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Collaboration de l’équipe de première ligne

  • Article
  • S’applique à:
    Microsoft Teams, Microsoft 365 for frontline workers

Rassemblez votre première ligne pour communiquer, collaborer et simplifier les opérations avec Microsoft Teams. Microsoft 365 et Teams peuvent permettre aux partenaires de vente au détail, aux professionnels de la santé, aux fournisseurs de services financiers, aux organisateurs à but non lucratif, aux travailleurs de la fabrication et bien plus encore de communiquer et de collaborer en toute transparence.

Remarque

Ces scénarios font également partie de Microsoft Clouds pour les Services Financiers, Santé, Non-lucratifet Détail. Vous pouvez faire plus avec ces scénarios lorsque vous utilisez également d’autres fonctionnalités des clouds Microsoft, telles que Microsoft Dynamics 365 et Azure.

Communications et collaboration quotidiennes dans Teams

Microsoft Teams permet à votre personnel sur le terrain de collaborer efficacement avec les fonctionnalités et applications de collaboration. Votre personnel de première ligne peut utiliser Teams sur des appareils personnels ou partagés en fonction des besoins de votre organisation.

Voici quelques-unes des façons dont votre première ligne peut utiliser Teams pour communiquer et partager des informations.

Tâche Description Gérer cette fonctionnalité Formation des utilisateurs finaux
Converser, publier des messages et communiquer Vos employés de première ligne peuvent communiquer en toute transparence au sein et entre les emplacements par le biais de conversations et de canaux. Teams offre une expérience de collaboration prête à l’utilisation pour votre organisation, et la plupart des organisations trouvent que les paramètres par défaut leur conviennent. Gérer les conversations, les équipes, les canaux et les applications. Conversations : Conversations de canal : Utilisation d’étiquettes dans Teams
Appeler et rencontrer des membres de l’équipe Les responsables peuvent configurer des réunions individuelles ou utiliser les réunions de canal pour gérer les réunions quotidiennes, à l’aide de la puissance des fonctionnalités audio, vidéo, de partage d’écran, d’enregistrement et de transcription de Teams. Vous devez configurer les paramètres des réunions et conférences et activer une solution vocale pour utiliser les appels. Vue d’ensemble des réunions, webinaires et assemblées publiques dans Teams et Planifier votre solution vocale Teams Appels: Réunions:
Stocker et partager des fichiers et des documents Le partage de fichiers permet au personnel de magasin d’accéder facilement à des informations telles que les diagrammes du commerce sans avoir à quitter la surface de vente ou obtenir l’aide d’un responsable. Chaque équipe est automatiquement fournie avec un onglet Fichiers que vous pouvez utiliser pour stocker et partager des documents. Cet onglet représente en fait un dossier dans la bibliothèque de documents de site d’équipe par défaut dans SharePoint qui est créé automatiquement lors de la création de l’équipe. Présentation de Teams et de l'intégration de Microsoft Office SharePoint Online Charger et partager des fichiers (formation vidéo)

Voir des exemples de la façon dont différents secteurs d’activité peuvent utiliser les fonctionnalités de communication dans Teams

Ces exemples concernent les secteurs d’activité inclus dans les clouds du secteur Microsoft, mais vous pouvez utiliser ces fonctionnalités pour une organisation dans n’importe quel secteur.

Commerce

Les employés de la vente au détail peuvent utiliser Teams pour rester en contact et mieux servir les clients. Différents emplacements et services peuvent utiliser des conversations et des canaux pour partager des informations sur les produits et les stratégies, telles que les articles promus ou en cours de vente. Les employés de différents services ou emplacements peuvent utiliser des réunions Teams pour obtenir des mises à jour importantes sans quitter leurs stations. Les responsables ou les spécialistes du marketing peuvent utiliser le partage de fichiers pour envoyer des diagrammes pour de nouveaux affichages ou de nouvelles étiquettes de produit.

