Tâches principales : factures fournisseur

Article
08/03/2018

Mise à jour : March 18, 2015

S'applique à: Microsoft Dynamics AX 2012 R3, Microsoft Dynamics AX 2012 R2, Microsoft Dynamics AX 2012 Feature Pack, Microsoft Dynamics AX 2012

Une facture fournisseur d'une commande fournisseur est une facture liée à une commande fournisseur. Elle contient un en-tête et une ou plusieurs lignes pour des articles ou services. Une facture fournisseur termine la commande fournisseur, l'accusé de réception de marchandises et le cycle de facture fournisseur. Vous pouvez également entrer des factures fournisseur qui ne sont pas associées à des commandes fournisseur.

Notes

(FRA) Pour créer ou réviser les mandats et les bordereaux de mandat liés à une facture fournisseur, voir (FRA) Tâches principales : mandats de paiement et bordereaux de mandat (Secteur public).

Que voulez-vous faire ?

En savoir plus sur…

Saisie et enregistrement de factures fournisseur associées à des commandes fournisseur

Ajout de lignes de facture qui ne sont pas prévues pour une commande fournisseur

Validation de factures fournisseur dans l'écran Facture fournisseur

Envoi d'une facture fournisseur pour révision

Saisie et mise en correspondance de factures fournisseur avec des accusés de réception de marchandises

Saisie, validation et impression de plusieurs factures via une tâche périodique

Validation et impression de plusieurs factures fournisseur à partir du journal des approbations de facture

Nouveautés de et du correctif KB3047235

Aide sur l'écran de recherche

Tâches liées aux recherches

En savoir plus sur…

Cliquez sur ces liens pour plus d'informations sur les concepts abordés dans cette rubrique.

À propos du rapprochement des factures dans le module Achats

À propos des immobilisations créées à partir du module Achats

Accounting for stocked items on product receipts and vendor invoices (White paper)

Saisie et enregistrement de factures fournisseur associées à des commandes fournisseur

Vous pouvez enregistrer des factures dans l'écran Facture fournisseur. Vous devrez peut-être procéder de la sorte si vous êtes interrompu lorsque vous entrez des données ou si vous devez vérifier des informations relatives à la facture avant de la valider. Vous pouvez également placer des factures en attente dans l'écran Facture fournisseur.

Notes

Vous ne pouvez pas valider des factures qui sont en attente.

Cliquez sur Comptabilité fournisseur > Courant > Factures fournisseur > Factures fournisseur en cours.
Dans le volet Actions, cliquez sur Facture > Facture fournisseur. L'écran Facture fournisseur s'ouvre.
Entrez ou sélectionnez un compte de facturation. Il s'agit du compte fournisseur associé au fournisseur qui a envoyé la facture.
Entrez le numéro de la facture.
Dans le volet Actions, cliquez sur Récupérer les commandes fournisseur. Activez la case à cocher Inclure pour une ou plusieurs commandes fournisseur ou lignes de commande fournisseur, puis cliquez sur OK.
En haut de l'écran, dans le champ Quantité par défaut pour les lignes, sélectionnez le type de quantité à mettre à jour.
- Quantité à recevoir maintenant – À utiliser pour les expéditions partielles. La valeur par défaut du champ Quantité provient du champ de quantité Recevoir maintenant de la commande fournisseur.
- Quantité commandée – À utiliser pour les expéditions complètes. La valeur par défaut du champ Quantité provient du champ de quantité Commandé de la commande fournisseur.
- Quantité enregistrée – À utiliser si l'article nécessite un enregistrement, comme spécifié dans l'écran Groupes de modèles d'article. La valeur par défaut du champ Quantité est la quantité physique mise à jour qui a été enregistrée.
- Quantité de l'accusé de réception de marchandises – À utiliser si un accusé de réception de marchandises a déjà été reçu pour la commande. La valeur par défaut du champ Quantité provient de la quantité totale d'accusés de réception de marchandises disponibles.
- Quantité et services enregistrés - À utiliser si des quantités ont été enregistrées dans des journaux des arrivées pour des articles stockés ou non stockés. Cette option s'applique également aux services, qu'ils soient enregistrés ou non.
Dans la grille Lignes, sélectionnez une ligne de facture et apportez des modifications, le cas échéant. Par exemple, si vous avez commandé 10 articles mais que la facture n'en comporte que 5, vous pouvez modifier la valeur du champ Quantité sur 5.
Dans l'organisateur Détails de ligne, passez en revue les informations et apportez des modifications, le cas échéant.
Répétez les étapes 7 et 8 pour toutes les autres lignes de la facture.
Si votre entité juridique utilise le rapprochement de factures, dans l'organisateur En-tête de la facture fournisseur, reportez-vous au champ Écart de correspondance. Un point d'exclamation indique qu'il existe un écart de rapprochement pour un ou plusieurs types de rapprochements de factures. Une coche indique que tous les écarts de rapprochement de factures sont compris dans des tolérances acceptables.
Pour enregistrer la facture sans la valider, fermez l'écran. Le statut de la facture passe de Nouveau à En attente. Vous pouvez afficher la facture dans la page de liste Factures fournisseur en attente.

