보존 레이블 자동 적용하여 콘텐츠를 보존 또는 삭제하기

보안 및 규정 준수를 위한 Microsoft 365 라이선싱 지침.

보존 레이블의 가장 강력한 기능 중 하나는 지정된 조건과 일치하는 콘텐츠에 자동으로 레이블을 적용하는 기능입니다. 이 경우 조직의 사용자는 레이블을 적용할 필요가 없습니다. Microsoft 365에서 이 작업을 수행합니다.

자동 적용 보존 레이블은 다음과 같은 이유 때문에 강력합니다.

• 사용자에게 모든 분류를 교육할 필요가 없습니다.
• 모든 콘텐츠를 올바르게 분류하기 위해 사용자에게 의존할 필요가 없습니다.
• 사용자가 더 이상 데이터 거버넌스 정책을 알아야 할 필요가 없으며, 업무에 집중할 수 있습니다.

콘텐츠에 아직 보존 레이블이 적용되어 있지 않고 중요한 정보, 키워드 또는 검색 가능한 속성 또는 학습 가능한 분류자에 대한 일치 항목이 포함되어 있는 경우 콘텐츠에 보존 레이블을 자동으로 적용할 수 있습니다. SharePoint 또는 OneDrive에 저장된 클라우드 첨부 파일에 보존 레이블을 자동으로 적용할 수도 있습니다.

다음 조건에 따라 보존 레이블을 자동으로 적용하는 프로세스:

두 가지 관리 단계를 수행하려면 다음 지침을 사용합니다.

시뮬레이션 모드에 대해 알아보기

다음 조건 중 하나에 대해 구성된 경우 시뮬레이션 모드에서 자동 레이블 지정 정책을 실행할 수 있습니다.

• 특정 중요한 정보 유형
• 만든 쿼리와 일치하는 특정 키워드 또는 검색 가능한 속성

민감도 레이블에 대한 자동 레이블 지정 정책의 시뮬레이션 모드와 매우 유사하게, 이 기능을 사용하면 PowerShell용 WhatIf 매개 변수와 같은 자동 레이블 지정 배포를 실행할 수 있습니다. 자동 레이블 지정 정책이 정의한 조건을 사용하여 선택한 레이블을 적용한 것처럼 결과가 보고됩니다. 그런 다음 필요한 경우 정확도를 위해 조건을 구체화하고 시뮬레이션을 다시 실행할 수 있습니다.

또한 시뮬레이션 모드를 사용하면 배포 전에 자동 레이블 지정 정책의 범위를 단계적으로 늘릴 수 있습니다. 예를 들어 단일 문서 라이브러리를 사용하여 SharePoint 사이트와 같은 단일 위치에서 시작할 수 있습니다. 그런 다음 반복적인 변경으로 범위를 여러 사이트로 늘리고 OneDrive와 같은 다른 위치로 범위를 늘립니다.

자동 레이블 지정 정책에 대한 일반적인 워크플로:

1. 자동 레이블 지정 보존 정책을 만들고 구성합니다.

2. 시뮬레이션 모드에서 정책을 실행하고 정책이 완료되기를 기다립니다.

3. 결과를 검토하고 필요한 경우 정책을 구체화하고 시뮬레이션을 다시 실행합니다. 다시 완료되기를 기다립니다.

4. 필요한 경우 3단계를 반복합니다.

5. 정책을 켜서 프로덕션 환경에 배포합니다.

민감도 레이블을 자동으로 적용하기 위한 시뮬레이션 모드와 달리:

• 시뮬레이션 모드는 선택 사항이며 정책을 켜기 전에 완료할 필요가 없습니다. 시뮬레이션이 계속 실행되는 동안에도 정책을 켤 수 있습니다.
• 시뮬레이션이 완료되면 결과가 7일 이내에 자동으로 만료됩니다. 그런 다음 정책에 대한 샘플을 보려면 시뮬레이션을 다시 시작해야 합니다.

자동 적용 보존 레이블 정책에 대한 시뮬레이션 모드에 대한 기타 고려 사항:

