Power BI 구현 계획: 콘텐츠 사용 중지 및 보관

이 문서는 수명 주기가 끝날 때 콘텐츠를 사용 중지하고 보관하는 데 도움이 됩니다. 이 문서의 주요 대상은 다음과 같습니다.

• 패브릭 관리자: 조직에서 패브릭 감독을 담당하는 관리자입니다. Fabric 관리자는 Microsoft 365 또는 Azure DevOps를 감독하는 관리자와 같은 다른 관리자와 협업해야 할 수도 있습니다.
• COE(우수성 센터) 및 BI 팀: 조직에서 Power BI의 감독을 담당하는 팀으로, 이러한 팀에는 Power BI 콘텐츠의 수명 주기를 관리하는 방법을 결정하는 의사 결정자가 포함됩니다.
• 데이터 운영 팀: 엔터프라이즈 데이터 솔루션의 수명 주기 관리를 감독하는 팀입니다. 이러한 팀에는 콘텐츠 릴리스의 수명 주기를 처리하는 릴리스 관리자와 수명 주기 관리를 효과적으로 사용하고 지원하는 데 필요한 구성 요소를 만들고 관리하는 엔지니어가 포함될 수 있습니다.
• 콘텐츠 작성자 및 콘텐츠 소유자: 다른 사용자와 공유하기 위해 Fabric 포털에 게시하려는 콘텐츠를 만드는 사용자입니다. 이러한 개인은 자신이 만드는 Power BI 콘텐츠의 수명 주기를 관리할 책임이 있습니다.

수명 주기 관리는 콘텐츠 만들기부터 최종 사용 중지까지 콘텐츠를 처리하는 데 사용하는 프로세스 및 방식으로 구성됩니다. 수명 주기 관리의 다섯 번째 단계에서는 채택을 용이하게 하고 문제를 해결하기 위해 사용자 및 게시된 콘텐츠를 지원하는 콘텐츠를 지원하고 모니터링합니다. 결국 콘텐츠 수명 주기의 여섯 번째 단계이자 마지막인 단계로 이동하여 더 이상 사용되지 않거나 필요하지 않은 콘텐츠를 식별할 수 있습니다. 이 마지막 단계에서는 콘텐츠를 사용 중지하고 보관합니다.

콘텐츠가 목적을 달성하면 콘텐츠 사용 중지하고 보관하는 것이 중요합니다. 필요하지 않은 콘텐츠를 지원하는 데 리소스가 낭비되지 않도록 하고, 콘텐츠 작성자와 관리자가 필요한 콘텐츠를 더 쉽게 감독할 수 있도록 해줍니다. 수명 주기가 끝날 때 콘텐츠를 사용 중지하고 보관하는 경우 관련 콘텐츠 및 테넌트의 활성 영역에 노력과 리소스를 집중하기 때문에 거버넌스 및 효율성을 개선하는 데 도움이 됩니다.

다음 이미지는 콘텐츠를 사용 중지하고 보관하는 6단계를 강조 표시하면서 Power BI 콘텐츠의 수명 주기를 보여 줍니다.

결국 소비자는 더 이상 콘텐츠를 필요로 하지 않거나 사용하지 않을 수 있습니다. 배포되는 대체 콘텐츠, 다양한 비즈니스 목표 또는 우선 순위 변경 등 여러 가지 이유가 있을 수 있습니다.

콘텐츠를 사용 중지하면 다양한 방법으로 Power BI를 관리할 수 있습니다.

• 항목 수가 적으면 혼란이 줄어들고 환경을 보다 관리하기 쉽게 유지할 수 있습니다. 항목 수가 적으면 사용자가 활성 콘텐츠를 탐색하는 데 도움이 되며 유지 관리도 더 쉬워집니다.
• 사용하지 않는 항목을 제거하면 소비자가 사용해야 하는 콘텐츠에 대한 혼란을 줄일 수 있습니다.
• 활성 콘텐츠에 초점을 맞추면 감사가 더 쉬워집니다. 보안 역할 및 권한을 감사할 때 특히 그렇습니다.
• 항목 수가 적으면 리소스가 실수로 사용되지 않으므로 용량 사용을 최적화할 수 있습니다.

콘텐츠를 사용 중지할 시기와 방법 결정

사용 중지할 수 있는 후보 콘텐츠를 식별하기 위해 감사 및 모니터링 활동을 수행할 때 조직의 사용 패턴을 정기적으로 평가해야 합니다. 이 단계를 콘텐츠 정리 작업이라고 합니다. 콘텐츠 정리 작업은 설문 조사 콘텐츠에 대해 정기적으로 예약된 작업인 반면, 콘텐츠 사용 중지는 수명 주기가 끝날 때 콘텐츠를 서비스 해제하기로 결정할 때 수행됩니다. 테넌트에 게시된 항목의 양에 따라 분기별 또는 월별 등과 같이 이러한 활동을 더 정기적으로 수행할 수 있습니다.