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Ajout de lignes de facture qui ne sont pas prévues pour une commande fournisseur

Vous pouvez créer des factures fournisseur qui ne sont pas associées à des commandes fournisseur. Ces factures fournisseur peuvent contenir une combinaison de lignes de facture qui sont prévues pour des lignes de commande fournisseur et d'autres qui ne le sont pas. Vous pouvez également ajouter des lignes de facture qui ne sont pas prévues pour une commande fournisseur à une facture fournisseur associée à une commande fournisseur.

Cliquez sur Comptabilité fournisseur > Courant > Factures fournisseur > Factures fournisseur en cours.
Dans le volet Actions, cliquez sur Facture > Facture fournisseur. L'écran Facture fournisseur s'ouvre.
Entrez ou sélectionnez un compte de facturation. Il s'agit du compte associé au fournisseur qui a envoyé la facture.
Entrez le numéro de la facture.
Dans la grille Lignes, cliquez sur Ajouter une ligne et entrez des informations concernant la ligne. Si vous entrez un numéro d'article, les lignes qui ne sont pas prévues pour une commande fournisseur doivent avoir un type de produit Article ou Service et ne doivent pas être stockées. Pour plus d'informations, voir Facture fournisseur (écran).
Pour afficher ou spécifier des informations complémentaires concernant la ligne, cliquez sur l'organisateur Détails de ligne et entrez les informations.
Répétez les étapes 5 et 6 pour d'autres lignes (facultatif).
Pour afficher ou spécifier des informations complémentaires pour l'en-tête de la facture, dans le volet Actions, cliquez sur Vue de l'en-tête (facultatif).
Pour valider la facture, dans le volet Actions, cliquez sur Valider, puis sur Valider dans l'écran qui s'affiche (facultatif).
Pour enregistrer la facture sans la valider, fermez l'écran. Vous pouvez afficher la facture dans la page de liste Factures fournisseur en attente.

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Validation de factures fournisseur dans l'écran Facture fournisseur

Vous pouvez valider une facture fournisseur dans l'écran Facture fournisseur.

Cliquez sur Comptabilité fournisseur > Courant > Factures fournisseur > Factures fournisseur en attente.
Sélectionnez une facture. Dans le volet Actions, cliquez sur Modifier. Vous pouvez également double-cliquer sur une facture pour ouvrir l'écran Facture fournisseur.
Dans la grille Lignes et dans l'organisateur Détails de ligne, vérifiez que les informations entrées pour la facture correspondent à celles de la facture du fournisseur. Pour apporter des corrections, entrez les nouveaux montants ou les nouvelles quantités.
Dans le volet Actions, cliquez sur Totaux et vérifiez l'exactitude des informations. Fermez l'écran Totaux.
Le cas échéant, vérifiez d'autres informations dans l'écran et dans les écrans apparentés.
Si la facture était en attente et si tous les problèmes liés à la facture ont été corrigés, désactivez la case à cocher En attente. Vous ne pouvez pas valider des factures qui sont en attente.
Dans le volet Actions, cliquez sur Valider, puis sur Valider dans l'écran qui s'affiche.

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Envoi d'une facture fournisseur pour révision

Votre organisation peut utiliser un workflow pour gérer le processus de révision des factures fournisseur. Au besoin, une barre d'informations jaune s'affiche en haut de l'écran Facture fournisseur ou de la page de liste Factures fournisseur en attente. La révision via workflow peut être nécessaire pour l'en-tête de facture, la ligne de facture ou les deux. Les contrôles du workflow s'appliquent à l'en-tête ou à la ligne, selon l'emplacement de la vue avant que vous ne cliquiez sur le contrôle.

