Tâches principales : création et traitement des plans budgétaires
Mise à jour : January 31, 2014
S'applique à: Microsoft Dynamics AX 2012 R3, Microsoft Dynamics AX 2012 R2
Cette rubrique illustre la création manuelle d'un plan budgétaire. Pour plus d'informations sur la génération automatique d'un plan budgétaire à partir d'un autre plan budgétaire, la comptabilité, les immobilisations, ou les postes de prévision, voir Générer des plans budgétaires à partir d'informations source.
Un plan budgétaire est un document qui contient un en-tête, des lignes de plan budgétaire, et des détails de ligne. Lorsque vous créez un plan budgétaire, un numéro unique de document lui est automatiquement affecté, et votre nom est affiché dans le champ Préparateur de plan budgétaire. Le processus de planification budgétaire et le centre de responsabilité du préparateur déterminent la hiérarchie d'organisation et le workflow de planification budgétaire pour le plan budgétaire. Après avoir terminé de préparer un plan budgétaire, vous le soumettez au workflow. Ensuite, le plan budgétaire, ainsi que les feuilles de calcul, justifications et pièces jointes, sont automatiquement transmis via votre organisation pour révision et approbation.
Notes
La procédure de cette tâche a été modifiée pour la mise à jour cumulative 7 ou ultérieure de Microsoft Dynamics AX 2012 R2. La procédure mise à jour s'applique également à AX 2012 R3. Pour plus d'informations, voir la section située plus loin dans cette rubrique.
Nous recommandons d'utiliser Management Reporter pour Microsoft Dynamics ERP pour créer, tenir à jour, déployer et afficher les états financiers qui incluent des données de planification budgétaire. Management Reporter permet de concevoir des états financiers basés sur des comptes généraux et les dimensions financières, d'accéder au détail des transactions, et d'utiliser l'affichage Web des états. Pour plus d'informations sur la procédure d'impression des états financiers à l'aide de Management Reporter, voir Management Reporter pour Microsoft Dynamics ERP.
Vous ne pouvez utiliser Management Reporter pour créer un état sur les données de planification budgétaire que si vous avez installé le correctif cumulatif 4 ou ultérieur pour Management Reporter 2012.
Que voulez-vous faire ?
En savoir plus sur…
Créer un plan budgétaire
Créer un plan budgétaire associé
Ajout ou modification des lignes de plan budgétaire et des détails de ligne
Utilisation de feuilles de calcul et de justifications dans les plans budgétaires
Ajout de postes de prévision aux lignes de plan budgétaire
Soumission d'un plan budgétaire au workflow
Aide sur l'écran de recherche
Tâches liées aux recherches
En savoir plus sur…
Cliquez sur ces liens pour plus d'informations sur les concepts abordés dans cette rubrique.
Vue d'ensemble de la planification de budget
À propos de la configuration et du paramétrage de la planification de budget
À propos des plans budgétaires
Créer un plan budgétaire
Avant de créer un plan budgétaire, un processus de planification budgétaire doit être actif. Chaque processus de planification budgétaire est associé à un cycle budgétaire, une comptabilité et une organisation de budgétisation. Pour être un préparateur de plan budgétaire, vous devez appartenir à un groupe d'utilisateurs de la planification budgétaire, ou être travailleur dans un centre de responsabilité situé dans une hiérarchie d'organisation budgétaire.
Cliquez sur Budget > Courant > Plans budgétaires > Tous les plans budgétaires. Dans le volet Actions, dans le groupe Nouveau, cliquez sur Plan budgétaire.
Entrez ou sélectionnez des informations dans les champs suivants, puis cliquez sur Créer :
Processus de planification budgétaire – Permet de sélectionner un processus de planification budgétaire actif.
Centre de responsabilité – Permet de sélectionner le centre de responsabilité du plan budgétaire. Par défaut, votre centre de responsabilité es indiqué.
Plan budgétaire parent – Permet de spécifier le plan budgétaire parent, le cas échéant.
Préparateur de plan budgétaire – Permet de sélectionner le nom de l'utilisateur qui prépare le plan budgétaire. Par défaut, votre nom est indiqué.
Groupe d'utilisateurs de la planification budgétaire – Pour les utilisateurs en dehors de l'organisation budgétaire affectée au processus de planification budgétaire, sélectionnez le groupe d'utilisateurs dont les membres ont besoin d'accéder au plan budgétaire.
Depuis Mise à jour cumulative 7 pour Microsoft Dynamics AX 2012 R2, vous pouvez sélectionner un groupe d'utilisateurs dans ce champ uniquement si la case à cocher Autoriser l'accès aux plans budgétaires par groupe d'utilisateurs est activée dans l'écran Configuration de planification budgétaire.
