Configurar a funcionalidade de email no Microsoft Dynamics AX

Artigo
08/03/2018

Se aplica a: Microsoft Dynamics AX 2012 R3, Microsoft Dynamics AX 2012 R2, Microsoft Dynamics AX 2012 Feature Pack, Microsoft Dynamics AX 2012

Para configurar a funcionalidade de email no Microsoft Dynamics AX, conclua os procedimentos deste tópico. Esses procedimentos ajudarão você a conectar o Microsoft Dynamics AX a um servidor de email SMTP, a definir configurações de email para usuários, a configurar um lote para enviar mensagens de email e a criar modelos de email.

Depois de concluir os procedimentos deste tópico, o Microsoft Dynamics AX pode enviar mensagens de email para os usuários com base nos recursos que você esteja usando. Por exemplo, o Microsoft Dynamics AX pode enviar mensagens de email para os usuários quando os documentos forem atribuídos a eles para aprovação (como definido pelo fluxo de trabalho) ou quando as ordens de venda forem canceladas (como definido pela regra de alerta).

Visão geral

O diagrama a seguir mostra as etapas do processo de configuração da funcionalidade de email no Microsoft Dynamics AX.

Como configurar a funcionalidade de email

1. Configurar o servidor de email SMTP

A primeira etapa do processo é configurar um servidor de email SMTP (Simple Mail Transfer Protocol) em seu ambiente. Para fazer isso, conclua os procedimentos a seguir.

Instalar o servidor SMTP

Instale o servidor SMTP em um computador que esteja executando o Windows Server. As instruções variam com base na versão do Windows Server que você está usando.

Se você estiver usando o Windows Server 2008 ou o Windows Server 2008 R2, siga estas etapas para instalar o servidor SMTP.

Clique em Iniciar > Ferramentas Administrativas > Gerenciador do Servidor.
Na área Resumo dos Recursos, clique em Adicionar Recursos.
A página Selecionar Recursos é exibida. Clique na caixa de seleção Servidor SMTP.
Será exibida uma janela perguntando se você deseja adicionar serviços e recursos de função para o servidor SMTP. Clique em Adicionar Serviços de Função Necessários.
A página Selecionar Recursos é reexibida. Clique em Avançar.
A página Servidor Web (IIS) é exibida. Clique em Avançar.
A página Selecionar Serviços de Função é exibida. Clique em Avançar.
A página Confirmar Serviços de Instalação é exibida. Clique em Instalar.

Se você estiver usando o Windows Server 2012, siga estas etapas para instalar o servidor SMTP.

Na tela Iniciar, clique em Gerenciador do Servidor.
Clique no menu Gerenciar e então clique em Adicionar Funções e Recursos.
A página Antes de começar é exibida. Clique em Avançar.
A página Selecionar tipo de instalação é exibida. Selecione a opção Instalação baseada em função ou baseada em recurso e clique em Avançar.
A página Selecionar servidor de destino é exibida. Selecione o servidor no qual você deseja instalar o servidor SMTP. Clique em Avançar.
A página Selecionar funções de servidor é exibida. Clique em Avançar.
A janela Selecionar Recursos é exibida. Clique na caixa de seleção Servidor SMTP.
Será exibida uma janela perguntando se você deseja adicionar serviços e recursos de função para o servidor SMTP. Clique em Adicionar Recursos.
A página Selecionar Recursos é reexibida. Clique em Avançar.
A página Servidor Web (IIS) é exibida. Clique em Avançar.
A página Selecionar Serviços de Função é exibida. Clique em Avançar.
A página Confirmar Serviços de Instalação é exibida. Clique em Instalar.

Configurar o servidor SMTP

Use o procedimento a seguir para configurar o servidor SMTP para usar a autenticação integrada do Windows.

