Pianificazione dell'implementazione di Power BI: ritirare e archiviare il contenuto

Questo articolo consente di ritirare e archiviare il contenuto alla fine del ciclo di vita. Questo articolo è destinato principalmente a:

• gli amministratori di Fabric: gli amministratori responsabili della supervisione di Fabric nell'organizzazione. È possibile che gli amministratori Fabric debbano collaborare con altri amministratori, ad esempio quelli che supervisionano Microsoft 365 o Azure DevOps.
• Center of Excellence (COE) e i team di business intelligence: i team responsabili della supervisione di Power BI nell'organizzazione. Questi team includono decision maker che decidono come gestire il ciclo di vita del contenuto di Power BI.
• team operativi dei dati: i team responsabili della supervisione della gestione del ciclo di vita delle soluzioni dati aziendali. Questi team possono anche includere responsabili delle versioni, che gestiscono il ciclo di vita delle versioni del contenuto, e tecnici che creano e gestiscono i componenti necessari per usare e supportare in modo efficace la gestione del ciclo di vita.
• autori di contenuti e proprietari di contenuti: utenti che creano contenuti che vogliono pubblicare nel portale di Fabric per condividerli con altri utenti. Questi utenti sono responsabili della gestione del ciclo di vita del contenuto di Power BI creato.

La gestione del ciclo di vita è costituita dai processi e dalle procedure usate per gestire il contenuto dalla creazione al ritiro finale. Nella quinta fase della gestione del ciclo di vita, si supporta e si monitora il contenuto, che implica il supporto degli utenti e del contenuto pubblicato per facilitare l'adozione e la risoluzione dei problemi. Infine, si arriverà alla sesta e ultima fase del ciclo di vita del contenuto, in cui si identifica il contenuto inutilizzato o non più necessario. In questa ultima fase, si ritira e si archivia il contenuto.

Una volta che il contenuto ha soddisfatto il suo scopo, è importante ritirare e archiviare il contenuto. In tal modo, le risorse non vengono sprecate per supportare contenuto non necessario, e gli autori di contenuti e gli amministratori supervisionano più facilmente il contenuto necessario. Quando si ritira e archivia il contenuto alla fine del suo ciclo di vita, la governance e l'efficienza migliorano, poiché gli sforzi e le risorse si concentrano sul contenuto pertinente e sulle aree attive del tenant.

L'immagine seguente illustra il ciclo di vita del contenuto di Power BI, evidenziando la fase sei, in cui si ritira e archivia il contenuto.

Alla fine, i consumatori potrebbero non avere più bisogno del contenuto o non usarlo più. Alcuni dei motivi possono essere la distribuzione di contenuto sostitutivo, obiettivi aziendali diversi o un cambiamento delle priorità.

Il ritiro del contenuto consente di gestire Power BI in modi diversi.

• Un minor numero di elementi riduce i messaggi secondari e mantiene l'ambiente più gestibile. Un minor numero di elementi consente anche agli utenti di esplorare il contenuto attivo ed è più facile da gestire.
• La rimozione di elementi inutilizzati evita confusione nei consumatori sul contenuto da utilizzare.
• Il controllo diventa più semplice quando è incentrato sul contenuto attivo. Ciò vale soprattutto quando si controllano ruoli e autorizzazioni di sicurezza.
• Avere meno elementi può potenzialmente ottimizzare l'utilizzo della capacità perché le risorse non verranno usate accidentalmente.

Decidere quando e come ritirare il contenuto

Si consiglia di valutare regolarmente i modelli di utilizzo nell'organizzazione durante l'esecuzione di attività di controllo e monitoraggio per identificare il contenuto idoneo al ritiro. I passaggi sono noti come attività di pulizia del contenuto. Le attività di pulizia del contenuto sono le azioni pianificate regolarmente eseguite per esaminare il contenuto, mentre il ritiro del contenuto è ciò che accade quando si decide di rimuovere il contenuto alla fine del suo ciclo di vita. A seconda del volume degli elementi pubblicati nel tenant, tali attività possono essere eseguite in modo regolare, ad esempio trimestralmente o mensilmente.

Pianificare le attività di pulizia del contenuto

Quando si vuole analizzare il contenuto per identificare cosa potrebbe essere ritirato e archiviato, le considerazioni e decisioni seguenti sono fondamentali.