콘텐츠 정리 활동 계획

콘텐츠를 분석하여 사용 중지하고 보관할 수 있는 콘텐츠를 식별하려면 다음과 같은 주요 고려 사항과 결정을 정해야 합니다.

• 분석 범위 선택: 콘텐츠 정리 작업은 테넌트 수준에서 수행할 수 있습니다. 그러나 작업 영역, 용량 또는 도메인 수준에서 분석을 수행하는 것도 일반적입니다. 이렇게 하면 특정 요구 사항 또는 사용자 모집단에 따라 결정을 내리고 조치를 취할 수 있습니다. 예를 들어 작업 영역 관리자는 관리하는 작업 영역의 정기적인 콘텐츠 정리 작업을 담당할 수 있습니다.
• 특정 콘텐츠의 기간 결정: 분석 중인 콘텐츠와 관련된 기간을 고려합니다. 표준 기간(예: 3개월 이내에 사용량 없음)이 있을 수 있지만 모든 상황에서 동일한 지침을 사용하기는 어려울 수 있습니다. 다음 예제를 고려해 보세요.
  • 표준 3개월 기간: 영업 팀이 분기별 보너스를 추적하기 위한 작업 영역이 있습니다. 지난 3개월 동안 사용량이 없으면 전체 작업 영역이 사용 중지 후보가 됩니다.
  • 1개월 미만의 기간: 일일 판매 수치가 포함된 운영 보고서는 매일 또는 매주 자주 사용하도록 되어 있습니다. 지난 한 달 동안 사용하지 않았다면 해당 보고서는 사용 중지 후보가 됩니다.
  • 1년 이상의 기간: 외부 감사자에게 보고서를 제공하기 위해 IT에서 1년에 한 번씩 의미 체계 모델을 생성합니다. 가장 최근 몇 개월 동안에는 사용량이 없지만 의미 체계 모델을 유지하는 것이 중요합니다. 이런 상황에서는 사용 중지 후보가 되기 전에 1년이 넘는 기간이 정당화됩니다.
  • 기간이 없는 예외: 주요 조직의 KPI(핵심 성과 지표)가 포함된 성과 기록표는 경영진이 간헐적으로 사용합니다. 사용량이 일정하지 않고 시청자 수가 적더라도 이 특정 콘텐츠는 전적으로 낮은 사용량에만 기반하여 사용 중지로 간주하지는 않습니다.
• 분류 만들기: 일관되게 사용할 용어를 결정합니다. 자주 사용, 적극적으로 사용, 가끔 사용, 사용되지 않는 등의 용어를 분류하기 위한 공통 정의를 만듭니다. 콘텐츠 사용량 및 사용자 활동 수준을 분석하기 위해 이러한 용어를 적용하는 방법을 고려합니다. 자세한 내용은 분류 만들기를 참조하세요.
• 관련 사용 현황 메트릭 선택: 대부분의 경우 콘텐츠의 총 실제 보기 및 콘텐츠의 총 실제 사용자(뷰어)를 비롯한 여러 메트릭을 고려해야 합니다. 다음 예제를 고려해 보세요.
  • 높은 조회수: 하나의 보고서에 소수의 사용자로부터 지속적으로 높은 조회수가 기록될 수 있습니다. 이 활동은 개인 BI 및 팀 BI 사용 시나리오를 반영할 수 있습니다.
  • 많은 수의 사용자: 보고서에는 조직 전체의 다양한 영역에서 많은 수의 뷰어가 있을 수 있습니다. 콘텐츠가 광범위하게 사용되더라도 실제 보기는 산발적이고 일관성이 없을 수 있습니다. 이 활동은 엔터프라이즈 BI 사용 시나리오를 반영할 수 있습니다.
  • 잠재적 뷰어와 실제 뷰어: Power BI 앱 또는 보고서에는 잠재적 뷰어가 많도록 권한이 할당되었을 수 있습니다. 그러나 잠재적 뷰어 중 소수에서만 실제 사용량이 표시될 수 있습니다.
• 사용 현황 분석 및 정리를 수행할 사용자 결정: 조직에서 콘텐츠 소유권 및 관리가 처리되는 방식에 따라 콘텐츠 정리 작업을 담당할 사용자를 고려합니다.

콘텐츠 정리 분석을 수행하는 방법을 계획한 후에는 사용 중지할 콘텐츠를 식별해야 합니다.

사용 중지할 콘텐츠 식별

이 시점에서 정기적인 콘텐츠 정리 작업을 계획하고 테넌트의 콘텐츠를 분석하는 방법에 대한 몇 가지 주요 선택과 결정을 내렸습니다. 이제 사용 패턴을 분석하고 사용 중지할 후보 콘텐츠를 식별해야 합니다. 일반적으로 조사할 사용량과 유지 관리가 적은 콘텐츠를 찾으려고 합니다.

