Comprendere la distribuzione dei record nelle regole di assegnazione

In Dynamics 365 Sales, le regole di assegnazione distribuiscono o assegnano automaticamente lead, opportunità e informazioni dettagliate nuovi e aggiornati al team di vendita. Il processo automatizzato consente di risparmiare tempo e risorse e ottimizza il carico di lavoro del tuo team di vendita.

Le regole di assegnazione possono distribuire questi record in due modi: round robin o bilanciamento del carico.

• In distribuzione round robin, la considerazione principale è quando ai venditori è stato assegnato un record l'ultima volta.
• In distribuzione del bilanciamento del carico, la considerazione principale è la loro capacità o il numero di record attivi su cui stanno lavorando.

A seconda della sua definizione, una regola che dà priorità al bilanciamento del carico potrebbe comunque utilizzare criteri round robin per assegnare i record ai venditori.

È importante comprendere sia le differenze tra loro sia il modo in cui altri criteri, come il carico di lavoro e le pianificazioni dei venditori, influiscono sul modo in cui vengono assegnati i record.

I segmenti e le regole di assegnazione fanno parte della funzionalità di incarico di lavoro. L'incarico di lavoro è disponibile nella versione 9.1.23074.10021 di Acceleratore delle vendite e viene implementata in modo graduale in diverse aree geografiche. Altre informazioni sul metodo di assegnazione.

Distribuzione round robin

L'assegnazione round robin distribuisce equamente un record nuovo o aggiornato tra i venditori che soddisfano i criteri della regola. Fornisce il record al venditore che ha atteso più a lungo per un nuovo lead, opportunità o informazioni dettagliate, inclusi i record assegnati manualmente o tramite un componente aggiuntivo.

Esaminiamo alcuni scenari per capire la distribuzione round-robin.

Scenario1

Un lead entra nel sistema alle 13:33. In base ai criteri di selezione definiti nella regola di assegnazione, tre venditori possono potenzialmente lavorare sul lead:

L'ultimo incarico di Miriam è precedente a quello di Sanjay e Susanna. Ha aspettato più a lungo, quindi le viene assegnato il lead e l'ora dell'ultima assegnazione viene aggiornata.

Un altro lead entra nel sistema alle 13:50. Questa volta, solo Miriam e Sanjay hanno gli attributi richiesti per lavorarci:

Ma questa volta Sanjay ha aspettato più a lungo di Miriam. Sanjay passa in vantaggio.

Scenario 2

Supponiamo di avere tre venditori: Miriam, Sanjay e Susana. Viene creato un set di regole per assegnare loro i record. L'ordine iniziale è Miriam, Sanjay e Susana.

• La regola 1 assegna un lead 1 in arrivo. Il nuovo ordine diventa Sanjay, Susana e Miriam.
• La regola 2 assegna il successivo lead 2 in arrivo a Sanjay. L'ordine ora è Susana, Miriam e Sanjay.
• La regola 3 assegna il lead 3 a Susana. L'ordine finale diventa Miriam, Sanjay e Susana.
• Ora nell'applicazione arriva un nuovo lead: la regola 1 assegna il lead 4 a Miriam.

Tuttavia, potresti aver notato che solo la regola 1 assegna il record a Miriam due volte consecutive. Questo perché l'ordine di assegnazione dei record viene archiviato a livello di organizzazione e non a livello di regola.

Scenario 3

Supponiamo di avere due venditori, ovvero Miriam e Sanjay. Viene creata una regola per assegnare loro i record. L'ordine iniziale è Miriam e Sanjay.

Ora se il lead 1 viene generato da Miriam, lei ne diventa automaticamente la proprietaria. Di conseguenza, quando la regola viene eseguita, il lead viene assegnato a Sanjay poiché Miriam è già proprietaria e fa parte della lista di distribuzione. Il nuovo ordine di assegnazione cambia in Miriam e Sanjay.

Questo perché ogni volta che un venditore crea un nuovo record, viene automaticamente incluso nella lista di distribuzione. Ciò influisce sull'ordine di assegnazione per i record futuri.

