unités administratives. Si des unités administratives ont été affectées à votre compte, vous devez sélectionner une ou plusieurs unités administratives.

   Si vous ne souhaitez pas restreindre la stratégie à l’aide d’unités administratives, ou si votre organization n’a pas configuré d’unités administratives, conservez la valeur par défaut Répertoire complet. Vous devez sélectionner Répertoire complet pour la stratégie afin d’inclure les emplacements des sites SharePoint et des dossiers publics Exchange.

4. Pour choisir le type de stratégie de rétention à créer, sélectionnez Adaptatif ou Statique,en fonction du choix que vous avez effectué à partir des instructions avant de commencer. Si vous n’avez pas encore créé d’étendues adaptatives, vous pouvez sélectionner Adaptive, mais comme il n’y aura aucune étendue adaptative à sélectionner, vous ne pourrez pas terminer la configuration avec cette option. Les stratégies adaptatives ne sont pas adaptées aux emplacements Exchange dossiers publics ou aux Skype Entreprise.

5. En fonction de l’étendue sélectionnée :

   • Si vous avezchoisi Adaptatif : dans la page Choisir les étendues et les emplacements de stratégie adaptative, sélectionnez Ajouter des étendues et sélectionnez une ou plusieurs étendues adaptatives qui ont été créées. Sélectionnez ensuite un ou plusieurs emplacements. Les emplacements que vous pouvez sélectionner dépendent des types d’étendue ajoutés. Par exemple, si vous avez uniquement ajouté un type d’étendue Utilisateur, vous pouvez sélectionner des boîtes aux lettres Exchange , mais pas des sites SharePoint.

   • Si vous avez choisi Statique : dans la page Choisir des emplacements, activez ou désactivez l’un des emplacements, à l’exception des emplacements pour Teams et Viva Engage. Vous pouvez laisser pour chaque emplacement la valeur par défaut Appliquer la stratégie à l’intégralité de l’emplacement ou Spécifier des inclusions et des exclusions.

   Informations spécifiques aux emplacements :

   • Boîtes aux lettres Exchange et dossiers publics Exchange
   • Sites SharePoint et comptes OneDrive
   • Boîtes aux lettres de groupe Microsoft 365 & sites
   • Skype Entreprise

6. Pour Décider si vous souhaitez conserver le contenu, supprimez-le ou les deux pages, spécifiez les options de configuration pour conserver et supprimer le contenu.

   Vous pouvez créer une stratégie de rétention qui conserve uniquement le contenu sans le supprimer, conserve puis supprime le contenu après une période donnée, ou supprime simplement le contenu après une période donnée. Si vous souhaitez en savoir plus, voir Paramètres pour la conservation et la suppression du contenu sur cette page.

7. Terminez l’assistant pour enregistrer vos paramètres.