Creare una richiesta e definire le impostazioni di ricerca

Gli utenti devono contenere tutti i ruoli nel gruppo di ruoli Amministratori di Subject Rights Request (vedere Autorizzazioni Priva) per creare una richiesta. È possibile creare una richiesta in due modi:

• Da un modello, un'opzione rapida predefinita che usa impostazioni predefinite personalizzate; o
• L'opzione personalizzata , che è un processo guidato per esaminare tutte le impostazioni.

Tipi di richiesta

Priva Subject Rights Requests supporta quattro tipi di richieste:

1. Accesso: fornisce un riepilogo delle informazioni personali dell'interessato conservate dall'organizzazione in Microsoft 365.

2. Esportazione: fornisce un riepilogo e un file esportato di elementi di contenuto che contengono le informazioni personali dell'interessato. Questi sono gli elementi rivisti e contrassegnati come inclusi durante la revisione dei dati raccolti dalle impostazioni di ricerca.

3. Elenco con tag per il completamento: genera un riepilogo dei file contrassegnati durante la revisione dei dati. È possibile visualizzare i tag forniti da Priva e configurare tag personalizzati nelle impostazioni Priva.

4. Elimina: elimina gli elementi di contenuto contenenti le informazioni personali dell'interessato. Questi sono gli elementi contrassegnati come Includi durante la revisione dei dati raccolti, al termine dell'approvazione.

   Nota

   Per creare e gestire una richiesta di eliminazione sono necessari passaggi univoci oltre a quelli elencati in questo articolo. Per istruzioni dettagliate, vedere Creare e gestire una richiesta di eliminazione.

Introduzione alla prima richiesta

Quando si avvia una versione di valutazione o un abbonamento a Subject Rights Requests, viene offerta una configurazione semplice e predefinita per la prima richiesta che usa le impostazioni predefinite. Questa configurazione consente di esplorare il flusso di lavoro per la richiesta di diritti relativi all'oggetto e di acquisire familiarità con le relative funzionalità.

La prima volta che si arriva alla pagina Subject Rights Requests, viene visualizzato un banner nella parte superiore con un pulsante Inizia . Quando un utente seleziona questo pulsante, viene visualizzato un riquadro a comparsa con le informazioni dell'utente prepopolate nei campi del nome e della posta elettronica e mostra tutte le impostazioni predefinite.

Esplorazione delle funzionalità delle richieste con le informazioni personali: la prova di una richiesta di diritti in base alle proprie informazioni può aiutare a acquisire familiarità e comfort durante lo spostamento in ogni fase del processo. Viene visualizzato il risultato di una ricerca predefinita e si può provare a perfezionare i risultati modificando le impostazioni di ricerca. Nella scheda Dati raccolti è possibile esaminare gli elementi nell'area di anteprima a destra ed esercitarsi a redattivare il testo, applicare tag, immettere note e contrassegnare gli elementi da includere o escludere per il report finale (trovare i dettagli in Rivedere i dati per una richiesta di diritti dell'oggetto).

• Non è necessario usare le informazioni per creare la prima richiesta. Se si è pronti per avviare una richiesta per un interessato, sostituire il nome e l'indirizzo di posta elettronica con le informazioni dell'interessato.

Per accettare tutte le impostazioni e creare la richiesta, seleziona Crea. Il riquadro si chiude e la nuova richiesta viene elencata nella pagina Richieste di diritti dell'oggetto . Per modificare le impostazioni predefinite prima di creare la richiesta, selezionare Modifica dettagli richiesta, che consente di passare alla creazione guidata della richiesta con diritti relativi all'oggetto.

Configurazione rapida: usare un modello con le impostazioni predefinite

Quando si crea una richiesta direttamente da un modello, le impostazioni predefinite consentono di diventare rapidamente produttivi. I tre modelli corrispondono ai tre tipi di richiesta: Accesso ai dati, Esportazione dati e Dati contrassegnati per altre azioni. È possibile visualizzare le impostazioni predefinite di un modello e apportare modifiche durante il processo di creazione della richiesta.

Selezione della relazione

Ogni modello consente di selezionare il tipo di relazione tra l'interessato e l'organizzazione, che a sua volta determina le impostazioni predefinite. I punti seguenti descrivono in che modo la relazione scelta influisce sulle impostazioni di ricerca nei modelli:

• Dipendente corrente: i risultati della ricerca sono personalizzati per evitare e-mail o chat di Teams a cui ha partecipato il dipendente o file creati dal dipendente. Questa impostazione semplifica i risultati della ricerca, in quanto gli attuali dipendenti hanno in genere accesso al contenuto che hanno autore o alle comunicazioni a cui hanno partecipato.

