Esaminare i dati per una richiesta di diritti dell'interessato

Dopo aver raccolto i dati per una richiesta di diritti dell'oggetto, la fase successiva consiste nell'esaminare gli elementi di contenuto, decidere quali elementi includere o escludere nell'ambito della richiesta e, se necessario, redattere le informazioni.

Attività per il completamento della revisione dei dati

La fase Di revisione dei dati è quella in cui i collaboratori esaminano gli elementi di contenuto nella scheda Dati raccolti . Verrà automaticamente configurato un canale teams per facilitare la revisione del contenuto da parte di tutti gli stakeholder. Per altre informazioni, vedere Collaborazione per la revisione dei dati riportata di seguito. Le attività essenziali per il passaggio di revisione dei dati sono elencate di seguito:

• Importare altri file
• Iniziare con gli elementi prioritari
• Filtrare l'elenco elementi
• Contrassegnare gli elementi come inclusi o esclusi
• Identificare i duplicati
• Scaricare file
• Applicare tag di revisione dati
• Redact content
• Immettere note su un file

Importare file

Quando si soddisfa una richiesta di accesso o esportazione , è consigliabile inserire altri elementi di contenuto nella richiesta per consolidare la revisione e l'output per l'interessato. Ad esempio, i file archiviati all'esterno dell'ambiente Microsoft 365 dell'organizzazione o altri elementi che si ritiene rilevanti ma non inclusi nell'ambito della ricerca. È possibile importare file nella scheda Dati raccolti di una singola richiesta da rivedere e a cui lavorare, insieme agli altri elementi. I file importati vengono aggiunti allo stesso contenitore Archiviazione BLOB di Azure con gli altri elementi di contenuto recuperati dalla ricerca.

Seguire la procedura seguente per importare i file:

1. Nella scheda Dati raccolti della richiesta di diritti dell'oggetto selezionare il comando Azioni elenco (l'icona carta e matita) nella barra dei comandi sopra l'elenco di elementi. Viene visualizzato il riquadro a comparsa Azioni elenco .

2. In Importa file seleziona Scegli file.

3. Sullo schermo viene visualizzata la casella Importa file . Seleziona Scegli file e nella visualizzazione Esplora file scegli uno o più file da importare.

4. Si torna alla casella Importa file , che elenca i file scelti. È possibile selezionare di nuovo Scegli file per aggiungere altri elementi all'elenco. Per rimuovere uno qualsiasi dei file, seleziona Cancella, che rimuove tutti i file e scegli di nuovo i file.

5. Quando tutti i file desiderati sono elencati nella casella Importa file , seleziona Importa. Per uscire senza caricare, seleziona Annulla importazione.

Quando l'importazione inizia, si torna alla scheda Dati raccolti della richiesta. Un messaggio sopra la scheda indica che il caricamento è in corso. Se si verifica un problema con il caricamento, il messaggio indica l'utente e fornisce un'opzione per riprovare.

Vedrai un messaggio di conferma sopra la scheda Dati raccolti al termine dell'importazione.

Altri dettagli sull'importazione di file:

• Le dimensioni massime dei file per l'importazione sono di 500 MB. Se un file supera il limite, verrà visualizzato un messaggio di avviso nella casella Importa file .

• Potrebbero essere necessari fino a 20 minuti prima che i file importati siano disponibili nella scheda Dati raccolti .

• Se un'importazione è già in corso per un utente, lo stesso utente non potrà caricare più file fino al termine del processo di caricamento precedente. Più utenti possono caricare file nella stessa richiesta contemporaneamente. Tuttavia, maggiore è il numero di caricamenti in corso, maggiore sarà il tempo necessario per il completamento. I messaggi di stato nella richiesta informano al termine del caricamento e i file sono pronti per la revisione.

Iniziare con gli elementi prioritari

Il riquadro Elementi di priorità da rivedere nella pagina di panoramica delle richieste mostra il numero di elementi di contenuto contrassegnati per potenziali conflitti. È consigliabile avviare la revisione dei dati esaminando prima questi elementi prioritari. Informazioni dettagliate sugli elementi prioritari e su come trovarli nell'elenco di elementi.

Un esempio di conflitto è un elemento che si decide di eliminare come parte di una richiesta di eliminazione, ma che contiene un'etichetta di conservazione che ne impedisce l'eliminazione. In questo scenario, se si contrassegna l'elemento come Includi, verrà visualizzato il conflitto elencato nel riquadro a comparsa Includi elemento con un messaggio di avviso relativo al conflitto.

Filtrare l'elenco elementi

Sono disponibili due opzioni di filtro per la revisione dei dati: il filtro di base predefinito e il filtro avanzato (anteprima), attivato attivando l'interruttore accanto all'etichetta del filtro Di base sotto la scheda Dati raccolti .