• 12시간 동안 최대 30개의 시뮬레이션 작업을 활성화할 수 있습니다.
• 사서함당 최대 100개의 항목 샘플을 수집할 수 있습니다.
• 정책에 적응형 범위를 사용하는 경우:
  • 최대 20,000개의 위치(사이트와 사서함의 조합)가 지원됩니다.
  • 이러한 범위는 매일 실행되는 동적 쿼리를 사용하며 완전히 채우는 데 며칠이 걸릴 수 있으므로 시뮬레이션을 시작하기 전에 멤버 자격을 기다렸다가 확인합니다.
  • Microsoft 365 그룹 사서함 & 사이트 위치의 경우 AuxPrimary 사서함에 저장된 항목은 지원되지 않습니다.
• 시뮬레이션 결과를 보려면 추가 권한을 할당해야 할 수 있습니다. 필요한 역할에 대한 자세한 내용은 시작하기 전에 다음 섹션을 참조 하세요.
• 시뮬레이션은 시뮬레이션 시 정책 조건과 일치하는 모든 항목을 계산합니다. 그러나 정책이 켜져 있으면 아직 레이블이 지정되지 않은 콘텐츠만 보존 레이블을 자동으로 적용할 수 있습니다.
• 중요한 정보 유형에 대한 자동 레이블 지정은 사서함에 저장된 전자 메일이 아닌 보내고 받은 전자 메일에 적용되지만 Exchange 위치에 대한 시뮬레이션은 사서함에 저장된 전자 메일에 대해 실행됩니다. 기록 데이터를 사용하면 선택한 중요한 정보 유형 및 구성의 효과를 보다 빠르게 평가할 수 있습니다.
• Microsoft 365 그룹 사서함 & 사이트 및 OneDrive 계정 위치의 경우: 중재 사서함에 저장된 항목은 시뮬레이션에 지원되지 않습니다.
• 시뮬레이션 결과는 시뮬레이션 작업이 실행될 때 지정된 위치에서 사용할 수 있는 항목을 기반으로 하기 때문에 정책을 켤 때 다음 사항을 고려해야 합니다.
  • 지정된 위치 내에 더 이상 없는 항목은 레이블이 지정되지 않습니다.
  • 정책 조건과 더 이상 일치하지 않는 항목은 레이블이 지정되지 않습니다.

레이블 정책 페이지에서 상태 열은 시뮬레이션에서 실행 중이거나 시뮬레이션 및 완료를 위해 구성된 자동 레이블 지정 정책에 대한 시뮬레이션에서 를 표시합니다.

시뮬레이션은 일반적으로 분석할 데이터의 양에 따라 1~2일 이내에 완료됩니다. 시뮬레이션이 완료되면 활동 경고를 받도록 구성된 사용자에게 전송되는 전자 메일 알림을 트리거합니다.

시뮬레이션 결과를 보려면 레이블 정책 페이지에서 정책을 선택하고 플라이아웃 창에서 시뮬레이션 보기를 선택합니다. 그런 다음, 샘플을 보거나, 일치하는 항목 수와 위치를 검토하고, 정책을 편집하거나, 정책을 켜거나, 시뮬레이션을 다시 시작할 수 있습니다.

개인 정보라는 자동 레이블 지정 정책이 선택되고 플라이아웃 창에서 시뮬레이션 보기가 선택된 Microsoft Purview 규정 준수 포털 다음 예제(오디오 없음)를 확인합니다. 그런 다음 이 창은 정책을 켜거나 다시 시작하거나 편집하거나 삭제하는 사용 가능한 작업으로 정책의 시뮬레이션 결과를 더 잘 볼 수 있도록 축소됩니다. 개요 페이지의 시뮬레이션 결과는 시뮬레이션 상태, 총 일치 항목 및 위치의 세 섹션에 표시됩니다. 검토용 샘플 탭이 선택되면 위치별로 아직 필터링되지 않은 문서 목록이 표시됩니다. 데모는 종료되지만 이 단계에서는 나열된 샘플 중 하나를 선택하여 미리 보기 창에서 보거나 먼저 결과를 필터링할 수 있습니다.

시작하기 전에

보존 레이블 및 해당 정책을 만들고 편집할 수 있는 권한이 있는지 확인하려면 사용 중인 솔루션에 따라 레코드 관리 또는 데이터 수명 주기 관리에 대한 권한 정보를 참조하세요.

시뮬레이션 모드에서 정책을 실행하려면 다음을 수행합니다.

• Microsoft 365에 대한 감사가 설정되어 있어야 합니다. 감사를 설정해야 하거나 감사가 이미 설정되어 있는지 확실하지 않은 경우에는 감사 로그 검색 켜기 또는 끄기를 참조하세요.
• 샘플 목록을 보려면 데이터 분류 목록 뷰어 역할이 있어야 하며 원본 보기에서 파일 또는 전자 메일 콘텐츠를 보려면 데이터 분류 콘텐츠 뷰어 역할이 있어야 합니다.

항목에 적용할 보존 레이블을 생성했는지 확인합니다.

보존 레이블 자동 적용 정책을 만드는 방법

보존 레이블 정책을 만들기 전에 적응형 또는 정적으로 만들 것인지 결정합니다. 자세한 내용은 보존을 위한 적응형 또는 정적 정책 범위를 참조하세요. 적응형 정책을 사용하기로 결정한 경우 보존 레이블 정책을 만들기 전에 하나 이상의 적응형 범위를 만든 다음 보존 레이블 정책 만들기 프로세스 중 범위를 선택해야 합니다. 자세한 내용은 적응형 범위에 대한 구성 정보를 참조하세요.