Cliquez sur Comptabilité fournisseur > Courant > Factures fournisseur > Factures fournisseur en attente.
Sélectionnez une facture. Dans le volet Actions, cliquez sur Modifier. Vous pouvez également double-cliquer sur une facture pour ouvrir l'écran Facture fournisseur.
Apportez les modifications nécessaires, puis cliquez sur Soumettre.
Lisez les instructions, entrez un commentaire, puis cliquez sur Soumettre.

Notes

Pour annuler le processus de révision, cliquez sur Actions > Rappeler.

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Saisie et mise en correspondance de factures fournisseur avec des accusés de réception de marchandises

Vous pouvez entrer et enregistrer des informations pour les factures fournisseur et vous pouvez mettre en correspondance des lignes de facture avec des lignes d'accusé de réception de marchandises. Le cas échéant, vous pouvez également mettre en correspondance des quantités partielles pour une ligne.

Vous pouvez créer une facture fournisseur sur la base des lignes d'accusé de réception de marchandises qui ont été reçues jusqu'à ce jour, même si tous les articles d'une commande fournisseur spécifique n'ont pas encore été reçus. Vous pouvez procéder de la sorte si, par exemple, un fournisseur envoie une facture par mois qui couvre toutes les livraisons qu'il expédie au cours du mois. Chaque accusé de réception de marchandises représente une livraison partielle ou complète des articles de la commande fournisseur.

Lorsque vous validez la facture, la quantité Solde de la facture de chaque article est mise à jour avec le total des quantités reçues pour les accusés de réception de marchandises sélectionnés. Si la quantité Solde de la facture et la quantité Livrer quantité restante pour tous les articles sur la commande fournisseur ont la valeur zéro, le statut de la commande fournisseur passe à Facturé. Si la quantité Solde de la facture n'a pas la valeur zéro, le statut de la commande fournisseur ne change pas et des factures supplémentaires peuvent être entrées pour celle-ci.

La procédure suivante suppose qu'au moins un accusé de réception de marchandises a été validé pour la commande fournisseur. La facture fournisseur a pour base ces accusés de réception de marchandises et reflète les quantités de ceux‑ci. Les informations financières pour la facture sont basées sur les informations entrées lors de la validation de la facture.

Cliquez sur Comptabilité fournisseur > Courant > Factures fournisseur > Factures fournisseur en cours.
Dans le volet Actions, cliquez sur Facture > Facture fournisseur. L'écran Facture fournisseur s'ouvre.
Dans le champ Quantité par défaut pour les lignes, sélectionnez le type de quantité à mettre à jour.
Entrez ou sélectionnez un compte de facturation. Il s'agit du compte associé au fournisseur qui a envoyé la facture.
Entrez le numéro de la facture.
Dans le volet Actions, cliquez sur Mettre en correspondance les accusés de réception de marchandises. Dans la grille Lignes, vous pouvez également cliquer sur Ligne de facture > Mettre en correspondance les accusés de réception de marchandises.
Dans l'écran Mettre en correspondance les accusés de réception de marchandises et la facture, activez la case à cocher Correspondance pour les accusés de réception de marchandises à mettre en correspondance avec les lignes de facture. Vous pouvez également cliquer sur Sélectionner toutes les lignes ou Sélectionner tous les accusés de réception de marchandises pour mettre en correspondance tous les accusés de réception de marchandises avec la facture.
Pour mettre en correspondance une quantité partielle, entrez une quantité dans le champ Quantité de l'accusé de réception de marchandises à mettre en correspondance (facultatif).
Cliquez sur OK pour fermer l'écran Mettre en correspondance les accusés de réception de marchandises et la facture et revenir à l'écran Facture fournisseur.
Pour enregistrer la facture sans la valider, activez la case à cocher En attente dans l'organisateur En-tête de la facture fournisseur.

Pour valider la facture et fermer l'écran, dans le volet Actions, cliquez sur Valider, puis sur Valider dans l'écran qui s'affiche.
Fermez l'écran.

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Saisie, validation et impression de plusieurs factures via une tâche périodique

Vous pouvez utiliser plusieurs factures à la fois et les valider toutes à la fois. Pour ce faire, ouvrez l'écran Facture fournisseur en cliquant sur l'option de menu Tenir à jour les factures fournisseur.