Filtro di base

Sopra l'elenco degli elementi nella scheda Dati raccolti ci sono un set di opzioni di filtro statico, ad esempio Parole chiave, Stato revisione e Tag. Per applicare uno di questi filtri, selezionare la freccia in giù accanto al nome del filtro e immettere i criteri di filtro richiesti.

Per trovare altri filtri di base, selezionare il comando Aggiungi filtro sopra l'elenco di elementi. Viene visualizzato un menu Aggiungi filtro con un elenco di filtri disponibili. Selezionare la casella accanto al set di filtri da applicare all'elenco di elementi. Il filtro Sito/percorso , come il filtro per parole chiave , è supportato con caratteri jolly. Dopo aver scelto i filtri, seleziona Aggiungi. L'elenco di elementi è ora filtrato in base alle scelte effettuate.

Se si applicano filtri e quindi ci si allontana dalla scheda Dati raccolti , i criteri di filtro vengono reimpostati. Quando torni alla scheda Dati raccolti , dovrai riapplicare tutti i filtri desiderati.

Filtro avanzato (anteprima)

Passare all'interruttore accanto all'etichetta del filtro Di base per attivare il filtro avanzato. Con il filtro avanzato è possibile creare query con condizioni specifiche per filtrare più finemente la ricerca. È quindi possibile salvare il filtro impostato per riapplicarlo se si reimposta il filtro.

Seguire questa procedura per configurare un filtro avanzato:

1. Quando si seleziona Filtro avanzato, viene visualizzata una casella di selezione filtri.
2. Selezionare l'etichetta blu Seleziona un filtro , che visualizza un elenco di filtri disponibili. Selezionare il filtro desiderato (è possibile selezionarne solo uno alla volta).
3. In Seleziona un operatore scegli l'opzione che preferisci. Le opzioni variano a seconda del filtro selezionato.
4. In Qualsiasi selezionare i parametri forniti per il filtro. Selezionare Applica per completare la creazione del filtro.
5. Se vuoi aggiungere altri filtri a questo set di filtri, seleziona Aggiungi filtro e ripeti i passaggi precedenti.

L'elenco degli elementi verrà popolato in base ai criteri di filtro avanzati scelti. Se vuoi aggiungere altri filtri a questo set di filtri, seleziona Aggiungi filtro e ripeti i passaggi precedenti.

Se si seleziona il comando Aggiungi sottogruppo , viene creata una condizione all'interno del filtro. Quando si seleziona Aggiungi sottogruppo, viene visualizzato un selettore di filtro OR . Scegli un altro filtro dall'elenco, quindi effettua le selezioni per Seleziona un operatore e Qualsiasi.

Salvataggio di set di filtri avanzati

Per salvare un set di filtri, selezionare il comando Salva accanto all'interruttore filtro avanzato. Viene visualizzata una finestra che chiede di specificare un nome per la query di filtro. Immetti un nome nella casella di testo, quindi seleziona Salva. Il set di filtri salvato verrà visualizzato quando si seleziona il menu a discesa Query di filtro salvate . È possibile modificare il nome di un set di filtri o eliminarlo selezionando il set di filtri da Query di filtro salvate, quindi selezionare la freccia accanto al nome, in cui è possibile selezionare Modifica nome o Elimina.

Se si modifica il nome di un set di filtri con un nome già esistente, verrà chiesto di scegliere un nome diverso o di eliminare la query esistente.

Contrassegnare gli elementi come inclusi o esclusi

Esaminare gli elementi elencati nella scheda Dati raccolti della richiesta per determinare se contengono i dati personali dell'interessato. Per esaminare il contenuto di ogni elemento, selezionare il nome dell'elemento nell'elenco di elementi. Il contenuto verrà visualizzato nell'area di revisione del contenuto a destra della tabella. Se il contenuto non viene visualizzato, è possibile scaricare l'elemento per rivederlo seguendo queste istruzioni.

Se si decide di includere l'elemento nell'ambito del report finale all'interessato, selezionare Includi sulla barra dei comandi nella parte superiore dell'elenco di elementi. È anche possibile selezionare il pulsante blu Includi nell'area di revisione del contenuto a destra dell'elenco di elementi. Quando si seleziona Includi, viene visualizzato un riquadro a comparsa con un'opzione per aggiungere note. Al termine, selezionare Invia per salvare lo stato di revisione dell'elemento come Includi.

Se l'elemento non appartiene alla richiesta, è possibile selezionare Escludi sulla barra dei comandi o il pulsante Escludi nell'area di revisione del contenuto. Contrassegnare un elemento in modo esplicito come Escludi è spesso necessario per i record interni.