자동 적용 정책을 만들 때 지정한 조건에 따라 콘텐츠에 자동으로 적용할 보존 레이블을 선택합니다.

이 구성의 경우 Microsoft Purview 포털을 사용하거나 이전 Microsoft Purview 규정 준수 포털 계속 사용할 수 있습니다.

1. 사용 중인 포털에 따라 다음 위치 중 하나로 이동합니다.

   • Microsoft Purview 포털에 로그인 한 다음 다음을 수행합니다.

     레코드 관리를 사용하는 경우: 솔루션>레코드 관리>정책>레이블 정책>레이블 자동 적용

     데이터 수명 주기 관리를 사용하는 경우: 솔루션>데이터 수명 주기 관리>정책>레이블 정책>레이블 자동 적용

   • Microsoft Purview 규정 준수 포털 로그인한 후 다음을 수행합니다.

     레코드 관리를 사용하는 경우: 레코드 관리>레이블 정책 탭 >레이블 자동 적용

     데이터 수명 주기 관리를 사용하는 경우: 데이터 수명 주기 관리>정책>보존 레이블>레이블 자동 적용

2. 이 자동 레이블 지정 정책의 이름과 설명을 입력하고 다음을 선택합니다.

3. 이 레이블을 적용할 콘텐츠 형식을 선택에서 사용 가능한 조건 중 하나를 선택합니다. 선택 항목에 대한 자세한 내용은 이 페이지의 보존 레이블 자동 적용 조건 구성 섹션을 참조하세요.

4. 관리 단위 할당 페이지의 경우: organization Microsoft Entra ID 관리 단위를 사용하는 경우 관리 단위를 선택하여 SharePoint 사이트를 포함하지 않는 보존 레이블 정책을 특정 사용자로 자동으로 제한할 수 있습니다. 계정에 관리 단위가 할당된 경우 하나 이상의 관리 단위를 선택해야 합니다.

   관리 단위를 사용하여 정책을 제한하지 않거나 organization 관리 단위를 구성하지 않은 경우 기본값인 전체 디렉터리를 유지합니다. SharePoint 사이트의 위치를 포함하려면 정책의 전체 디렉터리를 선택해야 합니다.

5. 생성할 보존 정책 유형 선택 페이지에서 시작하기 전 지침에서 선택한 항목에 따라 적응형 또는 정적을 선택합니다. 적응 범위를 아직 만들지 않은 경우 적응형 을 선택할 수 있지만 선택할 적응형 범위가 없으므로 이 옵션으로 정책 구성을 완료할 수 없습니다.

6. 선택한 범위에 따라:

   • 적응형을 선택한 경우: 적응형 정책 범위 및 위치 선택 페이지에서 범위 추가를 선택하고 생성된 적응형 범위를 하나 이상 선택합니다. 그런 다음 위치를 하나 이상 ​​선택합니다. 선택할 수 있는 위치는 추가된 범위 유형에 따라 다릅니다. 예를 들어 scope 유형의 사용자만 추가한 경우 Exchange 사서함을 선택할 수 있지만 SharePoint 사이트는 선택할 수 없습니다.

   • 정적을 선택한 경우: 위치 선택 페이지에서 위치를 켜거나 끕니다. 각 위치를 기본값으로 둬서 정책을 전체 위치에 적용하거나 포함 및 제외를 지정합니다.

   위치 선택에 대한 자세한 내용은 위치를 참조하세요.

7. 프롬프트에 따라 시뮬레이션 모드 에서 정책을 실행할지 아니면 켜야 할지(선택한 조건에 해당하는 경우) 보존 레이블을 선택한 다음 구성 선택 항목을 검토하고 제출합니다.

기존 보존 레이블 정책(정책 유형은 자동 적용)을 편집하려면 해당 정책을 선택한 다음 편집 옵션을 선택하여 보존 정책 편집 구성을 시작합니다.

자동 적용 레이블 정책을 사용하여 콘텐츠에 레이블을 지정한 후에는 콘텐츠 또는 정책을 변경하거나 새 자동 적용 레이블 정책을 사용하여 적용된 레이블을 자동으로 제거하거나 변경할 수 없습니다. 자세한 내용은 한 번에 하나의 보존 레이블만를 참조하세요.

보존 레이블 자동 적용에 대한 조건 구성하기

콘텐츠에 다음이 포함될 경우, 콘텐츠에 자동으로 보존 레이블을 적용할 수 있습니다.

• 특정 중요한 정보 유형

• 만든 쿼리와 일치하는 특정 키워드 또는 검색 가능한 속성

• 학습 가능한 분류자와 일치

또는 새로 공유된 클라우드 첨부 파일에 보존 레이블을 자동으로 적용할 수 있습니다.

중요한 정보, 키워드 또는 검색 가능한 속성 또는 학습 가능한 분류자를 기반으로 자동 적용되도록 보존 레이블을 구성하는 경우 다음 표를 사용하여 보존 레이블을 자동으로 적용할 수 있는 시기를 식별하세요.

