Configurer un standard automatique Microsoft Teams

Étape 1 : Définir les informations générales du standard automatique

Pour configurer un standard automatique, dans le Centre d’administration Teams, développez Voix, sélectionnez Standards automatiques, puis Ajouter.

1. Tapez un nom pour le standard automatique dans la zone située en haut.

2. Pour désigner un opérateur, spécifiez la destination des appels à l’opérateur. Cette désignation est facultative, mais recommandée. Définissez l’option Opérateur pour autoriser les appelants à sortir des menus et à parler à une personne désignée.

3. Spécifiez le fuseau horaire de ce standard automatique. Le fuseau horaire est utilisé pour calculer les heures d’ouverture si vous créez un flux d’appels distinct pour les heures d’ouverture.

4. Spécifiez une langue prise en charge pour ce standard automatique. Ce langage est utilisé pour les invites vocales générées par le système.

   Important

   Lorsque vous utilisez la synthèse vocale, le texte doit être entré dans la langue sélectionnée, car le système n’effectue pas de traduction. Tous les mots sont prononcés dans la langue sélectionnée.

5. Choisissez si vous souhaitez activer les entrées vocales. Lorsqu’elle est activée, le nom de chaque option de menu devient un mot clé de reconnaissance vocale. Par exemple, les appelants peuvent dire « Un » pour sélectionner l’option de menu mappée à la clé 1, ou ils peuvent dire « Ventes » pour sélectionner l’option de menu nommée « Ventes ». Si vous choisissez une langue à l’étape 4 qui ne prend pas en charge les entrées vocales, cette option n’est pas disponible.

Une fois que vous avez défini les informations générales de votre standard automatique, sélectionnez Suivant.

Étape 2 : Flux d’appels

Étape 2.1 : Configurer le flux d’appels de base

Définir un message d’accueil

• Si vous sélectionnez Lire un fichier audio , vous pouvez utiliser le bouton Charger un fichier pour charger un message d’accueil enregistré en tant qu’audio dans . WAV, .MP3 ou . Format WMA. L’enregistrement ne peut pas dépasser 5 Mo.

• Si vous sélectionnez Taper un message d’accueil, le système lit le texte que vous entrez (jusqu’à 1 000 caractères) lorsque le standard automatique répond à un appel.

Router l’appel

• Si vous sélectionnez Déconnecter, le standard automatique suspend l’appel.
• Si vous sélectionnez Rediriger l’appel, vous pouvez choisir l’une des destinations de routage des appels.
• Si vous sélectionnez Les options de menu Lecture, vous pouvez choisir lire un fichier audio ou taper un message d’accueil , puis choisir entre les options de menu et la recherche dans le répertoire.

Options de menu De lecture

Pour les options de numérotation, affectez les touches 0-9, * (astérisque) et # (livre) du clavier téléphonique à l’une des destinations de routage des appels.

Les mappages de clés ne doivent pas être continus. Il est possible de créer un menu avec les touches 0, 1 et 3 mappées aux options, tandis que la touche numéro 2 n’est pas utilisée.

Nous vous recommandons de mapper la clé zéro à l’opérateur si vous en avez configuré un. Si l’opérateur n’est défini sur aucune clé, la commande vocale « Opérateur » est également désactivée.

Pour chaque option de menu, spécifiez les paramètres suivants :

• Touche de numérotation : touche du clavier du téléphone pour accéder à cette option. Si des entrées vocales sont disponibles, les appelants peuvent également indiquer ce numéro pour accéder à l’option.

• Commande vocale : définit la commande vocale qu’un appelant peut donner pour accéder à cette option, si les entrées vocales sont activées. Il peut contenir plusieurs mots tels que « Customer Service » ou « Operations and Grounds ». Par exemple, l’appelant peut appuyer sur 2, dire « deux » ou dire « Ventes » pour sélectionner l’option mappée aux deux touches. Ce texte est également rendu par synthèse vocale pour l’invite de confirmation de service, qui peut être quelque chose comme « Transfert de votre appel aux ventes ».