Do menu ou da tela Iniciar, clique em Ferramentas Administrativas.
Clique em Gerenciador de Serviços de Informações da Internet (IIS) 6.0 para abrir o Gerenciador do IIS.
No painel esquerdo, selecione o nome do servidor.
No painel direito, clique com o botão direito do mouse em [Servidor Virtual SMTP 1] e então clique em Propriedades.
A janela Propriedades do [Servidor Virtual SMTP 1] é exibida. Clique na guia Acesso.
Clique no botão Autenticação.
A janela Autenticação é exibida. Marque a caixa de seleção Autenticação do Windows Integrada. Clique em OK.
A guia Acesso é reexibida. Clique no botão Retransmissão.
A janela Restrições de Retransmissão é exibida. Marque a caixa de seleção Permitir que todos os computadores que autentiquem com êxito retransmitam, independentemente da lista acima. Clique em OK.
A janela Propriedades do [Servidor Virtual SMTP 1] é reexibida. Clique em OK para fechar a janela.

Conectar o Microsoft Dynamics AX ao servidor de email SMTP

Use o procedimento a seguir para conectar o Microsoft Dynamics AX ao servidor de email SMTP.

Abra o cliente Microsoft Dynamics AX.
Clique em Administração do sistema > Configuração > Sistema > Parâmetros de email.
No campo Servidor de saída de emails, insira o nome do computador no qual você instalou o servidor SMTP.
No campo Nome do computador local, insira o nome do computador local.
No campo Número da porta SMTP, insira o número da porta a ser usado com SMTP. O número de porta padrão é 25.
Se o servidor SMTP exigir autenticação, insira um nome de usuário e uma senha válidos.
Marque a caixa de seleção Usar NTLM.
No campo Limite do tamanho do anexo (MB), insira um limite de tamanho para anexos de email.

A chave do Registro maxbuffersize também limita o tamanho aceitável para anexos de email. Se o tamanho inserido neste campo exceder o tamanho máximo do buffer, o limite do tamanho máximo do buffer se aplicará.
No campo Permitir dados incorporados e arquivos anexados a partir de, insira ou navegue até o local onde anexos de email ou outros dados inseridos em um email são armazenados.

2. Inserir o endereço de email de cada usuário

Para inserir o endereço de email de cada usuário do Microsoft Dynamics AX, conclua este procedimento.

Observação

Se preferir que os usuários insiram seus respectivos endereços de email, instrua usuários a fazer o seguinte:

Abra o cliente Microsoft Dynamics AX.
Clique em Arquivo > Ferramentas > Opções.
Insira um endereço de email no campo Email.

Abra o cliente Microsoft Dynamics AX.
Clique em Administração do sistema > Comum > Usuários > Usuários.
Selecione um usuário.
Clique em Opções.
No campo Email, insira o endereço de email do usuário selecionado.
Clique em Fechar.
A página Usuários será reexibida. Selecione outro usuário e repita as etapas 4 a 6.

3. Usar o processamento em lotes para enviar mensagens de email

O processamento em lotes é usado para enviar mensagens de email geradas do Microsoft Dynamics AX. Use os procedimentos a seguir para criar um grupo de lotes e para configurar o trabalho em lotes que enviará mensagens de email.

Criar um grupo de lotes

Um trabalho em lotes, chamado Trabalho em Lotes do Distribuidor de Email, é usado para enviar mensagens de email geradas do Microsoft Dynamics AX. O trabalho em lotes deverá ser executado no contexto de um grupo de lotes. Conclua as etapas a seguir para criar um grupo de lotes para o Trabalho em Lotes do Distribuidor de Email.

Clique em Administração do sistema > Configuração > Grupo de lotes.
Clique em Novo para criar um grupo de lotes novo.
No campo Grupo, insira um nome exclusivo para o grupo de lotes. Por exemplo, insira Email.
No campo Descrição, insira uma descrição para ajudar a identificar o grupo de lotes.
Clique na guia Servidores em lote.

A lista de Servidores selecionados exibe as instâncias AOS em que o grupo de lotes será executado. A lista Servidores restantes exibe as instâncias AOS restantes que estão disponíveis como servidores em lote.
Use os botões de seta para adicionar servidores à lista de Servidores selecionados ou para remover servidores da lista de Servidores selecionados.