Per impostazione predefinita, solo gli elementi contrassegnati come Includi verranno inclusi nei report finali generati per l'interessato.

Se il contenuto sembra essere un falso positivo per la query di ricerca, selezionare Nessuna corrispondenza e nel riquadro a comparsa selezionare Conferma. Questa azione contrassegnerà l'elemento come elemento che non avrebbe dovuto essere rilevato nella ricerca.

Uso dei duplicati (anteprima)

Se l'elenco di elementi nella scheda Dati raccolti è elevato, è probabile che l'elenco contenga elementi duplicati. Il filtro Elementi duplicati , che si trova sopra l'elenco elementi nella scheda Dati raccolti , consente di visualizzare o nascondere i duplicati nella visualizzazione voci di elenco. Quando si seleziona il filtro, viene visualizzato un interruttore per nascondere i duplicati. La visualizzazione dell'elenco elementi con duplicati nascosti consente di semplificare il processo di revisione dei dati esaminando gli elementi di contenuto una sola volta, anche se potrebbero comparire in più posizioni nell'ambiente.

Cosa viene considerato un duplicato?

Definiamo un elemento duplicato come un elemento con lo stesso contenuto. Uno degli elementi verrà scelto come elemento rappresentativo e gli elementi che contengono lo stesso contenuto dell'elemento rappresentativo sono considerati duplicati. Ecco alcuni esempi che illustrano cosa viene rilevato come duplicato:

1. Si supponga che un documento di Word venga creato e salvato in un sito di SharePoint. Questo documento Word viene copiato in altri siti di SharePoint e in vari percorsi di OneDrive for Business all'interno dell'organizzazione. Alcune copie possono essere rinominate, ma tutte conservano esattamente lo stesso contenuto. Se questi documenti vengono raccolti per una richiesta di diritti dell'oggetto, durante il processo di identificazione dei duplicati uno dei documenti Word verrà selezionato come rappresentante e le copie rimanenti del documento Word (indipendentemente dal fatto che siano state rinominate o meno) verranno considerate un elemento duplicato.

2. Si supponga che un file di Excel venga salvato in un sito di SharePoint. Un utente allega il file di Excel a un messaggio di posta elettronica e lo invia a un altro utente. Se questi elementi vengono raccolti come parte di una richiesta, il processo per identificare i duplicati selezionerà uno dei file di Excel come rappresentante e l'altra copia, che ha lo stesso contenuto, verrà considerata un elemento duplicato .

3. Si supponga che un utente abbia Word documento salvato in SharePoint. Aggiungono questo stesso documento Word a un file di archivio .zip. Se entrambi questi elementi (il documento Word non compresso in SharePoint e l'archivio .zip contenente la copia) vengono raccolti come parte di una richiesta, il processo per identificare i duplicati selezionerà un documento Word come rappresentante e l'altro documento Word con lo stesso contenuto verrà considerato un elemento duplicato.

Eseguire il processo per identificare i duplicati

Seguire le istruzioni seguenti per identificare i duplicati (anteprima) in modo da consentire al filtro di nascondere i duplicati. Dopo aver avviato il processo di identificazione dei duplicati, il completamento del processo può richiedere da pochi minuti a 24 ore, a seconda del volume degli elementi. Tuttavia, è comunque possibile rivedere gli elementi e contrassegnarli come Includi o Escludi oppure applicare tag durante l'esecuzione del processo di identificazione della duplicazione.

1. Nella scheda Dati raccolti della richiesta seleziona il comando Azioni elenco (l'icona carta e matita), visualizzato sopra l'elenco di elementi. Viene visualizzato il riquadro a comparsa Azioni elenco .

2. In Duplicati elementi (anteprima) selezionare Identifica duplicati.

3. Un messaggio di stato In corso indica che il processo è in corso. Il completamento dell'identificazione dei duplicati può richiedere da pochi minuti a 24 ore, a seconda del volume di elementi raccolti nella richiesta.

Una volta completato il processo di identificazione duplicato, verrà visualizzato un segno di spunta con la parola Completato sotto Duplicati elementi (anteprima) nel riquadro a comparsa Azioni elenco . Nella scheda Dati raccolti , una barra dei messaggi verde sopra l'elenco di elementi indica anche che il processo è stato completato.

