Comprendre et planifier les accessoires, composants et périphériques de salle Teams

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Lors de la planification et de la conception de vos salles de réunion physiques, vous devez prendre en compte plusieurs éléments :

• Nombre de sièges et scénario d’utilisation

• Fenêtres et stores

• Meubles, tables et chaises

• Matériaux muraux

• Connexion à Internet

• Périphériques matériels

• Acoustique et son

Lorsque vous décidez d’investir dans de nouvelles Salles Microsoft Teams, vous devez réfléchir aux salles disponibles dans votre bâtiment et à la façon dont l’environnement physique affecte votre configuration.

Nombre de sièges et scénario d’utilisation

Le nombre de sièges disponibles dans la salle de réunion et son scénario d’utilisation planifiée sont les aspects les plus importants de la planification de votre salle Teams. Si la salle doit être utilisée uniquement pour les appels vidéo, il est important que chaque personne dans la pièce dispose de suffisamment d’espace pour s’asseoir. Toutefois, si la salle doit également être utilisée comme un espace de collaboration pour le brainstorming, le tableau blanc ou d’autres activités créatives, il est préférable de fournir plus d’espace pour les occupants afin qu’ils ne se mettent pas en chemin et puissent se déplacer librement dans la pièce.

En général, les tailles de salle sont définies pour garantir une expérience confortable pour les participants locaux et distants. Il s’agit simplement d’une recommandation, et non d’une obligation, mais elle est basée sur les normes de l’industrie. Les recommandations relatives aux dimensions minimales de la salle en fonction des scénarios d’utilisation sont incluses dans le tableau suivant :

Type	Taille	Occupants	Taille de l'écran	Périphériques recommandés
Petites salles de réunion	16' x 16'	4-6	>= 55 pouces
Salles de réunion moyennes	18' x 20'	6-12	>= 65 pouces	Microphones de table supplémentaires avec bouton muet intégré
Grandes salles de réunion	15' x 32'	12-16	>= 85 pouces ou projecteurs	Réseaux de microphones externes pour une haute qualité

Fenêtres et stores

Si votre salle de réunion a des fenêtres, case activée quand et si trop de lumière brille dans la salle. Selon l’orientation des fenêtres, le contenu d’un écran peut devenir illisible en raison de l’éblouissement qui traverse les fenêtres. Si les stores à rouleaux sont déjà en place, vous n’avez probablement rien à craindre. Toutefois, vous devrez peut-être planifier à l’avance pour atténuer le problème en collant un film noir à la fenêtre ou en installant des stores à rouleau interne avec des rideaux occultants.

En outre, l’appareil photo et l’affichage doivent être alignés de telle sorte qu’ils ne soient pas dirigés vers la lumière. Lorsque la caméra est pointée vers la lumière, le focus automatique montre les participants dans la pièce comme sombres et délavés.

Enfin, vous devez penser à une ventilation adéquate pour votre appareil et vos périphériques. L’affichage de la pièce, l’appareil photo et les appareils apportés par les occupants génèrent tous de la chaleur. L’ensoleillement supplémentaire à travers les fenêtres peut chauffer la pièce, provoquant la surchauffe des appareils et des personnes.

Meubles, tables et chaises

La façon dont vous décorez votre espace de réunion avec des meubles est entièrement à vous. Toutefois, vous devez noter que votre choix de tables et de chaises affecte l’installation de votre caméra et de l’affichage. Si vous utilisez des tables normales avec une hauteur standard, la caméra montée doit être attachée à une hauteur relative pour une vue optimale. Il est important que la caméra soit toujours alignée de telle sorte qu’elle puisse voir le moins possible de la table. Il est recommandé d’attacher un écran de confidentialité au bord inférieur avant de la table afin que les participants ne puissent pas être filmés sous la table.

Si vous envisagez d’utiliser une table debout de style barre avec une hauteur élevée, vous souhaitez augmenter la hauteur de la caméra par rapport à la hauteur de la table. Les tables doivent également être suffisamment larges pour que chaque participant local dispose d’une surface de travail confortable.

Matériaux muraux

Assurez-vous que les murs ont suffisamment de support pour accrocher les écrans et autres périphériques et que la pièce est suffisamment insonorisé pour l’intimité. Si des fenêtres, des murs ou des portes en verre sont installés, assurez-vous qu’ils incluent un écran de confidentialité afin que le contenu sensible de la réunion ne puisse pas être vu de l’extérieur.

Acoustique et son

S’il y a un écho acoustique dans votre pièce, complétez l’intérieur de la pièce avec des éléments insonorisants. Pour prévenir encore mieux le son, il est recommandé d’utiliser un sol moquette dans la pièce afin que les ondes sonores ne rebondissent pas simplement sur un sol trop lisse, comme les carreaux, et provoquent une qualité audio impur.

Connexion Internet

Microsoft recommande une bande passante minimale de 10 Mbits/s pour chaque appareil de salle Teams. Cela peut être fourni par le biais d’un réseau lan ou d’une connexion Wi-Fi. Si le signal Wi-Fi n’est pas assez fort, complétez votre infrastructure avec un point d’accès Wi-Fi à proximité immédiate afin de pouvoir fournir une bande passante stable.

En général, Microsoft recommande une connexion LAN pour les appareils Team Room installés définitivement, car cela est considéré comme plus fiable. S’il s’agit d’un appareil de réunion mobile, tel qu’un Surface Hub, le Wi-Fi doit être utilisé pour ne pas restreindre la mobilité de l’appareil.

Périphériques matériels

La sélection du matériel dépend fortement de la disposition de votre salle. Chaque appareil certifié Salle d’équipe Microsoft est certifié uniquement pour une taille de salle cible. Cela signifie donc que vous devez choisir le matériel approprié en fonction de la taille de votre salle.

Les éléments suivants peuvent être considérés comme des meilleures pratiques générales pour toutes les salles de réunion :

• Si vous envisagez d’utiliser un contrôleur tactile sur la table pour contrôler vos réunions, assurez-vous que les câbles inutiles comme cordon d’alimentation et USB sont masqués. Les câbles peuvent être placés dans un conduit de câble sous le plancher.

• La distance entre votre appareil photo et l’avant de votre table doit être de 1,5 m. Cela garantit que tous les participants sont pris dans l’angle de la caméra.

• Fournir un câble d’affichage (HDMI, DisplayPort, USB-C) attaché à la manette tactile de table afin que les utilisateurs puissent partager leurs écrans de bureau.

• La position de montage de la caméra doit toujours se trouver au-dessus du bord du tableau.

• Placez un guide pratique dans la salle, qui explique les fonctionnalités de la salle de réunion.

• Les panneaux Teams sont des appareils supplémentaires connectés à la salle Teams et ils utilisent le même compte de ressource que la salle Teams pour récupérer les entrées du calendrier. Les panneaux peuvent être utilisés en combinaison avec Windows, Android ou des tableaux blancs interactifs.