刪除雲端式信箱中可復原的項目資料夾中的保留項目

Exchange Online 信箱的 [可復原的專案] 資料夾存在，以防止意外或惡意刪除。 它也會用來儲存合規性功能所保留和存取的專案，例如保留和電子檔探索搜尋。 不過，在某些情況下，組織可能會不小心將數據保留在必須刪除的 [可復原的專案] 資料夾中。 例如，使用者可能會在不知情的情況下傳送或轉寄電子郵件訊息，其中包含可能會造成嚴重商務後果的敏感性資訊或資訊。 即使永久刪除郵件，也可能無限期保留，因為已在信箱上放置合法保留。 此案例稱為數據溢出，因為數據意外溢出至 Office 365。 在這些情況下，您可以針對 Exchange Online 信箱刪除使用者 [可復原的專案] 資料夾中的專案，即使該信箱在 Office 365 中具有其中一個不同保留功能也一樣。 這些類型的保留包括訴訟保留、In-Place 保留、電子檔探索保留，以及在 Microsoft Purview 合規性入口網站 中建立的保留原則。

本文說明系統管理員如何針對保留中的雲端式信箱，從 [可復原的專案] 資料夾中刪除專案。 此程式牽涉到停用信箱的存取權，以及停用單一項目復原、停用受管理的資料夾小幫手來處理信箱、暫時移除保留、從 [可復原的專案] 資料夾中刪除專案，然後將信箱還原為先前的設定。 程式如下：

步驟 1：收集信箱的相關信息

步驟 2：準備信箱

步驟 3：從信箱移除所有保留

步驟 4：從信箱移除延遲保留

步驟 5：刪除 [可復原的專案] 資料夾中的專案

步驟 6：將信箱還原為先前的狀態

刪除專案之前

• 若要建立和執行內容搜尋，您必須是「eDiscovery 管理員」角色群組的成員，或者獲指派「符合性搜尋」管理角色。 若要刪除郵件，您必須是「組織管理」角色群組的成員，或者獲指派「搜尋及清除」管理角色。 如需新增使用者至角色群組的詳細資訊，請參閱 指派電子文件探索權限。
• 如果將信箱指派給整個組織的保留原則，您必須先從原則中排除信箱，才能從 [可復原的專案] 資料夾中刪除專案。 最多可能需要 24 小時的時間來同步處理原則變更，並從原則中移除信箱。 如需詳細資訊，請參閱本文中 從信箱移除所有保留 一節中的。
• 您無法針對已指派保留設定的信箱執行此程式，該信箱具有使用保留鎖定鎖定的保留原則。 這是因為此鎖定可防止您從原則中移除或排除信箱，以及停用信箱上的受控資料夾助理。 如需鎖定保留原則的詳細資訊，請 參閱使用保留鎖定來限制保留原則和保留卷標原則的變更。
• 非作用中信箱不支援本文中所述的程式。 這是因為您無法在移除保留 (或保留原則之後，將保留) 重新套用至非使用中信箱。 當您從非使用中的信箱中移除保留時，信箱會變更為一般虛刪除的信箱，而且會在受控資料夾小幫手處理後，從您的組織永久刪除。
• 如果信箱未保留 (或未啟用單一項目復原) ，您可以從 [可復原的專案] 資料夾中刪除專案。 如需如何執行這項操作的詳細資訊，請 參閱搜尋和刪除組織中的電子郵件訊息。

步驟 1：收集信箱的相關信息

第一個步驟是從將影響此程序的目標信箱收集選取的屬性。 請務必記下這些設定或將它們儲存至文本文件，因為您會變更其中一些屬性，然後在從 [可復原的專案] 資料夾中刪除項目之後，還原回步驟 6 中的原始值。 以下是您需要收集的信箱屬性清單。

• SingleItemRecoveryEnabled 和 RetainDeletedItemsFor。 如有必要，您將停用單一復原，並增加步驟 3 中已刪除的專案保留期間。
• LitigationHoldEnabled 和 InPlaceHolds。 您必須識別放在信箱上的所有保留，以便在步驟 3 中暫時移除這些保留。 如需如何識別可能放在信箱上的類型保留的秘訣，請參閱 詳細資訊 一節。