Santé

Les professionnels de la santé d’un hôpital utilisent les fonctionnalités de Teams pour coordonner les soins. Tout le monde au bureau fait partie d’une conversation générale, et chaque groupe de travailleurs (médecins, infirmières, réceptionnistes et autres membres du personnel) peut avoir son propre canal où ils peuvent poser des questions et communiquer. Le personnel de différents services utilise les réunions et les appels Teams pour se tenir à jour sans avoir à quitter leur poste. Lorsque plusieurs membres du personnel s’occupent d’un seul patient, ils partagent des notes et des plans de soins sur Teams. Le personnel qui travaille avec des instruments et des machines, tels que des techniciens en instruments médicaux, peut partager des feuilles de faits et de soins sur l’équipement.

Services financiers

Les employés de la banque peuvent utiliser Teams pour communiquer entre les branches et partager des informations. Chaque branche peut utiliser un canal distinct, ainsi que différents groupes de travail, tels que les narrateurs et les conseillers. Les banques peuvent organiser des réunions Teams pour différentes branches afin d’en savoir plus sur les nouvelles stratégies et produits. Ils peuvent également organiser des réunions du matin avec toute la région avant l’ouverture des branches. Lorsque la banque lance un nouveau produit, tel qu’une carte de crédit ou un type de compte, les feuilles de faits peuvent être partagées dans Teams afin que tout le monde puisse accéder rapidement aux nouvelles informations.

Production

Les travailleurs de la fabrication peuvent utiliser Teams pour communiquer et coordonner la production à l’intérieur et entre les emplacements. Les plantes peuvent tenir des réunions de stand-up le matin sans que personne n’ait à quitter leurs stations. Les travailleurs peuvent utiliser la conversation pour entrer en contact entre eux et les superviseurs afin qu’ils n’ont pas besoin de rechercher dans de grandes zones pour trouver de l’aide. Votre équipe peut utiliser le partage de fichiers pour s’assurer que tout le monde a accès en déplacement aux manuels, aux feuilles d’instructions, aux enregistrements d’inspection et à toutes les autres informations dont vos employés ont besoin.

Applications dans Teams

Votre équipe peut utiliser des applications dans Teams pour coordonner et collaborer sur des tâches quotidiennes telles que ce qui suit :

Conseil

Des exemples sont donnés pour les secteurs des services financiers, des soins de santé, des associations et de la vente au détail, mais vous pouvez utiliser ces applications pour une organisation dans n’importe quel secteur.

Vous gérez les applications pour votre organization dans le Centre d’administration Teams. Pour plus d’informations, consultez Vue d’ensemble de la gestion et de la gouvernance des applications dans le Centre d’administration Teams.

Vos utilisateurs peuvent ajouter dans leur équipe les applications que vous avez autorisées. Partagez cette formation avec vos utilisateurs pour leur montrer comment : Rechercher et utiliser des applications.

Créer une expérience personnalisée avec Viva Connections

Viva Connections fait partie de la suite Microsoft Viva et vous permet de créer une expérience d’atterrissage personnalisée dans Teams.

Le tableau de bord Viva Connections permet d’accéder rapidement et facilement aux informations et aux tâches liées au travail. Par exemple, ajoutez le carte Shifts pour afficher des informations sur le décalage suivant ou actuel à partir de l’application Shifts. Le contenu des cartes est dynamique et personnalisé pour l’utilisateur.

En savoir plus sur Viva Connections et comment créer un tableau de bord Viva Connections.

Créer, gérer et publier des planifications avec Shifts

Utilisez les Plannings pour gérer et partager des plannings en toute transparence. Les gestionnaires peuvent créer des groupes personnalisés tels que des caissiers, des infirmières ou des spécialistes des prêts hypothécaires, attribuer des quarts de travail aux employés, ajouter des pauses et ajouter des quarts de travail ouverts que les employés peuvent demander à prendre. Les employés peuvent utiliser Shifts pour définir leur disponibilité, afficher leurs horaires, échanger des quarts de travail avec leurs collègues, faire des heures d’entrée et de sortie, et bien plus encore. Par exemple, un coordinateur de volontaires au sein d’une association peut créer des équipes ouvertes que les volontaires peuvent demander à prendre.