• Ex dipendente: le impostazioni di ricerca assegnano la priorità alla cassetta postale dell'ex dipendente (se disponibile) e agli elementi modificati dal dipendente. Queste impostazioni puntano a restituire il contenuto generato o a cui hanno partecipato ex dipendenti.

• Cliente, dipendente potenziale e altro: i risultati della ricerca per queste relazioni non includeranno il contenuto autore dell'argomento dati e includeranno solo le versioni più recenti degli elementi di SharePoint (per altre informazioni, vedere opzioni di ricerca avanzate).

Procedura per creare una richiesta da un modello

1. A seconda del portale in uso:

   • Nel nuovo portale Priva (anteprima) seleziona Subject Rights Requets. In Dati all'interno di Microsoft 365 nel riquadro di spostamento sinistro selezionare Richieste di Microsoft 365 e quindi selezionare Nuova richiesta.
   • Nel portale di conformità classico di Microsoft Purview selezionare Richieste di diritti dell'oggetto nel riquadro di spostamento sinistro. Nell'angolo in alto a destra dello schermo seleziona Crea una richiesta.

2. Trovare il tipo di richiesta da creare, ovvero Accesso ai dati, Esportazione dati o Dati contrassegnati per un'ulteriore azione, e selezionare Inizia. Viene visualizzato un riquadro a comparsa.

3. In Relazione all'organizzazione selezionare l'opzione che descrive la relazione tra l'interessato e l'organizzazione. Se si seleziona Altro, nel riquadro a comparsa viene visualizzato un campo di testo Altra relazione . Immettere un termine adatto all'organizzazione. ad esempio "paziente" o "studente".

4. Se vuoi rivedere tutte le impostazioni predefinite e apportare modifiche, seleziona il pulsante Impostazioni visualizzazione . Le impostazioni vengono visualizzate nel riquadro a comparsa. Per modificare le impostazioni, selezionare Modifica impostazioni, che consente di seguire il processo guidato descritto di seguito.

5. Immettere i dettagli dell'interessato:

   • Il nome, il cognome e l'indirizzo di posta elettronica sono campi obbligatori. Per i dipendenti attuali e gli ex dipendenti, digitando il nome dell'interessato nel campo Cerca un argomento dati verrà visualizzato un elenco di utenti tra cui scegliere. È anche possibile selezionare il collegamento sotto il campo per immetterne manualmente il nome e l'indirizzo di posta elettronica.
   • È facoltativo immettere il paese di residenza dell'interessato, il regolamento sulla privacy associato alla sua richiesta e un intervallo di tempo.

   Mancia

   L'intervallo di tempo predefinito cercherà il contenuto creato o modificato negli ultimi 12 mesi. È possibile modificare questa impostazione per selezionare tutto il contenuto creato in qualsiasi momento o impostare un intervallo di tempo personalizzato.

6. Al termine, seleziona Crea. La nuova richiesta viene visualizzata di nuovo nella pagina Della richiesta di diritti dell'oggetto all'inizio dell'elenco delle richieste.

Per impostazione predefinita, alla richiesta viene assegnato il nome e il tipo di richiesta dell'interessato. Per modificare il nome della richiesta, selezionare la richiesta nell'elenco per aprire la pagina dei dettagli e selezionare il comando Modifica nella parte superiore dello schermo. Si arriva alla creazione guidata della richiesta. Selezionare Avanti finché non si passa alla pagina Nome richiesta , in cui è possibile modificare il nome e aggiungere una descrizione.

Nessuno dei modelli viene sospeso automaticamente nella fase di stima dei dati. È tuttavia possibile modificare questa e altre impostazioni di ricerca selezionando Impostazioni visualizzazione nel riquadro a comparsa del modello.

Configurazione personalizzata: processo guidato per scegliere tutte le impostazioni

L'opzione di richiesta personalizzata è un processo guidato per la creazione di un criterio. Per iniziare, scegliere un modello e quindi esaminare le singole impostazioni per personalizzare i criteri. Le istruzioni seguenti forniscono dettagli sulle impostazioni di base applicabili a ognuno dei tre tipi di criteri. Se le impostazioni variano in base al tipo di criterio, viene fornito un collegamento a istruzioni specifiche.

Seguire la procedura seguente per creare una richiesta:

1. A seconda del portale in uso:

   • Nel nuovo portale Priva (anteprima) seleziona Subject Rights Requets. In Dati all'interno di Microsoft 365 nel riquadro di spostamento sinistro seleziona Richieste di Microsoft 365, quindi seleziona Nuova richiesta
   • Nel portale di conformità classico di Microsoft Purview selezionare Richieste di diritti dell'oggetto nel riquadro di spostamento sinistro. Nell'angolo in alto a destra dello schermo seleziona Crea una richiesta.

