Qu’est-ce que la gestion des enregistrements ?
Mise à jour : 2009-02-26
Dans cet article :
Éléments d’un système de gestion des enregistrements
Vue d’ensemble de la planification de la gestion des enregistrements
Éléments d’un système de gestion des enregistrements
Un enregistrement est un document ou toute autre entité électronique ou physique que l’on trouve dans une entreprise servant de preuve des activités ou des transactions effectuées par l’entreprise et qui nécessite d’être conservé pendant une certaine période. La gestion des enregistrements est le processus par lequel une entreprise :
Détermine les types d’informations qui doivent être considérés comme étant des enregistrements.
Détermine la façon dont les documents actifs qui deviendront des enregistrements doivent être traités au cours de leur utilisation, et détermine la façon dont ils doivent être collectés une fois qu’ils ont été déclarés comme enregistrements.
Détermine de quelle manière et pour combien de temps chaque type d’enregistrement doit être conservé pour répondre aux obligations d’ordre juridique, réglementaire ou professionnel.
Étudie et met en œuvre des solutions technologiques et des processus métiers pour s’assurer que l’entreprise ses obligations en termes de gestion des enregistrements, de manière rentable et non intrusive.
Effectue des tâches liées aux enregistrements telles que la suppression des enregistrements arrivés à expiration, ou la localisation et la protection des enregistrements liés à des événements externes tels que des poursuites judiciaires.
Il incombe aux contrôleurs qualité, aux responsables des enregistrements et aux juristes de l’entreprise de déterminer quels sont les documents et autres éléments physiques ou électroniques de votre organisation qui seront considérés comme des enregistrements. En ayant soin de classer par catégories l’ensemble du contenu de l’entreprise, il est ainsi possible de s’assurer que les documents sont conservés pendant une période appropriée. Un système de gestion des enregistrements bien conçu permet de protéger une entreprise légalement, assure la mise en conformité avec les réglementations en vigueur et augmente l’efficacité de l’entreprise en facilitant la suppression des éléments devenus obsolètes et qui ne sont pas des enregistrements.
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Un système de gestion des enregistrements inclut les éléments suivants :
Une analyse de contenu décrit et classe le contenu de l’entreprise susceptible de devenir des enregistrements, fournit des emplacements sources et décrit la manière dont le contenu sera transféré vers l’application de gestion des enregistrements.
Un plan de fichiers qui décrit, pour chaque type d’enregistrement de l’entreprise, l’emplacement dans lequel il doit être conservé en tant qu’enregistrement, les stratégies qui s’appliquent aux enregistrements, de quelle façon ils doivent être conservés, supprimés et qui est chargé de les gérer.
Un document de conformité, qui définit les règles que les systèmes informatiques de l’entreprise doivent respecter afin d’être en conformité, ainsi que les méthodes utilisées pour garantir la participation des membres d’équipes de l’entreprise.
Une méthode pour collecter les enregistrements qui ne sont plus actifs à partir de toutes les sources d’enregistrements, telles que les serveurs de collaboration, les serveurs de fichiers et les systèmes de messagerie.
Une méthode pour auditer les enregistrements pendant qu’ils sont actifs.
Une méthode pour capturer les métadonnées des enregistrements et les historiques d’audit et pour les conserver.
Un processus pour suspendre ** les enregistrements (interrompre leur suppression) lorsque des événements tels que des litiges se produisent.
Un système de surveillance et de génération de rapport sur la gestion des enregistrements pour s’assurer que les employés les classent, y accèdent et les gèrent dans le respect des stratégies et des processus définis.
Microsoft Office SharePoint Server 2007 inclut des fonctionnalités qui peuvent aider les entreprises à implémenter des systèmes et des processus de gestion intégrés des enregistrements. Pour s’assurer que les employés peuvent facilement intervenir dans le système de gestion des enregistrements de votre entreprise, des applications Microsoft Office System 2007, telles que Microsoft Office Outlook 2007 et Microsoft Office Word 2007, incluent également des fonctionnalités qui prennent en charge les pratiques de gestion des enregistrements.
Vue d’ensemble de la planification de la gestion des enregistrements
Cette rubrique décrit les étapes de planification à effectuer pour s’assurer que le système de gestion des enregistrements que vous implémentez sur la base d’Office SharePoint Server 2007 atteindra les objectifs fixés par votre entreprise en termes de gestion des enregistrements. Voici un aperçu du processus de planification de la gestion des enregistrements :
Identifier les rôles de gestion des enregistrements Une gestion réussie des enregistrements requiert des rôles spécialisés, notamment :
Des responsables des enregistrements et des contrôleurs qualité pour classer les enregistrements de l’entreprise et exécuter les processus de gestion des enregistrements.
