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Colaboração de equipa de trabalhadores de primeira linha

  • Artigo
  • Aplica-se a:
    Microsoft Teams, Microsoft 365 for frontline workers

Junte a sua linha de frente para comunicar, colaborar e simplificar operações com o Microsoft Teams. O Microsoft 365 e o Teams podem capacitar os associados de retalho, profissionais de saúde, fornecedores de serviços financeiros, organizadores sem fins lucrativos, trabalhadores da indústria transformadora e muito mais para comunicar e colaborar de forma totalmente integrada.

Nota

Estes cenários também fazem parte do Microsoft Clouds para Serviços Financeiros, Cuidados de Saúde, Organizações Sem Fins Lucrativos e Retalho. Pode fazer mais com estes cenários quando também utiliza outras funcionalidades do Microsoft Clouds, como o Microsoft Dynamics 365 e o Azure.

Comunicações diárias e colaboração no Teams

O Microsoft Teams permite que a sua equipa no terreno colabore de forma eficiente com as funcionalidades e aplicações de colaboração. A sua força de trabalho de primeira linha pode utilizar o Teams em dispositivos pessoais ou partilhados, consoante as necessidades da sua organização.

Seguem-se algumas das formas como a sua linha de frente pode utilizar o Teams para comunicar e partilhar informações.

Tarefa Descrição Gerir esta capacidade Formação do utilizador final
Conversar, publicar mensagens e comunicar Os seus trabalhadores de primeira linha podem comunicar de forma totalmente integrada dentro e entre localizações através de conversas e conversas de canal. O Teams proporciona uma excelente experiência de colaboração completa para a sua organização e a maioria das organizações descobre que as predefinições funcionam para as mesmas. Gerir conversas, equipas, canais e aplicações. Conversas: Conversas de canal: Utilizar etiquetas no Teams
Ligar e reunir-se com membros da equipa Os gestores podem configurar reuniões individuais ou utilizar reuniões de canal para gerir reuniões diárias, com as funcionalidades de áudio, vídeo, partilha de ecrã, gravação e transcrição do Teams. Terá de configurar as definições para reuniões e conferências e ativar uma solução de voz para utilizar chamadas. Descrição geral de reuniões, webinars e câmaras municipais no Teams e Planear a sua solução de voz do Teams Chamadas: Reuniões:
Armazenar e partilhar ficheiros e documentos A partilha de ficheiros permite que os funcionários na loja acedam facilmente a informações como diagramas de merchandising sem ter de sair do piso de vendas ou obter ajuda de um gestor. Todas as equipas vêm automaticamente com um separador Ficheiros que pode utilizar para armazenar e partilhar documentos. Na verdade, este separador representa uma pasta na biblioteca de documentos do site de equipa predefinida no SharePoint que é criada automaticamente quando a equipa é criada. Descrição geral da integração do Teams e do SharePoint Carregar e partilhar ficheiros (vídeo de formação)

Veja exemplos de como diferentes setores podem utilizar capacidades de comunicação no Teams

Estes exemplos destinam-se a setores incluídos nas clouds do setor da Microsoft, mas pode utilizar estas capacidades para uma organização em qualquer setor.

Retalho

Os colaboradores de retalho podem utilizar o Teams para se manterem em contacto e servirem melhor os clientes. Diferentes localizações e departamentos podem utilizar chats e canais para partilhar informações sobre produtos e políticas, como os itens que estão a ser promovidos ou que estão a ser colocados à venda. Os funcionários em diferentes departamentos ou localizações podem utilizar reuniões do Teams para obter atualizações importantes sem sair das respetivas estações. Os gestores ou especialistas em merchandising podem utilizar a partilha de ficheiros para enviar diagramas para novos ecrãs ou novas etiquetas de produto.

Cuidados de Saúde

Os profissionais de saúde num hospital utilizam as capacidades do Teams para coordenar os cuidados. Todos os membros do escritório fazem parte de uma conversa geral, e cada grupo de trabalhadores (médicos, enfermeiros, recepcionistas e outros funcionários) pode ter o seu próprio canal onde podem fazer perguntas e comunicar. Os funcionários de diferentes departamentos utilizam reuniões e chamadas do Teams para se manterem atualizados sem terem de sair das respetivas estações. Quando vários docentes atendem um paciente, partilham notas e planos de cuidados através do Teams. Os funcionários que trabalham com instrumentos e maquinaria, como técnicos de instrumentos médicos, podem partilhar factos e folhas de cuidados sobre equipamentos.

Serviços financeiros

Os funcionários do banco podem utilizar o Teams para comunicar entre sucursais e partilhar informações. Cada ramo pode utilizar um canal separado, tal como diferentes grupos de trabalho, como caixas e consultores. Os bancos podem realizar reuniões do Teams para diferentes ramos para saber mais sobre novas políticas e produtos. Também podem realizar reuniões matinais com toda a região antes de os ramos abrirem. Quando o banco lança um novo produto, como um cartão de crédito ou tipo de conta, as folhas de factos podem ser partilhadas no Teams para que todos tenham acesso rápido a novas informações.