Cliquez sur Comptabilité fournisseur > Périodique > Tenir à jour les factures fournisseur.
Dans le volet Actions, cliquez sur Depuis commande fournisseur pour créer des factures sur la base de commandes fournisseur.
Dans l'écran Mise à jour de l'achat, entrez ou sélectionnez une requête, puis cliquez sur OK. Les factures sont créées et s'affichent dans l'écran Facture fournisseur.
Vous pouvez organiser les factures proposées par compte de facturation, commande ou automatiquement (facultatif). Dans le volet Actions, cliquez sur Consolider les factures, sélectionnez des options de consolidation, puis cliquez sur Consolidation.
Modifiez les informations de facturation dans la grille. Par exemple, vous pouvez entrer un numéro de facture pour chaque ligne dans la grille.
Pour modifier des lignes de facture pour une facture, sélectionnez la facture, puis cliquez sur Modifier dans le volet Actions (facultatif). Apportez des modifications. Dans le volet Actions, dans le groupe Clôture, cliquez sur Détails de la facture pour revenir à la vue de la grille.
Si une facture nécessite plus de travail avant de la valider, sélectionnez la facture, puis activez la case à cocher En attente.
Lorsque les factures sont correctes et vous conviennent, dans le volet Actions, cliquez sur Valider, puis sur Valider dans l'écran qui s'affiche.

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Validation et impression de plusieurs factures fournisseur à partir du journal des approbations de facture

Cette procédure suppose qu'au moins un accusé de réception de marchandises a été validé pour la commande fournisseur et qu'une facture pour la commande fournisseur a été validée dans un registre des factures. Les informations financières pour la facture proviennent de la facture qui a été validée dans le registre.

Cliquez sur Comptabilité fournisseur > Journaux > Factures > Journal des approbations de facture.
Créez un journal, puis cliquez sur Lignes.
Cliquez sur l'Rechercher des N° documents. Dans l'écran Rechercher des N° documents, sélectionnez un N° document dans la liste Listes des N° documents, puis cliquez sur Sélection.
Cliquez sur OK pour fermer l'écran Rechercher des N° documents.
Sous l'onglet Vue d'ensemble, entrez un compte.
Cliquez sur l'onglet Général et vérifiez que les informations sur les taxes et la devise sont correctes.
Cliquez sur Fonctions > Commande fournisseur.
Modifiez la requête dans l'écran Requête utilisée, puis cliquez sur OK (facultatif). L'écran Facture fournisseur s'affiche.
Dans le champ Quantité par défaut pour les lignes, sélectionnez Quantité de l'accusé de réception de marchandises.
Dans le volet Actions, cliquez sur Depuis réception de marchandises.
Dans l'écran Sélectionner l'accusé de réception de marchandises, activez la case à cocher Inclure pour les lignes d'accusé de réception de marchandises à inclure dans cette facture.
Cliquez sur OK. Le montant total de la facture qui est calculé sur la base de l'accusé de réception de marchandises est comparé au montant total de la facture enregistrée. S'ils sont égaux, les factures fournisseur sont validées et imprimées. Dans le cas contraire, des messages s'affichent.

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Nouveautés de et du correctif KB3047235

Si vous êtes dans le secteur public, vous pouvez désormais créer un ou plusieurs comptes de fournisseur occasionnel lors de la création de factures pour ces fournisseurs. Pour plus d'informations, voir Créer un fournisseur occasionnel et une facture (Secteur public) et Importer et créer des fournisseurs occasionnels et des factures (Secteur public). Cette fonction n'est disponible que si est installé et la clé de configuration Secteur public est sélectionnée.

Si vous envisagez d'utiliser des réservations budgétaires générales avec les factures, voir Exonérer une réservation budgétaire générale (secteur public). Lorsqu'une réservation budgétaire générale est sélectionnée sur une ligne de facture fournisseur, tous les détails et répartitions du projet sont copiés. En raison de la référence de la réservation budgétaire, certains détails du projet ne sont pas modifiables. Notez que dans les détails d'une ligne de facture fournisseur, vous devez sélectionner une catégorie d'approvisionnement avant de sélectionner une ligne de réservation budgétaire générale. Si la ligne de réservation budgétaire est sélectionnée en premier, le champ Catégorie d'approvisionnement est désactivé.

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