Configurar o trabalho em lotes

Conclua as etapas a seguir para configurar o Trabalho em Lotes do Distribuidor de Email.

Clique em Administração do sistema > Atividades Periódicas > Processamento de email > Lote.
Marque a caixa de seleção Processamento em lotes.
No campo Descrição da tarefa, insira uma descrição para este trabalho em lotes.
Na lista Grupo de lotes, selecione o grupo de lotes criado no procedimento anterior.
Marque a caixa de seleção Particular se quiser impedir que outros usuários executem este trabalho em lotes. Um trabalho em lotes particular poderá ser executado somente pelo usuário que o especificou e somente no computador em que o usuário fez logon.
Clique em Recorrência para especificar a frequência de execução desse trabalho em lotes.
Clique em Alertas para enviar notificações quando esse trabalho em lotes terminar, tiver um erro ou for cancelado.

4. Definir configurações de email para recursos ou aplicativos específicos

Vários recursos e aplicativos no Microsoft Dynamics AX podem ser configurados para enviar notificações de email para os usuários. Você deve definir as configurações de email específicas desses recursos e aplicativos. Consulte a documentação desses recursos e aplicativos para obter instruções especializadas. Por exemplo:

Se você estiver usando fluxos de trabalho, consulte Definir configurações de email para o sistema de fluxo de trabalho para obter informações sobre como configurar a funcionalidade de email para o sistema de fluxo de trabalho.
Se você estiver usando regras de alerta, consulte Mensagens de email de alerta para obter informações sobre como configurar a funcionalidade de email para regras de alerta.
Se estiver usando o Retail, consulte Configurar recebimentos de email para obter informações sobre como enviar recibos por email para os clientes.

O processo de definir configurações de email para recursos ou aplicativos específicos variará mas, no mínimo, o processo incluirá a criação de um ou mais modelos de email. As etapas para a criação de um modelo de email foram incluídas abaixo.

Criar um modelo de email

Como parte do processo de definir configurações de email para um recurso ou aplicativo específico, será necessário criar um ou mais modelos de email.

Por exemplo, suponha que você tenha criado um fluxo de trabalho no Microsoft Dynamics AX para requisições de compra. Esse fluxo de trabalho define quem deve aprovar requisições de compra. Você pode configurar o fluxo de trabalho de forma que mensagens de email baseadas em um modelo de email sejam enviadas aos usuários com requisitos de compra atribuídos a eles para aprovação.

Um modelo de email pode conter várias versões, com cada versão escrita em um idioma diferente.

Conclua o procedimento a seguir para criar um modelo de email.

Clique em Administração da organização > Configuração > Modelos de email.
O modelo de email que você está criando será usado na organização inteira ou com uma empresa específica? A resposta para essa pergunta determinará se você deve marcar a caixa de seleção Mostrar emails do sistema.
- Se o modelo de email que você está criando for usado com um recurso ou aplicativo utilizado na organização inteira, marque a caixa de seleção Mostrar emails do sistema.
  
  Por exemplo, se você estiver criando um modelo de email a ser usado com um fluxo de trabalho de requisição de compra, marque essa caixa de seleção. Isso ocorre porque um fluxo de trabalho de requisição de compra é usado pela organização inteira. (Para obter mais informações sobre como cada tipo de fluxo de trabalho é usado, consulte Tipos de fluxo de trabalho).
- Se o modelo de email que você está criando for usado com um recurso ou aplicativo utilizado com uma empresa específica, não marque a caixa de seleção Mostrar emails do sistema.
  