Colonne duplicate nella visualizzazione elenco elementi

Dopo l'identificazione dei duplicati, la visualizzazione elenco elementi include ora una colonna Duplicati . Se un elemento ha un numero nella colonna, significa che questo elemento è l'elemento rappresentativo e il numero rappresenta il numero di duplicati trovati per l'elemento rappresentativo. Questo numero è collegato a un collegamento ipertestuale. Selezionare il numero per visualizzare un riquadro che elenca gli elementi duplicati, il relativo stato di revisione, i tag di revisione dei dati e il proprietario del contenuto. Seleziona l'elemento da rivedere e interagire con il contenuto come faresti con gli elementi elencati nella scheda Dati raccolti .

Un elemento che contiene la parola Duplica nella colonna Duplicati è un duplicato di un elemento rappresentativo. Tali elementi verranno visualizzati nell'elenco del contenuto quando il filtro Elementi duplicati è impostato su Mostra.

Gli elementi univoci, che non hanno duplicati o non sono duplicati, non avranno alcun valore rappresentato nella colonna Duplicati .

Nascondere i duplicati dalla visualizzazione elenco elementi

Nella riga dei filtri sopra l'elenco elementi selezionare Duplica elementi. Per impostazione predefinita, il filtro mostra gli elementi duplicati. Per nascondere i duplicati, impostare l'interruttore su Nascondi, quindi selezionare Applica. L'elenco elementi ora mostra tutti gli elementi univoci e gli elementi rappresentativi per i quali sono stati rilevati duplicati, ma non i duplicati di tali elementi rappresentativi. Per riportare i duplicati nella visualizzazione elenco elementi, selezionare il filtro e tornare a Mostra, quindi selezionare Applica.

Applicazione di azioni a tutti i duplicati

Quando si interviene su un elemento rappresentativo che contiene duplicati, ad esempio selezionando Includi, Escludi o Nessuna corrispondenza, viene visualizzata l'opzione per applicare la stessa azione a tutti i duplicati dell'elemento.

Si supponga ad esempio che l'elenco di elementi sia filtrato per nascondere i duplicati e che si selezioni un elemento rappresentativo che mostri 10 duplicati nella colonna Duplicati e contrassegni l'elemento come Includi. Quando viene visualizzato il riquadro a comparsa Includi elemento , sotto la casella Note viene visualizzato un messaggio che indica che sono stati rilevati duplicati. Gli elementi duplicati sono elencati sotto il messaggio ed è possibile selezionare una casella per applicare la stessa azione (in questo caso, Includi) ai duplicati. È anche possibile selezionare una casella per applicare un tag di revisione dati ai duplicati selezionando il contrassegno da un menu a discesa.

Scaricare file

Se il contenuto di un elemento non viene visualizzato nell'area di revisione del contenuto, è possibile scaricare l'elemento nel computer locale per rivedere e apportare le modifiche necessarie. Per scaricare un elemento, selezionarne il nome nell'elenco elementi, quindi selezionare il comando Scarica a sinistra della casella di ricerca sopra l'elenco elementi. Se è necessario apportare modifiche all'elemento, salvare le modifiche apportate all'elemento nel computer locale, quindi reimportare l'elemento seguendo le istruzioni per l'importazione.

Applicare contrassegni

I tag di revisione dei dati possono essere usati per identificare e contrassegnare gli elementi che potrebbero richiedere ulteriore attenzione. Ad esempio, l'applicazione di un tag può essere utile per chiedere ai collaboratori di rivedere un set di file specifico. I tag di revisione dei dati non eseguono né avviano alcuna azione su un elemento di contenuto.

Sono disponibili 23 tag di revisione dei dati totali. Due sono tag predefiniti denominati Completa e Aggiorna, per i quali è possibile impostare una descrizione. Gli altri 21 sono tag personalizzati che è possibile denominare e descrivere.

Scopri come gestire i tag in Impostazioni Priva. Le impostazioni dei tag si applicano a tutte le richieste di diritti dell'oggetto.

Per aggiungere o rimuovere contrassegni per un singolo elemento:

• Seleziona l'elemento dall'elenco nella scheda Dati raccolti della richiesta.
• Nell'area di anteprima dell'elemento a destra dell'elenco selezionare il pulsante Applica contrassegni nella riga inferiore. È anche possibile selezionare i tre puntini a destra del nome dell'elemento e selezionare l'opzione Applica contrassegni oppure selezionare l'icona dei contrassegni nella barra dei comandi sopra l'elenco degli elementi.
• Viene visualizzato un riquadro a comparsa con l'elenco di contrassegni. Selezionare la casella accanto a uno dei contrassegni da applicare all'elemento. Se si deseleziona una casella selezionata, il contrassegno viene rimosso.
• Al termine, selezionare Salva, che salva le selezioni dei contrassegni e chiude il riquadro a comparsa.