此外，您需要取得信箱用戶端存取設定，以便暫時停用這些設定，讓擁有者 (或其他使用者) 無法在此程式期間存取信箱。 最後，您可以在 [可復原的專案] 資料夾中取得目前的大小和項目數。 在步驟 5 中刪除 [可復原的專案] 資料夾中的項目之後，您將使用此資訊來確認已移除專案。

1. 連線至 Exchange Online PowerShell。 請務必針對已在 Exchange Online 中指派適當管理角色的系統管理員帳戶使用使用者名稱和密碼。

2. 執行下列命令，以取得單一專案復原和已刪除專案保留期間的相關信息。

   Get-Mailbox <username> | FL SingleItemRecoveryEnabled,RetainDeletedItemsFor
   

   如果啟用單一項目復原，您必須在步驟 2 中停用它。 如果刪除的專案保留期限未設定為 30 天， (Exchange Online) 中的最大值，則您可以在步驟 2 中加以增加。

3. 執行下列命令以取得信箱的信箱存取設定。

   Get-CASMailbox <username> | FL EwsEnabled,ActiveSyncEnabled,MAPIEnabled,OWAEnabled,ImapEnabled,PopEnabled
   

   您將在步驟 2 中停用所有這些存取方法。

4. 執行下列命令，以取得套用至信箱之保留和保留原則的相關信息。

   Get-Mailbox <username> | FL LitigationHoldEnabled,InPlaceHolds
   

   提示

   如果 InPlaceHolds 屬性中有太多值，而且並非所有值都會顯示，您可以執行 Get-Mailbox <username> | Select-Object -ExpandProperty InPlaceHolds 命令，在個別行上顯示每個值。

5. 執行下列命令以取得任何全組織保留原則的相關信息。

   Get-OrganizationConfig | FL InPlaceHolds
   

   如果您的組織具有任何全組織的保留原則，您必須在步驟 3 中將信箱從這些原則中排除。 最多可能需要 24 小時的時間來復寫變更。

   提示

   如果 InPlaceHolds 屬性中有太多值，而且並非所有值都會顯示，您可以執行 Get-OrganizationConfig | Select-Object -ExpandProperty InPlaceHolds 命令，在個別行上顯示每個值。

6. 執行下列命令，以判斷延遲保留是否套用至信箱。

   Get-Mailbox <username> | FL DelayHoldApplied,DelayReleaseHoldApplied
   

   如果 DelayHoldApplied 或 DelayReleaseHoldApplied 屬性的值設定為 True，就會將延遲保留套用至信箱，而且必須移除。 如需延遲保留的詳細資訊，請參閱 步驟 4：從信箱移除延遲保留。

   如果任一屬性的值設定為 False，則不會將延遲保留套用至信箱，而且您可以略過步驟 4。

7. 執行下列命令，以取得使用者主要信箱中 [可復原的專案] 資料夾中資料夾和子資料夾中的目前大小和項目總數。

   Get-MailboxFolderStatistics <username> -FolderScope RecoverableItems | FL Name,FolderAndSubfolderSize,ItemsInFolderAndSubfolders
   

   如果已啟用使用者的封存信箱，請執行下列命令，以取得其封存信箱中 [可復原的專案] 資料夾中資料夾和子資料夾中的專案大小和總數。

   Get-MailboxFolderStatistics <username> -FolderScope RecoverableItems -Archive | FL Name,FolderAndSubfolderSize,ItemsInFolderAndSubfolders
   

   當您在步驟 5 中刪除專案時，可以選擇刪除或不要刪除使用者主要封存信箱中 [可復原的專案] 資料夾中的專案。 如果已針對信箱啟用自動展開封存，則不會刪除輔助封存信箱中的專案。

步驟 2：準備信箱

收集並儲存信箱的相關信息之後，下一個步驟是執行下列工作來準備信箱：

• 停用用戶端對信箱 的存取，讓信箱擁有者無法存取其信箱，並在此程式期間對信箱數據進行任何變更。
• 將已刪除的專案保留期限增加到 30 天， (Exchange Online) 中的最大值，如此一來，您才能在步驟 5 中刪除專案之前，從 [可復原的專案] 資料夾中清除這些專案。
• 停用單一項目復原 ，如此一來，在您從步驟 5 的 [可復原的專案] 資料夾中刪除項目之後，在刪除的專案保留期間) 不會保留 (。
• 停用 Managed Folder Assistant ，使其不會處理信箱，並保留您在步驟 5 中刪除的專案。