• Selezionare l'ambito di analisi: le attività di pulizia del contenuto possono essere eseguite a livello di tenant. Tuttavia, generalmente si conduce anche un'analisi a livello di area di lavoro, capacità o dominio. In tal modo, è possibile prendere decisioni e intervenire in base a esigenze o popolazioni di utenti specifiche. Ad esempio, gli amministratori dell'area di lavoro possono essere responsabili delle normali attività di pulizia del contenuto delle aree di lavoro gestite.
• Decidere in base a un intervallo di tempo per il contenuto specifico: considerare l'intervallo di tempo pertinente per il contenuto che si sta analizzando. Anche se potrebbe essere presente una finestra di tempo standard (ad esempio senza utilizzo entro tre mesi), può risultare difficile usare le stesse linee guida in ogni situazione. Si considerino gli esempi seguenti.
  • intervallo di tempo standard di 3 mesi: esiste un'area di lavoro per il team di vendita per tenere traccia dei bonus trimestrali. Se negli ultimi tre mesi non vi è stato alcun utilizzo, l'intera area di lavoro è idonea al ritiro.
  • Finestra temporale più breve di 1 mese: Un report operativo con dati sulle vendite giornaliere è destinato a un uso frequente giornaliero o settimanale. Se non è stato usato nell'ultimo mese, il report è idoneo al ritiro.
  • intervallo di tempo di 1 anno più lungo: un modello semantico viene prodotto dall'IT una volta all'anno per fornire report per revisori esterni. Anche se non ha alcun utilizzo negli ultimi mesi, è fondamentale mantenere il modello semantico. In questa situazione, una finestra di tempo di più di un anno è giustificata, prima che in contenuto sia idoneo al ritiro.
  • eccezione senza intervallo di tempo: una scorecard contenente indicatori di prestazioni chiave dell'organizzazione (KPI) viene utilizzata in modo intermittente dai dirigenti. Anche se l'utilizzo non è regolare e ha pochi visualizzatori, questo contenuto specifico non verrà considerato per il ritiro esclusivamente in base all'utilizzo ridotto.
• Creare classificazioni: decidere quale terminologia verrà usata in modo coerente. Creare definizioni comuni per classificare termini come i termini usati di frequente, usati attivamente, usati occasionalmente e inutilizzati. Si consideri come applicare questi termini per analizzare i livelli di utilizzo del contenuto e di attività utente. Per maggiori informazioni, vedere Creare classificazioni.
• Selezionare le metriche di utilizzo pertinenti: nella maggior parte delle situazioni è necessario prendere in considerazione più metriche, incluse le visualizzazioni effettive totali per il contenuto e gli utenti effettivi totali (visualizzatori) del contenuto. Si considerino gli esempi seguenti.
  • Numero elevato di visualizzazioni: un report potrebbe avere un numero elevato di visualizzazioni da un numero ridotto di utenti. Questa attività può riflettere scenari di utilizzo di BI personale e BI team.
  • Numero elevato di utenti: un report potrebbe avere molti visualizzatori provenienti da diverse aree dell'organizzazione. Anche se il contenuto viene usato su larga scala, le visualizzazioni effettive potrebbero essere sporadiche e trascurabili. Questa attività potrebbe riflettere uno scenario di utilizzo di business intelligence aziendale.
  • Potenziali vs effettivi spettatori: Un'app di Power BI o un report potrebbe avere autorizzazioni assegnate in modo da avere molti potenziali spettatori. Tuttavia, potrebbe essere visualizzato l'utilizzo effettivo solo di una piccola percentuale di potenziali visualizzatori.
• Determinare chi eseguirà l'analisi dell'utilizzo e la pulizia: in base alla gestione e proprietà dei contenuti nell'organizzazione, considerare chi dovrebbe essere responsabile delle attività di pulizia dei contenuti.

Dopo aver pianificato l'esecuzione di un'analisi di pulizia del contenuto, è necessario identificare il contenuto che verrà ritirato.

Identificare il contenuto che verrà ritirato

A questo punto, sono state pianificate attività regolari di pulizia dei contenuti e sono state prese alcune scelte chiave e decisioni su come analizzare il contenuto nel tenant. Analizzare ora i modelli di utilizzo e identificare il contenuto idoneo da ritirare. In genere, si cerca il contenuto che ha un utilizzo e una manutenzione ridotti da analizzare.

