(FRA) Tâches principales : mandats de paiement et bordereaux de mandat (Secteur public)

Article
08/03/2018

Mise à jour : February 9, 2015

S'applique à: Microsoft Dynamics AX 2012 R3, Microsoft Dynamics AX 2012 R2, Microsoft Dynamics AX 2012 Feature Pack, Microsoft Dynamics AX 2012

Le mandat de paiement est utilisé par le directeur pour informer le comptable que l'organisation doit payer un montant donné à une autre entité et pour autoriser le comptable à payer ledit montant. Le directeur ou le comptable peut déléguer la tâche à un commercial, mais il a toujours la responsabilité de chaque tâche.

Notes

Les mandats de paiement ne sont disponibles que si les conditions suivantes sont remplies :

Un groupe de mandats liés avec leurs documents associés sont affectés à un bordereau de mandat pour être soumis au comptable.

Que voulez-vous faire ?

En savoir plus sur…

Directeur : affectation de lignes de facture aux mandats

Directeur : autorisation de mandats

Directeur : affectation de mandats à un bordereau de mandat

Directeur : soumission des mandats au comptable

Comptable : acceptation de mandats

Comptable : refus ou mise en attente des mandats

Directeur : émission d'un arrêté de réquisition

Aide sur l'écran de recherche

Tâches liées aux recherches

En savoir plus sur…

Cliquez sur ces liens pour plus d'informations sur les concepts abordés dans cette rubrique.

(FRA) À propos des mandats de paiement (Secteur public)

À propos des répartitions comptables et des écritures de journal de comptabilité auxiliaire pour les factures fournisseur

Directeur : affectation de lignes de facture aux mandats

À la réception d'une facture fournisseur, le directeur approuve ou certifie que les marchandises ou services ont bien été reçus et il rassemble les documents nécessaires. Lorsque tout est en ordre, le directeur affecte chaque ligne de facture à un mandat.

Pour certaines dépenses, le comptable peut être amené à effectuer un paiement avant de recevoir le mandat. Le directeur régularise alors le paiement en émettant ultérieurement un mandat. Ceci se produit généralement pour les dépenses urgentes ou récurrentes, telles que le paiement de services publics ou de loyers. Cela peut également se produire lorsque de l'argent est dû à un régisseur.

Cliquez sur Comptabilité fournisseur > États > France > Mandat de paiement.
Pour récupérer les factures qui n'ont pas encore été payées, dans le groupe Invoice status, cliquez sur Pending.

- ou -

Pour récupérer les factures qui ont déjà été payées, dans le groupe Invoice status, cliquez sur Posted.

Important

Les lignes des factures qui sont en cours de modification ne sont pas récupérées.
Dans le champ From date, entrez la première date de la plage de dates dans laquelle sélectionner les factures à récupérer. Dans le champ To date, entrez la deuxième date de la plage de dates. Toutes les factures créées dans cette plage sont vérifiées pour déterminer si elles répondent aux critères sélectionnés.
Cliquez sur Retrieve lines pour ouvrir un écran de recherche dans la base de données.
Dans l'écran de recherche, entrez les critères de recherche des factures fournisseur à affecter à des mandats. Dans la plupart des cas, vous sélectionnez un compte client dans le champ Invoice accounts et ne renseignez pas les critères restants.

Notes

Pour rechercher des lignes de facture de mandats qui ont été rejetés par le comptable, sélectionnez Not reviewed pour Director authorization status et Rejected pour Accountant acceptance status. N'entrez pas de numéro de mandat. Les numéros du mandat et du bordereau de mandat sont supprimés lorsque le comptable refuse le mandat.
Cliquez sur OK pour fermer l'écran de recherche. Toutes les lignes de facture correspondant aux statuts, dates et critères de sélection de facture que vous avez entrés s'affichent dans la grille.
Cliquez sur l'en-tête de colonne Mandat pour trier les lignes de facture par numéro de mandat. Toutes les lignes de facture qui ne sont pas affectées à un mandat s'affichent en haut de la colonne.
Activez la case à cocher précédant chaque ligne à affecter à un mandat.
Cliquez sur l'Assign to mandat. Chaque ligne sélectionnée est affectée à un mandat.

