Planear fornecedores pontuais no setor público
Isto artigo explica como se preparar para importar e criar vários fornecedores e faturas pontuais.
Normalmente, se você planeja importar em massa informações de fornecedores e faturas, primeiro cria um ficheiro de dados em formato de planilha e o salva no formato CSV (valores separados por vírgula).
- Como as vírgulas são usadas para separar os campos em um ficheiro CSV, não use vírgulas no texto de uma entrada. Por exemplo, para especificar o nome de uma empresa de "Smith, Smith e Jones", insira-o como Smith Smith e Jones.
- Se você não definir valores para campos nesta página, as contas de fornecedor recém-criadas usarão valores do perfil de fornecedor único mencionado na página Parâmetros de contas a pagar. Por exemplo, se o método de pagamento estiver definido como Verificar o perfil de fornecedor único na página Parâmetros de Contas a pagar, esse método de pagamento também será definido para os fornecedores únicos que está a adicionar.
- A sequência numérica Contas a pagar de fornecedor único é utilizada para atribuir as contas de fornecedor únicas e não deve ser definida como Contínua para isto serviço. As faturas são geradas em um estado de rascunho. Antes de criar propostas de pagamento para pagamento, tem de publicar as faturas.
A tabela a seguir mostra os campos que o ficheiro de importação deve conter. Cada etiqueta de campo é equivalente a um título de coluna em uma planilha e cada linha de planilha contém os dados para cada coluna aplicável.
Secção de fornecedores
| Campo | Informações |
|---|---|
| Tipo de registo | Pessoa ou Organização |
| Nome próprio | (Se o valor do tipo de registo for Pessoa) |
| Nome do meio (Opcional) | (Se o tipo de registo for Pessoa) |
| Apelido | (Se o tipo de registo for Pessoa) |
| Nome do fornecedor | (Se o tipo de registo for Organização) |
| Grupo | Limite de dez caracteres |
| País/região | Limite de dez caracteres |
| Código postal | |
| Rua | |
| Cidade | |
| Cidade | |
| Identificação fiscal federal (opcional) | (apenas nos EUA) número 1099 |
| Tipo de ID de imposto | (Apenas nos EUA) Os valores podem ser Desconhecido, Número de Identificação do Empregador , Número de Segurança Social , Número de Identificação do Contribuinte Individual ouNúmero de Identificação do Contribuinte Adotado . Nota: Se não for fornecido nenhum contribuinte (NIF) federal, isto campo deve ser definido como Desconhecido. |
| Conta bancária (Opcional) | Nome da conta bancária |
| Número da conta bancária | |
| Número de itinerário (Opcional) | |
| Código SWIFT (Opcional) | Também conhecido como BIC (Bank identifier code) |
| IBAN (facultativo) | Número de conta bancária internacional, limite de 34 caracteres |
Secção de faturas
| Campo | Informações |
|---|---|
| Número da fatura | Número da fatura, limite de 20 caracteres |
| Descrição da fatura (Opcional) | |
| Data de publicação (Opcional) | Formato da data |
| Data da fatura | Formato da data |
| Data de vencimento (opcional) | Formato da data |
| Número de linha | |
| Número do item (Opcional) | Limite de 20 caracteres Nota: Se nenhum número de item for fornecido, você deverá fornecer valores nos campos Categoria de compras e Hierarquia de categorias de compras. Se nenhuma categoria de aquisição e hierarquia de categoria de compras forem fornecidas, você deverá fornecer um valor no campo Número do item . |
| Nome do item (Opcional) | Limite de 60 caracteres |
| Hierarquia de categorias de compras (opcional) | Nota: Se fornecer um valor para isto campo, o campo Categoria de aprovisionamento também é obrigatório. |
| Categoria de contratação (Opcional) | Nota: Se fornecer um valor para isto campo, o campo Hierarquia de categorias de aprovisionamento também é obrigatório. |
| Quantidade (Opcional) | |
| Unidade (Opcional) | Limite de dez caracteres |
| Valor líquido da linha | São permitidos valores decimais. |
| Preço unitário (Opcional) | São permitidos valores decimais. |
Secção Distribuições
| Campo | Informações |
|---|---|
| Número | Número da linha de sindicação contabilística |
| Dimensões financeiras | Se o ficheiro importado tiver dimensões financeiras, será necessário incluir todas as dimensões financeiras com a nomenclatura adequada, caso contrário, aparecerá uma mensagem de erro informando que a dimensão do livro-razão é inválida. Em seguida, terá de corrigir as dimensões financeiras ou remover as colunas do ficheiro. |
| Percentagem | São permitidos valores decimais. |
O que faço a seguir?
Depois de configurar os pré-requisitos necessários, consulte Fornecedores pontuais no setor público.