Numéro de document – Numéro d'identification unique du plan budgétaire.
Plan budgétaire – Permet d'entrer un nom descriptif pour le plan budgétaire.
Priorité de plan budgétaire – Permet de sélectionner la priorité du plan budgétaire, si votre organisation évalue les plans budgétaires selon leur priorité.
Retour en haut
Créer un plan budgétaire associé
Avant de pouvoir créer un plan budgétaire associé, le processus de planification budgétaire sélectionné doit être paramétré pour les plans budgétaires associés. En outre, la hiérarchie d'organisation budgétaire doit comporter au moins deux niveaux. La case à cocher Associer des plans budgétaires du stade actuel de planification budgétaire doit être activée pour les règles de stade de planification budgétaire dans l'écran Processus de planification budgétaire.
Cliquez sur Budget > Courant > Plans budgétaires > Tous les plans budgétaires. Dans le volet Actions, dans le groupe Nouveau, cliquez sur Associer le plan.
Entrez ou sélectionnez des informations dans les champs suivants, puis cliquez sur Créer :
Processus de planification budgétaire – Permet de spécifier le processus de planification budgétaire pour le plan parent.
Centre de responsabilité – Permet de sélectionner le centre de responsabilité du plan budgétaire. Par défaut, votre centre de responsabilité es indiqué.
Plan budgétaire parent– Permet de spécifier le nom du plan budgétaire parent.
Préparateur de plan budgétaire – Permet de sélectionner le nom de l'utilisateur qui prépare le plan budgétaire. Par défaut, votre nom est indiqué.
Groupe d'utilisateurs de la planification budgétaire – Pour les utilisateurs en dehors de l'organisation budgétaire affectée au processus de planification budgétaire, sélectionnez le groupe d'utilisateurs dont les membres ont besoin d'accéder au plan budgétaire.
Depuis Mise à jour cumulative 7 pour Microsoft Dynamics AX 2012 R2, vous pouvez sélectionner un groupe d'utilisateurs dans ce champ uniquement si la case à cocher Autoriser l'accès aux plans budgétaires par groupe d'utilisateurs est activée dans l'écran Configuration de planification budgétaire.
Numéro de document – Numéro d'identification unique du plan budgétaire.
Plan budgétaire – Permet d'entrer un nom descriptif pour le plan budgétaire.
Priorité de plan budgétaire – Permet de sélectionner la priorité du plan budgétaire, si votre organisation évalue les plans budgétaires selon leur priorité.
Retour en haut
Ajout ou modification des lignes de plan budgétaire et des détails de ligne
Avant de pouvoir ajouter ou modifier les lignes du plan budgétaire, le processus de planification budgétaire sélectionné lorsque vous avez créé le plan budgétaire doit être paramétré de telle sorte que les lignes du plan budgétaire puissent être ajoutées et modifiées. Les cases à cocher Ajouter des lignes et Modifier des lignes du stade actuel de planification budgétaire doivent être activées pour les règles de stade de planification budgétaire dans l'écran Processus de planification budgétaire.
Cliquez sur Budget > Courant > Plans budgétaires > Tous les plans budgétaires. Double-cliquez sur un plan budgétaire existant ou créez un plan budgétaire.
Dans la liste Filtrer par scénario, sélectionnez un scénario. Les options Contraintes de scénario de l'écran Configuration de planification budgétaire déterminent l'accès pour l'affichage et la modification de chaque scénario de plan budgétaire. Si le bouton Ajouter une ligne n'est pas disponible, sélectionnez un autre scénario.
Dans la grille Lignes de plan budgétaire, cliquez sur Ajouter une ligne.
Lorsque vous ajoutez une ligne à un scénario de plan budgétaire, la ligne est ajoutée uniquement au scénario du plan budgétaire actuel.
Sélectionnez une structure de compte et ajoutez les valeurs de dimension.
Affichez ou apportez les modifications nécessaires aux informations des champs restants, comme Date d'effet et Classe de budget. Entrez ensuite l'unité ou les informations monétaires.
Pour répartir les montants budgétaires pour les lignes sélectionnées, cliquez sur Répartir le budget. Ensuite, entrez ou sélectionnez des informations dans les champs suivants qui s'affichent :
Mode de répartition – Sélectionnez l'une des méthodes de répartition suivantes :
Répartir par le biais de périodes – Permet de répartir les lignes de plan budgétaire du scénario de plan budgétaire source sur plusieurs périodes du scénario de destination. Sélectionnez la clé de répartition de la période dans le champ Clé de période.