在 Exchange Online PowerShell 中執行下列步驟。

1. 執行下列命令以停用信箱的所有用戶端存取。 命令語法假設信箱上已啟用所有用戶端存取方法。

   Set-CASMailbox <username> -EwsEnabled $false -ActiveSyncEnabled $false -MAPIEnabled $false -OWAEnabled $false -ImapEnabled $false -PopEnabled $false
   

   注意事項

   停用信箱的所有用戶端存取方法可能需要 60 分鐘的時間。 請注意，如果信箱擁有者目前已登入，停用這些存取方法並不會中斷信箱擁有者的連線。 如果擁有者未登入，則在停用這些存取方法之後，他們將無法存取其信箱。

2. 執行下列命令，將已刪除的專案保留期間增加到最多30天。 這會假設目前的設定小於 30 天。

   Set-Mailbox <username> -RetainDeletedItemsFor 30
   

3. 執行下列命令以停用單一項目復原。

   Set-Mailbox <username> -SingleItemRecoveryEnabled $false
   

   注意事項

   停用單一項目復原最多可能需要 240 分鐘。 在此期間過後，請勿刪除 [可復原的專案] 資料夾中的專案。

4. 執行下列命令以防止Managed資料夾助理處理信箱。 如先前所述，只有在信箱未套用具有保留鎖定的保留原則時，才可以停用受控資料夾小幫手。

   Set-Mailbox <username> -ElcProcessingDisabled $true
   

步驟 3：從信箱移除所有保留

您可以從 [可復原的專案] 資料夾中刪除項目的最後一個步驟是移除您在步驟 1 中識別的所有保留 () 放在信箱上。 必須移除所有保留，這樣專案就不會在您從 [可復原的專案] 資料夾中刪除之後保留。 下列各節包含移除信箱上不同類型保留的相關信息。 如需如何識別可能放在信箱上的類型保留的秘訣，請參閱 詳細資訊 一節。 如需詳細資訊，請參閱如何識別放置在 Exchange Online 信箱上的保留類型。

訴訟暫止

在 Exchange Online PowerShell 中執行下列命令，以從信箱中移除訴訟保留。

Set-Mailbox <username> -LitigationHoldEnabled $false

原有範圍暫止

在 Exchange Online PowerShell 中執行下列命令，以識別放在信箱上的 In-Place 保留。 針對您在步驟 1 中識別的 In-Place 保留使用 GUID。

Get-ComplianceSearch -Identity <hold GUID> | FL Name

識別 In-Place 保留之後，您可以使用 Exchange 系統管理中心 (EAC) 或 Exchange Online PowerShell 從保留中移除信箱。 如需詳細資訊，請參閱建立或移除 In-Place 保留。

套用至特定信箱的保留原則

在 安全性 & 合規性 PowerShell 中執行下列命令，以識別套用至信箱的保留原則。 此命令也會傳回套用至信箱的任何Teams交談保留原則。 使用 GUID (不包含 mbx 您在步驟 1 中識別之保留原則的 或 skp 前置詞) 。

Get-RetentionCompliancePolicy <retention policy GUID without prefix> | FL Name

識別保留原則之後，請移至合規性入口網站中的 [ 數據生命週期管理>Microsoft 365>保留 ] 頁面，編輯您在上一個步驟中識別的保留原則，然後從保留原則中包含的收件者清單中移除信箱。

全組織的保留原則

全組織、全 Exchange 和全 Teams 的保留原則會套用至組織中的每個信箱。 它們會套用在組織層級 (而非信箱層級) ，而且會在您於步驟 1 中執行 Get-OrganizationConfig Cmdlet 時傳回。 在 安全性 & 合規性 PowerShell 中執行下列命令，以識別整個組織的保留原則。 使用 GUID (不包含 mbx 您在步驟 1 中識別之全組織保留原則的前置詞) 。

Get-RetentionCompliancePolicy <retention policy GUID without prefix> | FL Name

識別整個組織的保留原則之後，請移至合規性入口網站中的 [ 數據生命週期管理>Microsoft 365>保留 ] 頁面，編輯您在上一個步驟中識別的每個全組織保留原則，然後將信箱新增至排除的收件者清單。 這麼做會從保留原則中移除使用者的信箱。