Per aggiungere o rimuovere tag per più elementi:

• Selezionare la prima voce dall'elenco nella scheda Dati raccolti della richiesta.
• Selezionare la casella di controllo accanto ad altri elementi nell'elenco per eseguire la stessa modifica del contrassegno.
• Nell'area direttamente sopra l'elenco degli elementi selezionare il comando Applica contrassegni .
• Nell'elenco a discesa visualizzato selezionare Aggiungi o Rimuovi.
• Viene visualizzato un riquadro a comparsa con l'elenco di contrassegni. Selezionare la casella accanto a uno dei contrassegni da aggiungere o rimuovere.
• Aggiungere note, se si vuole, a ogni file selezionato. Le note sono solo per riferimento interno e non sono visibili agli interessati.
• Selezionare Salva per salvare le selezioni e chiudere il riquadro a comparsa.

Per aggiungere tag personalizzati o aggiornare le descrizioni dei tag:

• Nella pagina Richieste di diritti dell'oggetto seleziona Impostazioni nell'angolo in alto a destra dello schermo per accedere alle impostazioni Priva.
• Passare alla pagina Tag di revisione dati e selezionare il contrassegno per immettere una descrizione e, per i tag personalizzati, un nome. Altre informazioni sulle impostazioni dei tag.

Per esportare un elenco di elementi contrassegnati:

• Vai alla pagina Dati raccolti in una richiesta di diritti dell'oggetto.
• Sopra l'elenco di elementi selezionare il comando Esporta .
• Verrà scaricato un file di Excel che mostra le proprietà per tutti gli elementi raccolti dalla ricerca della richiesta. Trovare la colonna Contrassegni per identificare e ordinare gli elementi per tag.

Redact content

Quando si include un elemento per la richiesta, è importante assicurarsi che i dati personali di altri utenti non vengano visualizzati nel contenuto che viene fornito all'interessato. Potrebbero inoltre essere presenti informazioni riservate relative all'organizzazione o altre informazioni irrilevanti che si vuole bloccare. È possibile modificare il contenuto accedendo alla scheda Redact nell'area di revisione del contenuto di un elemento.

Come applicare le redactions

Esistono diversi modi per cercare e applicare le redaction:

• Sfrutta le funzionalità di redaction assistita (anteprima), che evidenziano le redaction consigliate e ti consentono di applicare rapidamente le redactions, se lo desideri.
• Usare ricerca e redact (anteprima) per immettere un valore che, se trovato, verrà evidenziato; è quindi possibile applicare rapidamente le redactions, se si desidera.
• Applicare manualmente le modificazioni durante la revisione di ogni elemento di contenuto usando i comandi di annotazione disponibili sopra l'area di anteprima del contenuto.

Cosa succede a un elemento quando si applicano modifiche

Quando si applicano redaction a un elemento, viene creata una versione PDF dell'elemento in modo che le redactions siano visivamente rappresentate nel PDF. Il file originale rimane inalterato e archiviato nella posizione originale. L'elemento sottoposto a redacted è la versione inclusa nel pacchetto di dati da restituire all'interessato per le richieste di accesso o esportazione.

Redaction assistita (anteprima) con suggerimenti

Nella scheda Redact nell'area di revisione del contenuto i dati che non sembrano appartenere all'interessato sono evidenziati in giallo. Questi valori evidenziati sono le redactions consigliate. I suggerimenti sono tipi di dati personali rilevati che non corrispondono agli identificatori dell'interessato forniti per la richiesta.

Il contatore delle azioni di modifica consigliate riflette le istanze totali di dati personali che non corrispondono all'interessato. Se non sono presenti redaction consigliate, non verrà evidenziato nulla e il contatore delle azioni di redactions consigliate leggerà zero. Tuttavia, è comunque possibile immettere un valore di ricerca per trovare il contenuto che potrebbe richiedere la creazione di redacting e modificare manualmente il contenuto all'interno dell'area di revisione del contenuto.

È possibile passare da una visualizzazione all'altra usando il menu a discesa Mostra sopra l'area di anteprima dell'elemento:

1. Suggerimenti e risultati della ricerca mostra i valori evidenziati per le redactions consigliate ed eventuali corrispondenze di ricerca e redact .
2. L'anteprima dell'esportazione di file mostra l'aspetto dell'elemento con le redaction applicate quando viene esportato come parte del pacchetto di dati finale.

Esaminare le raccomandazioni e applicare le redazioni

Seguire la procedura seguente per esaminare in dettaglio tutte le azioni di modifica consigliate e applicare o rimuovere le redactions. L'applicazione di torti in questo modo bloccherà tutte le istanze del valore scelto per la redazione. È possibile tornare indietro e rimuovere tutte o singole istanze di torti prima di completare la fase di revisione dei dati.

