Flusso di lavoro delle richieste di diritti degli interessati per i dati all'interno di Microsoft 365

Le richieste di diritti degli interessati per i dati all'interno di Microsoft 365 incorporano l'automazione e strumenti avanzati per il flusso di lavoro per assisterti in ogni fase di evasione delle richieste. Dopo aver creato una richiesta nel sistema, Microsoft si occupa dell'identificazione e della raccolta dei dati e fornisce strumenti per facilitare l'analisi collaborativa.

Quando si crea una richiesta, le informazioni fornite vengono usate per cercare corrispondenze con l'interessato nell'ambiente Microsoft 365 dell'organizzazione. Gli elementi corrispondenti vengono rispettati per voi da rivedere, fare scelte su cosa includere, e redattere le informazioni se necessario. Più utenti possono collaborare a questi passaggi nell'interfaccia Subject Rights Requests. La pagina dei dettagli di ogni richiesta fornisce lo stato delle fasi di avanzamento e le indicazioni sui passaggi successivi da eseguire.

Funzionalità chiave

Kickoff immediato della valutazione dei dati

Priva usa le funzionalità di base di Microsoft 365 per identificare i tipi di dati personali nei dati dell'organizzazione. Non appena si crea una richiesta, la soluzione deve immediatamente identificare i file, i messaggi di posta elettronica, i siti e le chat che contengono i dati personali dell'interessato. Gli elementi di contenuto vengono recuperati entro poche ore, a seconda della quantità di dati. Se prevediamo di trovare un volume elevato, ti offriamo la possibilità di perfezionare i parametri di ricerca prima di raccogliere i dati.

Informazioni sulla priorità del contenuto da rivedere

Potrebbe essere necessario esaminare una grande quantità di dati raccolti per la richiesta dell'interessato. Microsoft fornisce informazioni approfondite nella schermata dei dettagli di ogni richiesta e suggerisce quali elementi assegnare priorità alla revisione. Gli elementi prioritari includono file che potrebbero essere riservati o elementi contenenti i dati personali di più persone. Questi elementi evidenziano il contenuto che potrebbe richiedere un'arrossificazione o altre considerazioni speciali sulla gestione.

Strumenti integrati di collaborazione e modifica di Teams per facilitare la revisione dei dati

Non appena si crea la richiesta, viene automaticamente configurato un canale teams dedicato per tale richiesta. L'aggiunta di stakeholder rilevanti come collaboratori di richiesta li invita nella chat per analizzare e prendere decisioni sugli elementi recuperati. Usando gli strumenti di redaction predefiniti all'interno della richiesta, i collaboratori possono contrassegnare i file in una schermata di revisione accanto all'elenco di elementi. Se determinati contenuti richiedono un'ulteriore azione di completamento, è possibile applicare i tag definiti dall'organizzazione per identificare più facilmente gli elementi e intervenire in un secondo momento.

Report generati automaticamente

Dopo aver esaminato i dati e aver deciso cosa includere per la richiesta, viene generato automaticamente un report. I report includono qualsiasi pacchetto di dati pertinente che verrà inviato all'interessato, ai log di controllo e a un riepilogo dei file contrassegnati, in modo da poter completare le eventuali azioni di completamento necessarie.

Estensione e integrazione con la strategia di richiesta dell'oggetto

Estendere le funzionalità di automazione usando uno dei modelli predefiniti di Power Automate per configurare i flussi per le attività comuni, ad esempio impostare promemoria del calendario o creare record delle richieste in ServiceNow. È anche possibile usare l'API Subject Rights Request di Microsoft 365 per introdurre l'automazione nella strategia esistente per i diritti degli interessati.

Fasi di avanzamento per le richieste

Ogni richiesta viene sottoposta a più passaggi. Alcune fasi avanzano automaticamente e altre vengono avanzate manualmente dopo il completamento di alcuni passaggi, ad esempio la revisione dei file.