잘 사용되지 않고 더 이상 유지 관리되지 않는 콘텐츠를 찾기 위해 다음 작업을 고려해 보세요.

• 보기 분석: 보고서 및 앱 등 시각적 항목의 보기 수에 중점을 두어야 합니다.
  • 해당 기간의 총 보기를 기준으로 항목을 정렬합니다(이전 섹션에서 설명). 사용되지 않거나 가끔씩만 사용되는 항목을 찾는 데 중점을 둡니다.
  • 기간에 따라 최근 사용량을 분석합니다.
  • 지난 기간에 비해 하향 추세를 확인합니다.
• 쿼리 분석: 의미 체계 모델과 같은 데이터 항목에 대해 제출된 쿼리에 중점을 두어야 합니다.
  • 해당 기간의 총 쿼리를 기준으로 항목을 정렬합니다. 사용되지 않거나 가끔씩만 사용되는 콘텐츠를 찾는 데 중점을 둡니다.
  • 기간에 따라 최근 사용량을 분석합니다.
  • 지난 기간에 비해 하향 추세를 확인합니다.
• 뷰어 분석: 때때로 보기 및 쿼리와 비교할 때 특정 기간 동안 총 뷰어 수가 관련성이 있을 수 있습니다.
  • 해당 기간의 총 뷰어 수를 기준으로 항목을 정렬합니다.
  • 콘텐츠 작성자, 소유자 또는 지원 팀 구성원인 뷰어를 필터링하여 보기 전용 활동을 하는 소비자에게 집중할 수 있습니다.
  • 보고서를 한두 번만 사용한 뷰어를 필터링하여 사용 추세에 미치는 영향을 확인합니다. 이러한 사용자가 실수로 보고서를 열었을 수 있습니다.
• 새로 고침 날짜 분석: 데이터 항목(예: 의미 체계 모델 또는 데이터 흐름)의 경우 콘텐츠를 마지막으로 새로 고친 시간을 확인합니다. 최근에 새로 고침되지 않았다면 데이터 항목이 더 이상 사용되지 않는다는 결론을 뒷받침하게 됩니다.
• 콘텐츠 업데이트 날짜 확인: 콘텐츠가 마지막으로 업데이트되거나 다시 게시된 시간을 확인하는 것이 도움이 될 수 있습니다. 최근에 업데이트되지 않은 콘텐츠는 사용 중지 준비가 될 수 있는 가능성을 뒷받침합니다.
• 문서 확인: 사용 통계 데이터를 사용하기 전에 사용 가능한 문서 또는 메타데이터를 검토합니다.
  • 콘텐츠에 대한 문서를 찾습니다. 이상적으로 보고서에는 대상 사용 및 대상 그룹을 문서화하는 소개 페이지가 포함됩니다. 이러한 유형의 정보는 뷰어에게 도움이 되며, 콘텐츠가 불규칙하게 사용될 때 특히 유용합니다.
  • 사용 가능한 메타데이터를 검토합니다. 작업 영역 설명에는 의도된 사용 패턴에 대한 관련 정보가 포함될 수 있습니다. 작업 영역 이름에는 사용량이 크게 달라지는 이유를 명확히 하는 [Dev] 또는[Test] 접미사가 포함될 수 있습니다.
• 콘텐츠 소유자와 소통: 사용 중지할 후보 항목을 찾으면 연락처 또는 소유자에게 콘텐츠에 대해 문의하세요. 사용 통계 데이터에서는 쉽게 확인할 수 없는 예상 사용 패턴에 대한 다른 인사이트를 가질 수도 있습니다. 경우에 따라 향후 요구 사항을 이해하기 위해 실무 전문가 또는 콘텐츠 소비자와 상의해야 할 수도 있습니다.

사용되지 않는 콘텐츠 사용 중지 준비

이 시점에서는 사용 중지에 적합한 콘텐츠를 확인했습니다. 다음으로, 보관 및 삭제하기 전에 몇 가지 준비 단계를 수행해야 합니다.

