Generare report e chiudere una richiesta
Dopo aver completato la revisione dei dati per una richiesta di diritti dell'argomento, la fase successiva consiste nel generare i report necessari per soddisfare la richiesta. Priva creerà report e raccoglierà i file contrassegnati come Includi durante il processo di revisione dei dati. I file selezionati da questi pacchetti di dati possono essere inviati all'interessato per completare la richiesta.
Informazioni sui report
Dopo aver selezionato Completa revisione nella fase di revisione dei dati della richiesta di diritti dell'oggetto, i report finali per la richiesta inizieranno a essere generati automaticamente. Nella scheda Report della pagina dettagli richieste diritti oggetto, la colonna Stato indica quando la generazione di report è in corso e quando un report è pronto per il download. Per completare la creazione dei report possono essere necessari fino a 30 minuti.
I report sono suddivisi in due sezioni:
Report per l'interessato: questi report contengono informazioni che possono essere restituite all'interessato nell'ambito dell'evasione delle richieste. Qui troverai il pacchetto di dati che contiene i file da inviare all'interessato.
Importante
Un pacchetto di dati verrà generato solo se si contrassegna gli elementi come includi durante la revisione dei dati.
Importante
Verrà generato un pacchetto di dati solo per i tipi di richieste di esportazione e accesso . Non verrà generato un pacchetto di dati per un elenco contrassegnato per la richiesta di completamento . Esamina i dettagli sui tipi di richiesta di diritti dell'oggetto.
Report per uso interno: questi report sono per i record interni dell'organizzazione correlati alla richiesta di diritti dell'oggetto. Includono un log di controllo e un elenco di tutti i file a cui sono stati applicati tag durante la revisione dei dati per completare o eseguire altre azioni.
Nota
Quando vengono generati report, l'organizzazione completa la richiesta inviando i report appropriati in modo sicuro all'interessato per soddisfare la richiesta di diritti dell'oggetto.
Mancia
Le richieste di eliminazione generano un report univoco che illustra i risultati del flusso di lavoro di eliminazione. Per informazioni dettagliate, vedere Report del log di esecuzione delle azioni.
Pacchetto di dati
Il pacchetto di dati della richiesta di diritti dell'interessato contiene gli elementi contrassegnati come Includi durante la fase di revisione dei dati del processo. Il pacchetto di dati viene generato come file ZIP. Quando è pronto per il download, selezionare la riga del report nella scheda Report della pagina dei dettagli della richiesta di diritti in base all'oggetto. Verrà aperto un riquadro a comparsa con un pulsante per scaricare il report. Le istruzioni da seguire nel riquadro a comparsa forniscono una guida di riferimento rapido su come usare il contenuto.
Quando sei pronto per scaricare il pacchetto di dati, seleziona Scarica, trova il download e quindi apri il file ZIP scaricato.
Contenuto del pacchetto di dati
Il file ZIP del pacchetto di dati contiene gli elementi seguenti:
- Una cartella denominata Azure: questa cartella contiene il materiale chiave per l'interessato. Vedere la spiegazione dettagliata seguente.
- File all'esterno della cartella Azure : possono includere due fogli di calcolo denominati Risultati e Riepilogo. Questi file all'esterno della cartella azure vengono forniti come riferimento e devono essere usati principalmente dagli amministratori dell'organizzazione.
Quando Priva identifica e recupera i file per una richiesta di diritti dell'oggetto, i file esportati in questo processo vengono rinominati usando identificatori univoci per proteggere i dati personali. È possibile fare riferimento incrociato ai nomi univoci con i nomi file originali usando il file Export_load_file.csv . Poiché i nomi file originali possono includere informazioni riservate, è consigliabile seguire i criteri applicabili a tali informazioni.
Nota
È consigliabile esaminare attentamente il contenuto di questa cartella e inviare solo i file necessari all'interessato. È consigliabile valutare la risposta per assicurarsi che sia personalizzata in base ai requisiti della legge applicabile.
Contenuto della cartella di Azure
Aprire la cartella Azure , quindi aprire il file AEDExport.zip , che contiene un'altra cartella di file con un nome lungo costituito da numeri e lettere. Aprire la cartella con il nome lungo per visualizzare il contenuto descritto di seguito:
- Extracted_text_files cartella: contiene testo estratto dai file nativi (se supportato).