保留標籤

每當使用者套用設定為保留內容或保留內容，然後將內容刪除至其信箱中的任何資料夾或專案時， ComplianceTagHoldApplied 信箱屬性就會設定為 True。 發生這種情況時，信箱會被視為處於保留狀態，就像是置於訴訟保留或指派給保留原則一樣。

若要檢視 ComplianceTagHoldApplied 屬性的值，請在 Exchange Online PowerShell 中執行下列命令：

Get-Mailbox <username> |FL ComplianceTagHoldApplied

在您發現信箱因為保留標籤套用至資料夾或項目而處於保留狀態之後，您可以使用合規性入口網站中的 [內容搜尋] 工具，使用 [保留卷標 ] 條件來搜尋已標記的專案。 如需詳細資訊，請參閱：

• 瞭解保留原則和保留標籤中的一節

• 內容搜尋 的關鍵詞查詢和搜尋條件中的[搜尋條件] 區段。

如需標籤的詳細資訊，請 參閱瞭解保留原則和保留標籤。

電子文件探索保留

在 安全性 & 合規性 PowerShell 中執行下列命令，以識別與電子檔探索案例相關聯的保留， (稱為 eDiscovery 保留) 套用至信箱。 使用 GUID (不包含 UniH 您在步驟 1 中識別之電子檔探索保留的前置詞) 。 第二個命令會顯示與保留相關聯之電子檔探索案例的名稱;第三個命令會顯示保留的名稱。

$CaseHold = Get-CaseHoldPolicy <hold GUID without prefix>

Get-ComplianceCase $CaseHold.CaseId | FL Name

$CaseHold.Name

識別出電子檔探索案例的名稱和保留之後，請移至合規性入口網站中的 電子檔探索>電子檔探索 頁面，開啟案例，然後從保留中移除信箱。 如需識別電子檔探索保留的詳細資訊，請參閱如何識別放置在 Exchange Online 信箱上的保留類型中的一節。

步驟 4：從信箱移除延遲保留

從信箱移除任何類型的保留之後， DelayHoldApplied 或 DelayReleaseHoldApplied 信箱屬性的值會設定為 True。 下次 Managed 資料夾助理處理信箱並偵測到保留已移除時，就會發生這種情況。 這稱為 延遲保留 ，表示實際移除保留會延遲 30 天，以防止從信箱中永久刪除數據。 (延遲保留的目的是要讓系統管理員有機會搜尋或復原在移除保留之後將清除的信箱專案。) 當延遲保留放在信箱上時，信箱仍會被視為保留無限制的持續時間，就像信箱處於訴訟保留狀態一樣。 30 天后，延遲保留會到期，Microsoft 365 會將 DelayHoldApplied 或 DelayReleaseHoldApplied 屬性設定為 False) ，以自動移除延遲保留 (，以便移除保留。 如需延遲保留的詳細資訊，請參閱如何識別放在 Exchange Online 信箱上的保留類型中的一節。

如果 DelayHoldApplied 或 DelayReleaseHoldApplied 屬性的值設定為 True，請執行下列其中一個命令來移除延遲保留：

Set-Mailbox <username> -RemoveDelayHoldApplied

或

Set-Mailbox <username> -RemoveDelayReleaseHoldApplied

您必須獲指派 Exchange Online 中的法律保留角色，才能使用 RemoveDelayHoldApplied 或 RemoveDelayReleaseHoldApplied 參數。

步驟 5：刪除 [可復原的專案] 資料夾中的專案

現在您已準備好使用 Security & Compliance PowerShell 中的 New-ComplianceSearch 和 New-ComplianceSearchAction Cmdlet，實際刪除 [可復原的專案] 資料夾中的專案。

若要搜尋位於 [可復原的專案] 資料夾中的項目，建議您執行 目標集合。 這表示您只會將搜尋範圍縮小為位於 [可復原的專案] 資料夾中的專案。 若要這麼做，您可以執行針對 目標集合使用內容搜尋 一文中的腳本。 此文稿會傳回目標 [可復原的專案] 資料夾中所有子資料夾的資料夾識別元屬性值。 然後，您可以在搜尋查詢中使用資料夾識別碼，傳回位於該資料夾中的專案。