2. Sotto l'opzione Personalizzato seleziona Inizia. Si viene inseriti nella creazione guidata della richiesta.

3. Nella pagina Informazioni dell'interessato , l'immissione dei nomi e cognomi dell'interessato è facoltativa, ma l'indirizzo di posta elettronica è obbligatorio. Seleziona Aggiungi identificatore dell'interessato per fornire altre informazioni utili per la ricerca, ad esempio soprannomi, indirizzo o numero di telefono. Seleziona Aggiungi residenza per scegliere il paese di residenza dell'interessato. Selezionare l'opzione che identifica il modo in cui l'interessato è correlato all'organizzazione. Se si sceglie Altro, immettere un termine che descriva la relazione più adatta alla propria organizzazione. ad esempio "paziente" o "studente". Selezionare Avanti per passare al passaggio successivo.

4. Nella pagina Posizioni decidere dove cercare le informazioni dell'interessato. Scegliere una o entrambe le posizioni seguenti spostando l'interruttore di stato accanto a ogni opzione sulla posizione Attivato :

   • Exchange: cercare dati nelle cassette postali di Exchange e nelle chat di Teams individuali o di gruppo. È possibile scegliere di cercare in tutti gli account di Exchange dell'organizzazione oppure selezionare Scegli account per selezionare singoli utenti dal riquadro a comparsa Cassette postali di Exchange .

   • SharePoint: cercare i dati nei siti di SharePoint, nei siti di OneDrive for Business e nei canali di Teams. È possibile scegliere di eseguire ricerche in tutti i siti di SharePoint dell'organizzazione oppure selezionare Scegli siti per selezionare singoli utenti dal riquadro a comparsa Siti di SharePoint .

   Mancia

   Per informazioni sull'identificazione dei termini di ricerca appropriati, vedere gli argomenti seguenti:

   • Siti e URL di SharePoint: Gestione dei siti nell'interfaccia di amministrazione di SharePoint fornisce indicazioni su come ordinare e filtrare i siti e su come cercare un sito di SharePoint. Usare questa opzione per trovare gli URL da immettere nel campo di ricerca nel riquadro a comparsa Siti di SharePoint .
   • Chat e canali di Teams: Get-Team mostra come trovare team in Microsoft Teams fornendo proprietà o informazioni specifiche.
   • Siti e URL di OneDrive: informazioni sugli URL di OneDrive fornisce informazioni sul formato e sulle proprietà appropriate per l'URL di OneDrive di un utente. Usare questa opzione per identificare più facilmente i siti di OneDrive nella ricerca.

5. Nella pagina Definisci impostazioni di ricerca è possibile scegliere di apportare modifiche alla ricerca predefinita scegliendo tra le varie opzioni di ricerca avanzate. Ecco dove è anche possibile scegliere di ottenere una stima prima che i dati vengono restituiti automaticamente. Se scegli una di queste opzioni, quando selezioni Avanti procedi con le schermate aggiuntive. Per altre informazioni, vedere Definire le impostazioni di ricerca più avanti. Se non si vuole modificare la ricerca, lasciare vuote tutte le opzioni e selezionare Avanti per passare alla fase successiva.

6. Nella pagina Selezionare il tipo di richiesta scegliere il tipo di richiesta: Access, Esporta o Elenco contrassegnato per il completamento (vedere le descrizioni precedenti). Indica se la richiesta riguarda un regolamento sulla privacy dei dati. Rivedere o modificare la scadenza di completamento, ovvero due settimane dopo la data di creazione della richiesta. Seleziona quindi Avanti.

7. Nella pagina Conferma o modifica il nome della richiesta è possibile mantenere o modificare il nome descrittivo fornito per la richiesta e immettere una descrizione facoltativa. Seleziona quindi Avanti.

8. Nella pagina Revisione e fine esaminare il riepilogo degli elementi immessi durante i passaggi precedenti. Qualsiasi campo può essere modificato selezionando il collegamento Modifica in ogni sezione. Al termine, selezionare Crea richiesta.

Una volta creata la richiesta, viene visualizzata una schermata di conferma. Selezionare Fatto per tornare alla schermata principale di Richieste di diritti dell'oggetto. La nuova richiesta è elencata all'inizio dell'elenco di richieste. Selezionarlo dall'elenco per iniziare a rivedere e a esaminare le fasi di avanzamento.