-
Cartella NativeFiles : contiene tutti gli elementi contrassegnati durante la revisione dei dati come inclusi nel formato di file nativo. A ogni elemento di questa cartella viene assegnato un nome file univoco per proteggere i dati personali. È possibile fare riferimento a questi nomi univoci con il nome file originale usando il file Export_load_file.csv, illustrato di seguito.
- I file che sono stati oscurati con la funzione Annotate durante il processo di revisione dei dati si trovano nella cartella NativeFiles e hanno il suffisso "_burn.pdf".
- Export_load_file.csv file: contiene i nomi file originali, per cui è possibile farvi riferimento incrociato con i nomi di file univoci forniti nella cartella NativeFiles.
- File di testo di riepilogo: fornisce un riepilogo dei tipi di file nel pacchetto di dati, il numero di file e le relative dimensioni.
Operazioni da eseguire con il contenuto della cartella
Aprire la cartella azure e i file ZIP come spiegato in precedenza. La prossima attività consiste nell'esaminare gli elementi, determinare cosa inviare all'interessato e modificare il contenuto del file ZIP, se necessario.
Ad esempio, per una richiesta di esportazione in cui l'interessato vuole ricevere una copia di tutti gli elementi contenenti i propri dati personali conservati dall'organizzazione, è consigliabile esaminare attentamente gli elementi nella cartella NativeFiles e rimuovere tutti gli elementi che non si desidera restituire all'interessato.
Per una richiesta di accesso in cui l'interessato vuole ricevere un riepilogo di tutte le informazioni personali conservate dall'organizzazione, è consigliabile concentrarsi sul file di testo Riepilogo .
Modificare il file ZIP per rimuovere il contenuto che non si vuole includere nel pacchetto finale. Una volta completato, inviare il file ZIP in modo sicuro all'interessato che ha fatto la richiesta di diritti dell'oggetto.
Log di controllo
Il log di controllo è un file CSV che fornisce un record della progressione delle fasi per ogni richiesta di diritti degli interessati. Elenca ogni fase del processo insieme alla data e all'ora di completamento e al nome utente della persona che ha completato il passaggio.
Report file con tag
I report etichettati come File contrassegnati come... sono file CSV che elencano gli elementi di contenuto a cui sono stati applicati tag durante il processo di revisione dei dati. I tag vengono usati per contrassegnare gli elementi di contenuto per un'ulteriore attenzione o azione da parte dell'organizzazione. Altre informazioni sulle impostazioni per i tag.
Periodi di conservazione per report e dati
I report generati dalle richieste di diritti dell'oggetto e dai dati associati, ad esempio i file con annotazioni salvati in Azure, vengono archiviati per un periodo di tempo specificato. Il periodo di conservazione predefinito è 30 giorni dalla data in cui una richiesta di diritti dell'oggetto viene chiusa.
Il periodo di conservazione dei dati è definito in Impostazioni Priva e si applica a tutte le richieste di diritti degli interessati. Per visualizzare o modificare il periodo di conservazione dei dati, seguire questa procedura:
- Da qualsiasi posizione in Priva Subject Rights Requests, seleziona Impostazioni (icona a ingranaggio) nell'angolo in alto a destra dello schermo.
- Selezionare Periodi di conservazione dei dati nel riquadro di spostamento sinistro.
- Nel menu a discesa Dati raccolti e report selezionare 30 o 90 giorni come periodo di conservazione.
- Seleziona Salva per salvare le impostazioni.
Assicurarsi di verificare che i periodi di conservazione dei dati scelti siano conformi ai criteri e agli obblighi legali dell'organizzazione.
Chiudere la richiesta
Dopo aver eseguito tutte le azioni necessarie relative alla richiesta di diritti dell'oggetto, contrassegnare la richiesta come chiusa selezionando Chiudi la richiesta nell'angolo in alto a destra della pagina dei dettagli della richiesta. Una richiesta chiusa significa che non è più attiva e indica che non è necessario ulteriore lavoro per soddisfare la richiesta originale dell'interessato all'organizzazione.
Le richieste chiuse non possono essere riaperte, ma è possibile tornare alla richiesta per visualizzare i dettagli e le note della richiesta. I report per la richiesta vengono mantenuti in base al periodo di conservazione stabilito.