1. Nella scheda Dati raccolti della richiesta selezionare un elemento di contenuto nell'elenco. Nell'area di revisione del contenuto a destra dell'elenco elementi passare alla scheda Redact . Tutte le azioni di modifica consigliate verranno evidenziate.

2. Sotto il contatore delle azioni di redactions consigliate , seleziona Visualizza suggerimenti. Si apre il riquadro a comparsa Visualizza suggerimenti . Elenca ogni tipo di dati personale in un gruppo comprimibile. Espandere il gruppo per visualizzare ogni valore rilevato nell'elemento. Ad esempio, espandendo Tutti i nomi completi verranno visualizzati tutti i nomi trovati che non corrispondono al nome dell'interessato specificato come identificatore dell'interessato per la richiesta.

3. Per applicare una modifica, selezionare il cerchio a sinistra di ogni valore da redigere. Se si seleziona il cerchio accanto al tipo di dati personali, vengono selezionati tutti i valori all'interno di tale tipo. Selezionare il comando Ripeti nella parte superiore dell'elenco. Tutte le istanze del valore verranno sottoposte a redattiva e lo stato Di redazione per il valore cambia da Non oscurato a Redacted.All instances of the value will be redacted, and the Redaction status for the value changes from Not redacted to Redacted.

4. Selezionare Chiudi nel riquadro a comparsa Visualizza suggerimenti per tornare alla scheda Redact . Ora vengono visualizzate le caselle bloccate "Disattivate" nell'area di anteprima del contenuto e il contatore Totale azioni di redactions riflette il numero di redaction applicate. Tutti i suggerimenti che non hai attivato verranno comunque visualizzati in giallo, a meno che l'impostazione Mostra non sia impostata su Anteprima esportazione file.

Rimuovere le redactions

• Per rimuovere le redaction su tutte le istanze di un valore: selezionare Visualizza suggerimenti. Controlla il cerchio accanto al valore di cui vuoi cancellare le redactions, seleziona Rimuovi redaction, quindi Chiudi. Il testo bloccato viene ora rimosso da tutte le istanze del valore.

• Per rimuovere singole redactions una alla volta: nell'area di anteprima del contenuto selezionare la casella di redaction da cancellare, quindi selezionare la x nell'angolo in alto a destra della casella.

Aggiungere annotazioni a una redazione

Il comando Annotazione nel riquadro a comparsa Visualizza suggerimenti consente di aggiungere una breve nota o un descrittore alle istanze in rosso. Il testo immesso verrà visualizzato nell'area di redaction bloccata (il testo predefinito è "Redacted").

Per aggiungere un'annotazione, selezionare Visualizza suggerimenti per aprire il riquadro a comparsa. Selezionare un valore già oscurato e selezionare il comando Annotazione . Immettere il testo nella finestra di dialogo Annotazione , quindi selezionare Applica. La colonna Annotazione nel riquadro a comparsa mostra il testo immesso per l'annotazione. Selezionare Chiudi nel riquadro a comparsa.

Se si rimuove una modifica, viene rimossa anche qualsiasi annotazione associata.

Ricerca e redact (anteprima)

Quando si seleziona un elemento che supporta la redaction nella scheda Dati raccolti , nell'area Revisione contenuto sarà presente una scheda Redact accanto all'elenco di elementi. Nella scheda Redact usare il comando Cerca e redact sotto il contatore delle istanze cercate per cercare un valore personalizzato di propria scelta all'interno di un elemento. Se vengono trovate corrispondenze, è possibile contrassegnarle per rossore. Il contatore delle istanze cercate nella scheda Redact riflette il numero totale di corrispondenze trovate per i valori cercati.

Per cercare un valore personalizzato e applicare le redaction:

1. Nella scheda Redact selezionare Cerca e redact.

2. Nel riquadro a comparsa Cerca e redact immetti un valore nella casella di ricerca, quindi seleziona Aggiungi. È possibile immettere una o più parole che rappresentano un singolo valore da cercare. Per cercare altri valori, ripetere il processo per ogni valore. Le ricerche non fanno distinzione tra maiuscole e minuscole.

3. Se viene trovata una corrispondenza, verrà elencata nella colonna Valore e il relativo numero di istanze nell'elemento verrà riflesso nel contatore delle istanze cercate .

4. Selezionare il cerchio accanto al valore nell'elenco e selezionare il comando Ripeti sotto la casella di ricerca. Questa azione redicherà tutte le istanze del valore all'interno dell'elemento. La colonna Stato del valore cambia da Non in redacted a Redacted.The value's Status column changes from Not redacted to Redacted. Il contatore Redactions nel riquadro ora riflette il numero totale di istanze sottoposte a redacted.The Redactions counter on the pane now reflects total number of instances redacted.