• Stima dei dati: prima di recuperare i dati, Priva stima la quantità di dati che si prevede di trovare. A seconda della quantità di dati, la richiesta potrebbe passare automaticamente alla fase successiva di recupero dei dati. È possibile impostare una richiesta di sospensione nella fase di stima prima di raccogliere i dati; ulteriori informazioni sulla stima e il recupero dei dati.

• Recuperare i dati: tutti i file, i messaggi di posta elettronica, le chat, le immagini e altri elementi di contenuto vengono inseriti insieme. Al termine di questa fase, la richiesta passa automaticamente alla fase successiva di revisione dei dati. Per altre informazioni, vedere Stima e recupero dei dati.

• Rivedere i dati: i collaboratori esaminano tutti i dati raccolti, decidono quali riguardano la richiesta ed eseguono attività come la modifica del contenuto e l'aggiunta di note del caso. Altre informazioni sulla revisione dei dati per una richiesta di diritti degli interessati. Dopo aver completato la revisione dei dati, si passa manualmente alla fase successiva per generare report.

  Nota

  Le richieste di eliminazione includono un ulteriore sottostaggio di approvazione al passaggio dei dati di revisione. Vedere i dettagli in Creare e gestire una richiesta di eliminazione.

• Generare report: al termine della revisione dei dati, un utente avanza manualmente a questo passaggio. Priva genera i report finali, che includono il pacchetto di dati da condividere con l'interessato, e i report interni per i record dell'organizzazione. Altre informazioni sulla generazione di report.

• Chiudere la richiesta: al termine di tutto il lavoro, chiudere la richiesta per indicare che è considerata completata. Altre informazioni sulla generazione di report in modo da soddisfare e chiudere la richiesta.

Informazioni sulla pagina dei dettagli della richiesta

A seconda del portale in uso, aprire la pagina dei dettagli di una richiesta passando a una delle posizioni seguenti:

• Accedi al portale Microsoft Priva (anteprima) e seleziona Richieste di diritti dell'oggetto. In Dati all'interno di Microsoft 365 nel riquadro di spostamento sinistro selezionare Richieste di Microsoft 365, quindi selezionare una richiesta dall'elenco per aprire la pagina dei dettagli.

• Accedere al portale di conformità Microsoft Purview e selezionare Richieste di diritti dell'oggetto nel riquadro di spostamento sinistro. Selezionare un nome di richiesta nell'elenco per aprire la relativa pagina dei dettagli.

La pagina dei dettagli della richiesta fornisce dettagli sulle proprietà della richiesta, i risultati della ricerca e lo stato della richiesta. La pagina dei dettagli è l'hub per lavorare e collaborare alla gestione dei file trovati, alla creazione di report ed esportazioni e al completamento della richiesta. Trovare informazioni dettagliate sul contenuto di ogni scheda della pagina:

• Scheda Panoramica
• Scheda Dati raccolti
• Scheda Note
• Scheda Collaboratori
• Scheda Report
• Scheda Cronologia

Scheda Panoramica

La scheda Panoramica della pagina dei dettagli della richiesta fornisce dettagli sulla richiesta, un indicatore di stato che mostra il passaggio corrente e informazioni chiave sui dati trovati. Questa pagina contiene le singole schede di stato illustrate di seguito.

Dettagli

La scheda Dettagli visualizza le informazioni di base per orientarsi verso la richiesta, ad esempio la scadenza, la data di creazione, la descrizione e il regolamento sulla privacy correlato.

Progresso

La scheda stato di avanzamento elenca ogni passaggio del processo: Stima dei dati, Recupera dati, Rivedi dati, Genera report e Chiudi la richiesta. Un cerchio blu riempito accanto al passaggio indica il passaggio attualmente in corso. Un segno di spunta all'interno del cerchio blu indica che il passaggio è stato completato. Un cerchio vuoto indica che il passaggio non è ancora iniziato.