Du personnel informatique pour implémenter les systèmes qui prennent en charge efficacement la gestion des enregistrements.
Des gestionnaires de contenu pour identifier les emplacements dans lesquels sont conservées les informations de l’entreprise et affecter leurs équipes au suivi des pratiques en matière de gestion des enregistrements.
Analyser le contenu de l’entreprise Avant de créer un plan de gestion de fichiers, les responsables des enregistrements et les gestionnaires de contenu étudient l’utilisation des documents dans l’entreprise afin de déterminer les documents et les éléments susceptibles de devenir des enregistrements.
Développer un plan de gestion de fichiers Après avoir analysé le contenu de votre entreprise et déterminé les planifications de rétention, terminez le plan de gestion de fichiers. Les plans de gestions de fichiers diffèrent d’une entreprise à l’autre, mais en règle générale, ils décrivent les types d’éléments que l’entreprise détermine comme étant des enregistrements, indiquent les emplacements dans lesquels ils sont stockés, décrivent les périodes de rétention et fournissent d’autres informations telles que la personne chargée de les gérer et la catégorie plus importante à laquelle les enregistrements appartiennent.
Développer des plans de conservation Pour chaque type d’enregistrement, déterminez à quel moment il n’est plus actif (utilisé), combien de temps il doit être conservé à partir de cette date et la façon dont il doit enfin être détruit.
Évaluer et améliorer les pratiques de gestion des documents Assurez-vous que les stratégies appropriées sont appliquées dans les référentiels de documents. Par exemple, assurez-vous que le contenu est correctement audité, afin que les audits adéquats soient conservés parallèlement aux enregistrements.
Concevoir l’application de gestion des enregistrements Office SharePoint Server 2007 inclut un modèle de site spécialisé, le référentiel des enregistrements, qui est conçu pour la gestion des enregistrements. En vous basant sur votre plan de gestion de fichiers, concevez les bibliothèques du site, les types de contenu, les stratégies et sa série d’enregistrements qui définissent où dans l’enregistrement du site, ce type doit être stocké.
Planifier la façon dont le contenu est déplacé vers le site Centre des enregistrements Si vous utilisez Office SharePoint Server 2007 pour la gestion des documents actifs et pour votre application de gestion des enregistrements, vous pouvez créer des flux de travail ** personnalisés pour déplacer les documents vers le référentiel des enregistrements aux moments appropriés. Si vous utilisez Office SharePoint Server 2007 ou des systèmes de gestion de documents externes, vous pouvez planifier et développer des interfaces qui déplacent le contenu de ces systèmes vers le référentiel des enregistrements, en s’appuyant sur l’interface programmable du référentiel des enregistrements.
Planifier l’intégration de Microsoft Exchange Microsoft Exchange Server 2007, avec Office Outlook 2007, inclut des fonctionnalités destinées à faciliter le flux de messages dans le référentiel des enregistrements à l’aide de dossiers et de commandes spécifiques. Si vous utilisez Exchange Server 2007 comme serveur de messagerie, vous pouvez planifier la procédure qui permet de classer les courriers électroniques et de les déplacer vers le référentiel des enregistrements.
Planifier les rapports et la documentation de conformité Pour vérifier que votre entreprise applique les pratiques de gestion des enregistrements requises et pour communiquer ces pratiques, vous devez documenter vos plans et vos processus de gestion des enregistrements. Si votre entreprise connaît des litiges concernant des enregistrements, vous devrez peut-être produire ces directives de gestion, ces plans d’implémentation et ces mesures d’efficacité.
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Cette rubrique est incluse dans le livre téléchargeable suivant pour une lecture et une impression plus faciles :
Vous trouverez la liste complète des livres disponibles sur Livres à télécharger pour Office SharePoint Server 2007.
Voir aussi
Concepts
Identifier les rôles de gestion des enregistrements (Office SharePoint Server)
Développer le plan de gestion de fichiers (Office SharePoint Server)
Concevoir le site Centre des enregistrements (Office SharePoint Server)
Planification du mode de collecte des enregistrements (Office SharePoint Server)