5. Selezionare Chiudi nel riquadro a comparsa per tornare alla scheda Redact . Verranno visualizzate le redaction applicate nell'area di revisione del contenuto dell'elemento e il contatore Delle torti totali aumenta in base alla quantità di torti applicati.

Per rimuovere le redaction su tutte le istanze di un valore:

1. Nella scheda Redact selezionare Cerca e redact.

2. Nel riquadro a comparsa Cerca e ripeti selezionare il cerchio accanto al valore e selezionare il comando Rimuovi redaction . Il contatore Redactions diminuirà del numero di istanze che non sono state modificate.

3. Seleziona Chiudi.

Per rimuovere un valore dall'elenco, rimuovendo anche le torti in tutte le istanze di tale valore:

1. Nella scheda Redact selezionare Cerca e redact.

2. Nel riquadro a comparsa Cerca e ripeti selezionare il cerchio accanto al valore e selezionare il comando Elimina . Il conteggio delle istanze cercate diminuirà del numero di istanze per tale valore. Se sono state eseguite redactions, il contatore Redactions diminuirà anche del numero di istanze che non sono state modificate.

3. Seleziona Chiudi.

È anche possibile rimuovere singole azioni di modifica. Nell'area di revisione del contenuto selezionare la casella di redaction, quindi selezionare la x nell'angolo in alto a destra della casella.

Modifica del testo in una casella di modifica

Per impostazione predefinita, sopra una casella di redaction viene visualizzata la parola "Redacted". L'interessato vedrà questo testo sugli elementi forniti nel pacchetto di dati finale. È possibile modificare il testo visualizzato in una casella di modifica seguendo la procedura seguente.

Per modificare il testo di una casella di redaction per un valore personalizzato modificato:

1. Nella scheda Redact selezionare Cerca e redact.

2. Nel riquadro a comparsa Cerca e ripeti , per qualsiasi valore in cui Stato è impostato su Parziale o Disattivato, selezionare il cerchio accanto al valore da aggiornare.

3. Selezionare il comando Annotazione e scegliere Aggiorna annotazione.

4. Nella finestra popup immettere un valore. È consigliabile usare un valore breve per adattarlo meglio alle caselle di rossore più piccole.

5. Selezionare Applica. La colonna Annotazione viene aggiornata con la selezione.

6. Selezionare Chiudi nel riquadro a comparsa per tornare alla scheda Redact . Verranno visualizzate le redaction per il valore in cui è stato digitato il testo nella casella, se appropriato.

Per ripristinare il valore predefinito nelle istanze in rosso, seguire i passaggi 1 e 2 precedenti e al passaggio 3 scegliere Rimuovi annotazione.

Redact manuale

È possibile creare manualmente mark-up inline e redact content utilizzando i comandi di annotazione che si trovano subito sopra l'area di revisione del contenuto nella scheda Redact .

• Per redigere un'area di testo: passare allo strumento Disegno nella barra dei comandi (la terza da sinistra) e, dal relativo menu a discesa, selezionare Redaction area. Usare quindi il cursore per disegnare una casella di testo che copre l'area di testo da bloccare. Quando hai finito di disegnare la casella, vedrai l'area di testo bloccata.

• Per rimuovere tutte le redaction in una pagina o all'interno dell'intero elemento: dallo strumento Disegno selezionare Rimuovi disegni nella pagina corrente per rimuovere tutte le azioni di modifica nella pagina corrente all'interno dell'elemento oppure Selezionare Rimuovi tutti i disegni nel documento per rimuovere tutte le redaction all'interno dell'elemento.

• Per rimuovere una singola redaction: usando lo strumento Seleziona annotazioni (l'icona del puntatore all'estrema sinistra) sulla barra dei comandi, selezionare la casella di redaction da rimuovere, quindi selezionare la x nell'angolo in alto a destra della casella. La redaction verrà rimossa.

Limiti di redaction

Di seguito sono illustrati i limiti relativi al recupero o alla visualizzazione delle redactions.

Le ricerche vengono rilevate per pagina: questo significa che se un valore passa da una pagina alla successiva (ad esempio, il valore di ricerca è il nome e il cognome di una persona e il nome viene visualizzato alla fine di una pagina e il cognome è visualizzato all'inizio della pagina successiva), il valore non verrà rilevato in questa istanza.

Tempo di ricerca più lungo per gli elementi che superano le 50 pagine: per gli elementi di contenuto con una lunghezza superiore a 50 pagine, la ricerca di un valore di redazione potrebbe richiedere più tempo.