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Directeur : autorisation de mandats

Après vérification du mandat et de tous les documents associés, le directeur peut autoriser le paiement de la ligne de facture affectée au mandat. Cette opération peut s'effectuer à partir de l'écran de mise à jour du mandat, à partir de la ligne de facture de l'écran Facture fournisseur ou à partir de l'écran Transactions fournisseur.

À partir de l'écran de mise à jour de mandat

Cliquez sur Comptabilité fournisseur > États > France > Mandat de paiement.
Pour récupérer une facture qui n'a pas encore été payée, dans le groupe Invoice status, cliquez sur Pending.

- ou -

Pour récupérer une facture qui a déjà été payée, dans le groupe Invoice status, cliquez sur Posted.

Important

Les lignes des factures qui sont en cours de modification ne sont pas récupérées.
Dans le champ From date, entrez la première date de la plage de dates dans laquelle sélectionner les factures à récupérer. Dans le champ To date, entrez la deuxième date de la plage de dates. Toutes les factures créées dans cette plage sont vérifiées pour déterminer si elles répondent aux critères sélectionnés.
Cliquez sur Retrieve lines pour ouvrir un écran de recherche dans la base de données.
Dans l'écran de recherche, entrez les critères de recherche des factures fournisseur dont vous voulez autoriser le paiement. Dans la plupart des cas, vous sélectionnez Not reviewed comme critères dans le champ Director authorization status et ne renseignez pas les critères restants.
Cliquez sur OK pour fermer l'écran de recherche. Toutes les lignes de facture correspondant aux statuts, dates et critères de sélection de facture que vous avez entrés s'affichent dans la grille.
Sélectionnez une ligne de facture, puis cliquez sur View invoice pour examiner les informations de la ligne de facture. Au besoin, vérifiez également tout document associé pouvant exister à l'extérieur du système.
Une fois que vous avez vérifié que la ligne de facture doit être payée, revenez à l'écran de mise à jour du mandat et sélectionnez Authorized dans le champ Director authorization status pour la ligne.

À partir des écrans Facture fournisseur ou Transactions fournisseur

Cliquez sur Comptabilité fournisseur > Courant > Factures fournisseur > Factures fournisseur en attente.

- ou -

Cliquez sur Comptabilité fournisseur > Courant > Factures fournisseur > Factures fournisseur en cours.
Double-cliquez sur une facture pour l'ouvrir.
Vérifiez les informations sur la ligne de facture. Au besoin, vérifiez également tout document associé pouvant exister à l'extérieur du système.
Une fois que vous avez vérifié que la ligne de facture doit être payée, sous l'onglet Mandat de paiement, dans le champ Director authorization status, sélectionnez Authorized.

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Directeur : affectation de mandats à un bordereau de mandat

Le directeur affecte des mandats liés à un bordereau de mandat de sorte qu'ils puissent être soumis au comptable.

Cliquez sur Comptabilité fournisseur > États > France > Mandat de paiement.
Pour récupérer les factures qui n'ont pas encore été payées, dans le groupe Invoice status, cliquez sur Pending.

- ou -

Pour récupérer les mandats qui ont déjà été payés, dans le groupe Invoice status, cliquez sur Posted.