以下是在使用者的 [可復原的專案] 資料夾中搜尋和刪除專案的程式概觀：

1. 執行目標集合文本，以傳回目標使用者信箱中所有資料夾的資料夾識別碼。 腳本會連線到相同 PowerShell 工作階段中 Exchange Online PowerShell 和安全性 & 合規性 PowerShell。 如需詳細資訊， 請參閱執行腳本以取得信箱的資料夾清單。

2. 複製 [可復原的專案] 資料夾中所有子資料夾的資料夾識別碼。 或者，您可以將文稿的輸出重新導向至文字檔。

   以下是 [可復原的專案] 資料夾中子資料夾的清單和描述，您可以從中搜尋和刪除專案：

   • 刪除：包含已刪除專案保留期間尚未過期的虛刪除專案。 使用者可以使用 Outlook 中的 [復原刪除的專案] 工具，從這個子資料夾復原虛刪除的專案。
   • DiscoveryHolds：包含已由電子檔探索保留或保留原則保留的硬式刪除專案。 終端使用者看不到此子資料夾。
   • SubstrateHolds：包含來自 Teams 和其他雲端式應用程式的硬式刪除專案，這些專案已由保留原則或其他類型的保留保留。 終端使用者看不到此子資料夾。

3. 使用 Security & Compliance PowerShell) 中的 New-ComplianceSearch Cmdlet (，或使用合規性入口網站中的 [內容搜尋] 工具來建立內容搜尋，以從目標使用者的 [可復原的專案] 資料夾傳回專案。 若要這麼做，您可以在搜尋查詢中包含您要搜尋之所有子資料夾的 FolderId。 例如，下列查詢會傳回Deletions和 eDiscoveryHolds 子資料夾中的所有訊息：

   folderid:<folder ID of Deletions subfolder> OR folderid:<folder ID of DiscoveryHolds subfolder>
   

   如需執行使用資料夾識別碼屬性之內容搜尋的詳細資訊和範例，請參閱 使用資料夾識別碼或執行目標集合。

   注意事項

   如果您使用 New-ComplianceSearch Cmdlet 來搜尋 [可復原的專案] 資料夾，請務必使用 Start-ComplianceSearch Cmdlet 來執行搜尋。

4. 建立內容搜尋並驗證它傳回您要刪除的項目之後，請使用 New-ComplianceSearchAction -Purge -PurgeType HardDelete 安全性 & 合規性 PowerShell) 中的命令 (，永久刪除您在上一個步驟中建立的內容搜尋所傳回的專案。 例如，您可以執行類似下列命令的命令：

   New-ComplianceSearchAction -SearchName "RecoverableItems" -Purge -PurgeType HardDelete
   

5. 當您執行上一個命令時，每個信箱最多會刪除10個專案。 這表示您可能必須多次執行 New-ComplianceSearchAction -Purge 命令，才能刪除您想要在 [可復原的專案] 資料夾中刪除的所有專案。 若要刪除其他專案，您必須先移除先前的合規性搜尋清除動作。 您可以執行 Cmdlet 來 Remove-ComplianceSearchAction 執行此動作。 例如，若要刪除在上一個步驟中執行的清除動作，請執行下列命令：

   Remove-ComplianceSearchAction "RecoverableItems_Purge"
   

   執行此動作之後，您可以建立新的合規性搜尋清除動作來刪除更多專案。 您必須先刪除每個清除動作，再建立新的清除動作。

   若要取得合規性搜尋動作的清單，您可以執行 Get-ComplianceSearchAction Cmdlet。 清除動作的識別方式 _Purge 是附加至搜尋名稱。

確認專案已刪除

若要確認您已成功從信箱的 [可復原的專案] 資料夾中刪除專案，請使用 Exchange Online PowerShell 中的 Get-MailboxFolderStatistics Cmdlet 來檢查 [可復原的專案] 資料夾中的專案大小和數目。 您可以比較這些統計數據與您在步驟 1 中收集的統計數據。

在中執行下列命令，以取得使用者主要信箱中 [可復原的專案] 資料夾中資料夾和子資料夾中的目前大小和項目總數。

Get-MailboxFolderStatistics <username> -FolderScope RecoverableItems | FL Name,FolderAndSubfolderSize,ItemsInFolderAndSubfolders