Répartition vers les dimensions – Permet de répartir les lignes de plan budgétaire du scénario de plan budgétaire source sur plusieurs dimensions financières du scénario de destination. Sélectionnez la condition de répartition budgétaire dans le champ Condition de répartition.
Regroupement – Permet de regrouper les lignes du plan budgétaire à partir du scénario de plan budgétaire source dans les plans budgétaires associés au scénario de destination du plan budgétaire parent.
Répartir – Permet de répartir les lignes de plan budgétaire du scénario de plan budgétaire source du plan budgétaire parent vers le scénario de destination des plans budgétaires associés.
Utiliser les règles de répartition comptable – En commençant par Mise à jour cumulative 7 pour Microsoft Dynamics AX 2012 R2, vous pouvez également utiliser des règles de répartition comptable pour les lignes de plan budgétaire. Répartit les lignes de plan budgétaire du scénario de plan budgétaire source vers le scénario de plan budgétaire de destination en fonction de la règle de répartition comptable sélectionnée. Sélectionnez une règle de répartition comptable dans le champ Règle de répartition.
Scénario de plan budgétaire (dans le groupe de champs Source) – Si vous avez sélectionné le mode de répartition Regroupement ou Utiliser les règles de répartition comptable, sélectionnez le scénario source. Si vous n'avez pas sélectionné Regroupement, la source est le scénario de plan budgétaire sélectionné dans la liste Filtrer par scénario.
Scénario de plan budgétaire (dans le groupe de champs Destination ) – Si vous avez sélectionné un mode de répartition autre que Regroupement, sélectionnez le plan budgétaire de destination. Si vous avez sélectionné Regroupement, la destination est le scénario de plan budgétaire sélectionné dans la liste Filtrer par scénario.
Multiplier par – Permet d'entrer une valeur par laquelle multiplier les montants en devise ou les quantités pour les lignes sélectionnées.
Pour ajouter des postes de prévision, cliquez sur Sélectionner des postes de prévision pour ouvrir l'écran Sélectionner des postes de prévision. Pour plus d'informations sur l'ajout de postes de prévision, voir « Ajout de postes de prévision aux lignes de plan budgétaire » plus loin dans cette rubrique.
Facultatif : cliquez sur Détails de ligne, puis entrez ou sélectionnez les informations dans les champs suivants :
ID projet ou Projet proposé – Permet de sélectionner un projet existant ou un projet proposé pour la ligne de budget.
Numéro d'immobilisation ou Actif proposé – Permet de sélectionner un actif existant ou un actif proposé pour la ligne de budget.
Poste – Permet de sélectionner un poste de prévision pour la ligne de budget.
Récurrent – Activez cette case à cocher si la ligne budgétaire se répète chaque année.
Nouvelle demande – Activez cette case à cochersi la ligne de plan budgétaire est une nouvelle demande.
Commentaire – Entrez une description ou un commentaire pour la ligne de plan budgétaire.
Dans le volet Actions, cliquez sur Actualiser pour mettre à jour l'écran.
Pour utiliser des feuilles de calcul ou des justifications, passez à la procédure suivante.
Retour en haut
Utilisation de feuilles de calcul et de justifications dans les plans budgétaires
Microsoft Dynamics AX peut être intégré à Microsoft Word et à Microsoft Excel à l'aide de Compléments Office pour Microsoft Dynamics AX. Les utilisateurs peuvent créer des justifications Word et des feuilles de calcul Excel liées dynamiquement aux tables de Microsoft Dynamics AX. L'intégration pour Compléments Office doit être paramétrée avant que les utilisateurs ne puissent utiliser Compléments Office pour créer des fichiers.
Un auteur de modèle crée des modèles pour les feuilles de calcul et les justifications. Les modèles contiennent les champs provenant des plans budgétaires. Les feuilles de calcul et les justifications créées à l'aide des modèles contiennent les données du plan budgétaire que vous utilisez.
Chaque plan budgétaire a un modèle de justification que vous pouvez utiliser pour créer les documents de justification pour ce plan budgétaire. Chaque stade de planification budgétaire peut comporter un autre modèle que vous pouvez utiliser pour créer des feuilles de calcul pour ce stade. Lorsque vous enregistrez la justification ou feuille de calcul, elle devient automatiquement une pièce jointe au plan budgétaire.
Lorsque vous créez une justification, vous pouvez ajouter des informations pour soutenir le plan budgétaire. Lorsque vous transférer la justification et le plan budgétaire pour révision et approbation, les réviseurs peuvent ajouter des commentaires et utiliser le suivi des modifications pour ajouter des informations à la justification.