• 삭제할 항목의 범위 확인: 계속하기 전에 삭제할 항목에 대한 명확한 내용을 확인해야 합니다. 일반적으로 전체 작업 영역 또는 특정 개별 항목(예: 의미 체계 모델 및 이를 사용하는 보고서)입니다.
• 종속성 확인: 데이터 계보를 분석하고 영향 분석을 수행하여 모든 종속성을 고려했는지 확인합니다. 예를 들어 의미 체계 모델이 사용 중지되는 경우 해당 모델을 사용하는 모든 보고서도 사용 중지됩니다.
• 콘텐츠가 보관될 위치 식별: 콘텐츠가 삭제되기 전에 백업 또는 보관하는 것이 중요합니다. 이렇게 하면 나중에 필요할 경우 복구할 수 있습니다. 보관 저장소는 사용자가 실수로 보관된 콘텐츠를 찾아서 사용하지 않도록 최소 수준의 사용 권한이 있는 안전한 위치여야 합니다. 보관 파일을 만들기 위한 몇 가지 옵션이 있습니다. 소스 제어가 있을 수 있습니다(예: Git 통합). 또는 삭제하기 전에 Power BI 서비스에서 최신 파일을 다운로드하도록 선택할 수 있습니다. 의미 체계 모델 백업이 있을 수도 있습니다. 일반적으로 수명 주기 동안 저장된 중앙 리포지토리(예: OneDrive 또는 SharePoint 문서 라이브러리 또는 Git 리포지토리)에 콘텐츠를 보관하는 것을 고려해야 합니다.
• 복구 계획 확인: 콘텐츠가 보관될 위치를 식별한 후에는(이전 지점에서 설명) 콘텐츠를 복구하거나 롤백해야 하는 경우 어떤 프로세스가 될지 고려합니다. 예를 들어, Fabric 관리자에게 삭제된 작업 영역을 복원하도록 요청하여 보존 기간 동안 작업을 수행할 수 있습니다. 또는 만든 보관 파일에서 특정 항목을 다시 게시하도록 선택할 수 있습니다. 복구 계획의 테스트를 수행하여 프로세스를 진행할 수 있는지 확인합니다.
• 승인이 필요한지 여부 명시: 콘텐츠 및 프로세스에 따라 콘텐츠를 삭제하기 전에 승인을 받아야 할 수 있습니다.
• 변경 로그 만들기: 나중에 질문이 나오는 경우 삭제된 항목, 시기, 이유, 대상을 포함하는 문서를 참조하는 것이 좋습니다.
• 삭제를 처리할 사람 확인: 콘텐츠를 사용 중지하기로 결정한 사람이 삭제를 수행할 동일한 사람이 아닌 경우가 있습니다. 필요한 모든 권한이 부여되었는지 확인합니다.
  • 작업 영역 삭제: 전체 작업 영역을 삭제하는 방법에는 두 가지가 있습니다. 각 방법마다 다른 권한이 필요합니다.
    • 작업 영역 관리자 역할은 삭제를 처리하는 사용자가 작업 영역의 모든 콘텐츠에 액세스할 수 있도록 허용된 경우에 적합합니다.
    • Fabric 관리자 역할은 콘텐츠에 직접 액세스할 필요가 없는 테넌트 관리자에게 적합합니다. 이 경우 관리 포털 내에서 삭제를 수행합니다.
  • 한 항목 삭제: 작업 영역 내에서 개별 항목을 삭제하려면 기여자 이상의 작업 영역 역할이 필요합니다.
• 삭제 수행 시기 확인: 콘텐츠가 원활하게 사용되지 않으므로 삭제할 날짜와 시간은 중요하지 않습니다. 그러나 위험을 최소화하기 위해 일부 조직에는 승인된 변경 기간이 있습니다.
• 콘텐츠 소유자와 소통: 연락처 또는 소유자에게 콘텐츠가 보관 및 삭제될 것임을 알립니다. 일반적으로 콘텐츠의 소비자는 비활성 콘텐츠에 대한 알림을 받을 필요가 없습니다. 사용자 통신이 경우에 따라 적절할 수도 있지만, 사용자가 나중에 해당 콘텐츠가 필요할지 확신할 수 없기 때문에 사용하지 않는 콘텐츠를 손실하는 것에 대한 내성이 높은 경우를 주의해야 합니다.

사용하지 않는 콘텐츠 보관 및 삭제

이 시점에서 사용 중지할 수 있는 콘텐츠를 식별하고 적절한 준비 단계를 수행하여 이를 제거하고 보관합니다. 지금 마지막 단계에서는 콘텐츠를 제거합니다. 여기에는 이전 섹션에서 설명한 결정 및 계획을 따르는 작업이 포함됩니다.

• 안전한 위치에 콘텐츠 보관: 콘텐츠를 백업하고 필요한 경우 복구할 수 있는 여러 가지 방법이 있습니다(이전 섹션에서 자세히 설명).
• 콘텐츠 삭제: 마지막 단계는 전체 작업 영역 또는 개별 항목을 적절하게 삭제하는 것입니다(이전 섹션에서 자세히 설명).

검사 목록 - 콘텐츠 사용 중지 및 보관을 계획할 때 주요 결정 및 작업에는 다음이 포함됩니다.

관련 콘텐츠

Power BI 구현에 도움이 되는 더 많은 고려 사항, 작업, 의사 결정 기준, 권장 사항은 Power BI 구현 계획을 참조하세요.