Esercitazione: Configurare Smartsheet per il provisioning utenti automatico

Questa esercitazione descrive i passaggi da eseguire in Smartsheet e Microsoft Entra ID per configurare Microsoft Entra ID per effettuare automaticamente il provisioning e il deprovisioning di utenti e/o gruppi in Smartsheet. Per informazioni importanti sul funzionamento di questo servizio e sulle domande frequenti, vedere Automatizzare il provisioning e il deprovisioning degli utenti nelle applicazioni SaaS con Microsoft Entra ID.

Capacità supportate

Prerequisiti

Per lo scenario descritto in questa esercitazione si presuppone che l'utente disponga dei prerequisiti seguenti:

• Tenant di Microsoft Entra.
• Un account utente in Microsoft Entra ID con autorizzazione per configurare il provisioning( ad esempio Application Amministrazione istrator, Cloud Application Amministrazione istrator o Application Owner).
• Un tenant di Smartsheet.
• Un account utente in un piano Smartsheet Enterprise o Enterprise Premier con autorizzazioni di amministratore di sistema.
• Le Amministrazione di sistema e un Amministrazione istrator IT possono configurare Active Directory con Smartsheet

Passaggio 1: Pianificare la distribuzione del provisioning

1. Vedere le informazioni su come funziona il servizio di provisioning.
2. Determinare gli utenti che verranno inclusi nell'ambito per il provisioning.
3. Determinare i dati da mappare tra Microsoft Entra ID e Smartsheet.

Passaggio 2: Configurare Smartsheet per supportare il provisioning con Microsoft Entra ID

Prima di configurare Smartsheet per il provisioning utenti automatico con Microsoft Entra ID, è necessario abilitare il provisioning SCIM in Smartsheet.

1. Accedere come Amministrazione di sistema nel portale smartsheet e passare a Account > Amministrazione Center.

   

2. Nella pagina Amministrazione Center fare clic sull'opzione Menu per esporre il pannello Menu.

   

3. Passare a Menu > Impostazioni > Domini e Provisioning automatico utenti.

   

4. Per aggiungere un nuovo dominio, fare clic su Aggiungi dominio e seguire le istruzioni. Dopo aver aggiunto il dominio, assicurarsi che venga verificato anche.

5. Generare il token segreto necessario per configurare il provisioning utenti automatico con Microsoft Entra ID passando al portale smartsheet e quindi passando ad App e integrazioni account>.

6. Scegliere API Access (Accesso API). Fare clic su Generate new access token (Genera nuovo token di accesso).

   

7. Definire il nome del token di accesso API. Fare clic su OK.

   

8. Copiare il token di accesso API e salvarlo perché questa è l'unica volta in cui è possibile visualizzarlo. Questa operazione è necessaria nel campo Token segreto in Microsoft Entra ID.

   

Passaggio 3: Aggiungere Smartsheet dalla raccolta di applicazioni Microsoft Entra

Aggiungere Smartsheet dalla raccolta di applicazioni Microsoft Entra per iniziare a gestire il provisioning in Smartsheet. Se Smartsheet è stato configurato in precedenza per l'accesso SSO, è possibile usare la stessa applicazione. È tuttavia consigliabile creare un'app separata per il test iniziale dell'integrazione. Per altre informazioni su come aggiungere un'applicazione dalla raccolta, fare clic qui.

Passaggio 4: Definire chi sarà nell'ambito del provisioning

Il servizio di provisioning Di Microsoft Entra consente di definire l'ambito di chi verrà effettuato il provisioning in base all'assegnazione all'applicazione e o in base agli attributi dell'utente/gruppo. Se si sceglie di definire l'ambito degli utenti di cui verrà eseguito il provisioning per l'app in base all'assegnazione, è possibile seguire questa procedura per assegnare utenti e gruppi all'applicazione. Se si sceglie di definire l'ambito degli utenti di cui verrà eseguito il provisioning esclusivamente in base agli attributi dell'utente o del gruppo, è possibile usare un filtro di ambito come descritto qui.

• Iniziare con pochi elementi. Eseguire il test con un piccolo set di utenti e gruppi prima di eseguire la distribuzione a tutti. Quando l'ambito per il provisioning è impostato su utenti e gruppi assegnati, è possibile controllarlo assegnando uno o due utenti o gruppi all'app. Quando l'ambito è impostato su tutti gli utenti e i gruppi, è possibile specificare un filtro di ambito basato su attributi.

• Per garantire la parità nelle assegnazioni di ruolo utente tra Smartsheet e Microsoft Entra ID, è consigliabile utilizzare le stesse assegnazioni di ruolo popolate nell'elenco utenti Smartsheet completo. Per recuperare l'elenco di utenti da Smartsheet, passare a Account Amministrazione Gestione utenti Altre azioni Scarica elenco utenti (csv).To retrieve this user list from Smartsheet, navigate to Account Amministrazione > User Management > More Actions > Download User List (csv).

• Per accedere a determinate funzionalità nell'app, Smartsheet richiede che a un utente siano assegnati più ruoli. Per altre informazioni sui tipi e le autorizzazioni utente in Smartsheet, vedere l'articolo su tipi e autorizzazioni utente.

• Se un utente ha più ruoli assegnati in Smartsheet, è necessario assicurarsi che queste assegnazioni di ruolo vengano replicate in Microsoft Entra ID per evitare uno scenario in cui gli utenti potrebbero perdere l'accesso agli oggetti Smartsheet in modo permanente. Ogni ruolo univoco in Smartsheet DEVE essere assegnato a un gruppo diverso in Microsoft Entra ID. L'utente DEVE quindi essere aggiunto a ognuno dei gruppi corrispondenti ai ruoli desiderati.