Distribuzione del bilanciamento del carico

L'assegnazione del bilanciamento del carico trova i venditori che soddisfano i criteri della regola e cede il record a quello che può assumere più lavoro. Questo metodo garantisce che tutti i venditori abbiano una giusta quota di lavoro e riduce i carichi di lavoro irregolari.

Esaminiamo un esempio per capire la distribuzione di bilanciamento del carico.

Un lead entra nel sistema. In base ai criteri di selezione definiti nella regola di assegnazione, tre venditori possono potenzialmente lavorare sul lead:

Susanna può gestire più lavoro in questo momento rispetto a Miriam o Sanjay. Susanna prende il comando e la sua capacità disponibile è ora di 14.

Continuando con questo esempio, supponiamo che Miriam, Sanjay e Susanna possano potenzialmente lavorare sui prossimi lead in entrata.

Due nuovi contatti entrano nel sistema. Susanna ha ancora la capacità massima disponibile, quindi le vengono assegnate le iniziative. Successivamente, la loro capacità disponibile è simile alla seguente:

Un altro lead entra nel sistema. Sanjay e Susanna sono ugualmente disponibili. Susanna ha ottenuto un vantaggio più recentemente, quindi il nuovo viene assegnato a Sanjay in base a criteri di round robin. Successivamente, la loro capacità disponibile è simile alla seguente:

Miriam chiude tre lead, aumentando la sua capacità disponibile a 13. Un nuovo lead entra nel sistema. Miriam ora ha la capacità maggiore, quindi le è stata assegnata.

Altri criteri di distribuzione

Le regole di assegnazione danno priorità all'equità in modi diversi a seconda che si selezioni la distribuzione round robin o con bilanciamento del carico. Ma l'equità non è l'unica considerazione quando è necessario assegnare i record. Possono anche considerare se i venditori sono disponibili ad assumere più lavoro, ovvero il carico di lavoro e il programma di lavoro dei venditori.

Considerare il carico di lavoro del venditore

Nelle definizioni delle regole di assegnazione, puoi selezionare il tipo di record Assegna in base alla capacità del venditore. Questa opzione distribuisce i record solo ai venditori che hanno la capacità di lavorarci. Se nessuno lo fa, i record rimangono non assegnati.

Diamo nuovamente un'occhiata al nostro team di vendita, un po' più tardi, lo stesso giorno.

Un nuovo lead entra nel sistema. In base ai criteri di selezione definiti nella regola di assegnazione, quattro venditori possono potenzialmente lavorare sul lead:

Con la sola distribuzione round robin, Miriam otterrebbe il comando perché ha aspettato più a lungo per un incarico rispetto agli altri. Tuttavia, hai impostato la regola su Assegna lead in base alla capacità del venditore e la capacità disponibile di Miriam in questo momento è -2. Sanjay è il prossimo ad aspettare da più tempo, ma la sua capacità disponibile è 0. Il lead va a Susanna.

Se nessun venditore che soddisfa i criteri avesse una capacità disponibile maggiore di zero, il lead rimarrebbe non assegnato.

Considera la pianificazione del lavoro del venditore

Nelle definizioni delle regole di assegnazione, puoi selezionare Assegna se un venditore è disponibile entro N ore, dove N è un numero intero da 1 a 120. Questa opzione distribuisce i record solo ai venditori il cui programma di lavoro mostra che sono disponibili entro il tempo selezionato. Se nessuno lo è, i record rimangono non assegnati. Informazioni su come gestire la disponibilità dei venditori.

La regola considera i venditori abbinati prima per priorità di assegnazione (bilanciamento del carico o round robin) e quindi per chi è disponibile, da adesso fino al tempo massimo consentito.

Come mostrato nel diagramma seguente, i venditori abbinati sono divisi in sei intervalli di 24 ore ciascuno in base ai loro programmi di lavoro. Se nessun venditore rientra nel primo bucket, la distribuzione round robin sostituisce il bilanciamento del carico anche se viene data priorità alla distribuzione del bilanciamento del carico. La regola continua a valutare i bucket dall'alto verso il basso. Quando incontra il primo bucket non vuoto, la regola assegna il lead ai venditori nel bucket in base a criteri round robin.

