Attività iniziali nella gestione delle richieste e dei cespiti hardware

Prima di poter elaborare le richieste e gestire le risorse, è necessario completare alcuni passaggi di configurazione e migrazione.

In qualità di amministratore o responsabile del programma, devi completare la configurazione nell'app basata su modello Amministrazione di Gestione e richiesta hardware per questi componenti:

• Gruppi aziendali

• Budget

• Tipi di prodotto

• Tipi di prodotti secondari

• Prodotto (catalogo)

• Asset

  

Amministrare gruppi aziendali

Un record di gruppo aziendale rappresenta un dipartimento all'interno della tua organizzazione che ha il proprio:

• budget per l'acquisto dell'hardware
• responsabili approvazione aziendali per le richieste hardware
• amministratori dei cespiti del reparto

Prima di poter effettuare richieste per l'hardware, è necessario configurare almeno un gruppo aziendale. A questo scopo, è necessario:

1. Seleziona + Nuovo dalla raccolta Gruppi aziendali
2. Dalla scheda Generale, aggiungi il Nome del gruppo del nuovo gruppo aziendale
   1. Se il gruppo è composto da un singolo utente
      1. imposta Utilizza il team di approvazione su No
      2. seleziona l'utente come responsabile approvazione principale
   2. Se invece il gruppo deve essere composto da un team
      1. imposta Utilizza il team di approvazione su *Sì
      2. seleziona il etam come Team del responsabile approvazione

I gruppi aziendali esistenti possono essere visualizzati o modificati. Il nome del gruppo aziendale è in ipertesto. Fare clic sul collegamento per visualizzare i dettagli. Poiché il gruppo aziendale è designato in budget, richieste, ordini di acquisto e risorse, tali assegnazioni saranno visibili in due posti:

• tabelle nella scheda "Generale" (solo stato "Attivo")
• schede dedicate: "Budget", "Richieste", "Ordini di acquisto", "Risorse" (con una serie ampliata di campi e filtro di stato)

Amministrare i budget

La registrazione del budget stabilito dall'organizzazione consente all'app di tenere traccia della spesa cumulativa e dà visibilità per garantire che l'acquisto delle risorse venga effettuato entro i limiti aziendali. Dopo aver configurato i gruppi aziendali, è possibile aggiungere i budget.

1. Seleziona più (+) nella raccolta Budget
2. Dalla scheda generale, aggiungi:
   1. il nome del budget
   2. importo in dollari
   3. assegnazione di un gruppo aziendale
   4. Valuta

I budget esistenti possono essere visualizzati o modificati. Il nome del budget aziendale è in ipertesto. Seleziona il collegamento per visualizzare i dettagli. Man mano che gli ordini vengono effettuati rispetto a un budget, l'elenco degli ordini di acquisto viene ampliato e il Riepilogo spese viene aggiornato.

Per una visualizzazione più dettagliata, seleziona Ordini di acquisto.

Configurare e amministrare i prodotti

Configura il tipo di prodotto, il tipo secondario di prodotto e le classificazioni dei prodotti per stabilire e semplificare il processo di richiesta.

Tipi di prodotto

I tipi di prodotto rappresentano il livello di classificazione più elevato per i prodotti nel catalogo. I tipi di prodotto semplificano il processo di richiesta e migliorano le funzionalità di reporting per gli amministratori.

Prima che i prodotti vengano caricati nel catalogo, è necessario configurare l'elenco dei tipi di prodotto. A questo scopo, è necessario:

1. Seleziona più (+) nella raccolta dei tipi secondri di prodotti
2. Dalla scheda generale, aggiungi:
   1. il nome del tipo di prodotto
   2. un'immagine (se disponibile)

I tipi di prodotto esistenti possono essere visualizzati o modificati. Il nome del tipo di prodotto è in ipertesto e si collega alla visualizzazione dettagliata. Quando ai prodotti viene assegnato un tipo di prodotto, vengono aggiunti all'elenco in questa visualizzazione della scheda Prodotti per quel tipo di prodotto.

Tipi di prodotti secondari

Il tipo di prodotto secondario consente un ulteriore livello di classificazione del prodotto all'interno del catalogo. Il tipo di prodotto secondario aiuta i richiedenti a individuare i prodotti e offre agli amministratori maggiore specificità nei report e nelle analisi.

Per aggiungere tipi secondari:

1. Seleziona più (+) nella raccolta dei tipi di prodotto secondari
2. Dalla scheda generale, assegna:
   1. un nome al tipo secondario
   2. un'assegnazione al tipo di prodotto principale. Ad esempio, il tipo secondario tablet potrebbe essere aggiunto al tipo di prodotto computer

I tipi di prodotto secondari esistenti possono essere visualizzati o modificati. Il nome del tipo di prodotto secondario è in ipertesto e si collega alla visualizzazione dettagliata. Quando ai prodotti viene assegnato un tipo di prodotto secondario, vengono aggiunti all'elenco in questa visualizzazione della scheda Prodotti per quel tipo di prodotto secondario.

Prodotti

Una volta configurati il ​​tipo e il sottotipo di prodotto, i prodotti possono essere aggiunti al catalogo. L'elenco dei prodotti nel catalogo viene utilizzato sia per i prodotti richiesti sia per le eventuali risorse gestite all'interno dell'app amministrativa.

I campi seguenti sono obbligatori:

• Nome
• Tipo di prodotto
• Tipo secondario di prodotto

I campi facoltativi includono:

• Descrizione
• Diversi dettagli del produttore (nome, numero di parte, numero di modello, collegamento ai dettagli del prodotto)
• Prezzi (Valuta e prezzo predefiniti)
• Immagine (l'immagine del prodotto può essere caricata dai file amministratore e allegata al record del prodotto)
• Termine aggiornamento (mesi) (informa il proprietario dei cespiti e l'amministratore quando una risorsa può essere sostituita, in base ai criteri)

Puoi visualizzare o modificare i prodotti esistenti. Il nome del prodotto secondario è in ipertesto e si collega alla vista dettagliata del prodotto. Man mano che i prodotti vengono designati come risorse o assegnati a richieste, vengono aggiunti all'elenco in questa visualizzazione delle schede Risorse ed Elementi richiesta per quel prodotto.

Migrare i cespiti esistenti

Una parte importante della configurazione è la migrazione iniziale delle risorse esistenti. Partiamo dal presupposto che queste app stiano sostituendo l'attuale sistema di richieste hardware e di gestione delle risorse. Da quel sistema (oppure origine dati), è necessario estrarre i dati sui cespiti. Sebbene sia pratico solo per un piccolo set di dati, i dati possono essere migrati manualmente.

1. Seleziona più (+) dalla galleria Risorse
2. Completa il record dalla scheda Generale

I campi seguenti sono obbligatori:

• Prodotto (può essere selezionato dal menu a discesa, con valori popolati dal catalogo)
• Stato del cespite (assegnato, non assegnato, ritirato, idoneo all'aggiornamento)
• Gruppo aziendale (il gruppo all'interno dell'organizzazione a cui appartiene il cespite)

I campi facoltativi includono:

• Data consegna
• Aggiornamento idoneo in (data)
• Notifica aggiornamento idoneo inviata il
• Ritirato il
• Richiesta hardware
• Ordine di acquisto

I campi determinati dal sistema includono:

• Numero cespite
• Mesi prima dell'aggiornamento
• Creato da
• Data di creazione

Puoi visualizzare o modificare i cespiti esistenti. Il nome del cespite è in ipertesto e si collega alla visualizzazione dettagliata.

Passaggio successivo

Inizia a utilizzare l'app Richiesta e gestione hardware