Limite di 500 annotazioni per elemento: le annotazioni includono le istanze di ricerca e di redact trovate (evidenziate ma non ancora redatte), le modificazioni applicate e i disegni applicati manualmente. Una notifica indica che è stato superato il limite di annotazioni e che non sarà possibile aggiungere altre annotazioni. È consigliabile rimuovere le evidenziazioni di ricerca e redact che non si prevede di redigere.

Limite di 500 valori univoci per un tipo di dati personali (per la modifica assistita): all'interno di un elemento di contenuto, solo i primi 500 valori univoci per un determinato tipo di dati personali verranno evidenziati come raccomandazione. Ad esempio, se si cerca un numero di carta di credito, verranno evidenziati solo i primi 500 valori univoci per un numero di carta di credito. Eventuali altri valori univoci non verranno evidenziati anche se vengono rilevati nell'elemento.

Limite di estrazione del testo di 2 MB (per la redaction assistita): la quantità di testo per elemento che può essere cercata per raccomandare redactions è 2 MB (questo limite di dimensioni si applica solo al testo, non alle immagini).

Immettere note su un file

Per aggiungere o rivedere le note in un elemento, selezionare l'elemento dalla relativa riga e passare alla scheda Note file nell'area di revisione del contenuto a destra. È anche possibile usare l'opzione Aggiungi nota file per creare un nuovo commento. Per rivedere o aggiungere note a livello generale del caso, passare alla scheda Note principale sopra e usare Aggiungi nota caso. Queste note saranno visibili agli utenti che lavorano alla richiesta, ma non saranno incluse nel report finale o condivise in altro modo con l'interessato.

Collaborazione per la revisione dei dati

Gli amministratori di Subject Rights Request possono visualizzare tutte le richieste. È possibile aggiungere altri utenti come collaboratori per la richiesta. Quando un utente viene aggiunto come collaboratore, all'utente viene automaticamente assegnato il ruolo Collaboratori gestione privacy , che consente di accedere alla visualizzazione della richiesta e di usare i dati raccolti al suo interno per spostare la richiesta al completamento (altre informazioni sui ruoli Priva).

La scheda Collaboratori nella pagina dei dettagli della richiesta mostra tutti i collaboratori che possono visualizzare e contribuire alla richiesta e a qualsiasi canale teams associato. Per aggiungere collaboratori a una richiesta:

1. Nella pagina dei dettagli di una richiesta passare alla scheda Collaboratori .
2. Selezionare il comando Aggiungi collaboratore nella scheda.
3. Nella finestra Aggiungi collaboratore inizia a digitare il nome dell'utente, seleziona il nome una volta visualizzato, quindi seleziona Aggiungi.

Quando si crea una richiesta, viene creato automaticamente un canale Teams dedicato per consentire ai collaboratori di discutere la richiesta e condividere in modo sicuro gli input. Per avviare una chat di Teams, qualsiasi collaboratore può selezionare Chatta con i collaboratori nell'angolo in alto a destra della pagina dei dettagli della richiesta. Questa azione apre Teams e posiziona l'utente nel canale Generale per il sito del team della richiesta di diritti dell'oggetto.

Per rimuovere un collaboratore, selezionarne il nome nell'elenco dei collaboratori e selezionare il comando Rimuovi collaboratore . La rimozione di un collaboratore rimuove l'utente dall'elenco dei collaboratori e dal canale Teams della richiesta. L'utente che ha creato la richiesta non può essere rimosso come collaboratore.

È possibile modificare il comportamento predefinito della creazione dei canali di Teams per le richieste di diritti dell'oggetto passando a Impostazioni Priva nell'angolo in alto a destra della richiesta di diritti dell'oggetto. Selezionare Collaborazione in Teams, quindi deselezionare la casella nella pagina per disattivare le funzionalità di Teams per tutte le richieste di diritti in base all'argomento.

Completare la revisione

Quando tutti gli elementi sono stati rivisti e lo stato è impostato su Includi, Escludi o Nessuna corrispondenza, è il momento di chiudere il passaggio della revisione. Qualsiasi collaboratore in una richiesta può completare la revisione.

Selezionare il pulsante Completa revisione nell'angolo in alto a destra della richiesta. Un riquadro a comparsa mostrerà un riepilogo dei dati e aggiungerà le note correlate. Queste note sono destinate alla conservazione dei record interni e non vengono condivise con l'interessato.

Selezionare Completa revisione nel riquadro a comparsa per completare il passaggio della revisione. Questa azione prepara la richiesta per le fasi finali del processo: generazione di report e chiusura della richiesta. I riepiloghi delle decisioni verranno forniti in un secondo momento nella scheda Report .

Passaggi successivi

Informazioni su come generare il report finale e lavorare per il completamento della richiesta in Generare report e chiudere una richiesta.

Legali

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