Passaggio 3: Definire l'ambito delle dimensioni del gruppo di destinatari e determinare le preferenze del gruppo di destinatari

Informazioni sulle esigenze e le preferenze del pubblico prima di iniziare a pianificare la strategia di comunicazione. Valutare chi ha bisogno delle informazioni comunicate e del modo migliore per raggiungerle. Definire l'ambito delle dimensioni del gruppo di destinatari e quindi determinare i canali appropriati per le comunicazioni.

Procedure consigliate per l'ambito del gruppo di destinatari

• Stimare le dimensioni del pubblico
  Conoscere le dimensioni generali del gruppo di destinatari in modo da poter scegliere gli strumenti e i metodi appropriati per raggiungerli. Ad esempio, alcune opzioni di eventi live hanno una capacità massima di 25.000 persone.
• Comprendere dove il pubblico riceve in genere informazioni
  È consigliabile incontrare gli utenti nelle app già in uso per svolgere il lavoro. Ad esempio, se il gruppo di destinatari è in prima linea che in genere usa Microsoft Teams, si vuole assicurarsi che la comunicazione venga condivisa e possa essere visualizzata in Teams.
• Altre informazioni sul modo in cui il pubblico di destinazione comunica in genere
  Alcuni destinatari non sono in grado di partecipare a un evento live o watch una registrazione di eventi, quindi saranno necessari metodi di comunicazione alternativi. Ad esempio, se i destinatari sono lavoratori remoti che ricevono principalmente notizie in SharePoint, è possibile decidere di pubblicare notizie solo in SharePoint e quindi alzare di livello le notizie in Viva Engage e Teams per il resto dell'organizzazione.
• Destinatari di gruppi di destinatari specifici che usano gruppi di Microsoft 365
  Organizzare il pubblico in Gruppi di Microsoft 365. È probabile che gli utenti si trovino in più di un gruppo. In questo modo è molto più semplice inviare messaggi di posta elettronica e usare strumenti come destinatari in SharePoint.

Per iniziare, comprendere l'ambiente di lavoro del pubblico e le preferenze del dispositivo

Le dimensioni del pubblico consentono di limitare le potenziali soluzioni di comunicazione in combinazione con considerazioni su come, quando e dove il pubblico ottiene il lavoro svolto. Le comunicazioni aziendali devono mirare a incontrare i lavoratori dove si trovano e a facilitare l'interazione e la partecipazione. Tenere presente che un determinato individuo dell'organizzazione può trovarsi in più di un gruppo.

Operatori sul campo

I lavoratori in prima linea sono membri del team che non si siedono a una scrivania o davanti a un computer desktop per la maggior parte del loro lavoro. Questo gruppo di destinatari include operatori sanitari, operai, personale di vendita al dettaglio, team di vendita e team di supporto.

• Questo pubblico probabilmente usa il proprio dispositivo mobile per la maggior parte del tempo per svolgere il lavoro
• Le comunicazioni devono essere concise, facili da accedere e visivamente coinvolgenti
• E 'improbabile che questo pubblico sarà in grado di partecipare a un evento tutto in una volta, quindi si dovrebbe pianificare di registrare e condividere l'evento in un post di notizie o e-mail
• Valutare la possibilità di usare Viva Connections per creare un'esperienza di comunicazione coinvolgente che consenta alle organizzazioni di rimanere connesse
  

Lavoratori in ufficio

I lavoratori in ufficio in genere siedono su una scrivania e usano un computer per la maggior parte del loro lavoro in un ambiente di ufficio tradizionale. I lavoratori in ufficio non possono lavorare in ufficio tutti i giorni e possono anche lavorare in più di un ufficio.

• È probabile che questo gruppo di destinatari usi un dispositivo desktop per la maggior parte del tempo, ma può richiedere determinate riunioni in un dispositivo mobile
• Questo è l'unico pubblico che può partecipare a un evento di persona, ma le pianificazioni variano

Gruppi di destinatari remoti

I destinatari remoti non lavorano in una sede centralizzata e possono anche lavorare da casa loro. Questo gruppo di destinatari include dipendenti a tempo pieno, fornitori e lavoratori a contratto, ad esempio gig worker, agenzie, consulenti e altri ruoli in cui la maggior parte del lavoro si svolge su una scrivania o davanti a un computer.

• Questo gruppo di destinatari usa una combinazione di dispositivi, ma primario usa un dispositivo desktop
• I gruppi di destinatari remoti sono buoni candidati per eventi live, Q&A moderati e chat live in Viva Engage o Microsoft Teams perché la maggior parte delle persone può partecipare insieme
• I destinatari remoti hanno più probabilità di soffrire di fatica di riunione e guardare uno schermo per la maggior parte della giornata, quindi comunicazioni diversificate che non richiedono una fotocamera o uno schermo del desktop è l'ideale
  

Destinatari ibridi

La maggior parte delle organizzazioni è costituita da diversi gruppi di destinatari e pianifica la comunicazione per un pubblico ibrido. I gruppi di destinatari ibridi sono una combinazione di destinatari. Le miscele comuni sono i lavoratori remoti e i lavoratori in ufficio, i lavoratori in ufficio e i lavoratori in prima linea. Alcune organizzazioni possono avere ruoli di lavoro in prima linea, lavoratori in ufficio e lavoratori remoti. In alcuni scenari, si potrebbe provare a raggiungere un pubblico simile, ma funzionano in fusi orari o posizioni diverse, il che li rende anche un pubblico ibrido.

