Configuration d'un processus d'approbation
Mise à jour : May 11, 2011
S'applique à: Microsoft Dynamics AX 2012 R3, Microsoft Dynamics AX 2012 R2, Microsoft Dynamics AX 2012 Feature Pack, Microsoft Dynamics AX 2012
Pour configurer un processus d'approbation, dans l'éditeur de workflow, cliquez avec le bouton droit sur l'élément d'approbation, puis cliquez sur Propriétés pour ouvrir l'écran Propriétés. Les procédures suivantes permettent de configurer les propriétés du processus d'approbation.
Saisie d'un nom pour le processus d'approbation
Procédez comme suit pour entrer un nom pour le processus d'approbation.
Dans le volet gauche, cliquez sur Paramètres de base.
Dans le champ Nom, entrez un nom unique pour le processus d'approbation.
Indication du moment où le système agit automatiquement sur le document
Vous pouvez configurer le système pour qu'il agisse automatiquement sur le document s'il répond à certaines conditions. Par exemple, le système peut approuver les états de dépenses dont le montant total est inférieur à USD 100.
Procédez comme suit pour indiquer quand le système agit sur le document.
Dans le volet gauche, cliquez sur Actions automatiques.
Activez la case à cocher Activer les actions automatiques.
Cliquez sur Ajouter une condition.
Entrez une condition.
Entrez d'autres conditions, le cas échéant.
Pour vérifier que les conditions que vous avez entrées sont correctement configurées, procédez comme suit :
Cliquez sur Test pour ouvrir l'écran Condition de workflow de test.
Sélectionnez un enregistrement dans la zone Contrôler la condition de l'écran.
Cliquez sur Test. Le système évalue l'enregistrement pour déterminer s'il répond aux conditions que vous avez spécifiées.
Cliquez sur OK ou sur Annuler pour revenir à l'écran Propriétés.
Dans la liste Action de saisie automatique, sélectionnez l'action que le système doit appliquer au document.
Spécification du moment où les notifications sont envoyées
Vous pouvez envoyer des notifications aux personnes lorsqu'un document a été approuvé, rejeté, délégué ou réaffecté, ou encore lorsqu'une modification a été demandée.
Procédez comme suit pour indiquer quand les notifications sont envoyées, et à qui.
Dans le volet gauche, cliquez sur Notifications.
Activez la case à cocher en regard des événements pour lesquels envoyer des notifications :
Déléguer – Lorsqu'un document a été affecté à un autre utilisateur pour approbation.
Réaffecter – Lorsque l'utilisateur affecté n'a pas agi sur un document dans le délai imparti.
Approuver – Lorsqu'un document a été approuvé.
Rejeter – Lorsqu'un document a été rejeté.
Demander une modification – Lorsque l'utilisateur affecté a demandé une modification du document envoyé.
Sélectionnez la ligne pour un événement sélectionné à l'étape 2.
Cliquez sur l'onglet Texte de notification.
Dans la zone de texte, entrez le texte de la notification.
Pour personnaliser le texte, vous pouvez insérer des espaces réservés qui seront remplacés par les données appropriées lorsqu'ils apparaissent aux utilisateurs. Pour insérer un espace réservé, procédez comme suit :
Cliquez dans la zone de texte à l'endroit où l'espace réservé doit figurer.
Cliquez sur Insérer un espace réservé.
Dans la liste affichée, sélectionnez l'espace réservé que vous souhaitez insérer.
Cliquez sur Insérer.
Pour ajouter des traductions de la notification, cliquez sur Traductions. Dans l'écran affiché, procédez comme suit :
Cliquez sur Ajouter.
Dans la liste affichée, sélectionnez la langue dans laquelle vous allez saisir le texte.
Dans la zone de texte Texte traduit, entrez le texte.
Pour personnaliser le texte, insérez des espaces réservés.
Cliquez sur Fermer.
Cliquez sur l'onglet Destinataire.
Spécifiez à qui les notifications sont envoyées. Sélectionnez l'une des options du tableau suivant et suivez les étapes supplémentaires concernant l'option avant de passer à l'étape 10.
Option
Destinataires de la notification
Étapes supplémentaires
Participant
Utilisateurs affectés à un groupe ou à un rôle spécifique
Sélectionnez Participant, puis cliquez sur l'onglet Basé sur les rôles.
Dans la liste Type de participant, sélectionnez le type de groupe ou de rôle auquel envoyer les notifications.
Dans la liste Participant, sélectionnez le groupe ou le rôle auquel envoyer les notifications.
Utilisateur du workflow
Utilisateurs participant au workflow actuel
Sélectionnez Utilisateur du workflow, puis cliquez sur l'onglet Utilisateur du workflow.
Dans la liste Utilisateur du workflow, sélectionnez un utilisateur qui participe au workflow.
Utilisateur
Utilisateurs Microsoft Dynamics AX spécifiques
Sélectionnez Utilisateur, puis cliquez sur l'onglet Utilisateur.