• Rediriger vers : destination de routage des appels utilisée lorsque les appelants choisissent cette option. Lors de la redirection vers un standard automatique ou une file d’attente d’appels, vous pouvez choisir de rediriger vers le standard automatique ou la file d’attente d’appels directement ou vers le compte de ressource associé au standard automatique ou à la file d’attente d’appels. Pour plus d’informations, consultez Standards automatiques imbriqués et Files d’attente d’appels.

Recherche d’annuaires

Si vous affectez des touches de numérotation à des destinations, nous vous recommandons de choisir Aucun pour la recherche d’annuaire. Les touches de numérotation sont mises en correspondance avant que les recherches d’annuaire ne soient effectuées. Si un appelant commence à entrer un nom ou une extension à l’aide de touches de numérotation affectées à des destinations spécifiques, il est routé vers cette destination avant d’avoir fini d’entrer le nom ou l’extension. Nous vous recommandons de créer un standard automatique distinct pour la recherche dans l’annuaire et d’y lier votre main Standard automatique à l’aide d’une touche de numérotation.

Si vous n’avez pas affecté de touches de numérotation, choisissez une option de recherche d’annuaire.

• Composer par nom : si vous activez cette option, les appelants peuvent indiquer le nom de l’utilisateur ou le taper sur le pavé numérique du téléphone. Tout utilisateur en ligne ou tout utilisateur hébergé localement à l’aide de Skype Entreprise Server, est un utilisateur éligible et peut être trouvé avec la numérotation par nom.
• Composer par extension : si vous activez cette option, les appelants peuvent se connecter aux utilisateurs de votre organization en composant leur extension téléphonique. Tout utilisateur en ligne ou tout utilisateur hébergé localement à l’aide de Skype Entreprise Server, est un utilisateur éligible et peut être trouvé avec l’extension Numérotation par extension. (Vous pouvez définir qui est et qui n’est pas inclus dans le répertoire dans la page Étendue de numérotation.)

Pour plus d’informations, consultez les informations de référence sur la numérotation et la voix.

Une fois que vous avez défini vos options de flux d’appels de base, sélectionnez Suivant.

Étape 2.2 : Configurer le flux d’appels pour les heures d’ouverture (facultatif)

Les heures d’ouverture peuvent être définies pour chaque standard automatique.

• Si ce n'est pas le cas, tous les jours et toutes les heures de la semaine seront considérés comme heures d'ouverture, car une planification 24/24 est définie par défaut.
• Les heures d’ouverture peuvent être définies avec des pauses dans le temps pendant la journée, et toutes les heures qui ne sont pas définies comme heures d’ouverture sont considérées comme des heures d’ouverture.
• Vous pouvez définir différentes options et salutations de gestion des appels entrants pour les heures d’ouverture.

Selon la façon dont vous avez configuré vos standards automatiques et vos files d’attente d’appels, vous devrez peut-être uniquement spécifier le routage des appels après les heures d’ouverture pour les standards automatiques avec des numéros de téléphone directs.

Si vous souhaitez un routage d’appel distinct pour les appelants après les heures d’ouverture, spécifiez vos heures d’ouverture pour chaque jour.

1. En regard de la semaine dans le tableau, ajustez les valeurs Début à et Fin aux heures.
2. Si nécessaire, sélectionnez Ajouter une nouvelle heure pour spécifier plusieurs ensembles d’heures pour un jour donné, par exemple, pour spécifier une pause déjeuner.
3. Choisissez vos options de routage des appels pour les heures d’ouverture. Les mêmes options générales de flux d’appels sont également disponibles pour les heures d’ouverture.

Une fois que vous avez ajouté votre flux d’appels après les heures de travail, sélectionnez Suivant.