Important

Les lignes des factures qui sont en cours de modification ne sont pas récupérées.
Dans le champ From date, entrez la première date de la plage de dates dans laquelle sélectionner les factures à récupérer. Dans le champ To date, entrez la deuxième date de la plage de dates. Toutes les factures créées dans cette plage sont vérifiées pour déterminer si elles répondent aux critères sélectionnés.
Cliquez sur Retrieve lines pour ouvrir un écran de recherche dans la base de données.
Dans l'écran de recherche, entrez les critères de recherche des lignes de facture associées aux mandats que vous souhaitez affecter à un bordereau de mandat.
Cliquez sur OK pour fermer l'écran de recherche. Toutes les lignes de facture correspondant aux statuts, dates et critères de sélection de facture que vous avez entrés s'affichent dans la grille.
Cliquez sur l'en-tête de colonne Bordereau de mandat pour trier les lignes de facture par numéro de bordereau de mandat. Toutes les lignes de facture qui ne sont pas affectées à un bordereau de mandat s'affichent en haut de la colonne.
Activez la case à cocher précédant chaque ligne à affecter à un bordereau de mandat. Un bordereau de mandat doit comporter des lignes de facture relatives aux dépenses de capital ou des lignes de facture relatives aux dépenses d'exploitation. Il ne peut pas contenir un mélange des deux.
Cliquez sur l'Assign to bordereau de mandat. Toutes les lignes que vous avez sélectionnées sont affectées à un seul bordereau de mandat.

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Directeur : soumission des mandats au comptable

Le directeur rassemble les mandats imprimés et leurs documents associés sous un bordereau de mandat et les soumet au comptable.

Impression des mandats affectés à un bordereau

Cliquez sur Comptabilité fournisseur > États > France > Mandat de paiement.
Cliquez sur Select pour ouvrir un écran de recherche dans la base de données.
Dans l'écran de recherche, entrez les critères permettant d'identifier les mandats à imprimer, puis cliquez sur OK.
Dans les champs Director et Accountant, tapez le nom du directeur et le nom du comptable de votre organisation.
Imprimez les mandats sélectionnés.

Impression du bordereau

Cliquez sur Comptabilité fournisseur > États > France > Bordereau de mandat.
Cliquez sur Select pour ouvrir un écran de recherche dans la base de données.
Dans l'écran de recherche, entrez les critères permettant d'identifier le bordereau à imprimer, puis cliquez sur OK.
Imprimez le bordereau sélectionné.

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Comptable : acceptation de mandats

Le comptable vérifie les mandats soumis et tous les documents associés. Si une ligne de facture est conforme aux obligations légales et aux exigences de l'organisation, le comptable peut accepter le mandat et payer la ligne de facture qui lui est affectée.

À partir de l'écran de mise à jour de mandat

Cliquez sur Comptabilité fournisseur > États > France > Mandat de paiement.
Pour récupérer les lignes de facture qui n'ont pas encore été payées, dans le groupe Invoice status, cliquez sur Pending.

- ou -

Pour récupérer les lignes de facture qui ont déjà été payées, dans le groupe Invoice status, cliquez sur Posted.

Important

Les lignes des factures qui sont en cours de modification ne sont pas récupérées.
Dans le champ From date, entrez la première date de la plage de dates dans laquelle sélectionner les factures à récupérer. Dans le champ To date, entrez la deuxième date de la plage de dates. Toutes les factures créées dans cette plage sont vérifiées pour déterminer si elles répondent aux critères sélectionnés.
Cliquez sur Retrieve lines pour ouvrir un écran de recherche dans la base de données.
Dans l'écran de recherche, entrez les critères de recherche des lignes de facture fournisseur dont vous voulez accepter le paiement. Celles-ci ont généralement le Director authorization status Authorized et le Accountant acceptance status Not reviewed.
Cliquez sur OK pour fermer l'écran de recherche. Toutes les lignes de facture correspondant aux statuts, dates et critères de sélection de facture que vous avez entrés s'affichent dans la grille.
Sélectionnez une ligne de facture, puis cliquez sur View invoice pour examiner les informations de la ligne de facture. Au besoin, vérifiez également tout document associé susceptible d'accompagner le mandat et le bordereau de mandat.
Si la ligne de facture est conforme à toutes les obligations légales et aux exigences de l'organisation, revenez à l'écran de mise à jour du mandat et sélectionnez Accepted dans le champ Accountant acceptance status.

À partir des écrans Facture fournisseur ou Transactions fournisseur

Cliquez sur Comptabilité fournisseur > Courant > Factures fournisseur > Factures fournisseur en attente.