  Por exemplo, se você estiver criando um modelo de email a ser usado com um fluxo de trabalho de ordem de compra, não marque essa caixa de seleção. Isso ocorre porque um fluxo de trabalho da ordem de compra é usado com uma empresa específica.
No painel superior do formulário, pressione CTRL+N para criar um modelo de email.
Insira as seguintes informações para o modelo de email:
1. No campo ID de email, insira uma ID para o modelo de email. A ID deve corresponder à finalidade do modelo. Esse campo é limitado a 10 caracteres.
2. No campo Descrição de email, insira uma descrição para o modelo de email.
3. No campo Código do idioma padrão, selecione um código de idioma. Se um usuário usar um idioma diferente e se não houver uma versão correspondente do modelo de email para esse idioma, a mensagem de email será enviada usando o idioma especificado aqui.
4. No campo Nome do remetente, insira um nome para o remetente, como Microsoft Dynamics AX. Esse é o nome que um destinatário verá na caixa de entrada ao receber uma mensagem de email.
5. No campo Remetente de email, insira o endereço de email que pode ser usado para enviar mensagens de email geradas pelo Microsoft Dynamics AX.
Clique na guia Geral. Conclua estas etapas:
1. Na lista Prioridade, selecione uma prioridade. Isso determinará se a mensagem de email será exibida com prioridade na caixa de entrada do destinatário.
2. Na lista Grupo de lotes, selecione o grupo de lotes criado anteriormente neste tópico.

No painel inferior do formulário, pressione CTRL+N para criar uma versão específica do idioma do modelo. Para cada versão que você criar, siga estas etapas:

Verifique se o campo ID de email exibe a ID criada na etapa 4.
No campo Idioma, selecione o idioma que você usará para escrever o corpo da mensagem de email.

No campo Assunto, insira o assunto da mensagem de e-mail.

Se desejar que o assunto da mensagem de email seja gerado automaticamente, insira %subject%. Para compreender melhor como o espaço reservado funciona, consulte o exemplo listado na tabela a seguir.

CENÁRIO:

Você está criando um modelo de email para um fluxo de trabalho de requisição de compra.

SE:

Suponha o seguinte:

Insira o seguinte espaço reservado no campo Assunto do modelo de email:

%subject%
O campo Assunto do item de trabalho contém o texto a seguir. Esse campo está localizado no formulário Propriedades para a etapa de aprovação do fluxo de trabalho.

Ação necessária: uma requisição de compra é atribuída a você para aprovação

ENTÃO:

No email gerado e enviado aos usuários, o espaço reservado %subject% é automaticamente substituído pelo seguinte texto:

Ação necessária: uma requisição de compra é atribuída a você para aprovação

Para obter mais informações sobre espaços reservados, consulte a seção a seguir neste tópico.

No campo Layout, selecione XSLT ou HTML, dependendo de como a mensagem deve ser exibida.

Clique em Mensagem de email. No formulário exibido, insira o conteúdo da mensagem.

Se quiser que a mensagem seja gerada automaticamente, insira %message%. Para compreender melhor como o espaço reservado funciona, consulte o exemplo listado na tabela a seguir.

CENÁRIO:

Você está criando um modelo de email para um fluxo de trabalho de requisição de compra.

SE:

Suponha o seguinte:

Insira o seguinte espaço reservado como a mensagem do modelo de email:

%message%
O campo Instruções do item de trabalho contém o texto a seguir. Esse campo está localizado no formulário Propriedades para a etapa de aprovação do fluxo de trabalho.

A requisição de compra %Purchase requisition.PurchReqId% foi atribuída a você para aprovação.

Esta requisição de compra tem como total %Purchase requisition.Approval amount% e foi enviada por %Purchase requisition.Worker.createdBy%.

[!Nota]
O texto entre os símbolos % são espaços reservados que você pode inserir ao configurar o fluxo de trabalho. Neste exemplo, os espaços reservados serão substituídos pelos dados específicos relacionados a requisições de compra.

ENTÃO:

No email gerado e enviado aos usuários, o espaço reservado %message% é automaticamente substituído pelo seguinte texto:

A requisição de compra PR-0108 foi atribuída a você para aprovação.

A requisição de compra tem como total BRL 5000 e foi enviada por Jimmy Matney.

Para obter mais informações sobre espaços reservados, consulte a seção a seguir neste tópico. 6. Salve a mensagem.