Étape 2.3 : Configurer des flux d’appels pour les jours fériés (facultatif)

Votre standard automatique peut avoir un flux d’appel pour chaque congé que vous avez configuré. Vous pouvez ajouter jusqu’à 20 groupes de congés à chaque standard automatique. Chaque groupe de congés peut contenir jusqu’à 50 plages de dates uniques. Les dates de congés doivent être uniques dans tous les groupes de jours fériés ajoutés au standard automatique.

1. Dans la page Paramètres de l’appel de congé, sélectionnez Ajouter.

2. Tapez un nom pour ce paramètre de vacances.

3. Dans la liste déroulante Vacances , choisissez le jour férié que vous souhaitez utiliser.

4. Choisissez le type de message d’accueil que vous souhaitez utiliser.

5. Choisissez si vous souhaitez utiliser les options de menu Déconnecter, Rediriger ou Lire l’appel.

   • Si vous avez choisi de rediriger, choisissez la destination de routage des appels pour l’appel.
   • Si vous choisissez de lire les options de menu, configurez les options de menu Lecture.

6. Cliquez sur Enregistrer.

Répétez la procédure si nécessaire pour chaque congé supplémentaire.

Une fois que vous avez ajouté toutes vos heures de vacances, sélectionnez Suivant.

Étape 3 : Configurer l’étendue de numérotation (facultatif)

L’étendue de numérotation définit les utilisateurs disponibles dans l’annuaire lorsqu’un appelant utilise la numérotation par nom ou la numérotation par extension. La valeur par défaut Tous les utilisateurs en ligne inclut tous les utilisateurs de votre organization qui sont des utilisateurs en ligne ou hébergés localement à l’aide de Skype Entreprise Server.

Vous pouvez inclure ou exclure des utilisateurs spécifiques en sélectionnant Groupe d’utilisateurs personnalisé sous Inclure ou Exclure et en choisissant un ou plusieurs groupes Microsoft 365, listes de distribution ou groupes de sécurité. Par exemple, vous souhaiterez peut-être exclure les cadres de votre organization du répertoire de numérotation.

Si un utilisateur figure dans les deux listes ou s’il est masqué dans la liste d’adresses globale Exchange, il est exclu de l’annuaire.

Une fois que vous avez sélectionné vos options d’étendue de numérotation , sélectionnez Suivant.

Étape 4 : Attribuer des comptes de ressources

Avant de pouvoir créer et gérer des comptes de ressources, vous devez effectuer les opérations suivantes :

• Obtenir des licences de compte de ressources Téléphonie Microsoft Teams
• Obtenir des numéros de téléphone
• Attribuer des autorisations pour la gestion d’un compte de ressource

Tous les standards automatiques qui répondent directement aux appels doivent avoir un compte de ressource associé. Une licence de compte de ressource Téléphonie Microsoft Teams doit être attribuée à tous les comptes de ressources. Si vous le souhaitez, vous pouvez affecter plusieurs comptes de ressources à un standard automatique.

Les standards automatiques imbriqués et les files d’attente d’appels qui reçoivent des appels d’un standard automatique ou d’une file d’attente d’appels qui a déjà répondu à l’appel ne nécessitent pas de compte de ressource.

Pour plus d’informations sur la création de comptes de ressources et leur préparation à une utilisation avec des standards automatiques, consultez Gérer les comptes de ressources Teams.

Une fois que vous avez ajouté des comptes de ressources, sélectionnez Suivant.

Étape 5 : Utilisateurs autorisés

Utilisateurs autorisés spécifie les utilisateurs autorisés à apporter des modifications à ce standard automatique. Les fonctionnalités dont disposent les utilisateurs sont déterminées en fonction de la stratégie d’applications vocales Teams attribuée à l’utilisateur.

Pour ajouter un utilisateur aux utilisateurs autorisés :

1. Sélectionnez Ajouter, recherchez l’utilisateur, sélectionnez Ajouter, puis Ajouter.

Pour plus d’informations, consultez Configurer des utilisateurs autorisés.