• Se sono necessari ruoli aggiuntivi, è possibile aggiornare il manifesto dell'applicazione per aggiungere nuovi ruoli.

Passaggio 5: Configurare il provisioning utenti automatico in Smartsheet

Questa sezione illustra la procedura per configurare il servizio di provisioning di Microsoft Entra per creare, aggiornare e disabilitare utenti e/o gruppi in Smartsheet in base alle assegnazioni di utenti e/o gruppi in Microsoft Entra ID.

Per configurare il provisioning utenti automatico per Smartsheet in Microsoft Entra ID:

1. Accedere all'Interfaccia di amministrazione di Microsoft Entra almeno come Amministratore applicazione cloud.

2. Passare a Applicazioni di identità>Applicazioni aziendali>

   

3. Nell'elenco delle applicazioni selezionare Smartsheet.

   

4. Selezionare la scheda Provisioning.

   

5. Impostare Modalità di provisioning su Automatico.

   

6. Nella sezione Amministrazione Credentials (Credenziali) immettere rispettivamente l'URL di base SCIM 2.0 e il valore del token di https://scim.smartsheet.com/v2 accesso recuperato in precedenza da Smartsheet in Secret Token (Token segreto). Fare clic su Test Connessione ion per assicurarsi che Microsoft Entra ID possa connettersi a Smartsheet. Se la connessione non riesce, verificare che l'account Smartsheet abbia le autorizzazioni SysAdmin e riprovare.

   

7. Nel campo Messaggio di posta elettronica di notifica immettere l'indirizzo di posta elettronica di una persona o un gruppo che riceverà le notifiche di errore relative al provisioning e selezionare la casella di controllo Invia una notifica di posta elettronica in caso di errore.

   

8. Fare clic su Salva.

9. Nella sezione Mapping selezionare Synchronize Microsoft Entra users to Smartsheet (Sincronizza utenti di Microsoft Entra con Smartsheet).

10. Esaminare gli attributi utente sincronizzati da Microsoft Entra ID a Smartsheet nella sezione Mapping attributi. Gli attributi selezionati come proprietà corrispondenti vengono usati per trovare le corrispondenze con gli account utente in Smartsheet per le operazioni di aggiornamento. Selezionare il pulsante Salva per eseguire il commit delle modifiche.

    Attributo	Type	Supportato per il filtro
    userName	String	✓
    active	Booleano
    title	String
    name.givenName	String
    name.familyName	String
    phoneNumbers[type eq "work"].value	String
    phoneNumbers[type eq "mobile"].value	String
    phoneNumbers[type eq "fax"].value	String
    emails[type eq "work"].value	String
    externalId	String
    ruoli.	String
    urn:ietf:params:scim:schemas:extension:enterprise:2.0:User:department	String
    urn:ietf:params:scim:schemas:extension:enterprise:2.0:User:division	String
    urn:ietf:params:scim:schemas:extension:enterprise:2.0:User:costCenter	String
    urn:ietf:params:scim:schemas:extension:enterprise:2.0:User:manager	String

11. Per configurare i filtri di ambito, fare riferimento alle istruzioni fornite nell'esercitazione sui filtri per la definizione dell'ambito.

12. Per abilitare il servizio di provisioning di Microsoft Entra per Smartsheet, impostare Stato del provisioning su Sì nella sezione Impostazioni.

    

13. Definire gli utenti e/o i gruppi di cui si vuole eseguire il provisioning in Smartsheet selezionando i valori desiderati in Ambito nella sezione Impostazioni.

    

14. Quando si è pronti per eseguire il provisioning, fare clic su Salva.

    

L'operazione avvia la sincronizzazione iniziale di tutti gli utenti e/o i gruppi definiti in Ambito nella sezione Impostazioni. La sincronizzazione iniziale richiede più tempo rispetto alle sincronizzazioni successive, che si verificano approssimativamente ogni 40 minuti, purché il servizio di provisioning di Microsoft Entra sia in esecuzione.

Passaggio 6: Monitorare la distribuzione

Dopo aver configurato il provisioning, usare le risorse seguenti per monitorare la distribuzione:

• Usare i log di provisioning per determinare gli utenti di cui è stato eseguito il provisioning con esito positivo o negativo.
• Controllare l'indicatore di stato per visualizzare lo stato del ciclo di provisioning e quanto manca al completamento.
• Se la configurazione del provisioning sembra essere in uno stato non integro, l'applicazione entrerà in quarantena. Per altre informazioni sugli stati di quarantena, fare clic qui.

Limitazioni dei connettori

• Smartsheet non supporta le eliminazioni temporanee. Quando l'attributo active dell'utente è impostato su False, Smartsheet elimina l'utente in modo permanente.

Registro modifiche

• 16/06/2020: è stato aggiunto il supporto per gli attributi "Cost Center", "Division", "Manager" e "Department" dell'estensione aziendale per gli utenti.
• 10/02/2021 - Aggiunta del supporto per gli attributi principali "email[type eq "work"]" per gli utenti.
• 12/02/2022 - Aggiunta dell'URL di base/tenant SCIM per l'integrazione di https://scim.smartsheet.com/v2 SmartSheet nella sezione Amministrazione Credenziali.

Risorse aggiuntive

• Gestione del provisioning degli account utente per app aziendali
• Che cos'è l'accesso alle applicazioni e l'accesso Single Sign-On con Microsoft Entra ID?

Passaggi successivi

• Informazioni su come esaminare i log e ottenere report sulle attività di provisioning