Analyses dans achats
Les entreprises capturent des lots de données au cours de leurs activités quotidiennes, ce qui soutient une précieuse BI pour les gestionnaires d’achats :
- Demandes de prix
- Commandes achat
- Factures achat
Business Central fournit de nombreuses fonctionnalités pour vous aider à collecter, analyser et partager les données de achat de votre société :
- États Power BI pour les achats
- Analyse ad hoc sur les listes
- Analyse ad hoc des données dans Excel (en utilisant open dans Excel)
- États de vente intégrés
Chacune de ces fonctionnalités présente ses avantages et inconvénients, selon le type d’analyse des données et le rôle de l’utilisateur. Pour en savoir plus, consultez Analyse, Business Intelligence et Reporting.
Cet article vous présente comment d’utiliser ces fonctionnalités analytiques pour obtenir des informations achats.
Besoins analytiques en achats
Lorsque l’on réfléchit aux besoins d’analyse en achats, il peut être utile d’utiliser un modèle basé sur une personne décrites à un niveau élevé des différents besoins en matière d’analyse.
Les personnes occupant différents rôles ont des besoins différents en matière de données et utilisent les données de différentes manières. Par exemple, les professionnels de la gestion de patrimoine et de la finance interagissent avec les données différemment des professionnels de la vente.
| Rôle | Agrégation de données | Façons typiques de consommer des données |
|---|---|---|
| COO / CSO / CFO / CEO | Données performances | Indicateurs de performance clés Tableaux de bord États financiers |
| gestionnaire des achats. | Tendances, résumés | États managériaux prédéfinis Analyse ad hoc |
| Chargé d’achat / Agent d’achat | Informations détaillées | États exploitation prédéfinis Données de tâche à l’écran |
Utilisation Power BI pour surveiller les KPI de achat
Un indicateur de performance clé (KPI) est une valeur mesurable qui montre l’efficacité avec laquelle vous atteignez vos objectifs. En achats, les gens utilisent souvent les KPI suivants pour surveiller la performance achat de leur organisation :
- Montant en souffrance hors TVA
- Montant reçu mais non facturé (hors TVA)
- Croissance des achats d’une période à l’autre (montant ou en pourcentage)
- Achats par article/fournisseur/magasin/acheteur
- Montant réel des achats par rapport au budget
Ces indicateurs clés de performance des achats, et bien d’autres encore, sont disponibles dans l’application Power BI achats pour Business Central. Pour en savoir plus, consultez Power BI Achats.
La table suivante décrit les états de l’application achats de Power BI et leur utilisation.
| Pour... | Ouvrir dans Business Central (CTRL+sélectionner) | En savoir plus |
|---|---|---|
| Obtenir un résumé de haut niveau de toutes les activités d’achat. Afficher les statistiques d’achat telles que les récapitulatifs des montants, les montants en commande, les montants reçus, mais non facturés et les montants facturés. | Vue d’ensemble d’Achats | À propos de Vue d’ensemble d’Achats |
| Explorer les coûts des différents composants des achats grâce à une répartition détaillée de vos données d’achat par catégories, fournisseurs, mois comptables, année et types de documents. | Décomposition des achats | À propos de Décomposition des achats |
| Analyser les activités d’achat quotidiennes et mettre en évidence les tendances et les exceptions dans les dépenses quotidiennes. Surveiller les fluctuations quotidiennes des achats et identifier les habitudes de dépenses inhabituelles. | Achats quotidiens | À propos d’Achats quotidiens |
| Analyser la moyenne mobile sur 30 jours de vos achats, la comparer au montant total des achats et identifier les tendances et les habitudes d’achat. | Moyennes mobiles | À propos des Moyennes mobiles |
| Obtenir un aperçu du total de tous les achats sur une période glissante de 12 mois pour une analyse et des prévisions des tendances à long terme. | Total annuel mobile | À propos de Total annuel mobile |
| Comparer vos données d’achat sur différentes périodes. Vous pouvez effectuer des comparaisons au niveau de l’année, du trimestre ou du mois, et identifier le suivi des achats au cours de ces périodes. | D’une période à l’autre | À propos d’une période à l’autre |
| Obtenir des informations sur vos performances d’achat au fil du temps. Identifier les tendances ou les modèles qui émergent au fil du temps. | D’une année sur l’autre | À propos d’une année sur l’autre |
| Analyser les activités d’achat par fournisseur et par article pour mieux comprendre les articles qui consomment une part importante de votre budget achat. | Achats par article | À propos d’Achats par article |
| Analyser les activités d’achat par fournisseur afin d’identifier les fournisseurs responsables de la plupart de vos activités d’achat. | Achats par fournisseur | À propos d’Achats par fournisseur |
| Analyser les activités d’achat par acheteur pour gérer vos équipes d’achat et les performances individuelles. | Achats par acheteur | À propos d’Achats par acheteur |
| Bénéficier d’une vue complète de vos données d’achat dans les différents entrepôts et identifier les tendances et les modèles dans leurs activités d’achat. | Achats par magasin | À propos d’Achats par magasin |
| Comparer les dépenses réelles au budget alloué pour vous assurer que les dépenses sont conformes aux plans financiers. | Comparatif Réel/Budget | À propos du comparatif Réel/Budget |
Astuce
Vous pouvez facilement suivre les indicateurs clés de performance affichés dans les états Power BI par rapport à vos objectifs commerciaux. Pour en savoir plus, consultez Suivre les indicateurs clés de performance de votre entreprise à l’aide des mesures Power BI.