Prendere in considerazione le azioni seguenti per trovare il contenuto usato di rado e non più gestito.

• Analizza visualizzazioni: è necessario concentrarsi sul numero di visualizzazioni per gli elementi visivi, ad esempio report e app.
  • Ordinare gli elementi in base alle visualizzazioni totali nella finestra di tempo (descritto nella sezione precedente). Concentrarsi sulla ricerca di elementi inutilizzati o usati solo occasionalmente.
  • Analizzare l'utilizzo recente in base alla finestra di tempo.
  • Verificare la tendenza verso il basso rispetto agli ultimi periodi di tempo.
• Analizzare le query: è necessario concentrarsi sulle query inviate per gli elementi di dati, ad esempio i modelli semantici.
  • Ordinare gli elementi in base alle query totali nella finestra temporale. Ricercare il contenuto inutilizzato o usato solo occasionalmente.
  • Analizzare l'utilizzo recente in base alla finestra di tempo.
  • Verificare la tendenza verso il basso rispetto agli ultimi periodi di tempo.
• Analizzare i visualizzatori: a volte, il numero totale di visualizzatori del contenuto nell'intervallo di tempo può essere rilevante anche quando viene confrontato con le visualizzazioni e le query.
  • Ordinare gli elementi in base al numero totale di visualizzatori nella finestra di tempo.
  • Filtrare i visualizzatori che sono autori di contenuti, proprietari o membri del team di supporto, in modo da potersi concentrare sugli utenti con attività di sola visualizzazione.
  • Filtrare i visualizzatori che hanno usato il report solo una o due volte, per vedere l'effetto sulla tendenza di utilizzo. È possibile che questi utenti abbiano aperto accidentalmente un report.
• Analizzare le date di aggiornamento: per gli elementi di dati (ad esempio modelli semantici o flussi di dati), controllare l'ultima volta che il contenuto è stato aggiornato. Se non è stato aggiornato di recente, la conclusione più probabile è che gli elementi di dati non siano più usati.
• Controllare le date di aggiornamento del contenuto: potrebbe essere utile controllare l'ultima volta che il contenuto è stato aggiornato o ripubblicato. Il contenuto che non è stato aggiornato di recente supporta la possibilità che sia pronto per il ritiro.
• Controllare la documentazione: prima di basarsi esclusivamente sui dati delle statistiche di utilizzo, esaminare la documentazione o i metadati disponibili.
  • Individuare la documentazione esistente per il contenuto. Idealmente, un report dovrebbe includere una pagina introduttiva che indichi l'utilizzo di destinazione e il pubblico di destinazione. Questo tipo di informazioni aiuta i visualizzatori ed è particolarmente utile quando il contenuto viene usato in modo irregolare.
  • Esaminare i metadati disponibili. Una descrizione dell'area di lavoro può contenere informazioni rilevanti sui modelli di utilizzo previsti. Un nome dell'area di lavoro può includere suffissi [Dev] o [Test] che chiariscono perché l'utilizzo varia notevolmente.
• Comunicare con il proprietario del contenuto: quando si trova un elemento candidato da ritirare, chiedere informazioni riguardo al contenuto al contatto o al relativo proprietario. Potrebbero fornire ulteriori dettagli sui modelli di utilizzo previsti che non risultano evidenti dai dati delle statistiche di utilizzo. A volte potrebbe anche essere necessario parlare con esperti in materia o consumatori del contenuto per comprendere le loro esigenze future.

Come prepararsi per il ritiro del contenuto inutilizzato

A questo punto, è stato identificato il contenuto idoneo al ritiro. Successivamente, è necessario eseguire alcuni passaggi preliminari prima di archiviarlo ed eliminarlo.