Découvrez comment déployer et gérer shifts dans votre organization.

Partagez la documentation d’aide shifts avec vos utilisateurs.

Restez en contact avec talkie-walkie

L’application Talkie-walkie dans Teams offre une expérience push-to-talk (PTT) qui permet des communications vocales claires, instantanées et sécurisées. Par exemple, si un client d’un côté du magasin demande à un employé si un article est en stock de l’autre côté du magasin, l’employé peut utiliser Walkie Talkie pour contacter une personne qui travaille près de l’article. Les employés peuvent également facilement consulter des experts dans d’autres magasins ou bureaux d’entreprise. Étant donné que talkie-walkie fonctionne sur des données Wi-Fi ou cellulaires, votre personnel de première ligne peut communiquer à partir de n’importe quel endroit où ils disposent d’une connexion Internet.

Secteur d’activité Exemple
Commerce Si un client demande à un associé de magasin une question à laquelle il ne connaît pas la réponse, l’associé peut utiliser Walkie Talkie pour communiquer avec un responsable ou un autre expert sans avoir à quitter le client.
Santé Un membre du personnel médical qui a une question sur le traitement d’un patient peut utiliser talkie-walkie pour communiquer avec un autre membre du personnel qui travaille avec le patient.
Services financiers Un employé de la banque qui discute des options de prêt avec un client peut utiliser Walkie Talkie pour consulter un expert en prêt afin de déterminer la meilleure option pour le client.
Production Un technicien peut utiliser Walkie Talkie pour consulter un expert dans un autre emplacement lors de la maintenance ou de la réparation de l’équipement.

Découvrez comment gérer talkie-walkie pour votre organization.

Partagez ces ressources talkie-walkie avec vos utilisateurs :

Suivre et surveiller le travail avec Planificateur

Utilisez Planificateur dans Teams pour suivre les tâches de l’ensemble de votre équipe de première ligne. Les responsables et employés de magasin peuvent créer, attribuer et planifier des tâches, classer des tâches et mettre à jour l’état à tout moment à partir de n’importe quel appareil exécutant Teams.

Les responsables des opérations et les chefs d’entreprise peuvent publier des listes de tâches sur des équipes spécifiques pour votre organization et surveiller l’achèvement du travail. Par exemple, vous pouvez publier un ensemble de tâches pour le nettoyage quotidien ou une procédure pour configurer un nouvel affichage.

Secteur d’activité Exemple
Commerce Un responsable de magasin peut affecter à un associé une tâche pour configurer un nouvel affichage saisonnier.
Santé Un responsable d’équipe au bureau d’un médecin pourrait affecter une tâche à une femme pour participer à une session de formation.
Services financiers Un responsable bancaire peut affecter à des spécialistes des prêts bancaires une tâche à examiner et à se familiariser avec les nouveaux tarifs ou stratégies.
Production Un superviseur peut affecter à un travailleur une tâche pour inspecter un nouveau lot de produits.

Découvrez comment gérer l’application Planificateur pour votre organization et comment configurer la hiérarchie de ciblage de votre équipe pour la publication de tâches.

Partagez les Planificateur dans Teams pour & l’apprentissage avec vos utilisateurs.

Découvrez comment publier des listes de tâches pour définir et suivre le travail dans votre organization.

Simplifier les approbations avec les approbations

Utilisez Approbations pour simplifier les demandes et les processus avec votre équipe. Créez, gérez et partagez des approbations directement à partir de votre hub pour le travail d’équipe. Démarrez un flux d’approbation à partir de l’endroit où vous envoyez une conversation, dans une conversation de canal, ou à partir de l’application Approbations elle-même. Il vous suffit de sélectionner un type d’approbation, d’ajouter des détails, de joindre des fichiers et de choisir les approbations. Une fois envoyés, les approbations sont averties et peuvent examiner la demande et y agir. Vous pouvez autoriser l’application Approbations pour votre organisation et l’ajouter à Teams.