Utilisation États financiers pour produire des états financiers et des indicateurs de performance clés (associés à achats)
La fonctionnalité Financial Reporting vous donne un aperçu des données financières enregistrées dans votre plan comptable (COA). Configurez les états financiers pour analysent les chiffres de la comptabilité et comparent les écritures comptables et les écritures comptables budget. Spécifiquement pour les achats, vous pouvez configurer des rapports financiers sur les comptes du comptabilité (G/L) que vous utilisez pour suivre les validations d’achat.
Les axes jouent un rôle important dans la veille économique. Un axe correspond à des données que vous pouvez ajouter à une écriture en tant que paramètre. Les axes vous permettent de regrouper des écritures dotées de caractéristiques similaires, telles que les clients, les régions et les produits et de récupérer facilement ces groupes à des fins d’analyse. Entre autres objectifs, utilisez des axes analytiques à la définition de vues d’analyse et de la création d’états financiers. Pour en savoir plus, consultez Utiliser les axes analytiques.
Pour en savoir plus sur les états financiers, accédez à Préparer des états financiers avec des données financières et des catégories de compte.
États financiers entre les divisions ou les entités juridiques (associé à achats)
Certaines organisations utilisent Business Central dans plusieurs centres de profit ou entités juridiques. D’autres utilisent Business Central dans les filiales qui doivent rendre compte aux organisations mères. Business Central fournit aux comptables des outils qui les aident à transférer les écritures comptables de deux ou plusieurs sociétés (filiales) dans une société consolidée. Spécifiquement pour la gestion des achats, vous souhaiterez peut-être consolider les écritures comptabilité pour vos comptes d’achats afin de suivre les KPI de vente dans les unités commerciales ou les entités juridiques.
Pour en savoir plus, reportez-vous à Consolidation de la société.
Analyse ad hoc des données achats
Parfois, il suffit de vérifier si les chiffres s’additionnent correctement ou de confirmer rapidement un chiffre. Les fonctionnalités suivantes sont idéales pour les analyses ad hoc :
- Analyses des données sur les pages de listes comptables
- Ouvrir dans Excel
La fonction d’analyse des données vous permet d’ouvrir presque toutes page de liste, telle que les Commande achat, factures achats validées, Écritures comptables fournisseur ou les écritures comptables, d’entrer en mode analyse, puis de regrouper, filtrer et faire pivoter les données comme bon vous semble.
De la même manière, vous pouvez utiliser le Ouvrir dans Excel action pour ouvrir une page de liste, filtrer la liste sur un sous-ensemble de données, puis utiliser Excel pour travailler avec les données. Par exemple, en utilisant des fonctionnalités telles que l’analyse des données, l’analyse de simulation ou la feuille de prévision.
Astuce
Si vous configuré OneDrive pour les fonctionnalités système, le classeur Excel s’ouvre dans votre navigateur.
Pour en savoir plus sur la manière d’effectuer une analyse ad hoc des données d’achat, accédez à Analyse ad hoc des données d’achat.
États intégrés pour l’achat
Business Central comprend plusieurs rapports intégrés, fonctions de traçage et outils pour aider les organisations de achats à créer des rapports sur leurs données.
Pour obtenir un aperçu des rapports disponibles pour achats, choisir sur volet Tous les rapports votre page d’accueil. Cette Action ouvre l’explorateur de rôles, qui est filtré selon les fonctionnalités du Rapport et analyse option. Sous l’en-tête Achats , choisissez Explorer.
Pour en savoir plus, voir Recherche de rapports avec l’explorateur de rôles.
Analyse des achats à l’écran
Business Central comporte plusieurs pages qui vous donnent des aperçus des achats et des tâches à accomplir. Voici un exemple pour commencer :
- Afficher la disponibilité des articles
- Calculer les dates des achats
- Affichage des écritures comptables d’achat
Afficher les écritures comptables et les soldes liés aux achats à partir de la page Plan comptable
La page Plan comptable affiche tous les comptes du grand livre avec des chiffres agrégés comptabilisé dans le grand livre. À partir de cette page, vous pouvez faire des choses comme :
- Afficher les états qui affichent les écritures comptables et les soldes.
- Vérifier la liste des groupes comptabilisation pour ce compte.
- Afficher les soldes débit et crédit d’un seul compte.
Spécifiquement pour les achats, vous pouvez créer une vue sur la page Plan comptable qui affiche uniquement les comptes que vous utilisez pour valider les écritures d’achat.
Pour en savoir plus, allez à Familiarisation avec le plan comptable.
Analyse des données par axe analytique (lié aux achats)
Les axes analytiques sont des valeurs qui permettent de catégoriser les écritures afin de pouvoir les suivre et les analyser sur les documents, tels que les commandes achat. Ils peuvent par exemple indiquer de quel projet ou département provient une écriture.
Au lieu de configurer des comptes généraux distincts pour chaque service ou Emplacement, vous pouvez utiliser les axes analytiques comme base d’analyse et éviter d’avoir à créer une structure de plan comptable compliqué.
Pour plus d’informations, consultez Analyse des données par axe analytique.
Voir aussi
Consolidation de la société
Application Achats de Power BI
Préparer des états financiers avec des données financières et des catégories de compte
Gestion des états financiers entre les divisions ou les entités juridiques
Analyse ad hoc des données achats
États intégrés pour l’achat
Comprendre du plan comptable
Analyse des données par axe analytique
Vue d’ensemble Analyses, business intelligence et reporting
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