- ou -

Cliquez sur Comptabilité fournisseur > Courant > Factures fournisseur > Factures fournisseur en cours.
Double-cliquez sur une facture pour l'ouvrir.
Vérifiez les informations sur la ligne de facture. Au besoin, vérifiez également tout document associé susceptible d'accompagner le mandat et le bordereau de mandat.
Si la ligne de facture est conforme à toutes les obligations légales et aux exigences de l'organisation, sous l'onglet Mandat de paiement, dans le champ Accountant acceptance status, sélectionnez Accepted.

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Comptable : refus ou mise en attente des mandats

Le comptable vérifie les mandats et tous les documents associés (notamment les arrêtés de réquisition). Si une ligne de facture n'est pas conforme aux obligations légales et aux exigences de l'organisation, le comptable doit la refuser.

Cliquez sur Comptabilité fournisseur > Courant > Factures fournisseur > Factures fournisseur en attente.

- ou -

Cliquez sur Comptabilité fournisseur > Courant > Factures fournisseur > Factures fournisseur en cours.
Double-cliquez sur une facture pour l'ouvrir.
Vérifiez les informations sur la ligne de facture. Au besoin, vérifiez également tout document associé susceptible d'accompagner le mandat et le bordereau de mandat.
Pour rejeter le mandat, sous l'onglet Mandat de paiement, dans le champ Accountant acceptance status, sélectionnez Rejected. Lorsque vous effectuez cette opération, le Director authorization status devient Not reviewed et les numéros du mandat et du bordereau de mandat sont effacés.

- ou -

Pour mettre le mandat en attente afin de faire des recherches supplémentaires, laissez le champ Accountant acceptance status défini sur Not reviewed.
Dans le champ Memo, entrez une brève explication indiquant le motif du refus ou de la mise en attente du mandat.

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Directeur : émission d'un arrêté de réquisition

Lorsque le comptable refuse un mandat, le directeur peut demander au comptable de payer la ligne de facture, même si elle n'est pas tout à fait conforme aux exigences habituelles. Pour ce faire, le directeur écrit une lettre dans laquelle il assume la responsabilité du paiement, puis il affecte la ligne de facture à un nouveau mandat qui indique que le mandat doit être traité comme un arrêté de réquisition.

Cliquez sur Comptabilité fournisseur > États > France > Mandat de paiement.
Pour récupérer une facture qui n'a pas encore été payée, dans le groupe Invoice status, cliquez sur Pending.

- ou -

Pour récupérer une facture qui a déjà été payée, dans le groupe Invoice status, cliquez sur Posted.

Important

Les lignes des factures qui sont en cours de modification ne sont pas récupérées.
Dans le champ From date, entrez une date antérieure ou identique à la date de la facture qui était affectée au mandat refusé. Dans le champ To date, entrez une date ultérieure ou identique à celle de la facture.
Cliquez sur Retrieve lines pour ouvrir un écran de recherche dans la base de données.
Dans l'écran de recherche, entrez les critères de recherche des factures fournisseur pour lesquelles vous voulez émettre un arrêté de réquisition.
Cliquez sur OK pour fermer l'écran de recherche. Toutes les lignes de facture correspondant aux statuts, dates et critères de sélection de facture que vous avez entrés s'affichent dans la grille.
Sélectionnez la ligne de facture pour laquelle vous souhaitez émettre un arrêté de réquisition, puis cliquez sur Assign to mandat pour affecter la ligne de facture à un nouveau mandat.
Cliquez sur View invoice pour ouvrir la facture.
Sous l'onglet Mandat de paiement, effectuez les opérations suivantes :
1. Dans le champ Director authorization status, sélectionnez Authorized.
2. Activez la case à cocher Requisition order.
3. Entrez un bref message d'explication dans le champ Memo.
Affectez le mandat à un bordereau de mandat et soumettez-le au comptable de la manière habituelle.

Important

Lorsque vous imprimez le mandat, joignez la lettre dans laquelle vous assumez la responsabilité du paiement, ainsi que tout autre document associé.