Indústria fabril

As funções de trabalho de fabrico podem utilizar o Teams para comunicar e coordenar a produção dentro e entre localizações. As plantas podem realizar reuniões matinais de stand-up sem que ninguém tenha que sair das suas estações. Os trabalhadores podem utilizar o chat para entrar em contacto uns com os outros e supervisores para que não precisem de procurar em grandes áreas para encontrar ajuda. A sua equipa pode utilizar a partilha de ficheiros para garantir que todas as pessoas têm acesso em viagem a manuais, folhas de instruções, registos de inspeção e quaisquer outras informações de que os seus trabalhadores precisem.

Aplicações no Teams

A sua equipa pode utilizar aplicações no Teams para coordenar e colaborar entre si em tarefas diárias, tais como:

Sugestão

São dados exemplos para os setores dos serviços financeiros, dos cuidados de saúde, das organizações sem fins lucrativos e do retalho, mas pode utilizar estas aplicações para uma organização em qualquer setor.

Pode gerir aplicações para a sua organização no centro de administração do Teams. Para saber mais, veja Descrição geral da gestão e governação de aplicações no centro de administração do Teams.

Os seus utilizadores podem adicionar quaisquer aplicações que tenha permitido às respetivas equipas. Partilhe esta formação com os seus utilizadores para lhes mostrar como: Localizar e utilizar aplicações.

Criar uma experiência personalizada com Viva Connections

Viva Connections faz parte do conjunto Microsoft Viva e permite-lhe criar uma experiência de destino personalizada no Teams.

O dashboard Viva Connections fornece acesso rápido e fácil a informações e tarefas relacionadas com tarefas. Por exemplo, adicione o cartão Turnos para mostrar informações sobre a mudança seguinte ou atual da aplicação Turnos. O conteúdo nos cartões é dinâmico e personalizado para o utilizador.

Saiba mais sobre Viva Connections e como criar um dashboard Viva Connections.

Criar, gerir e publicar agendas com Turnos

Utilize os Turnos para gerir e partilhar agendas de forma totalmente integrada. Os gestores podem criar grupos personalizados, como caixas, enfermeiros ou especialistas em hipotecas, atribuir turnos aos funcionários, adicionar pausas e adicionar turnos abertos que os funcionários podem pedir para fazer. Os funcionários podem utilizar os Turnos para definir a disponibilidade, ver os seus horários, trocar turnos por colegas, entrar e sair, entre outros. Por exemplo, um coordenador voluntário numa organização sem fins lucrativos pode criar turnos abertos que os voluntários podem pedir para fazer.

Saiba como implementar e gerir turnos na sua organização.

Partilhe a documentação de ajuda dos Turnos com os seus utilizadores.

Mantenha-se em contacto com o Walkie Talkie

A aplicação Walkie Talkie no Teams proporciona uma experiência push-to-talk (PTT) que permite comunicações de voz claras, instantâneas e seguras. Por exemplo, se um cliente de um lado da loja perguntar a um funcionário se um item está em stock do outro lado da loja, o funcionário pode utilizar o Walkie Talkie para contactar alguém que trabalhe perto do item. Os funcionários também podem consultar facilmente especialistas noutras lojas ou escritórios empresariais. Uma vez que o Walkie Talkie trabalha através de Wi-Fi ou dados via rede móvel, a sua linha de frente pode comunicar a partir de qualquer lugar onde tenham uma ligação à Internet.

Indústria Exemplos:
Retalho Se um cliente fizer uma pergunta a um associado da loja à qual não sabe a resposta, o associado pode utilizar o Walkie Talkie para comunicar com um gestor ou outro especialista sem ter de sair do cliente.
Cuidados de Saúde Um membro da equipa médica que tenha uma pergunta sobre o tratamento de um paciente pode usar Walkie Talkie para comunicar com outro membro da equipa que trabalha com o paciente.
Serviços financeiros Um funcionário do banco que discute as opções de empréstimo com um cliente pode utilizar o Walkie Talkie para consultar um especialista em empréstimos para determinar a melhor opção para o cliente.
Indústria fabril Um técnico pode utilizar o Walkie Talkie para consultar um especialista noutra localização enquanto realiza manutenção ou reparações de equipamentos.

Saiba como gerir o Walkie Talkie para a sua organização.

Partilhe estes recursos do Walkie Talkie com os seus utilizadores:

Controlar e monitorizar o trabalho com Planner

Utilize Planner no Teams para controlar tarefas para toda a sua equipa de primeira linha. Os gestores e funcionários da loja podem criar, atribuir e agendar tarefas, categorizar tarefas e atualizar o estado em qualquer altura a partir de qualquer dispositivo que execute o Teams.

Os gestores de operações e os líderes empresariais podem publicar listas de tarefas em equipas específicas para a sua organização e monitorizar a conclusão do trabalho. Por exemplo, pode publicar um conjunto de tarefas para limpeza diária ou passos para configurar um novo ecrã.