Cosa succede dopo la creazione della richiesta

La stima della quantità di dati che si prevede di trovare in base ai parametri di ricerca viene calcolata immediatamente. Visitare la pagina dei dettagli della richiesta tra pochi minuti o un'ora per vedere i risultati della stima e se la richiesta è stata spostata nella fase successiva. La richiesta progredisce automaticamente dalla stima dei dati al recupero dei dati , tranne nei casi seguenti:

• Se si è scelto di ricevere un'esimtae di dati prima nel passaggio 5, Definire le impostazioni di ricerca, è possibile visualizzare i dettagli della ricerca e apportare modifiche alla ricerca prima che tutti i dati vengano recuperati. Sarà necessario passare manualmente alla fase successiva di Recupero dati se si è sospesa la visualizzazione Stima dati.

• Se non si è scelto di interrompere la stima dei dati, ma si prevede che la ricerca produrrà un volume elevato di dati, nella parte superiore della richiesta viene visualizzata una barra dei messaggi con un collegamento per modificare la ricerca prima di procedere con il recupero dei dati.

Per altre informazioni su queste fasi, vedere Stima e recupero dei dati .

Definizione delle impostazioni di ricerca

Quando si crea una richiesta di diritti dell'oggetto, viene eseguita una ricerca predefinita in base alle selezioni effettuate nella pagina Percorsi della creazione guidata. Se si vuole eseguire una ricerca più mirata o se si vuole ottenere una stima dei dati prima del recupero degli elementi di contenuto, è possibile effettuare queste selezioni nella pagina Impostazioni di ricerca della creazione guidata richiesta.

Opzioni di ricerca avanzate

• Perfezionare la ricerca: questa opzione consente di specificare proprietà aggiuntive per identificare l'interessato tra i dati dell'organizzazione. Dopo aver scelto questa opzione, verrà chiesto di aggiungere altri parametri di ricerca, descritti di seguito in Perfezionamento della ricerca.
• Includi contenuto autore dell'interessato: questa opzione cerca il contenuto che è stato autore dell'interessato. Gli esempi includono i file creati o caricati in SharePoint dall'interessato. La selezione di questa opzione può aumentare significativamente la quantità di dati restituiti.
• Includi tutte le versioni degli elementi: se è stato selezionato SharePoint come percorso di ricerca, la query di ricerca predefinita restituisce solo la versione corrente degli elementi di SharePoint. Se si seleziona questa casella, vengono restituite le versioni correnti e tutte le versioni precedenti degli elementi di SharePoint, con una quantità di dati significativamente maggiore da rivedere.

Stima dei dati

L'opzione Ottieni una prima stima presenta una stima della quantità di dati che ci aspettiamo di trovare prima che i dati vengano recuperati automaticamente. Quando la stima viene visualizzata nella pagina dei dettagli della richiesta, è possibile scegliere di visualizzare i risultati della ricerca e visualizzare in anteprima un campione di elementi individuati. Se gli elementi rappresentano i risultati previsti, è necessario selezionare Recupera dati per procedere con il recupero effettivo degli elementi di contenuto. Altri dettagli sulla fase di stima dei dati.

Affinamento della ricerca

Se si sceglie Perfeziona la ricerca nella pagina Impostazioni di ricerca o se è stata attivata la fase Stima dati e si sceglie di modificare la query di ricerca, viene chiesto di fornire una o più condizioni per assegnare ulteriormente i risultati della ricerca. Dopo aver completato le selezioni in questa sezione, il recupero dei dati per la richiesta si baserà sulle impostazioni di ricerca.

I dettagli descritti di seguito sono anche ciò che verrà chiesto di fornire se si è sospesi nella fase di stima dei dati e si sceglie di modificare la query di ricerca.

Condizioni

Nella pagina Definisci impostazioni di ricerca seleziona Aggiungi condizioni di ricerca. Si apre il riquadro a comparsa Perfeziona ricerca . Selezionare Aggiungi condizioni per visualizzare un menu di opzioni per le condizioni che è possibile specificare. Gli esempi includono il nome dell'elemento, il nome del mittente e del destinatario, il tipo di dati personali e se l'elemento è stato condiviso esternamente all'organizzazione. Quando si seleziona un elemento dal menu, si immette un valore e si indica se la ricerca deve includere qualsiasi, tutto o nessuno del valore immesso. I campi di testo per i valori supportano più voci separate da un punto e virgola. Dopo aver aggiunto le condizioni, seleziona Salva per chiudere il riquadro a comparsa, quindi avanti.

Passaggi successivi

Dopo aver creato la richiesta, la vedrai elencata nella pagina della richiesta di diritti dell'oggetto. Per altre informazioni su come procedere con la revisione, vedere Rivedere i dati e collaborare alle richieste.

Legali

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