• Confermare l'ambito degli elementi da eliminare: prima di procedere, assicurarsi di essere chiari esattamente su cosa eliminare. In genere, si tratta di un'intera area di lavoro o di singoli elementi specifici (ad esempio, un modello semantico e i report che lo usano).
• Verificare le dipendenze: analizzare il lineage dei dati ed eseguire un'analisi dell'impattoper confermare che si sia tenuto conto di tutte le dipendenze. Ad esempio, se un modello semantico verrà ritirato, verranno ritirati anche tutti i report che dipendono da esso.
• Identificare dove archiviare il contenuto: è fondamentale disporre di un backup o di un archivio , di contenuto prima dell'eliminazione. In questo modo, sarà possibile recuperarlo in un secondo momento, in caso di necessità. L'archivio deve essere una posizione sicura con il livello minimo di autorizzazioni per garantire che gli utenti non trovino accidentalmente e usino il contenuto archiviato. Sono disponibili diverse opzioni per la creazione di un archivio. Potrebbe essere presente il controllo del codice sorgente (come, ad esempio, l'integrazione con Git). In alternativa, si può decidere di scaricare il file più recente dal servizio Power BI, prima di eliminarlo. Potrebbe anche essere disponibile un backup del modello semantico. In genere, è consigliabile archiviare il contenuto nel repository centrale in cui è stato archiviato durante il ciclo di vita (come una raccolta documenti di OneDrive o SharePoint o un repository Git).
• Confermare il piano di ripristino: dopo aver identificato dove verrà archiviato il contenuto (descritto nel punto precedente), considerare quale sarà il processo se si scopre che è necessario ripristinare il contenuto o eseguire il rollback. Ad esempio, è possibile chiedere all'amministratore di Fabric il ripristino di un'area di lavoro eliminata, purché ciò avvenga durante il periodo di conservazione. In alternativa, si può decidere di ripubblicare un elemento specifico dall'archivio creato. Eseguire un test del piano di ripristino in modo che ci si possa basare sul processo.
• Chiarire se è necessaria l'approvazione: a seconda del contenuto e dei processi, potrebbe essere necessario ottenere l'approvazione prima di eliminare il contenuto.
• Creare un log delle modifiche: Se in seguito sorgono domande, è utile avere la documentazione a cui fare riferimento che includa cosa è stato eliminato, quando, perché e da chi.
• Confermare chi gestirà le eliminazioni: a volte la persona che ha deciso di ritirare il contenuto non è la stessa persona che eseguirà le eliminazioni. Verificare che siano concesse tutte le autorizzazioni necessarie.
  • Eliminare un'area di lavoro: esistono due modi per eliminare un'intera area di lavoro. Ogni modo richiede autorizzazioni diverse.
    • Il ruolo di amministratore dell'area di lavoro è appropriato quando l'utente che gestisce l'eliminazione è autorizzato ad accedere a tutto il contenuto nell'area di lavoro.
    • Il ruolo di amministratore Fabric è particolarmente adatto agli amministratori tenant che non richiedono l'accesso diretto al contenuto. In questo caso, eseguiranno l'eliminazione dall'interno del portale amministratore.
  • Eliminare un elemento: è necessario un ruolo dell'area di lavoro di collaboratore o versione successiva per eliminare un singolo elemento dall'interno di un'area di lavoro.
• Confermare quando eseguire le eliminazioni: poiché il contenuto non viene usato attivamente, la data e l'ora di eliminazione non dovrebbero essere importanti. Tuttavia, per ridurre al minimo i rischi, alcune organizzazioni hanno una finestra di modifica approvata.
• Comunicare con il proprietario del contenuto: informare i contatti o il proprietario che il contenuto verrà archiviato ed eliminato. In genere, i consumatori del contenuto non hanno bisogno di ricevere notifiche sul contenuto inattivo. Anche se le comunicazioni degli utenti possono essere talvolta appropriate, valutare attentamente le situazioni in cui gli utenti si oppongono alla perdita di contenuto inutilizzato, perché non sono sicuri se ne avranno bisogno in futuro.

Archiviare ed eliminare contenuto inutilizzato

A questo punto, è stato identificato il contenuto che può essere ritirato e sono stati eseguiti i passaggi preliminari appropriati per rimuoverlo e archiviarlo. In questo passaggio finale si rimuove il contenuto. Ciò implica l'esecuzione delle decisioni e dei piani descritti nella sezione precedente.

• Archiviare il contenuto in una posizione sicura: esistono diversi modi per eseguire il backup del contenuto e consentire di recuperarlo se necessario (descritto più avanti nella sezione precedente).
• Eliminare il contenuto: il passaggio finale consiste nell'eliminare l'intera area di lavoro o i singoli elementi, come appropriato (descritto più avanti nella sezione precedente).

Elenco di controllo: quando si prevede di ritirare e archiviare il contenuto, le decisioni chiave e le azioni includono:

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Per altre considerazioni, azioni, criteri decisionali e consigli utili in merito all’implementazione di Power BI, vedere Pianificazione dell'implementazione di Power BI.