La liste Utilisateurs disponibles : inclut tous les utilisateurs Microsoft Dynamics AX. Sélectionnez les utilisateurs à qui envoyer les notifications, puis déplacez-les dans la liste Utilisateurs sélectionnés :.
Répétez les étapes 3 à 9 pour chaque événement que vous avez sélectionné à l'étape 2.
Spécification d'un approbateur final
Vous voudrez peut-être désigner un approbateur final pour les cas où l'approbateur est la seule personne à soumettre le document pour approbation. Pour indiquer un approbateur final, procédez comme suit.
Dans le volet gauche, cliquez sur Paramètres avancés.
Activez la case à cocher Utiliser l'approbateur final.
Dans la liste, sélectionnez l'utilisateur qui sera l'approbateur final.
Définition d'un délai limite
Si le processus d'approbation doit être exécuté dans un certain délai, procédez comme suit.
Notes
Les options sélectionnées dans ces étapes remplacent celles sélectionnées dans les zones Affectation et Escalade de chaque étape d'approbation.
Dans le volet gauche, cliquez sur Paramètres avancés.
Activez la case à cocher Définir une limite de temps pour l'élément de workflow.
Dans le champ Durée, spécifiez quand le processus d'approbation doit être exécuté. Sélectionnez l'une des options suivantes :
Heures – Permet d'entrer le nombre d'heures accordé pour l'exécution du processus d'approbation. Sélectionnez ensuite le calendrier utilisé par votre organisation, puis entrez les informations relatives à la semaine de travail de votre organisation.
Jours – Permet d'entrer le nombre de jours accordé pour l'exécution du processus d'approbation. Sélectionnez ensuite le calendrier utilisé par votre organisation, puis entrez les informations relatives à la semaine de travail de votre organisation.
Semaines – Permet d'entrer le nombre de semaines accordé pour l'exécution du processus d'approbation.
Mois – Permet de sélectionner le jour et la semaine limites d'exécution du processus d'approbation. Par exemple, vous voudrez peut-être que le processus d'approbation soit exécuté d'ici le vendredi de la troisième semaine du mois.
Années – Permet de sélectionner la semaine et le mois limites d'exécution du processus d'approbation. Par exemple, vous voudrez peut-être que le processus d'approbation soit exécuté d'ici le vendredi de la troisième semaine de décembre.
Si le délai est dépassé, le système agit sur le document. Dans la liste Action, sélectionnez l'action que le système doit exécuter.
Spécification des actions disponibles pour l'utilisateur
Lorsqu'un document est affecté à un utilisateur pour approbation, ce dernier doit agir sur le document. Procédez comme suit pour indiquer les actions que l'utilisateur peut exécuter sur le document soumis.
Dans le volet gauche, cliquez sur Paramètres avancés.
Activez la case à cocher Approuver si l'utilisateur peut approuver le document.
Activez la case à cocher Rejeter si l'utilisateur peut rejeter le document.
Activez la case à cocher Demander une modification si l'utilisateur peut demander des modifications du document.
Activez la case à cocher Déléguer si l'utilisateur peut affecter le document à un autre utilisateur pour approbation.
Indication si les utilisateurs peuvent agir sur le document à partir de la liste de travail dans Enterprise Portal
Par défaut, les utilisateurs peuvent agir sur les documents à partir du composant WebPart Liste des travaux dans Enterprise Portal pour Microsoft Dynamics AX. Cependant, vous ne voudrez pas toujours que les utilisateurs agissent sur les documents à partir de ce WebPart. Dans certains cas, vous préférerez que les utilisateurs ouvrent les documents, les approuvent ou les rejettent à partir des documents eux-mêmes.
Procédez comme suit pour indiquer si les utilisateurs peuvent agir sur le document à partir du composant WebPart Liste des travaux dans Enterprise Portal.
Dans le volet gauche, cliquez sur Paramètres avancés.
Pour autoriser les utilisateurs à agir sur le document à partir du composant WebPart Liste des travaux dans Enterprise Portal, activez la case à cocher Activer des actions à partir de la liste de travail dans Enterprise Portal.
Pour empêcher les utilisateurs d'agir sur le document à partir du composant WebPart Liste des travaux dans Enterprise Portal, désactivez la case à cocher Activer des actions à partir de la liste de travail dans Enterprise Portal.
Configuration des étapes d'approbation
Un processus d'approbation comprend plusieurs étapes. Procédez comme suit pour ajouter des étapes au processus d'approbation et les configurer.
Dans l'éditeur de workflow, double-cliquez sur le processus d'approbation. L'éditeur de workflow affiche les étapes du processus d'approbation.
Pour ajouter une étape d'approbation, faites glisser l'étape de la zone Éléments du workflow sur le canevas.
Pour configurer une étape d'approbation, voir Configuration d'une étape d'approbation.
Voir aussi
À propos de l'éditeur de workflow