Consideriamo un esempio per comprendere in che modo gli orari di lavoro dei venditori influiscono sull'assegnazione dei record.

Nelle regole di assegnazione, dai la priorità alla distribuzione round robin e imposti un limite di tempo di 48 ore.

Un nuovo lead entra nel sistema un venerdì sera da un modulo di richiesta sul tuo sito Web. Diversi venditori soddisfano i criteri di una regola di assegnazione, ma nessuno di loro ora lavora. Successivamente, la regola considera i venditori corrispondenti disponibili entro le successive 24 ore. Il giorno è sabato. Normalmente Sanjay lavorerebbe, ma il suo calendario dice che è in vacanza. Non sono disponibili altri venditori, quindi la regola considera le prossime 24 ore. Nessuno lavora neanche la domenica. La regola ha raggiunto il limite di 48 ore, quindi il lead non viene assegnato. Se il limite di tempo fosse stato di 60 ore, il lead sarebbe stato assegnato al primo venditore disponibile lunedì mattina.

Esempi

Esaminiamo alcuni altri esempi in dettaglio per comprendere in che modo la disponibilità del venditore e il carico di lavoro influiscono sulla distribuzione del round robin e del bilanciamento del carico. Utilizzeremo la seguente notazione per la disponibilità xi un venditore al momento della distribuzione:

• 0D - Attualmente disponibile
• 1D - Prima ora disponibile entro 24 ore
• 2D - Prima ora disponibile entro 24 – 48 ore
• 3D - Prima ora disponibile entro 48 – 72 ore
• 4D - Prima ora disponibile entro 72 – 96 ore
• 5D - Prima ora disponibile entro 96 – 120 ore

Esempio 1: Round robin, considera solo la disponibilità del venditore

La regola corrispondeva ai seguenti venditori:

Due venditori, Vivek e Sal, saranno disponibili per primi. Vivek ha ottenuto un lead più recentemente di Sal, quindi la regola distribuisce il lead a Sal.

I prossimi lead vengono assegnati a Vivek, quindi a Sal e così via, finché non cambia la disponibilità dei venditori abbinati. La capacità dei venditori non è una considerazione.

Esempio 2: il bilanciamento del carico considera solo la disponibilità del venditore

Inoltre, la regola corrispondeva ai seguenti venditori:

Di nuovo, Vivek e Sal, saranno disponibili per primi. Questa volta, Vivek ha la capacità maggiore, quindi la regola gli distribuisce il lead.

I successivi lead vengono assegnati a Vivek finché la sua capacità non scende al di sotto di quella di Sal. I lead successivi vanno a Sal finché la sua capacità non scende al di sotto di quella di Vivek, e così via, finché non cambia la disponibilità dei venditori abbinati. In questo scenario, la capacità dei venditori non è una considerazione. La capacità di Vivek e Sal può scendere sotto lo zero purché siano disponibili prima degli altri.

Esempio 3: il bilanciamento del carico considera la disponibilità e la capacità del venditore

Di nuovo, la regola corrispondeva ai seguenti venditori:

Poiché Assegna lead in base alla capacità del venditore è stato selezionato nella definizione della regola di assegnazione, la regola ignora Vivek e Sal anche se sono disponibili per primi. Ciò lascia Burt, Maya e Maria:

Burt e Maya sono disponibili prima di Maria, quindi Maria viene eliminata dalla considerazione:

La regola è configurata per dare priorità al bilanciamento del carico. Tuttavia, la distribuzione del bilanciamento del carico funziona solo con i venditori disponibili al momento della distribuzione. Poiché Burt e Maya non sono ora disponibili, la regola utilizza invece criteri round robin.

Poiché la capacità non è più una considerazione, la regola considera chi ha aspettato un lead più a lungo:

La regola assegna il lead a Maya. I prossimi lead vengono assegnati a Burt, quindi a Maya e così via, finché non cambia la disponibilità dei venditori abbinati.

Informazioni correlate

• Creare e attivare una regola di assegnazione
• Imposta la capacità per i venditori