초안에 있거나 게시되지 않은 SharePoint 항목은 이 시나리오에서 지원되지 않습니다.

Exchange:

조건	전송 중인 항목(전송 또는 수신)	기존 항목(미사용 데이터)
중요한 정보 유형	예	아니요
특정 키워드 또는 검색 가능한 속성	예	예
학습 가능한 분류자	예	예(지난 6개월만 해당)

SharePoint 및 OneDrive:

조건	새 항목 또는 수정된 항목	기존 항목
중요한 정보 유형	예	예 *
특정 키워드 또는 검색 가능한 속성	예	예
학습 가능한 분류자	예	예(지난 6개월만 해당)

각주:

^* 콘텐츠 탐색기를 사용하여 확인할 수 있는 이미 분류된 콘텐츠에만 적용됩니다.

특정 유형의 중요한 정보가 있는 콘텐츠에 레이블 자동 적용

중요한 정보에 대한 자동 적용 보존 레이블 정책을 생성하면 Microsoft Purview DLP(데이터 손실 방지) 정책을 생성할 때와 동일한 정책 템플릿 목록이 표시됩니다. 각 템플릿은 특정 중요한 정보 유형을 찾도록 미리 구성되어 있습니다. 다음 예에서 중요한 정보 유형은 개인 정보 범주 및 미국 PII(개인 식별 정보) 데이터 서식 파일에서 가져온 것입니다.

중요한 정보 유형에 대한 자세한 내용은 중요한 정보 유형에 대해 알아보기를 참조하세요. 현재 정확한 데이터 일치 기반 중요한 정보 유형 및 문서 지문 은 이 시나리오에서 지원되지 않습니다.

정책 템플릿을 선택한 후 모든 유형의 중요한 정보를 추가하거나 제거할 수 있으며 신뢰도 수준 및 instance 개수를 변경할 수 있습니다. 이전 예제 스크린샷에서는 보존 레이블이 다음과 같은 경우에만 자동으로 적용되도록 이러한 옵션이 변경되었습니다.

• 탐지된 중요한 정보 유형은 두 개의 중요한 정보 유형에 대해 최소 중간 신뢰도의 일치 정확도(또는 신뢰 수준)와 높은 신뢰도를 가집니다. 많은 중요한 정보 유형은 여러 패턴으로 정의됩니다. 여기서 일치 정확도가 더 높은 패턴은 증거(예: 키워드, 날짜 또는 주소)가 더 많이 발견되어야 하지만, 일치 정확도가 더 낮은 패턴에는 증거가 덜 필요합니다. 신뢰 수준이 낮을수록 내용은 조건과 일치하지만 잘못된 긍정의 가능성이 더 높습니다.

• 콘텐츠는 이러한 세 가지 중요한 정보 유형 중 어느 유형의 1~9개 인스턴스를 포함합니다. 시작 값의 기본값은 모두입니다.

이러한 옵션에 대한 자세한 내용은 DLP 설명서 데이터 손실 방지 정책 테스트의 다음 지침을 참조하세요.

중요한 정보 유형을 사용하여 보존 레이블을 자동으로 적용할 때 고려해야 할 사항은 다음과 같습니다.

• 사용자 지정 중요한 정보 유형을 사용하는 경우 SharePoint 및 OneDrive의 기존 항목에 자동 레이블을 지정할 수 없습니다.

키워드 또는 검색 가능 속성이 있는 콘텐츠에 레이블 자동 적용

검색 가능한 속성의 특정 단어, 구 또는 값이 포함된 쿼리를 사용하여 콘텐츠에 레이블을 자동으로 적용할 수 있습니다. AND, OR 및 NOT과 같은 검색 연산자를 사용하여 쿼리를 구체화할 수 있습니다.

KQL(키워드 쿼리 언어)에 대한 자세한 내용은 KQL(키워드 쿼리 언어) 구문 참조를 참조하세요.

쿼리 기반 자동 적용 정책은 eDiscovery 콘텐츠 검색과 동일한 검색 색인을 사용하여 콘텐츠를 식별합니다. 사용할 수 있는 검색 가능 속성에 대한 자세한 내용은 내용 검색에 대한 키워드 쿼리 및 검색 조건을 참조합니다.

키워드 또는 검색 가능 속성을 사용하여 보존 레이블을 자동으로 적용할 때 고려해야 할 몇 가지 사항은 다음과 같습니다.