Riepilogo delle stime dei dati

La scheda di riepilogo Stima dati viene visualizzata quando la richiesta viene sospesa nella fase di stima dei dati. Mostra la posizione e il numero di elementi che la ricerca deve recuperare.

Numero totale di elementi trovati

La scheda Numero totale di elementi trovati visualizza il numero di elementi di contenuto trovati e le relative posizioni in Microsoft 365.

Elementi prioritari da rivedere

Il riquadro Elementi prioritari da rivedere mostra gli elementi a cui assegnare la priorità quando si avvia la revisione dei dati. Il riquadro visualizza un conteggio degli elementi appartenenti alle categorie seguenti:

• Riservato: a questi elementi è applicata un'etichetta di riservatezza . Ad esempio, un documento di Word con un'etichetta "Altamente riservato".
• Dati con più persone: questi elementi contengono i dati personali di più persone. Se si desidera includere questi elementi come parte del pacchetto di dati finale, è necessario redigere i dati irrilevanti nei file. Per consentire a Priva di identificare gli elementi con dati a più persone, l'organizzazione deve configurare la corrispondenza dei dati per le richieste di diritti degli interessati.
• Record: a questi elementi è applicata un'etichetta di conservazione . Se si include uno di questi elementi come parte di una richiesta di eliminazione, questi non verranno eliminati come parte del flusso di lavoro di eliminazione.

Come individuare gli elementi prioritari:

Prima di tutto, assicurarsi di aver abilitato la visualizzazione dei dati nella tabella di elementi raccolti seguendo la procedura seguente:

• Nella scheda Dati raccolti selezionare Personalizza colonne nella parte superiore dell'elenco di elementi.
• Nel riquadro a comparsa Modifica colonne posizionare un controllo accanto a Tipi di priorità.
• Selezionare Applica. L'elenco di elementi avrà ora una colonna Tipi di priorità .

Ora è possibile identificare gli elementi di priorità e trovarli ordinando la colonna Tipo di priorità per raggruppare tipi simili.

Scheda Dati raccolti

Quando tutti gli elementi che corrispondono alle impostazioni di ricerca sono stati identificati, vengono raccolti e presentati nella scheda Dati raccolti . Accanto all'elenco degli elementi c'è una schermata di anteprima per rivedere ogni elemento, apportare torti e contrassegnare gli elementi come inclusi o esclusi. Leggi altri dettagli sul passaggio di revisione e collaborazione dei dati.

Scheda Note

La scheda Note consente ai collaboratori di immettere note sul lavoro svolto nella richiesta. Queste note sono visibili a tutti gli utenti che lavorano alla richiesta, ma non saranno incluse nel report finale o condivise in altro modo con l'interessato.

Scheda Collaboratori

La scheda Collaboratori mostra tutti gli utenti che sono stati invitati a collaborare sui dati raccolti e qualsiasi canale Teams associato per la richiesta. Il creatore della richiesta viene elencato automaticamente come collaboratore. Per invitare nuovi collaboratori, selezionare il comando Aggiungi collaboratore e immettere il nome di un utente per selezionarlo da un elenco. Altre informazioni sulla collaborazione per la revisione dei dati.

Scheda Report

Nella scheda Report vengono visualizzati tutti i report generati automaticamente quando si passa alla fase Report generati . I report sono suddivisi in due categorie: report da condividere con l'interessato e report destinati all'uso interno dell'organizzazione. Ottenere informazioni dettagliate sull'uso dei report.

Scheda Cronologia

La scheda Cronologia riepiloga gli eventi di primo livello per la richiesta, incluse le modifiche alla fase di avanzamento e le aggregazioni per il numero di elementi inclusi, esclusi, oscurati e contrassegnati.

Passaggi successivi

Visita Creare una richiesta di diritti dell'oggetto per informazioni su come essere indicati con la prima richiesta.Visit Create a subject rights request to learn how to get stated with your first request.

Legali

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