Lorsque vous créez une feuille de calcul, vous pouvez importer les données de plusieurs scénarios, analyser et modifier les données, puis les publier de nouveau dans le plan budgétaire.
Pour plus d'informations, voir Création manuelle de modèles de plan budgétaire.
Importation, modification et publication des données de plan budgétaire à l'aide de feuilles de calcul
Dans l'écran Plan budgétaire, dans le volet Actions, cliquez sur Feuille de calcul. Les informations sont exportées vers la feuille de calcul.
Dans Excel, vous pouvez analyser, présenter sous forme de diagramme, mettre à jour les montants figurant dans la feuille de calcul. Puis, sous l'onglet Dynamics AX, cliquez sur Publier pour importer les informations actualisées dans le plan budgétaire.
Dans Microsoft Dynamics AX, dans le volet Actions, cliquez sur Actualiser pour mettre à jour l'écran.
Création de justifications pour les plans budgétaires
Dans l'écran Plan budgétaire, dans le volet Actions, cliquez sur Justification.
Utilisez les fonctions de Word pour ajouter et mettre en forme les informations.
Enregistrez le fichier et fermez Word.
Retour en haut
Ajout de postes de prévision aux lignes de plan budgétaire
Vous pouvez sélectionner des postes de prévision spécifiques afin d'ajouter des montants budgétaires pour le personnel aux lignes de plan budgétaire. Ces montants budgétaires incluent le salaire, les avantage, et les inventaires des équivalents temps plein (ETP). Pour plus d'informations sur les budgets pour les postes de prévision, voir Tâches principales : postes de prévision. Pour plus d'informations sur la génération automatique d'un plan budgétaire à partir de tous les postes de prévision, voir Générer un plan budgétaire à partir des postes de prévision (écran).
Cliquez sur Budget > Courant > Plans budgétaires > Tous les plans budgétaires. Dans le volet Actions, dans le groupe Nouveau, cliquez sur Plan budgétaire.
Entrez ou sélectionnez les informations d'en-tête, telles que le processus de planification budgétaire et le centre de responsabilité. Puis cliquez sur Créer.
Dans la liste Filtrer par scénario, sélectionnez un scénario contenant l'unité de mesure Monétaire .
Cliquez sur Ajouter une ligne, puis entrez ou sélectionnez les informations pour la ligne.
Pour ajouter un poste de prévision à la ligne de plan budgétaire, cliquez sur Détails de ligne, puis sélectionnez un poste de prévision dans la liste Poste .
Pour ajouter plusieurs postes de prévision à la ligne de plan budgétaire, procédez comme suit :
Cliquez sur l'Sélectionner des postes de prévision.
Filtrez les postes en sélectionnant une valeur Département et, éventuellement, une valeur Date de la dernière modification.
Activez les cases à cocher en regard des postes à ajouter, puis cliquez sur Ajouter pour ajouter les postes à la grille de sélection.
Conseil
Dans le champ Facteur de la grille de sélection, vous pouvez modifier le facteur. Par exemple, pour les postes à temps partiel, remplacez 1,0 par 0,50.
Pour générer un compte d'ETP, sélectionnez un scénario de plan budgétaire ETP et un compte principal ETP. Le scénario de ETP doit avoir une unité de mesure Quantité.
Cliquez sur l'Générer.
Retour en haut
Soumission d'un plan budgétaire au workflow
Pour soumettre un plan budgétaire au workflow, vous devez être le préparateur ou un membre du groupe d'utilisateurs de la planification budgétaire affecté au plan budgétaire. Tous les champs obligatoires doivent être renseignés et le plan budgétaire doit contenir au moins une ligne pour que vous puissiez le soumettre. Le plan budgétaire doit également avoir le statut Brouillon.
Pour plus d'informations sur la configuration du workflow pour les plans budgétaires, voir Paramétrage des workflows du module Budgétisation.
Cliquez sur Budget > Courant > Plans budgétaires > Plans budgétaires que j'ai préparés.
Sélectionnez le plan budgétaire à soumettre au workflow.
Dans la barre de message du workflow, cliquez sur Soumettre.
Dans le champ Commentaire qui s'affiche, entrez un commentaire, puis cliquez sur Soumettre.
Pour rappeler un plan budgétaire envoyé au workflow, dans la barre de message du workflow, cliquez sur Actions > Rappeler.
Pour afficher l'historique du workflow d'un plan budgétaire envoyé au workflow, dans la barre de message du workflow, cliquez sur Actions > Afficher l'historique.
Retour en haut
Aide sur l'écran de recherche
Budget (écran) de processus de planification
Configuration de la planification de budget (écran)
Tâches liées aux recherches
Générer des plans budgétaires à partir d'informations source