• SharePoint의 경우 이러한 KQL 쿼리에 대해 크롤링된 속성과 사용자 지정 속성이 지원되지 않으므로 문서에 미리 정의된 관리 속성만 사용해야 합니다. 그러나 기본적으로 리파이너로 사용하도록 설정된 미리 정의된 관리 속성((RefinableDate00-19, RefinableString00-99, RefinableInt00-49, RefinableDecimals00-09 및 RefinableDouble00-09)으로 테넌트 수준에서 매핑을 사용할 수 있습니다. 자세한 내용은 SharePoint 서버에서 탐색 및 관리 속성에 대한 개요를 참조하고, 지침은 새 관리 속성을(를) 참조합니다.

• 사용자 지정 속성을 고정 속성 중 하나에 매핑하는 경우 KQL 쿼리에서 보존 레이블에 사용하기 전에 24시간을 기다립니다.

• 별칭을 사용하여 SharePoint 관리 속성의 이름을 변경할 수 있지만 레이블의 KQL 쿼리에 이 속성을 사용하지 않습니다. 관리 속성의 실제 이름을 항상 지정합니다(예: "RefableString01").

• 공백이나 특수 문자가 포함된 값을 검색하려면 큰 따옴표(" ")를 사용하여 구를 포함하세요. 예를 들어, subject:"Financial Statements"

• URL을 기준으로 항목을 일치시키려면 Path 대신 DocumentLink 속성을 사용하세요.

• 접미사 와일드카드 검색(예: *cat) 또는 부분 문자열 와일드카드 검색(예: *cat*)은 지원되지 않습니다. 그러나, 접두사 와일드카드 검색(예: cat*)이 지원됩니다.

• 부분 인덱싱된 항목은 예상된 항목에 레이블을 지정하지 않거나 NOT 연산자를 사용할 때 레이블 지정에서 제외될 것으로 예상되는 항목에 레이블을 지정하지 않는 데 책임이 있을 수 있습니다. 자세한 내용은 콘텐츠 검색에서 부분적으로 인덱싱된 항목을 참조하세요.

• 문서의 RefinableStrings 값에 있는 단어 사이에 공백을 사용하지 않는 것이 좋습니다. RefinableString은 단어 나누기 속성이 아닙니다.

예제 쿼리:

워크로드	예제
Exchange	subject:"Financial Statements"
Exchange	recipients:garthf@contoso.com
SharePoint	contenttype:document
SharePoint	site:https://contoso.sharepoint.com/sites/teams/procurement AND contenttype:document
Exchange 또는 SharePoint	"customer information" OR "private"

더 복잡한 예:

다음 SharePoint 쿼리는 해당 파일에 키워드 password, passwords 또는 pw이 포함된 경우 Word 문서 또는 Excel 스프레드시트를 식별합니다.

(password OR passwords OR pw) AND (filetype:doc* OR filetype:xls*)

다음 Exchange 쿼리는 해당 문서가 이메일에 첨부될 때 nda 또는 비공개 계약 구문이 포함된 Word 문서 또는 PDF를 식별합니다.

(nda OR "non disclosure agreement") AND (attachmentnames:.doc* OR attachmentnames:.pdf)

SharePoint에 대한 다음 쿼리는 신용 카드 번호가 포함된 문서를 식별합니다.

sensitivetype:"credit card number"

다음 쿼리에는 법적 내용이 포함된 문서 또는 전자 메일을 식별하는 데 도움이 되는 일반적인 키워드가 포함되어 있습니다.

ACP OR (Attorney Client Privilege*) OR (AC Privilege)

다음 쿼리는 인력진의 문서 또는 전자 메일을 식별하는 데 도움이 되는 일반적인 키워드를 포함합니다.

(resume AND staff AND employee AND salary AND recruitment AND candidate)

이 최종 예제에서는 키워드 사이에 연산자를 항상 포함하는 최상의 방법을 사용합니다. 키워드(또는 두 property:value 식) 사이의 공간은 AND를 사용하는 것과 같습니다. 연산자를 항상 추가하면 이 예제 쿼리가 키워드를 포함하는 콘텐츠 대신 이러한 모든 키워드가 포함된 콘텐츠만 식별하는 것을 더 쉽게 확인할 수 있습니다. 키워드가 포함된 내용을 식별하려는 경우 AND 대신 OR을 지정합니다. 이 예에서 알 수 있듯이, 연산자를 항상 지정하면 쿼리를 올바르게 해석하는 것이 더 쉽습니다.

Microsoft Teams 모임 녹음/녹화 및 대본

사용자의 OneDrive 계정 또는 SharePoint에 저장된 Microsoft 모임 녹음/녹화 및 대본을 식별하려면 키워드 쿼리 편집기에서 다음을 지정합니다.

ProgID:Media AND ProgID:Meeting

대부분의 경우 모임 녹음 및 대본이 OneDrive에 저장됩니다. 하지만 채널 모임의 경우 SharePoint에 저장됩니다. 자세한 내용은 OneDrive 및 SharePoint를 사용하여 모임 녹음/녹화 저장을 참조하세요.

쿼리는 다음을 식별합니다.