Indústria Exemplos:
Retalho Um gestor de loja pode atribuir uma tarefa aos associados para configurar um novo ecrã sazonal.
Cuidados de Saúde Um líder de equipa num consultório médico pode atribuir uma tarefa a um enfermeiro para assistir a uma sessão de formação.
Serviços financeiros Um gestor bancário pode atribuir aos especialistas em hipotecas uma tarefa para rever e familiarizar-se com novas taxas ou políticas.
Indústria fabril Um supervisor pode atribuir uma tarefa a um trabalhador para inspecionar um novo lote de produtos.

Saiba como gerir a aplicação Planner para a sua organização e como configurar a hierarquia de filtragem da sua equipa para a publicação de tarefas.

Partilhar o Planner no Teams ajuda a & a aprender com os seus utilizadores.

Saiba como publicar listas de tarefas para definir e controlar o trabalho na sua organização.

Simplificar aprovações com Aprovações

Utilize Aprovações para simplificar pedidos e processos com a sua equipa. Crie, faça a gestão e partilhe aprovações diretamente a partir do seu hub para trabalho em equipa. Inicie um fluxo de aprovação a partir do mesmo local onde envia uma conversa, numa conversação de canal ou a partir da própria aplicação Aprovações. Basta selecionar um tipo de aprovação, adicionar detalhes, anexar ficheiros e escolher aprovadores. Depois de submetidos, os aprovadores são notificados e podem rever e agir sobre o pedido. Pode permitir a aplicação Aprovações para a sua organização e adicioná-la ao Teams.

Indústria Exemplos:
Retalho Um associado de vendas pode submeter um pedido de aprovação para oferecer um desconto ou uma taxa especial a um cliente.
Cuidados de Saúde Uma enfermeira pode submeter um pedido de aprovação para mudar a medicação de um internado.
Serviços financeiros Um especialista em empréstimos poderia apresentar um pedido de aprovação a um supervisor para oferecer uma taxa de juro especial.
Indústria fabril Um operador de computador pode submeter um pedido de aprovação para ajustar as definições num equipamento.

Saiba como gerir a aplicação Aprovações para a sua organização.

Partilhe este vídeo de formação de Aprovações com os seus utilizadores.

Dar entrada em curso com Atualizações

O Atualizações na aplicação Microsoft Teams fornece um local centralizado para os membros da sua organização criarem, reverem e submeterem atualizações. Ao criar modelos, pode utilizar a aplicação Atualizações para controlar tudo o que a sua organização precisa. Atualizações está disponível para ambiente de trabalho e dispositivos móveis.

Indústria Exemplos:
Retalho Um gestor pode atribuir o modelo de Abertura da Loja inicial para que a oportunidade potencial do turno seja concluída todas as manhãs.
Cuidados de Saúde Um coordenador de equipa pode criar e atribuir um modelo diário periódico com uma lista de verificação para a preparação do equipamento.
Serviços financeiros Um gestor bancário pode criar e atribuir um modelo diário periódico para os caixas confirmarem as contagens matinais.
Indústria fabril Um supervisor pode criar e atribuir um modelo para controlar o progresso na produção de um novo lote de itens.

Saiba como gerir a aplicação Atualizações para a sua organização.

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Aumentar a moral com Louvor

A aplicação Elogiar permite que os membros da equipa de gestão e de primeira linha se felicitem mutuamente e partilhem apreço através do envio de distintivos. O elogio ajuda os colaboradores a sentirem-se reconhecidos por conquistas como fazer objetivos de vendas e ir além e além para ajudar os clientes.

Indústria Exemplos:
Retalho Um gestor de loja pode enviar o distintivo Incrível a um associado que cumpra os seus objetivos de vendas.
Cuidados de Saúde Um profissional de saúde pode enviar o distintivo Kind heart a um colega que se esforça mais nos cuidados dos pacientes.
Serviços financeiros Um gestor bancário pode enviar o distintivo Achiever para um gestor de relações que ajuda a reter um cliente importante.
Indústria fabril Um gestor pode enviar o distintivo de Liderança a um supervisor cuja equipa está a ter um bom desempenho.

Saiba como gerir a aplicação Elogiar para a sua organização.

Partilhe esta formação em Vídeo de elogio com os seus utilizadores.

Comunicar por e-mail com o Exchange Online e o Outlook

Email é uma ferramenta de comunicação fundamental para a maioria dos locais de trabalho. Configure o e-mail com Exchange Online para permitir que os seus gestores e trabalhadores de primeira linha comuniquem entre si, com funcionários noutras localizações ou com a sede. Os utilizadores têm de ter uma licença F3 para terem uma caixa de correio de e-mail.

Também pode configurar caixas de correio partilhadas para permitir e-mails recebidos de clientes (por exemplo, para pedidos de atendimento ao cliente ou agendamento) e ter um grupo de trabalhadores que monitorizam e enviam e-mails a partir de um alias de e-mail público como info@contoso.com. Para obter mais informações sobre caixas de correio partilhadas, consulte Acerca das caixas de correio partilhadas e Abrir e utilizar uma caixa de correio partilhada no Outlook.

Saiba mais sobre as capacidades do Teams para indústrias específicas