執行下列命令，以取得使用者封存信箱中 [可復原的專案] 資料夾中資料夾和子資料夾中的專案大小和總數。

Get-MailboxFolderStatistics <username> -FolderScope RecoverableItems -Archive | FL Name,FolderAndSubfolderSize,ItemsInFolderAndSubfolders

步驟 6：將信箱還原為先前的狀態

最後一個步驟是將信箱還原回先前的設定。 這表示重設您在步驟 2 中變更的屬性，並重新套用您在步驟 3 中移除的保留。 這包括：

• 將刪除的專案保留期限變更回先前的值。 或者，您可以將此設定保留為 30 天，也就是 Exchange Online 的最大值。
• 重新啟用單一項目復原。
• 重新啟用用戶端存取方法，讓擁有者可以存取其信箱。
• 重新套用您移除的保留和保留原則。
• 重新啟用受控資料夾小幫手來處理信箱。

(PowerShell 中指定的序列) Exchange Online 執行下列步驟。

1. 執行下列命令，將刪除的專案保留期間變更回其原始值。 這會假設先前的設定小於 30 天;例如，14 天。

   Set-Mailbox <username> -RetainDeletedItemsFor 14
   

2. 執行下列命令以重新啟用單一項目復原。

   Set-Mailbox <username> -SingleItemRecoveryEnabled $true
   

3. 執行下列命令，以重新啟用信箱的所有用戶端存取方法。

   Set-CASMailbox <username> -EwsEnabled $true -ActiveSyncEnabled $true -MAPIEnabled $true -OWAEnabled $true -ImapEnabled $true -PopEnabled $true
   

4. 重新套用您在步驟 3 中移除的保留。 根據保留類型，請使用下列其中一個程式。

   訴訟保留

   執行下列命令以重新啟用信箱的訴訟保留。

   Set-Mailbox <username> -LitigationHoldEnabled $true
   

   原有範圍暫止

   使用 EAC (或 Exchange Online PowerShell) 將信箱新增回 In-Place 保留。

   套用至特定信箱的保留原則

   使用合規性入口網站將信箱新增至保留原則。 移至合規性入口網站中的 [ 數據生命週期管理>Microsoft 365>保留 ] 頁面，編輯保留原則，然後將信箱新增至套用保留原則的收件者清單。

   全組織的保留原則

   如果您從原則中排除整個組織或整個 Exchange 的保留原則，請使用合規性入口網站從排除的使用者清單中移除信箱。 移至合規性入口網站中的 [ 數據生命週期管理>Microsoft 365>保留 ] 頁面，編輯整個組織的保留原則，然後從排除的收件者清單中移除信箱。 這麼做會將保留原則重新套用至使用者的信箱。

   eDiscovery 案例保留

   使用合規性入口網站，將信箱新增回與電子檔探索案例相關聯的保留。 移至電子檔探索 (Standard) 頁面，開啟案例，然後將信箱新增回保留。

5. 執行下列命令，讓Managed資料夾助理再次處理信箱。 如先前所述，建議您在重新套用保留或保留原則 (之後等候 24 小時，並確認它已就緒) ，然後再重新啟用受控資料夾小幫手。

   Set-Mailbox <username> -ElcProcessingDisabled $false
   

6. 若要確認信箱已還原回先前的設定，您可以執行下列命令，然後將設定與您在步驟 1 中收集的設定進行比較。

   Get-Mailbox <username> | FL ElcProcessingDisabled,InPlaceHolds,LitigationHoldEnabled,RetainDeletedItemsFor,SingleItemRecoveryEnabled
   

   Get-CASMailbox <username> | FL EwsEnabled,ActiveSyncEnabled,MAPIEnabled,OWAEnabled,ImapEnabled,PopEnabled
   

其他相關資訊

下表說明當您執行 Get-Mailbox 或 Get-OrganizationConfig Cmdlet 時，如何根據 InPlaceHolds 屬性中的值來識別不同類型的保留。 如需詳細資訊，請參閱如何識別放置在 Exchange Online 信箱上的保留類型。

如先前所述，您必須先從信箱中移除所有保留和保留原則，才能成功刪除 [可復原的專案] 資料夾中的專案。