• La comunicazione ibrida deve essere particolarmente inclusiva per soddisfare altri orari di lavoro, accesso a Internet, lingue e fusi orari
• Prendere in considerazione l'uso di più canali o metodi di comunicazione per raggiungere i membri del team con stili di lavoro diversi
• Creare canali di feedback che consentano agli utenti di partecipare alle conversazioni, condividere il proprio punto di vista e connettersi in rete con altri utenti
  

Definire quindi l'ambito delle dimensioni del pubblico

Comprendere le dimensioni del gruppo di destinatari consente di limitare le applicazioni Microsoft 365 che consentono di raggiungere gli obiettivi. Dopo aver determinato i destinatari, è possibile usare uno o una combinazione di metodi per condividere notizie, annunci e altro ancora.

Considerazioni per gruppi di destinatari di grandi dimensioni

Altre informazioni sulle considerazioni relative all'ambito delle dimensioni del gruppo di destinatari. Quando si tratta di protezione dei dati e durabilità dei contenuti, i destinatari più piccoli sono a rischio relativamente basso e diretto. Man mano che le dimensioni del gruppo di destinatari aumentano, anche i rischi e le considerazioni come l'accessibilità, le opzioni multilingue e la sicurezza dei dati.

Accessibilità

L'accessibilità è importante per tutte le organizzazioni, in particolare per le comunicazioni aziendali. Garantire che il contenuto sia accessibile è vantaggioso per tutti. L'accessibilità include la verifica della facilità di utilizzo del contenuto in SharePoint, la limitazione del rumore di sfondo nelle riunioni di Teams, l'attivazione di didascalie sullo schermo per gli eventi live e altro ancora. Altre informazioni sull'accessibilità e sull'applicazione di apprendimenti per soddisfare le esigenze dei destinatari:

• 10 Abitudini per creare contenuti accessibili
• Usare i sottotitoli in tempo reale in un evento live
• Suggerimenti sull'accessibilità per riunioni ed eventi live inclusivi di Microsoft Teams
• Panoramica dell'accessibilità di Microsoft Teams
• Prepararsi a creare un sito di SharePoint accessibile

Opzioni multilingue

Per garantire che il contenuto sia accessibile, è anche necessario sapere quando il contenuto deve essere disponibile in più lingue. Ciò è particolarmente importante per le comunicazioni che riguardano più di un'area e un paese.

• Altre informazioni su come creare siti di comunicazione, pagine e post di notizie di SharePoint in più lingue
• Creare un modulo Microsoft in più lingue
• Usare l'app Translator per tradurre le conversazioni nelle chat e nelle riunioni di Microsoft Teams

Protezione e conformità dei dati

La condivisione di informazioni riservate e documenti con gruppi di destinatari di grandi dimensioni comporta sempre rischi per i dati. Microsoft dispone di molti strumenti che consentono di proteggere i dati, prevenire la perdita di dati e garantire che le persone giuste abbiano il giusto accesso alle informazioni. Esaminare come classificare siti e documenti di SharePoint, condivisione guest e come configurare team e canali in Microsoft per le conversazioni che includono dati sensibili o riservati.

• Classificare le informazioni riservate usando le etichette di riservatezza
• Gestione della sicurezza di SharePoint: impegno del team
• Configurare Microsoft Teams con protezione per i dati altamente sensibili
• Configurare la condivisione esterna sicura in SharePoint
• Usare i flussi di approvazione per gli aggiornamenti del contenuto alle pagine di SharePoint a traffico elevato

Infine, informazioni su come indirizzare contenuti, conversazioni ed eventi a gruppi di destinatari specifici

Indipendentemente dall'app che si sceglie di guidare le comunicazioni, sono disponibili altri servizi di Microsoft 365 che possono essere usati per garantire che il contenuto corretto arrivi al pubblico giusto.

Organizzare e creare Gruppi di Microsoft 365

Pianificare e organizzare Gruppi di Microsoft 365 in diversi gruppi di destinatari in base al ruolo, all'area geografica, al reparto e alla divisione sarà utile per la produzione e il lancio di comunicazioni aziendali. La maggior parte delle applicazioni si basa su Gruppi di Microsoft 365 per il contenuto di destinazione, ad esempio la posta elettronica in Outlook, le riunioni virtuali in Teams, le autorizzazioni per i siti di SharePoint e altro ancora.

Altre informazioni su come gestire Gruppi di Microsoft 365 e come creare Gruppi di Microsoft 365.

Usare la destinazione del gruppo di destinatari in SharePoint

Per la comunicazione che avviene in SharePoint, è possibile accedere a una funzionalità denominata targeting del gruppo di destinatari. L'assegnazione di destinatari consente ai contenuti più rilevanti di raggiungere i destinatari corretti. Abilitando la selezione dei gruppi di destinatari, il contenuto specifico viene classificato come priorità per gruppi di destinatari specifici usando Gruppi di Microsoft 365 tramite web part, raccolte di pagine e collegamenti di spostamento di SharePoint.

Il targeting del gruppo di destinatari può essere applicato a molti componenti in SharePoint e può essere particolarmente utile:

• Indirizzare i post di notizie di SharePoint tramite la web part Notizie a gruppi di destinatari specifici che trarrebbero vantaggio dalle informazioni
• Assicurarsi che i destinatari giusti siano a conoscenza di un evento imminente applicando il gruppo di destinatari alla web part Eventi
• Aiutare i gruppi di destinatari a individuare il contenuto pertinente applicando il gruppo di destinatari ai collegamenti di spostamento nel sito hub o nella struttura di spostamento del sito
• Contenuto specifico di Surface nella web part Collegamenti rapidi con un gruppo di destinatari pertinente

Il prossimo

Passaggio 4:Iniziare a pianificare lo scenario