• 함께 제공되는 녹음/녹화가 없는 경우 Teams 모임 성적 증명서
• Teams 모임 녹음 및 함께 제공되는 성적 증명서

비디오 대본은 OneDrive 또는 SharePoint에 비디오와 함께 저장되므로 Teams 모임 녹화 비디오 파일이 있을 때 별도로 보존 대상을 지정할 수 없습니다.

민감도 레이블이 있는 파일 및 전자 메일 식별

특정 민감도 레이블이 적용된 SharePoint나 OneDrive 및 Exchange 전자 메일의 파일을 식별하려면 키워드 쿼리 편집기에 대해 다음을 지정합니다.

InformationProtectionLabelId:<GUID>

GUID를 찾으려면 보안 및 규정 준수 PowerShell에서 Get-Label cmdlet을 사용합니다.

Get-Label | Format-Table -Property DisplayName, Name, Guid

학습 가능한 분류자를 사용하여 콘텐츠에 레이블 자동 적용

학습 가능한 분류자 옵션을 선택하는 경우 미리 학습된 분류자 또는 사용자 지정 학습 가능한 분류자 하나 이상을 선택할 수 있습니다.

사용 가능한 사전 훈련된 분류기는 종종 업데이트되므로 이 스크린샷에 표시된 것보다 더 많은 항목을 선택할 수 있습니다.

학습 가능한 분류자에 대한 자세한 내용은 학습 가능한 분류자에 대한 자세한 정보를 참조하세요.

이 옵션을 사용하여 레이블을 자동으로 적용하려면 SharePoint 사이트 및 사서함에 10MB 이상의 데이터가 있어야 합니다.

교육 가능한 분류자를 사용하여 보존 레이블을 자동으로 적용할 때 고려해야 할 사항은 다음과 같습니다.

• 6개월보다 오래된 SharePoint 및 OneDrive 항목에는 자동 레이블을 지정할 수 없습니다.

클라우드 첨부 파일에 레이블 자동 적용

사용자가 통신을 통해 전송되는 테넌트의 모든 파일 복사본 또는 Microsoft 365 Copilot 또는 Microsoft Copilot 참조되는 파일을 캡처하고 유지해야 하는 경우 이 옵션을 사용해야 할 수 있습니다. 통신 서비스 자체에 대한 보존 정책과 함께 이 옵션을 사용합니다. Exchange, Teams, Viva Engage 및 Copilot.

최신 첨부 파일이라고도 하는 클라우드 첨부 파일은 클라우드에 저장된 파일에 대한 포함된 링크를 사용하는 공유 메커니즘입니다. 버전 제어와 같은 공동 작업 혜택이 있는 공유 콘텐츠를 위한 중앙 집중식 저장소를 지원합니다. 클라우드 첨부 파일은 파일의 첨부 복사본이나 파일에 대한 URL 텍스트 링크가 아닙니다. 그러나 URL 텍스트 링크에 대한 지원도 지원됩니다. Outlook, Teams 및 Viva Engage 지원되는 클라우드 첨부 파일에 대한 시각적 검사 목록을 참조하는 것이 유용할 수 있습니다.

클라우드 첨부 파일에 보존 레이블을 적용하는 옵션을 선택하면 규정 준수를 위해 공유 시 해당 파일의 복사본이 생성됩니다. 그러면 선택한 보존 레이블이 eDiscovery를 사용하여 식별할 수 있는 사본에 적용됩니다. 사용자는 자료 보존 라이브러리에 저장된 복사본을 인식하지 못합니다. 보존 레이블은 메시지 자체 또는 원본 파일에 적용되지 않습니다.

파일을 수정하고 다시 공유하면 파일의 새 복사본이 자료 보존 라이브러리에 새 버전으로 저장됩니다. 항목에 레이블이 지정된 경우 레이블 설정을 사용해야 하는 이유를 비롯한 자세한 내용은 클라우드 첨부 파일에서 보존 기능이 작동하는 방식을 참조하세요.

이 옵션에 대해 지원되는 클라우드 첨부 파일은 SharePoint 및 OneDrive에 저장된 문서, 비디오 및 이미지와 같은 파일입니다. Teams의 경우 채팅 메시지에서 공유되는 클라우드 첨부 파일과 표준 및 비공개 채널이 지원됩니다. Viva Engage 경우 스토리라인, 커뮤니티 게시물 및 받은 편지함 메시지에서 사용자와 공유되는 클라우드 첨부 파일이 지원됩니다. Copilot의 경우 채팅 대화에서 사용자에게 참조되고 사용자가 참조하는 파일이 지원됩니다.

Teams, Outlook, Viva Engage 및 Copilot 이외의 모임 초대 및 앱을 통해 공유되는 클라우드 첨부 파일은 지원되지 않습니다. 클라우드 첨부 파일은 사용자 또는 Copilot에서 공유해야 합니다. 봇을 통해 전송된 클라우드 첨부 파일은 지원되지 않습니다.