Usar espaços reservados

Espaços reservados podem ser usados ao criar modelos de email. Os espaços reservados serão substituídos pelo texto específico do recurso para o qual você está criando o modelo de email.

Por exemplo, suponha que você esteja criando um modelo de email que será enviado a usuários que devem aprovar requisições de compra. Se você insere %message% o corpo do modelo de email, o espaço reservado %message% será substituído pelo texto inserido nas propriedades de configuração do fluxo de trabalho.

Os seguintes espaços reservados podem ser adicionados a modelos de email. Os espaços reservados usados dependerão de você optar por criar o modelo de email usando HTML ou XSLT.

Espaço reservado HTML	Espaço reservado XSLT	Informações exibidas na mensagem de e-mail
%subject%	alert/subject	O assunto definido nas propriedades de configuração do recurso relacionado.
%message%	alert/message	A mensagem definida nas propriedades de configuração do recurso relacionado.
%event%	alert/event	O evento que ocorreu.
%occurred%	alert/occurred	A data em que o evento ocorreu.
%for%	alert/for	O registro em que o evento foi observado.
%data%	alert/data	Informações detalhadas.
%company%	alert/company	A empresa em que o evento ocorreu.

Especificar quando cada modelo deve ser usado

Depois de criar modelos de email, você deve especificar quando cada modelo deverá ser usado. Para obter instruções sobre como fazer isso, consulte a documentação dos recursos para os quais você criou os modelos de email.

Por exemplo:

Se você criar modelos de email para fluxos de trabalho, consulte Definir configurações de email para o sistema de fluxo de trabalho para obter informações sobre como configurar o sistema de fluxo de trabalho para usar esses modelos.
Se você criou modelos de email para regras de alerta, consulte Definir uma identificação de email para alertas para obter informações sobre como configurar regras de alerta para usar esses modelos.
Se você criou modelos de email para fins de cobrança no módulo Contas a Receber, consulte Configurar cobranças para obter informações sobre como configurar Contas a Receber para usar esses modelos.

5. Monitorar mensagens de email que aguardam envio

Use os procedimentos a seguir para monitorar mensagens de email de saída.

Exiba o status das mensagens de e-mail de saída

Use o procedimento a seguir para monitorar o status de mensagens de email que estejam aguardando envio.

Clique em Administração do sistema > Atividades Periódicas > Processamento de email > Status de envio de email.
Se você deseja que o formulário liste todas as mensagens de email — incluindo aquelas que foram enviadas com êxito — marque a caixa de seleção Mostrar também emails enviados.
Exiba o status de cada mensagem de email na coluna Status.
- Quando uma mensagem tiver sido enviada, seu status será Enviado.
- Quando uma mensagem estiver aguardando para ser enviada, seu status será Aguardando.
  
  O status Aguardando é seguido de um número "n" entre parênteses, como 1. Esse número indica o número de tentativas feitas para enviar a mensagem de email. O número não pode ser maior do que o número de tentativas especificado na agenda de tentativas. (Para obter mais informações sobre a agenda de tentativas, consulte a próxima seção).
- Quando uma mensagem não tiver sido enviada com êxito — e nenhuma tentativa estiver agendada — seu status será Reprovado.
  
  Se você quiser tentar reenviar esta mensagem, clique em Reiniciar envio. A agenda de tentativas será seguida ao tentar enviar esta mensagem.

Estabelecer um plano de tentativas

Você pode configurar uma agenda de tentativas para mensagens que não foram enviadas com êxito. A agenda de tentativas especifica quantas tentativas você deseja fazer para enviar mensagens de email, e o período entre cada tentativa.

A agenda de tentativas deve ser configurada de forma que o servidor AOS não seja sobrecarregado. Os intervalos entre as tentativas devem aumentar gradualmente. Por exemplo, a primeira tentativa poderia ocorrer após um minuto, a segunda tentativa poderia ocorrer após uma hora, a terceira tentativa poderia ocorrer após um dia e assim por diante. Para distribuir a carga, também é possível configurar a agenda de tentativas em vários servidores AOS.