Secteur d’activité Exemple
Commerce Un commercial peut soumettre une demande d’approbation pour offrir une remise ou un tarif spécial à un client.
Santé Un médecin pourrait soumettre une demande d’approbation pour modifier le traitement d’un patient.
Services financiers Un spécialiste des prêts pourrait soumettre une demande d’approbation à un superviseur pour lui proposer un taux d’intérêt spécial.
Production Un opérateur d’ordinateur peut envoyer une demande d’approbation pour ajuster les paramètres sur un équipement.

Découvrez comment gérer l’application Approbations pour votre organization.

Partagez cette Formation vidéo Approbations avec vos utilisateurs.

Vérifier la progression avec les mises à jour

L’application Mises à jour dans Microsoft Teams fournit un emplacement centralisé pour que les membres de votre organisation créent, examinent et envoient des mises à jour. En créant des modèles, vous pouvez utiliser l’application Mises à jour pour effectuer le suivi de tout ce dont votre organisation a besoin. Les mises à jour sont disponibles pour les ordinateurs de bureau et les appareils mobiles.

Secteur d’activité Exemple
Commerce Un responsable peut affecter le modèle intégré d’ouverture de magasin que le chef d’équipe doit exécuter chaque matin.
Santé Un responsable d’équipe peut créer et affecter un modèle quotidien périodique avec une liste de vérification pour la préparation de l’équipement.
Services financiers Un responsable bancaire peut créer et affecter un modèle quotidien récurrent pour que les diseurs confirment le nombre de matins.
Production Un superviseur peut créer et affecter un modèle pour suivre la progression de la production d’un nouveau lot d’éléments.

Découvrez comment gérer l’application Mises à jour pour votre organization.

Partagez cette Formation vidéo Mises à jour avec vos utilisateurs.

Booster les performances avec Compliment

L’application Compliment permet aux membres de l’équipe de gestion et de première ligne de s’exprimer mutuellement et de partager leur satisfaction en envoyant des badges. Compliment permet aux employés de se sentir comme étant reconnus pour leur réussite, par exemple, en atteignant des objectifs de vente et en allant au-delà de ce que l’on attend pour aider les clients.

Secteur d’activité Exemple
Commerce Un responsable de magasin peut envoyer le badge Génial à un associé qui atteint ses objectifs commerciaux.
Santé Un professionnel de la santé peut envoyer le badge Aimable à un homologue qui fait des efforts supplémentaires pour les soins aux patients.
Services financiers Un responsable bancaire peut envoyer le badge Réalisateur à un gestionnaire de relations qui aide à conserver un client important.
Production Un responsable peut envoyer le badge de leadership à un superviseur dont l’équipe fonctionne bien.

Découvrez comment gérer l’application Compliment pour votre organization.

Partagez cette Formation vidéo Compliment avec vos utilisateurs.

Communiquer par e-mail avec Exchange Online et Outlook

Email est un outil de communication de base pour la plupart des lieux de travail. Configurez le courrier électronique avec Exchange Online pour permettre à vos gestionnaires et employés de première ligne de communiquer entre eux, avec les employés d’autres emplacements ou avec le siège social. Les utilisateurs doivent disposer d’une licence F3 pour disposer d’une boîte aux lettres.

Vous pouvez également configurer des boîtes aux lettres partagées pour autoriser les messages entrants des clients (par exemple, pour les demandes de service clientèle ou de planification) et avoir un groupe de workers qui surveillent et envoient des e-mails à partir d’un alias de messagerie public comme info@contoso.com. Pour plus d’informations sur les boîtes aux lettres partagées, voir À propos des boîtes aux lettres partagées et Ouvrir et utiliser une boîte aux lettres partagée dans Outlook.

En savoir plus sur les fonctionnalités de Teams pour des secteurs spécifiques