이 옵션에 필수는 아니지만 공유 버전을 정확하게 캡처할 수 있도록 SharePoint 사이트 및 OneDrive 계정에 대해 버전 관리가 활성화되어 있는지 확인하는 것이 좋습니다. 버전 관리를 사용하도록 설정하지 않으면 사용 가능한 마지막 버전이 유지됩니다. 초안 또는 게시된 적이 없는 문서는 지원되지 않습니다.

클라우드 첨부 파일에 보존 레이블을 자동 적용하는 데 사용할 레이블을 선택할 때 레이블 보존 설정 보존 기간 시작 기준이 항목에 레이블이 지정된 경우인지 확인하세요.

이 옵션의 위치를 ​​구성할 때 다음을 선택할 수 있습니다.

• SharePoint 통신 사이트에 저장된 공유 파일, Microsoft 365 그룹에서 연결되지 않은 팀 사이트 및 클래식 사이트에 대한 SharePoint 클래식 및 통신 사이트입니다.
• Microsoft 365 그룹으로 연결된 팀 사이트에 저장된 공유 파일용 Microsoft 365 그룹.
• 사용자의 OneDrive에 저장된 공유 파일에 대한 OneDrive 계정.

Teams 및 Copilot에서 원본 파일, 전자 메일 메시지 또는 메시지를 보존하거나 삭제하고 Viva Engage 경우 별도의 보존 정책을 만들어야 합니다.

클라우드 첨부 파일에 보존 레이블을 자동 적용할 때 고려할 사항:

• Viva Engage 클라우드 첨부 파일을 지원하려면 기본 모드여야 합니다.

• 메시지를 편집하여 메시지를 보낸 후 Teams 또는 Viva Engage 메시지의 클라우드 첨부 파일 및 링크가 변경된 경우 변경된 클라우드 첨부 파일 및 링크는 보존에 지원되지 않습니다.

• 사용자가 Teams 대화에 추가되고 대화의 전체 기록에 대한 액세스 권한이 부여되면 해당 기록에 클라우드 첨부 파일 및 URL 텍스트 링크가 포함될 수 있습니다. 사용자가 대화에 추가한 후 48시간 이내에 이러한 첨부 파일을 공유한 경우 첨부 파일의 현재 복사본은 보존을 위해 자동 레이블이 지정됩니다. 이 기간 이전에 공유된 첨부 파일은 새로 추가된 사용자에 대해 지원되지 않습니다.

• Teams, Outlook, Viva Engage 및 Copilot 외부에서 공유되는 첨부 파일 및 링크는 지원되지 않으며 첨부 파일 및 링크는 SharePoint 또는 OneDrive에 저장된 콘텐츠여야 합니다.

• 암호화된 전자 메일 또는 암호화된 메시지의 클라우드 첨부 파일 및 링크는 지원되지 않습니다.

• 기존 Viva Engage 메시지를 첨부 파일과 공유하는 것은 지원되지 않습니다.

• URL 텍스트 링크의 공유 문서에만 해당됩니다.

  • 메시지 본문에서 지원되지만 이메일 제목 또는 Teams 채널 제목, 공지 또는 부제목에는 지원되지 않습니다.
  • 동일한 스레드의 이전 응답에 대해 지원되지 않으며 현재 메시지만 지원됨
  • 단일 메시지의 총 첨부 파일 수는 25개이며, 이 최대값은 URL 텍스트 링크의 클라우드 첨부 파일 및 공유 문서 조합일 수 있습니다.
  • 초기 전자 메일 본문 또는 Teams, Copilot 및 Viva Engage 메시지에서 5,000자를 초과하여 지원되지 않음

• 다음 항목은 보존할 수 있는 첨부 파일로 지원되지 않습니다.

  • SharePoint 사이트, 페이지, 목록, 양식, 폴더, 문서 세트 및 OneNote 페이지.
  • 공유 시 해당 파일에 액세스할 수 없는 사용자가 공유하는 파일입니다.
  • 클라우드 첨부 파일이 전송되기 전에 삭제되거나 이동된 파일입니다. 예를 들어 사용자가 파일을 계속 사용할 수 있는지 먼저 확인하지 않고 다른 메시지에서 이전에 공유한 첨부 파일을 복사하여 붙여넣는 경우가 해당합니다. 또는 파일이 삭제되었을 때 누군가가 오래된 메시지를 전달합니다.
  • 조직 외부의 게스트 또는 사용자가 공유하는 파일.
  • 초안 이메일 및 전송되지 않은 메시지의 파일.
  • 빈 파일.

보존 레이블이 적용되는 데 걸리는 시간

중요한 정보, 키워드 또는 검색 가능한 속성 또는 학습 가능한 분류자를 기반으로 보존 레이블을 자동으로 적용하는 경우 보존 레이블을 적용하는 데 최대 7일이 걸릴 수 있습니다.

예상 레이블이 7일 후에 표시되지 않으면 Microsoft Purview 포털 또는 Microsoft Purview 규정 준수 포털 레이블 정책 페이지에서 선택하여 자동 적용 정책의 상태를 검사. 꺼짐(오류)의 상태가 표시되고 위치에 대한 세부 정보에 정책을 배포하거나(SharePoint의 경우) 혹은 정책 재배포를 시도하는 데(OneDrive의 경우) 예상보다 시간이 오래 걸리고 있다는 메시지가 표시되는 경우, Set-RetentionCompliancePolicy PowerShell 명령을 실행하여 정책 배포를 다시 시도하세요.

1. Security & Compliance PowerShell에 연결

2. 다음 명령을 실행합니다.

   Set-RetentionCompliancePolicy -Identity <policy name> -RetryDistribution
   

보존 레이블과 해당 정책 업데이트하기

중요한 정보, 키워드 또는 검색 가능한 속성 또는 학습 가능한 분류자와 일치하도록 구성된 보존 레이블 정책 자동 적용: 정책의 보존 레이블이 이미 콘텐츠에 적용된 경우 선택한 레이블 및 정책에 대한 구성 변경 사항은 새로 식별된 콘텐츠와 더불어 이 콘텐츠에 자동으로 적용됩니다.

클라우드 첨부 파일에 대해 구성된 보존 레이블 정책 자동 적용: 이 정책은 기존 파일이 아닌 새로 공유된 파일에 적용되기 때문에 선택한 레이블 및 정책에 대한 구성 변경 사항은 새로 공유된 콘텐츠에만 자동으로 적용됩니다.

다음 내용을 포함하는 레이블이나 정책을 만들고 저장한 후에는 일부 설정을 변경할 수 없습니다.

• 보존 레이블 및 해당 정책의 이름, 범위 유형(적응형 또는 정적), 보존 기간을 제외한 보존 설정
• 항목을 레코드로 표시하는 옵션입니다.

보존 레이블 제거

보존 레이블을 삭제하려면 다음 세 가지 조건이 모두 적용되어야 합니다.

• 레이블은 보존 레이블 정책에 포함되지 않습니다.
• 이벤트 기반 보존을 위해 레이블이 구성되지 않았습니다.
• 레이블이 항목을 규정 레코드로 표시하도록 구성되지 않았습니다.

이러한 모든 조건이 충족되는 경우:

• 항목을 레코드로 표시하지 않는 보존 레이블을 항상 삭제할 수 있습니다("표준 보존 레이블"이라고도 함). 레이블이 항목에 적용되고 보존 레이블이 이러한 항목에서 제거되더라도 삭제에 성공합니다.

• 레이블이 항목에 적용되지 않은 경우에만 항목을 레코드로 표시하는 보존 레이블을 삭제할 수 있습니다. 레이블이 항목에 적용된 경우 삭제가 실패하고 레이블이 지정된 항목을 식별하는 콘텐츠 탐색기에 대한 링크가 표시됩니다. 콘텐츠 탐색기에서 레이블이 지정된 항목을 표시하는 데 최대 2일이 걸릴 수 있습니다. 이 시나리오에서는 콘텐츠 탐색기에 대한 링크를 표시하지 않고 보존 레이블을 삭제할 수 있습니다.

변경 방지를 위한 정책 잠금

아무도 정책을 끄거나, 삭제하거나, 제한 수준을 낮출 수 없도록 하려면, 보존 정책 및 보존 레이블 정책 변경을 제한하기 위한 보존 잠금 사용을 참조하세요.

보존 레이블 정책 문제 해결

자동 적용 보존 레이블 정책이 예상대로 작동하지 않거나 이러한 정책과 관련된 오류가 표시되는 경우 다음 문제 해결 리소스를 사용합니다.

• Microsoft 365 보존 및 보존 레이블 정책의 오류 식별
• Microsoft 365 보존 및 보존 레이블 정책의 오류 해결

또한 이전 기능, MRM 보존 태그 및 보존 정책을 사용하는 경우 사서함의 항목에 보존 레이블 자동 적용이 적용되지 않음을 참조하세요.

다음 단계

자동 레이블 지정 정책에서 적용된 레이블을 추적하는 데 도움이 되도록 다음을 수행합니다.

• 보존 레이블 모니터링
• 콘텐츠 검색을 사용하여 특정 보존 레이블을 사용하는 모든 콘텐츠 찾기
• 보존 작업 감사

SharePoint에서 관리 속성에 자동 적용 보존 레이블 정책을 사용하는 예제 시나리오와 보존 기간을 시작하는 이벤트 기반 보존에 대한 자세한 내용은 보존 레이블을 사용하여 SharePoint에 저장된 문서의 수명 주기를 관리를 참조하세요.